Caisse (Front Office)

Pour vous rendre dans le module Caisse, cliquez sur le bouton CAISSE.

L'option Vente (Réduction F12) vous permet de lancer le module Caisse et de le réduire avec la touche F12. Utile si vous avez besoin de faire des allers-retours entre la caisse et le Back Office.

Si aucun vendeur n'a été enregistré, vous n'accéderez pas au module Caisse : le logiciel ouvrira la fenêtre de création des vendeurs (voir chapitre Gestion des Vendeurs - Création et Options). Créer au moins un vendeur est une obligation légale et NF525. En effet, il est interdit de faire un vente sans désigner de vendeur.

Il est possible d'encaisser des clients (personnes morales) facturés en Hors Taxes en caisse.

• Le bouton CLIENTS permet de de sélectionner le client à qui l'on vend le produit : 

Il suffit de cliquer une fois sur le nom recherché dans la liste et d'appuyer sur Sélectionner (ou cliquer + Entrée ou encore un double-clic). Pour plus de détails, voir sur le chapitre Gestion Clients - Création d'un Client et Gestion Clients - Création d'un Client - Liste des Fonctions.

Le client X (et son code unique 9999000000000xx) apparaitront en haut.

La vente sera donc affectée au client X [et, comme il y a un client, enregistrée en tant que facture avec la l'attribut "F" dans l'historique, voir le chapitre Gestion des Clients - Historique des Documents Clients]

• • Pour effacer le client en cours, appuyez sur le bouton CLIENTS puis sur Désélectionner  :
  • Avec cette même manipulation, Vous pouvez désigner directement un autre client.

• Le bouton ARTICLES permet de sélectionner ce que l'on veut vendre :

Il suffit de cliquer une fois sur l'article recherché dans la liste et d'appuyer sur Sélectionner (ou cliquer + Entrée ou encore double-clic). Pour plus de détails, voir le chapitre Gestion des Articles - Création d'un article de base.

Vous pouvez aussi cliquer directement sur les boutons articles que vous aurez créé dans l'espace claviers personnalisés. Pour plus de précisions, voir Claviers Personnalisés.

• Le bouton QUANTITÉ vous permet de passer de mode quantité à code selon ce que vous voulez taper en premier quand vous ajoutez des articles :
  • En mode Quantité, le curseur se positionnera automatiquement sur la colonne Qté.
  • En mode Code le curseur se positionnera automatiquement sur la colonne Code.

Notez que quand vous repassez de Code à Quantité, le bouton change pour vous permettre d'ajouter ou réduire lesdites quantités.

Vous pouvez verrouiller votre choix avec l'option Focus Clavier Numérique Persistant (Paramètres -> Configuration ou F9 -> Saisie en Caisse rubrique Clavier et Affichage en Caisse).
Une fois choisi, le bouton restera sur Qté ou sur Code tant que vous ne changerez pas. Le comportement peut changer si activation (dans Clavier et Affichage en Caisse) de l'option Bouton X- spécifique LVC).

• Le bouton VISU PRIX vous ouvre une fenêtre qui, lorsque vous scannez un code article, vous affiche le prix et d'autres informations.

Si un code est tapé ou scanné, des infos sur le produit apparaissent (permet de vérifier avant de vendre ou si un client vous demande l'information). L'affichage de l'écotaxe dépend de son activation dans Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Client/Options Métiers/Fournisseurs rubrique Options Métiers. Si un client ayant un tarif spécifique a été préalablement sélectionné, c'est le prix du tarif qui s'affichera.

Toutes les fonctions suivantes sont détaillées dans La Vente - Caisse (Front Office) - Vente et Encaissement :

• Retour permet de reprendre l'article qu'un client rapporterait.
• Total permet de passer en mode règlement pour payer la vente en cours.
• Supprime Ligne permet d'effacer une ligne sélectionnée (ou par défaut la dernière) sur le ticket en cours.
• Annule Tout permet d'effacer toutes les lignes du ticket en cours (avec message de confirmation).
• Sous-total permet d'insérer un sous-total dans le ticket en cours.
• Remise Ligne permet d'appliquer une remise sur une ligne sélectionnée du ticket en cours.
• Remise Total permet d'appliquer une remise sur la totalité du ticket en cours.
• Fonctions permet d'accéder à des fonctions avancées de la caisse (clôture, mouvements de caisse, ticket X...).
• Attente met le ticket en cours en attente pour faire passer un autre client par exemple.
• Rappel Attente permet de rappeler un ticket mis en attente.

Pour quitter quitte le module caisse et retourner à l'écran principal de Kezia II il faut qu'il n'y ait plus de lignes de ticket. Tout effacer avec Annule Tout.

• Les boutons gris sont des boutons personnalisables (possibilité d'y mettre des Macro Codes Utilisateurs respectant la NF525 ; voir avec votre Agence ou la Hotline).

Appuyez sur le bouton CLIENTS pour sélectionner la personne à qui vous vendez le produit.

Sélectionnez-le (un clic) dans la liste et cliquez sur Sélectionner.

Son nom apparaît dans la partie haute du module Caisse :

• Nouveau permet de créer un nouveau client depuis à caisse.
  • Pour plus de détails sur les fonctions de la fenêtre de création des Clients, voir Gestion des Clients - Création d'un Client - Liste des Fonctions.

• Fiche permet de consulter la fiche du client sélectionné pour d'éventuelles vérifications.

Plusieurs possibilités :

• Tapez une quantité si supérieure à 1 (par défaut, le logiciel compte 1 produit par ligne) avec le clavier tactile de la caisse. Exemple : si vous voulez vendre 3 fois le même article, vous taperez 3 avec le clavier puis vous scannerez ou taperez le code de l'article. Vous pouvez tout aussi bien scanner/appuyer sur une touche/taper le code 3 fois. Vous aurez alors 3 lignes du même article. Pour n'avoir qu'une seule ligne malgré cette manipulation, cochez l'option Paramètres > Articles > Cumul Articles.
  

Attention aux cas de codes similaires dans plusieurs rubriques : imaginons l'article A ayant pour IDArt 4, l'article B ayant pour référence fournisseur 4 et l'article C ayant pour multicode 4. Si vous tapez 4 en caisse (colonne Code) le logiciel fera la recherche dans cet ordre : multicode puis référence fournisseur puis IDArt. C'est donc l'article C qui apparaîtra.

Vous devrez donc corriger en tenant compte de ça. Il est possible de contourner le problème en ajoutant des espaces ou des underscore avant le chiffre dans les champs de la fiche article.

• Vous pouvez aussi scanner directement le code-barres de l'article avec une douchette ou un scanner. Le code-barres doit figurer dans la fiche article du produit (rubrique Code-barres, voir Gestion des Articles) pour que Kezia II fasse le lien entre le code-barres et le produit.

Notez qu'il est possible d'utiliser le même code-barres pour plusieurs articles. Ce sont les options pluri Multicodes dans Paramètres > Articles. Vous pouvez l'activer en Caisse, en Back Office ou les deux.

En Caisse ou en Back Office, si vous scannez un code qui se trouve sur plusieurs articles, une fenêtre Sélection Multicode s'ouvrira, vous permettant de choisir précisément l'article vendu.

Notez que vous pouvez filtrer les articles selon leur statut : Abandonné, Vente Bloquée et Sommeil.

• • Si les cases ne sont pas cochées, les articles concernés n’apparaîtront pas dans la liste.

  • Si le ou les case(s) sont cochées, les articles concernés apparaîtront mais seront surlignés (pour vous informer de leur statut).

S'il ne reste qu'un article en stock et que tous les autres sont en sommeil/abandon/vente bloquée, la fenêtre de choix ne s'affichera pas et l'article restant sera directement ajouté.

Si le(s) case(s) Pluri Multicodes ne sont pas cochée(s) et que vous scannez un code rattaché à plusieurs articles c'est une autre fenêtre (Grille Tailles Couleurs) qui apparaîtra : pour une quantité 1, tapez/scannez directement le code de l'article que vous voulez vendre. Ce code peut être l'IDART (coin supérieur gauche sur la fiche article), le code-barres du produit ou la référence fournisseur. Idem avec une touche de clavier personnalisé. Vous choisirez manuellement la taille, le coloris et éventuellement auxiliaire (pour plus d'informations, voir chapitre Options Métiers - Prêt à Porter (Taille et Coloris)).

Si l'option Création des Articles à la Volée en Caisse est cochée (Paramètres > Configuration > Articles rubrique Options Articles) et que vous scannez un code-barres inconnu, le logiciel vous proposera de créer directement l'article ou de rattacher ce code-barres inconnu à un article existant avec les choix Rattacher/Annuler/Créer, Rattacher permettant de choisir l'article (cela vous ramène à la fenêtre de sélection des articles).

• Vous pouvez appuyer sur une touche personnalisée (zone 3 - voir La Vente - Caisse - Claviers Personnalisés) appelant un article.

🡺 Une fois l'article choisi, une ligne apparaît récapitulant le code, la dénomination, la quantité, le prix de vente, etc.

• Il se peut que la colonne Total surligne en rouge votre prix de vente. C'est une alerte qui vous prévient que vous vendez à perte. Rendez-vous sur la fiche article du produit concerné pour vérifier que le prix de vente est bien supérieur au PMPA et au Dernier Prix d'Achat. Si Dernier Prix d'Achat n'est pas renseigné, renseignez-le.**

  
  

  Notez que les cases se colorent aussi lors d'un retour mais dans ce cas c'est normal.

N.B : Par défaut, le logiciel est en mode Superviseur (vous avez accès à l'intégralité des fonctions du logiciel) tant qu'un groupware n'a pas été mis en place. Vous pouvez donc modifier/corriger manuellement le prix (colonne PV) qui s'affiche et la quantité.

En cas d'erreur sur la quantité saisie, soit vous effacez la ligne avec le bouton Suppr. Ligne et vous la retapez, soit vous pouvez ajouter une autre ligne avec le même article si la quantité est manquante (par exemple : vous mettez 2 puis le client vous dit 3. Ajoutez une ligne plutôt que de tout effacer). Vous pouvez aussi directement corriger la quantité en cliquant dans la zone Qté et en tapant le bon chiffre (l'option Modif Qté Caisse doit avoir été préalablement cochée dans Paramètres > Configuration > Saisie en Caisse rubrique Options Caisse).

Vous pouvez faire des sous-totaux en cours de vente en appuyant sur Sous-Total Ils apparaîtront sur le ticket ou la facture.

Si toutes les informations affichées sont correctes, vous pouvez encaisser la vente en cliquant sur Total.

Vous arrivez alors dans le module d'encaissement (voir chapitre suivant).

Info technique : un contrôle de cohérence entre le total et le lignes de vente est effectué au moment de la saisie, ainsi qu'un contrôle de la présence de la TVA. Un message d'erreur apparaîtra si un problème est détecté au moment d’appuyer sur Total :

Une fois que vous avez appuyé sur Total, la fenêtre d'encaissement apparaît, vous récapitulant la somme à régler.

• Vous avez la boutons se rapportant aux modes de règlements. Nous avons par défaut : espèces, chèques, cartes, crédit et bon d'achat. Les touches ? sont personnalisables (voir Paramètres > Modes de Règlement) pour ajouter des modes de règlements propres à votre activité (virement ou American Express par exemple). Si vous avez activé les modes de règlements additionnels, vous aurez accès à plus de possibilités (voir le chapitre Paramètres - Modes de Règlement).
  
  
• Le crédit client disponible apparaît si le client a été préalablement désigné et qu'il a du crédit (de l'argent mis en compte chez vous, voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Règlements (Factures/commandes) paragraphe Avance sur Compte).
  
  
• Concernant le ticket de caisse :
  Néant : aucun ticket ne sera imprimé.
  Facture : un aperçu avant impression apparaîtra pour vous donner la possibilité d'imprimer une facture au format A4.
  Ticket : un ticket de caisse sortira.
  Facturette TXT : sert à imprimer un petite facture sur des imprimantes spécifiques (une imprimante chèques peut le gérer).
  E-mail : si vos paramètres POP3 sont renseignés et fonctionnels (voir le chapitre Paramètres / Configuration - POP3 / MailJet) vous pouvez envoyer la facture par e-mail au client.
  MailJet : si vos paramètres MailJet sont renseignés et fonctionnels (voir le chapitre Paramètres / Configuration - POP3 / MailJet) vous pouvez envoyer la facture via MailJet (et non POP3) au client.
  Facture A5 : un aperçu avant impression apparaîtra pour vous donner la possibilité d'imprimer une facture au format A5.

Notez qu'un compteur d'impression s'enclenche dès que vous imprimez un document (notamment tickets, factures et duplicatas). Ce chiffre apparaîtra sur tous les documents concernés. Le fait de visualiser le document (aperçu avant impression A4) ou de ne pas imprimer de ticket ne déclenche pas le compteur.

• • Si toutes les informations de votre ticket sont correctes, choisissez le mode de règlement.

    • En ESPÈCES, deux cas possibles : le client a l'appoint ou ne l'a pas :

      • Par exemple, pour une vente de 10€ si le client donne 10€, on peut directement appuyer sur le bouton Espèces et sur Valider (le logiciel encaissera 10€ et la vente sera validée).

      • Imaginons que le client donne 20€. Dans ce cas, il faut taper 20 avec le clavier de la zone 5, le logiciel affichera dans le champ À Rendre 10€. Validez et le logiciel saura que vous avez encaissé 20€ et rendu 10€ au client.

    • En CHÈQUES, comme la somme correspondra forcément, il suffira d'appuyer sur le bouton Chèques et de valider.

       

      On peut aussi programmer un paiement en trois fois par exemple. Imaginons un client qui prenne un produit à 300€ et qui souhaite payer en 3 chèques. Vous pouvez appuyer sur la touche Chèques, le tableau va se remplir comme s'il payait les 300€ d'un coup.

      Appuyez sur X chèques à échéances.

      Une fenêtre vous demande le nombre d'échéances (par exemple, 3).

      Faites, OK le tableau affichera 3 lignes à 100€ espacées d'un mois:

      
      

      Corrigez et vérifiez les dates d'échéances dans le tableau et modifiez-les si besoin.

      
      

      • Notez bien que ces trois règlements apparaîtront dans la clôture du jour puisque vous avez les trois chèques en caisse. Il y aura également des décalages sur les journaux et les statistiques (entre le chiffre d'affaires et les règlements), ce qui est normal.

       

      • En CARTES, soit Kezia II transmet les donnée au TPE soit il n'est pas paramétré pour le faire :

        • Dans le cas où il transmet les informations, appuyez sur Cartes, attendez que le TPE affiche le montant et que le client valide son paiement. Le TPE renvoie l'information à Kezia II (le tableau de la zone 3 se remplit) et vous rend la main pour valider. Le comportement différera légèrement selon qu'il s'agit de monétique intégrée (Nepting par exemple) ou non. Les TPE "monétique intégrée" permettent de rendre le TPE indépendant et utilisable en cas de rupture de la liaison entre lui et la caisse.
          
          

        • Dans le cas où ce n'est pas paramétré, il faut appuyer sur Cartes, taper le montant sur le TPE, faire taper son code au client et valider ensuite la vente. Ici caisse et TPE sont indépendants. Soyez prudents, n'enregistrez pas la vente avant que le client ait validé son paiement sur le TPE. En effet, la carte du client peut ne pas passer ou bien il peut tout simplement changer d'avis.
          
          

      • Paiements via la monétique intégrée Nepting (voir le chapitre Paramètres/Configuration - Accessoires).

        • Notez un blocage en sortie de la fenêtre Règlements si un paiement Nepting a été validé. Seule la validation du règlement (ou l'ajout d'un autre règlement) est possible.

        
        

        • La suppression de la ligne de règlement n'est plus possible

        
        

        • Il est possible d'imprimer le dernier ticket Nepting :

        
        

        • Sur le ticket de caisse, le numéro d'enregistrement Nepting apparaîtra :

        
        

        • Des modes de règlements additionnels peuvent avoir été créés (voir chapitre Paramètres/Configuration - Modes Règlement Paiement). À ce moment-là, vous les retrouverez dans des fenêtres découlant du mode auquel ils sont rattachés.

        Par exemple, si vous avez entré plusieurs cartes, elles se trouveront regroupées sous le bouton "principal" Cartes (marqué de trois chevrons).

        L'appui sur cette touche ouvrira le menu contenant les modes de règlements additionnels :

        
        

        Il vous reste à la choisir au moment d'encaisser. Les ?! signifient que la demande d'autorisation de paiement par la banque est systématique.

        Notez que dans le cas d'une mise à jour, l'ancien mode CARTES est conservé et toujours disponible.

        Dans le cas du protocole F, les modes de règlements sont renvoyés par le TPE (voir chapitre Paramètres/Configuration - Accessoires/Imprimantes/TPE).

        
        

      • Paiement en TICKETS RESTAURANT :

        • Le mode de règlement Ticket Restaurant doit avoir été préalablement créé (voir Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement).
        • Au moment de régler, vous pouvez scanner le ticket (son numéro apparaîtra dans le champ Numéro de Chèque Restaurant de la zone 4).
        • Si le montant du ticket est supérieur au montant total de la vente, une fenêtre apparaîtra vous laissant plusieurs choix :

        
        

        Notez que le logiciel peut tenir comptes des articles éligibles TR (sur la fiche article, cochez la case Éligible TR pour désigner ceux qui pourront être payés par tickets/carte restaurant) :

        
        

        Par exemple, sur un total d'articles de 33,10€ seuls 10,70 sont éligibles et pourront être réglés en titres restaurant. Notez que vous pouvez régler une limite de 19€ dans Paramètres > Modes de Règlements en créant un mode de règlement Ticket Restaurant et en inscrivant un plafond de 19€. Pour plus de précisions, voir le chapitre Autres Fonctions - Modes de Règlements.

        ⮡ Si par exemple plusieurs personnes veulent payer un repas avec plusieurs tickets, scannez-les à la suite.
        
        

      • Paiement en CARTE RESTAURANT : procédez au paiement comme s'il s'agissait d'une carte bleue (à condition d'avoir créé le mode de règlement dans Paramètres > Modes de Règlements et coché la case C. Resto en face du règlement concerné). Il faudra aussi cocher la case s'il y a des modes de règlements additionnels.
        
        

      • Paiement en BON D'ACHAT : Dans le module encaissement, appuyez sur Bon d'Achat. 

        La liste de tous les bons d'achats non utilisés apparaît. Il vous suffit de sélectionner le bon d'achat du client.

        Si le client a été nommé dans le module caisse, vous pouvez cocher la case Uniquement Ceux du Client et la liste sera filtrée : n'apparaîtront que les bons d'achats de ce client.

        Vous pouvez aussi dans cette fenêtre scanner le ticket bon d'achat du client pour le retrouver plus vite.

        S'il n'apparaît pas, il est possible que sa date de validité soit passée. Vous pouvez le vérifier en back office dans le menu Client -> Bons d'Achats et Chèques Cadeaux :

        
        

        Si vous voulez faire un geste commercial pour le client concerné, vous pouvez corriger la date de validité pour la prolonger. Le bon d'achat sera à nouveau disponible en caisse pour un règlement. Pour plus de détails sur cette fenêtre, voir le chapitre La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Bons d'Achats.

      
      

      • Paiement avec CRÉDIT CLIENT :

      Un client pourrait mettre de l'argent en compte chez vous (voir Gestion Commerciale - Règlements) pour la procédure de mise en compte) et l'utiliser pour payer un achat. Pour ce faire, il faut sélectionner le client concerné dans le module Caisse. Dans le module Encaissement, son crédit disponible apparaît en haut de la fenêtre  Il vous suffit d'appuyer sur Crédit pour utiliser tout ou partie de cette somme. Par exemple, si le client dépense 70€ sur les 100 dont il dispose, son crédit passera automatiquement à 30€.

       

     

  • Pour les AUTRES types de paiements paramétrés dans Paramètres > Modes de Règlements (American Express, Virement...) l'encaissement se fait de la même manière que pour les chèques ou les cartes.
    
    

• Dans le cas où il y aurait plusieurs modes de paiement, procédez de la même façon que pour les espèces avec rendu monnaie ; par exemple, un client va payer 100€ en donnant 40€ en espèces et 60€ en carte. Vous allez taper 40 sur le clavier de la zone 5 et appuyer sur Espèces. Ensuite, comme le logiciel affichera 60€ dans le champ Solde il vous suffira de taper directement Cartes par exemple.
  
  

• Vous pouvez aussi différer le paiement en appuyant sur Valider sans sélectionner de mode de règlement. La facture est créée mais le client paiera plus tard. Le Logiciel vous demandera éventuellement une confirmation (attention, les options Paiement Différé Autorisé et Avec Message Avertissement doivent être cochées dans Paramètres > Configuration > Saisie en Caisse rubrique Options Caisse).Au retour du client, vous pourrez directement le payer le ticket en le sélectionnant dans la liste et appuyant sur Payer.
  Vous pourrez aussi abandonner la créance d'un ticket non réglé (signifie que le client ne paiera jamais) en appuyant sur Abandonner Créance.
  
  
• Fonction de validation automatique du paiement :
  Si vous avez activé l'option Validation Auto des Paiements dans Paramètres > Configuration > Saisie en Caisse rubrique Options d'Encaissement, la validation se fera dès que vous aurez appuyé sur une touche mode de règlement (Espèces, Chèques, Cartes...).

  Le prix à payer s'affiche dans le champ Somme Dûe = ce qui vous permet de faire une ultime vérification. En cas d'erreur sur le ticket, vous pouvez toujours revenir en arrière avec le bouton Quitter. 
  Soyez vigilant car un ticket validé ne peut plus être corrigé par la suite (vous ne pourrez que l'annuler et le refaire) !

  Notez bien que vous pouvez rectifier un encaissement tant que vous n'avez pas validé.  Il vous suffit de supprimer la lifge de règlement avec  la croix rouge qui correspond à la ligne.

Si la caisse venait à planter pendant un encaissement, le ticket en cours sera conservé "en mémoire" [dans un fichier temporaire chiffré].

• Les factures incomplètes (par exemple Li_Fac manquant) seront marquées du texte : Annulation Facture suite à défaillance système. 
• Les règlements seront annulés par un nouvel enregistrement ANL. Ils seront marqués par le même nota : Annulation suite à défaillance système [dans le champ Info_Serialise de RegCli].
• Après le traitement de l'annulation, le système proposera la récupération du ticket à l'entrée en caisse. Une fenêtre affichera les données présentes avant le plantage [stockées dans la table Fiche_Caisse_1024]. Si vous répondez Oui, vous retrouverez (et pourrez traiter) votre ticket tel que saisi avant le plantage.
  

Il suffit de cliquer sur le bouton Pièces et d'appuyer sur Tickets Non soldés. Cliquez sur le ticket en question et appuyez sur Facturer pour finaliser le ticket et terminer la vente.

• Appuyez sur le bouton Fonctions puis Correction Règlement.
• Sélectionnez le règlement en cliquant une fois dessus.
• Cliquez sur le bouton Modifier le Règlement.
• Pour modifier un mode de règlement, cliquez dans le menu déroulant de la colonne Mode de Règlement et changez-le.

• Pour corriger le montant d'un règlement, cliquez directement dans la colonne Montant et entrez la valeur adéquate. Vous pourrez ensuite ajouter directement la différence avec  (le logiciel fera le calcul et une ligne s'ajoutera) et entrer ensuite le mode de règlement. 

  Par exemple, un client a réglé 148€ en Espèces. Mais en réalité, c'était 100 en Carte et 48 en Espèces. Corrigez le montant à 100 (et éventuellement le mode de règlement mais en l'occurrence dans notre exemple, il est bon) sur la première ligne puis, sur la deuxième, entrez 48 (ou  directement) et mettez le mode de règlement sur Espèces.

• Le bouton Supprimer efface le règlement sélectionné (engendre une contre-écriture du règlement). La ou les facture(s) concernée(s) par le règlement seront de nouveau à payer.
• Le bouton Restaurer recrée la ligne effacée par erreur.

Dans le cas d'annulations de plusieurs règlements ou d'un règlement de plusieurs factures, les opérations seront marquées selon leur type et leur statut dans l'historique des règlements (F8) : 

• Type PAI : c'est le paiement original (qui passera en ANNUL s'il est modifié).
• Type VNT : régul issue d'une préparation à livrer quand on clique sur le bouton Payer (paiement d'une commande à la suite d'une tournée livreur).
• Type AVO : règlement d'un avoir.
• Type MAJ : règlement modifié (mode ou montant).
• Type FID : règlement en Crédit issu d'une récompense de fidélité (voir Gestion des Clients - Fidélité).
• Type ANL : règlement annulé à la suite d'une annulation de facture (l'annulation d'une facture entraîne automatiquement l'annulation de son règlement).
• Type COR : correction d'un solde client (menu Compta -> Correction Solde Client).
  
• Type ABD : abandon de créance (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Facture - Abandon de Créance).
• Statut ANNUL : le règlement original a été modifié et n'est plus modifiable (loi + NF525).

L'annulation d'un règlement de plusieurs factures libérera toutes les factures concernées. Vous recommencerez comme si elles n'avaient pas été réglées. Les acomptes éventuels venant de commandes seront aussi réaffectés à la commande d'origine.

• Il faut activer une touche via les MCU intégrés.
• En caisse, se connecter en Intervenant
• Clic droit sur un bouton gris libre. Par exemple.
  
• Choisir le MCU Saisie Frais de Port dans la liste.
  Notez que le bouton apparaîtra sur toutes les caisses du réseau.
• Valider et le bouton apparaît là où vous l'avez désigné. Par exemple : 

Lors d'un encaissement, vous pouvez appuyer sur ce bouton pour saisir le montant des frais de port.

Fermer pour valider, les frais de port apparaissent dans l'encart noir : 

Vous pouvez finaliser l'encaissement. Une ligne Port apparaîtra au bas du ticket de caisse.

Attention : ce ticket n'a aucunement valeur de facture ! La mention "Document provisoire" y apparaît. 
Notez que ces tickets doivent afficher, le cas échéant, les unités de masse sur les lignes articles.

• En caisse, pour mettre un ticket en attente, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Attente et de confirmer (Oui sur la fenêtre de dialogue qui suit).
• La caisse se libère pour vous permettre d'encaisser d'autres clients (c'est le cas typique du client s'apercevant qu'il a oublié un article lors du passage en caisse ; vous le mettez en attente et faites passer les autres).

Pour rappeler ce ticket

• appuyez sur  Rappel (entre parenthèses, le nombre de tickets en attente). Une fenêtre listant les tickets en attente apparaît.
• Il vous suffit de sélectionner la ligne (le ticket) que vous voulez rappeler et d'appuyer sur Rappel.

N.B. : Si vous mettez en attente un ticket et que vous changez de vendeur, quand vous reviendrez sur le premier vendeur, seul son ticket sera listé dans le tableau Attente qui apparaîtra. Une fenêtre avec le message "Vous êtes le vendeur X et le ticket rappelé appartient au vendeur Y

Si vous faites un rappel attente alors que le ticket d'un autre y est resté,  ce message vous proposera un choix. 

Par exemple, le vendeur X met un ticket un attente pour un client. X finit sa journée et Y prend le relais : 

- Si le client revient, le ticket peut être rappelé au nom de X avec le bouton Changer... (ou Y avec le bouton Attribuer...) pour finaliser sa vente. 
- Si le client ne revient pas, le ticket peut être aussi annulé au nom de l'un ou de l'autre.

Comme les clôtures ne peuvent être faites si un ticket reste en attente, ce message vous permet de les gérer même si le vendeur d'origine n'est plus là.

Attention : Toutes les remises sont recalculées sous forme de pourcentages sur toutes les lignes de manière à calculer la TVA au plus juste quand il y a plusieurs taux.

En caisse, deux boutons vous permettent d'accorder des remises (en % ou en €) ou d'offrir : Remise Ligne et Remise Total.

Si vous vendez plusieurs articles et que vous ne voulez faire une remise que sur un seul, sélectionnez la ligne de l'article concerné et appuyez sur le bouton Remise Ligne. S'ouvre une fenêtre dans laquelle :

• Vous pouvez choisir un pourcentage de réduction ou un montant.
  • Commutez sur % (par défaut) puis tapez le pourcentage au clavier. Appuyez ensuite sur Valider.
  • Commutez sur € puis tapez le montant au clavier. Appuyez ensuite sur Valider.

Rappelez-vous que même si vous choisissez Montant, le logiciel convertira la remise en pourcentage [colonne Remise]. En effet, pour un calcul juste, la TVA est calculée ligne par ligne. Elle s'en trouverait faussée s'il y avait plusieurs taux et qu'on ne faisait pas cette conversion.

• • Appuyez sur la touche Offert pour offrir l'article ; notez que la ligne concernée se verra appliquer une remise de 100%.

La remise ligne vous permet aussi de faire plusieurs remise à différents pourcentages. Attention, deux lignes à 15% ne font pas 30% au total ; les pourcentages ne s'additionnent pas ! 

Si l'article choisi a déjà une remise, vous pouvez choisir si la remise effectuée remplace ou s'ajoute à l'existante avec le commutateur La valeur remplace/La valeur s'ajoute.

Vous pouvez appliquer une remise sur la totalité du ticket ; la procédure est la même sauf que vous appuierez sur Remise Total.

Veuillez noter que l'on a la possibilité de définir un plafond pour les remises. Si vous êtes en mode Superviseur, vous pouvez vous rendre dans Paramètres > Configuration > Article  puis dans le champ Plafond Remise (par défaut à 100%) pour l'ajuster à votre convenance. Ainsi, personne (à moins d'être Superviseur) ne pourra faire de remise au delà du pourcentage que vous aurez défini.

• Vous pouvez également exiger des vendeurs qu'ils saisissent un motif à chaque remise concédée. Pour entrer des motifs en mémoire, allez dans le menu Paramètres > Motifs.
  • Choisissez Remises dans le menu déroulant  puis  cliquez sur Ajouter et tapez votre motif.
  • Vous pouvez supprimer des motifs existants en en sélectionnant un dans la liste et en cliquant sur Supprimer.
     Allez ensuite dans le menu Paramètres > Configuration > Client/Options Métiers/Fournisseurs rubrique Statistiques et cochez Remises Motivées pour activer la demande en caisse qui apparaîtra sous forme de fenêtre qui exigera que vous choisissiez un motif parmi ceux proposés.

Vous pouvez éditer un document qui récapitule les remises et les offerts : sur le menu principal de Kezia II, allez sur le bouton Journaux, sélectionnez les dates qui vous intéressent et appuyez sur 

Il est possible de cumuler des remises (remise supplémentaire) : en ajouter à des articles déjà en soldes ou en promo. Choisissez Remise Ligne ou Remise Total et, sur la fenêtre de remises, choisir si : 

La remise saisie (en pourcentage ou montant) remplace ou s'ajoute à celle existante (solde programmées ou remise paramétrée dans la fiche article article).

Lorsqu'un client vous rapporte un article, vous pouvez le lui reprendre et choisir ensuite la méthode de compensation.

• Appuyez sur la touche Retour.
• Tapez directement la quantité reprise (notez qu'elle apparaît en négatif).
• Vous pouvez ensuite taper le code, scanner le code-barres, cliquer sur une touche programmée ou encore appuyer sur le bouton Articles pour sélectionner l'article repris.
• Recommencez la manipulation autant de fois qu'il y a d'articles à reprendre.

Plusieurs possibilités à partir de là :

• Vous remboursez le client : appuyez sur Total et sélectionnez un mode de règlement (espèces, cartes...). La somme s'affiche en négatif. Validez pour finaliser.
• Vous lui faites un bon d'achat (nous éviterons d'employer le terme "avoir" car il a une autre signification dans Popina K). Appuyez sur le bouton Bon d'Achat. Un ticket spécifique sortira. Vous le donnerez au client qui devra le présenter lorsqu'il reviendra. 
  Ce bon d'achat reste de toute façon en mémoire dans le logiciel. Si le client le perdait, vous pourriez le retrouver au moment de l'encaissement en appuyant sur la touche Bon d'Achat.

Il est possible d'ajouter des espèces dans le tiroir ou d'en retirer. Pour ce faire, appuyez sur Fonctions. puis Mouvement Caisse.

Une fenêtre apparaît permettant de sélectionner le type de mouvement : dépense, prélèvement ou apport d'espèces.

Vous avez la possibilité d'écrire un motif.

• Dépense : vous sortez de l'argent du tiroir pour une dépense concernant le magasin (rouleaux imprimante, cartouches, agrafes...). Le tableau de droite vous permet de détailler exactement ce que vous enlevez du tiroir.

• Prélèvement : vous prélevez une partie ou la totalité du tiroir pour un dépôt en banque ou au coffre (pour ce dernier, voir le chapitre Outils de Comptabilité - Gestion du Coffre). Le tableau de droite vous permet éventuellement de détailler exactement ce que vous enlevez du tiroir.

• Apport d'espèces en caisse : vous n'avez plus assez d'espèces dans le tiroir et vous en rajoutez. Vous pouvez préciser le nombre de pièces et de billets dans le tableau (facultatif).

• Vous pouvez paramétrer l'apparition d'un message d'alerte si un certain seuil est dépassé. L'option Si Dépassement pour les Prélèvements... se trouve dans Paramètres > Configuration > Configuration Générale/Alertes.

• Appuyez sur Valider pour finaliser. Un ticket récapitulatif est édité et le mouvement est tracé dans le Journal des Événements Techniques.

NF 525 § 5.5.1.2 : Le logiciel doit pouvoir justifier de l'intégrité des données et du processus de reconstitution de l'image du document original en reproduisant à l'identique le double électronique des documents suivants : tickets, factures et notes.

Un client pourrait vous demander de lui réimprimer un ticket de caisse ou une facture.

Attention : Le duplicata n'a en aucun cas valeur de facture ! Le ticket portera la mention "Duplicata".

Notez qu'un compteur d'impression s'enclenche dès que vous imprimez un document (notamment tickets, factures et duplicatas). Ce chiffre apparaîtra sur tous les documents concernés. Le fait de visualiser le document (aperçu avant impression) ne déclenche pas le compteur.

Appuyez sur le bouton Fonctions puis Pièces.

• Cochez Tickets. Vous pouvez ajuster la valeur par défaut à 100 (les 100 derniers tickets sont affichés) en l'augmentant ou en la diminuant. Vous devrez fermer la fenêtre et revenir pour valider les changements.

• Sélectionnez le ticket à imprimer.

• À côté du bouton Imprimer, choisissez Ticket pour ressortir un ticket de caisse ou A4 pour une facture A4 et A5 pour une facture A5.
  Notez que vous pouvez choisir Muet si vous voulez un ticket sans prix (utile pour les retours de cadeaux).
  La case Facturette permet de ressortir un ticket sous forme de petite facture à condition d'avoir une imprimante spécifique ou une imprimante chèques (rarement utilisé).

• Appuyez ensuite sur Imprimer pour éditer le document.

• Si vous ne voyez pas le ticket dans la liste (ticket trop ancien) vous pouvez rallonger la période en augmentant le nombre de jours dans le champ correspondant (100 par défaut). Attention, le délai d'affichage de la fenêtre en sera rallongé.

Sinon, sortez du module Caisse (bouton Quitter) allez dans le menu Client > Historique F8, cliquez sur Édition dans l'onglet Ventes/Avoirs. Sélectionnez la période adéquate (en entrant les dates ou bouton Prédéfinie) puis cliquez sur le ticket ou la facture (T ou F) que vous voulez imprimer. 

Il s'agit ici d'annuler un ticket en faisant une contre-passation (on aboutit au même résultat que l'opération décrite dans le chapitre Gestion Commerciale (Back Office) - Facture - Annulation Facture).

• Appuyez sur le bouton Fonctions. puis Pièces et enfin Tickets.
  

• Sélectionnez le ticket à annuler dans le tableau.

• Appuyez sur Annuler Pièce et confirmez.

Une contre-écriture sera générée, pour le ticket comme pour le règlement. Autrement dit, conformément à la loi et la marque NF525, il doit rester une trace de l'annulation du ticket et du règlement. Vous retrouverez cette annulation en rouge dans Client -> Historique F8 onglet Ventes/Avoirs.

Vous pouvez éditer un ticket où sont simplement indiqués des prix et un taux de TVA (généralement utilisé dans la restauration).

Attention ; le justificatif n'a nullement valeur de facture ! La mention "Justificatif de paiement - Non valable pour encaissement" apparaîtra sur le ticket.
Le justificatif ne peut être imprimé qu'une fois par ticket. Pour le diviser, il faut passer par Fonctions -> Division Note. (v10C.00006 - NCm 12 avec suivi - réf. 2.1)

En Caisse, Fonctions puis bouton Éditer Justificatif.

Une fenêtre s'ouvre :

• On retrouve dans le premier tableau, l'historique des tickets des 3 derniers jours (par défaut). Vous pouvez étendre ou réduire cette période en entrant le nombre de jours puis bouton Loupe.

• Dans ce tableau, cliquez sur le ticket pour lequel vous voulez un justificatif. Vous ne pourrez en imprimer qu'un par ticket choisi !

• Vous pouvez créer des libellé de tickets (par exemple : "1 repas", "Repas complet", "Formule Midi"...) avec le bouton Ajouter. Le bouton Supprimer permet d'effacer un libellé de la liste.

• Vous pouvez écrire un commentaire dans le champ Commentaires.

• Enfin, appuyez sur le bouton Imprimer le Justificatif.

Vous pouvez éditer un ticket X pour faire le point sur votre chiffre d'affaires et vos règlements en cours de journée :

Appuyez sur Fonctions puis choisissez Édition Flash Journaux / Édition Flash Stats Perso / Édition Flash Ticket X.  pour éditer le ticket flash de votre choix.

• Édition Flash Journaux ouvre la fenêtre des journaux (journal de synthèse, des ventes, des règlements...).

• Édition Flash Stat Perso ouvre la fenêtre des statistiques personnalisées (menu Statistiques -> Stats Personnalisées). Il faut que des états personnalisés aient été préalablement développés. Voir avec votre agence.

• Édition Flash Ticket X lance l'impression d'un ticket X (c'est un instantané du chiffre d'affaires au moment où vous imprimez ce ticket). Attention aux options du Ticket Z qui jouent sur le X et aux options aveugle qui n'affichent pas certaines informations. Si le ticket X n'affiche pas ce que vous attendez, vérifiez ces paramètres.

[Loi + NF525]

Attention : ce document n'engendre pas de chiffre d'affaires. La TVA est en revanche exigible (Loi).

• Cette facture est automatiquement éditée quand un acompte est versé lors d'une commande. Elle porte la lettre C

Elle a son propre numéro qui suit les factures dans la séquence continue et prend la lettre C dans l'historique des Opérations. La facture d'acompte reprend, entre autres, le montant de l'acompte, le mode de règlement et le numéro de la commande initiale. Le détail des articles de la commande à laquelle elle est rattachée n'y figure pas.

• L'annulation est gérée de la même manière que pour les factures : un avoir qui sera noté D dans l'historique. Il faut aller dans l'onglet Commandes, sélectionner une commande et Modif. Règlement. Ensuite, sélectionner le règlement et Supprimer. Validez, la commande est aussitôt annulée et un avoir engendré :

Si vous voulez supprimer la commande, passez par le bouton Modifier puis Supprimer (voir le chapitre Modification/Annulation Commande). La facture d'acompte liée sera annulée et marquée de la lettre D.

• Un duplicata de la facture peut être produit, de façon identique à celui des factures (Historique F8 et bouton Éditer).

• Vous pouvez gérer l'apparition de l'aperçu avant impression pour qu'il soit systématique ou non avec l'option Imp. Automatique Facture Acompte (Paramètres > Configuration F9 > Impressions).

Nota : elles sont notées ACP (champ TypeOperation) dans la table Facture. Table visible dans la visualisation des archives fiscales. (v10C.008D)

Dans Fonctions onglet Fonctions en Caisse, vous trouverez une touche Vider Scanpal en Caisse.

Cette touche permet, lorsque vous avez préalablement scanné des articles avec un terminal inventaire (de type Scanpal, Optimus, CypherLab, etc.) de remplir directement les lignes de vente du module caisse.

Exemples :

Imaginons un commerce où tous les articles sont dans un entrepôt et le client doit payer avant de pouvoir les retirer. Le vendeur part dans l'entrepôt scanner les articles et les quantités demandées par le client, puis revient à sa caisse. Il a juste à poser le terminal sur sa base et transférer les articles dans la caisse en appuyant cette touche. Le client paye et retire ses articles avec la facture.

• • Peut aussi servir si les articles sont encombrants. On part les biper et on revient en caisse. Le client retire ses articles ailleurs.

  • On peut aussi imaginer le vendeur se promenant avec le client et bipant les articles qu'il choisit au passage.

  • Peut aussi servir en cas de panne de la caisse : vous bipez tous les produits que vous vendez et lorsque la caisse fonctionne à nouveau, vous videz le terminal et faites un ticket global.

Dans le module Caisse, vous pouvez créer des touches personnalisées qui permettent d'accéder directement aux articles, à d'autres volets, à des modes de paiement, etc. Ce sont en fait des raccourcis qui vont vous éviter des les rechercher à chaque fois que vous allez vendre.

Remarque : Il existe un outil intégré à Kezia II qui permet de créer facilement beaucoup de touches. Voir le chapitre suivant : Configurateur de Touches.

• Généralités : 

Dans Kezia II, on appelle clavier un ensemble de touches et d'onglets. C'est cette partie du module Caisse :

Un clavier comporte 7 volets visible.

Les volets sont les onglets gris que l'on voit dans la zone des touches de caisse.

Dans chaque volet, on peut créer des touches de raccourcis vers les articles que l'on veut vendre.

Vous pouvez naviguer dans les claviers avec ces touches en scrollant de droite à gauche dans la zone des volets. 

• Paramétrage des Claviers :

Pour créer une touche, faites un clic sur le bouton Paramétrage Clavier. À partir de là, Vous pouvez réorganiser les touches comme vous le voulez en les déplaçant au tactile ou à la souris.

• Appuyez sur le bouton Fonctions puis Mouvt Stock.
  

• Après le message d'avertissement, vous pouvez (optionnel) remplir un nota.
• Le bouton Total est devenu Mouv Stock.
• Saisissez vos articles.
• Mettez des quantités  : 
  • Positives pour faire une entrée en stock.
  • Négative pour faire une sortie.

En caisse, vous avez accès à certaines options via le bouton Fonctions : 

• Vous pouvez lancer la calculatrice de Windows via le bouton Calculatrice.
  
  

• Vous pouvez arrondir les prix à l'euro supérieur, au centime supérieur ou au demi-centime supérieur : 

Info technique : les opérations sont gardées en mémoire avant d'être enregistrées dans les tables.

• Si des données sont manquantes (erreur d'écriture, panne réseau ou plantage), un fichier temporaire (chiffré) de contrôle permet d'effectuer une annulation des enregistrements incomplets. L'annulation est effectuée selon les procédures déjà existantes dans Kezia II :

  • Les factures incomplètes (par exemple Li_Fac manquant) seront marquées du texte : Annulée suite à une erreur système.

    • Les règlements seront annulés par un nouvel enregistrement noté ANL.

  • Un message d'erreur prévient l'utilisateur et l’incite à appeler le support technique.