Comptabilité

Une clôture se fait toujours magasin fermé. Elle sert à vérifier minutieusement ce que vous avez en caisse avant d'éditer le ticket Z.

Une clôture fausse est enregistrée comme telle et ne pourra être modifiée a posteriori. À la clôture suivante, vous devrez tenir compte de l'écart et rectifier le montant réel des espèces pour repartir sur une clôture correcte (mais qui conservera l'écart). Vous pourrez éventuellement informer votre comptable pour qu'il fasse la correction.

Une clôture ne pourra pas se faire s'il reste des tickets en attente. Il faudra les gérer avant.

Généralement, on fait une clôture par caisse (si vous avez deux caisses, vous faites deux clôtures, si vous avez trois caisses, trois clôtures...). Il est néanmoins possible de faire une clôture commune à toutes les caisses (voir Clôture Globale).

La fenêtre de clôture est également accessible depuis la caisse : bouton Fonction, puis bouton Clôture.

Une clôture ne pourra pas se faire s'il reste des tickets en attente. Il faudra les gérer avant.

Il vous faudra retourner en caisse et :
- soit reprendre le ticket et y ajouter le paiement.
- soit rappeler le ticket et utiliser les fonctions d'annulation de lignes pour l'annuler.

Caisse Initiale, Recette & App., Sort. & Retraits, Écart, Total, Total global :

Il s'agit du récapitulatif de tous les mouvements concernant le tiroir-caisse : vous verrez apparaître ici les sorties de caisse, les retraits, ainsi qu'un éventuel écart.

Nouv. Fond Caisse & Prélèvement :

Vous pourrez définir ici le fond de caisse pour le lendemain. Attention, la soustraction se fait toute seule ; par exemple, si vous avez 50€ et que vous mettez 20€ en fond de caisse, le champ Prélèvement passe automatiquement à 30€. La machine suppose que la différence Prélèvement - Fond de caisse constitue ce que vous déposerez à la banque.

VENDEUR TIROIR 1 :

Permet de sélectionner le vendeur qui va effectuer la clôture.

Tableau Espèces : 

Ce tableau permet d'entrer le détail des espèces, en remplissant la colonne Qté T1. Cette étape est facultative.

Tableau Chèques & Tableau Cartes :

Dans ces deux tableaux, vous avez la liste des chèques et des cartes encaissés depuis la dernière clôture. Il faut pointer les chèques et les cartes un par un en cochant la case correspondante.

Les touches Cocher/Décocher permettent de cocher ou décocher toutes les cases (déconseillé). Ceci étant fait, les données du tableau Ecarts par modes de règlements s'alignent (Montant Théorique = Montant Réel).

Les boutons Liste permettent d'imprimer sous forme de ticket la liste des chèques ou des cartes apparaissant dans le tableau.

Tableau Ecarts par mode de règlements :

Ce tableau résume les données encaissées pour chaque mode de règlement. La deuxième colonne affiche les données théoriques, celles qui ont été saisies dans Kezia II. Tant que rien n'a été pointé dans le tableau 2, des écarts apparaissent (en effet, Montant Réel - Montant Théorique = Écart). Pointez vos encaissements et vérifiez qu'ils correspondent aux montants théoriques.

Concernant les espèces vous devez :

• Soit mettre manuellement le montant des espèces que vous avez compté dans le tableau **3** colonne *Montant Réel*, ligne *Espèces T1*
  
  
• Soit remplir le tableau **4** pour détailler le nombre de pièces et de billets.

Dans tous les cas, il faut renseigner le Montant Réel exact, même s'il y a un écart !

Une option permet de remplir automatiquement le montant des modes de règlements en faisant correspondre le montant théorique et le montant réel. Elle se trouve dans PARAMETRES -> Configuration-> CAISSE -> Clôture -> Pré-renseigner les montants réels dans la fenêtre de clôture.

Néanmoins il est déconseillé de ne pas minutieusement compter sa caisse le soir...

Dans le cas où vous avez enregistré de modes de règlements additionnels, ceux-ci seront listé en dessous. La procédure de clôture reste la même, seule la présentation change pour vous permettre de vérifier en détails chaque mode de règlement.

 En cas d'écart sur les chèques ou cartes, vous pouvez vérifier l'historique de la journée dans le menu Client -> Opérations (F8). Vous pourrez, en filtrant sur une journée, voir le détail des paiements. 

En cas d'écart sur les espèces, dans l'absolu, les données doivent correspondre. Si ce n'est pas le cas, il faut en chercher la cause :

- Si l'écart est en votre défaveur, c'est peut être une erreur de saisie lors de la précédente clôture (visible dans Compta -> Histo Clôtures) un vol dans le tiroir, un rendu monnaie erroné, un mode de règlement mal saisi, etc. Si l'écart est dû à une erreur de saisie du mode de règlement, vous pouvez éventuellement corriger en passant par le bouton Modif Règlement (pour plus de détails, voir le chapitre Gestion des Clients - Historique des Documents Clients - Règlements).

- Si l'écart est en votre faveur, c'est peut-être aussi une erreur dans la clôture précédente, une erreur de rendu monnaie... Il est extrêmement compliqué de retrouver la source du problème quand il s'agit d'espèces. Vous devez donc être le plus rigoureux possible. Néanmoins, si vous n'avez pas trouvé la cause (et donc vous ne pourrez pas corriger) vous devez saisir la clôture avec cet écart !

Corrigez la colonne Montant Réel pour Espèces T1 en mettant ce que vous venez de compter et vous clôturez avec l'écart. Vous devez repartir avec un montant réel qui correspond à ce qui se trouve effectivement dans votre tiroir. Ainsi, vous reprenez avec les bons chiffres. Il n'est pas question de bidouiller pour compenser l'écart !

Validation de la clôture :

Une fois ces vérifications faites, vous pourrez valider la clôture. Le ticket Z est imprimé.

Vous pourrez le cas échéant réimprimer un ticket Z dans le menu Compta -> Historique des Clôtures (!!!!!!) : sélectionnez la clôture dans le tableau et appuyez sur le bouton Ticket Z pour le rééditer tel qu'il était.

Pas de retrait Tout est laissé en caisse :

Si vous appuyez sur cette touche, il n'y aura pas de remise au coffre et tout sera laissé en caisse. Fonctionne quand la gestion du coffre est activée.

Deux tiroirs peuvent être paramétrés pour une seule caisse, ils apparaîtront au moment de la clôture.

Il vous faudra vérifier les espèces du tiroir T2 de la même façon que pour le tiroir T1 (comme expliqué plus haut). Il s'agira d'une clôture globale.

Total Global affichera le total de tous vos tiroirs.

Cette option permet de clôturer en masquant certaines informations (notamment les espèces). Elle est généralement destinée aux commerçants qui font clôturer aux vendeurs et qui ne veulent pas que ces derniers voient les chiffres. Le vendeur entre seulement ce qu'ils ont compté dans le tiroir sans voir le montant théorique des espèces.

Vous trouverez l'option dans PARAMETRES -> Configuration -> CAISSE -> Clôture : Cliquez sur le bouton Cloture en aveugle (sans afficher les montants théoriques ni les écarts) pour l'activer.

Vous pouvez également masquer le résultat de la clôture (pour les espèces) sur le ticket Z en activant l'option Masquer le résultat en clôture aveugle situé également dans PARAMETRES -> Configuration -> CAISSE -> Clôture.

La procédure restera la même que pour une clôture classique mais ici, le vendeur ne fait que saisir ce qu'il compte : en cochant les chèques et les cartes qu'il pointe et en remplissant directement la colonne Montant Réel pour les espèces).

Notez qu'il ne faut PAS activer l'option Pré-renseigner les montants réels dans la fenêtre de clôture (situé également dans PARAMETRES -> Configuration -> CAISSE -> Clôture) sinon les chiffres seront visibles...

Vous pourriez vouloir clôturer toutes vos caisses (tous les tiroirs) d'un coup. Dans ce cas, il faut que toutes les caisses aient le même numéro de Tiroir-Caisse. Vous devez informer le technicien qui installera vos caisses et il paramétrera le logiciel.

Il est conseillé d'appeler votre Agence pour la mise en œuvre de cette solution.

Le paramétrage se fait dans le menu INTERVENANT -> Initialisation Sérialisation sur tous les postes devant être clôturés; il faut donner le même numéro de tiroir-caisse à toutes les caisses.

Si vous faisiez des clôtures séparées jusque là et que vous voulez changer pour passer à une clôture globale, clôturez individuellement toutes vos caisses et, ensuite seulement, vous pourrez faire le changement indiqué ci-dessus.

Vous trouverez dans la fenêtre de Clôture un bouton Editer les remises de Chèques : Cela ouvrira une fenêtre permettant de gérer les remises de chèques en banque (utile pour les paiements en x fois quand le client vous laisse x chèques).

• En Caisse (1) : Est sélectionné par défaut (notez que l'on peut modifier le numéro de caisse) : tous les chèques à remettre du numéro de caisse demandé apparaissent.
  
  
• A Remettre (Toutes les caisses) :
  • Si sélectionné, n’apparaîtront que les chèques n'ayant pas été remis et ce, quelque soit le numéro de caisse.
  • Les deux boutons situés en bas à gauche de la fenêtre permettent de sélectionner tous les chèques, ou de tous les désélectionner.
  • Renseigner une date vous permet de voir les chèques à remettre à une date ultérieure.
  • Cliquez sur le bouton Remettre pour valider la remise. L'impression d'un bordereau de remise vous est proposé.
    
    
• Histo Remises (Toutes les caisses) : Affiche l'historique de tous les chèques remis.
  • Fitre Date Remise permet de visualiser toutes les remises postérieures à la date choisie.
  • Cliquez sur le bouton Imprimer pour la remise sélectionnée.

Le Ticket Z est composé de plusieurs rubriques que nous allons expliquer en détails ici afin que vous compreniez bien les chiffres qui y figurent.

N’oubliez pas que ces chiffres sont tous calculés depuis la dernière clôture (ils ne correspondent pas forcément à une journée).

Notez bien que le chiffre d'affaires correspond au total des factures (et non des règlements). De ce fait, il peut être normal que le total CA ne corresponde pas au total des règlements (par exemple, vous avez édité 5 factures mais seulement 4 ont été réglées).

Plusieurs options d'affichage des résultats sont disponibles dans le menu PARAMETRES->Configuration->LOGICIEL->Impression Z.

Le ticket Z totalisera les résultats de tous les postes ayant le même numéro de tiroir-caisse (dépend de votre configuration à l'installation de la boutique).

• En-tête du ticket (paramétré à l'installation du logiciel) comprenant généralement : le nom de votre société, le code postal, la ville, le numéro de téléphone et éventuellement le site Internet.
  
• En-tête du ticket Z et son numéro qui correspond au nombre de clôtures effectuées (les derniers caractères car le nombre entier est l'IDCloture) :

• Date - Heure : c'est la date et l'heure à laquelle vous avez édité votre ticket.
  
• Clôture précédente : donne la date et l'heure de la dernière clôture.
  
• IDCLOTURE : c'est le numéro d'identification de la clôture qui s'incrémente à chaque clôture. La toute première aura le numéro 1 (les derniers caractères) et ainsi de suite.
  
  
• Clôture Vendeur Tx xxx : donne le numéro du tiroir clôturé et le nom du vendeur qui a validé la clôture.
• Résultats Caisse 17 sur site 0 : numéro de Caisse et de Site clôturé.
  N.B : les modes de règlements cités ci-dessous sont indicatifs et varient selon les commerçants.
• Total Recette ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : montant total (positif) encaissements saisis dans le logiciel en espèces/chèques/cartes... (total de tous les encaissements sans les remboursements).
• Nb Paiement ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : nombre total d'encaissements en espèces/chèques/cartes...
  
  
• RECETTE TOTALE : montant total des règlements/paiements hors régul, crédit, bon d'achat.
• ENCAISSEMENT NET : Total Nombre Paiements + Total Nombre Remboursements.
• TOT. Global REGL. : Total Paiements - Total Remboursements.
• DONT MICRO-DONS : Précise le montant des micro-dons inclus dans le Total Global Règlements.
  
  
• Total Notes Imprimées : [mode Tables] Montant Total des tickets en attente ou des notes ayant été imprimés.
• Nb Notes : Nombre total des tickets en attente ou des notes ayant été enregistrés.
  
  
• Total Rembours. ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : montant total (négatif) remboursé en espèces/chèques/cartes...
• Montant Caisse Initiale Tx : Rappelle le montant inital du tiroir-caisse (montant laissé dans le tiroir après la dernière clôture).
• Écart Tx : si vous avez par exemple compté moins d'espèce que ce que vous étiez censé percevoir, l'écart apparaîtra ici.
• Montant Caisse Clôture Tx : Montant total des espèces saisi dans la colonne Montant Réel du Tiroir x et validé à la clôture.

Total Recettes Espèces - Total Rembour. Espèces + Écart Espèces + Caisse Initiale + Mouvements de Caisse (apports - dépenses - retraits) = Montant Réel Espèces T1.

• Remise Banque Tx : montant total des espèces du Tiroir x remises en banque (champ Prélèvement dans la fenêtre de Clôture).
• Nouveau Fonds de Caisse Tx : c'est le fond de caisse du Tiroir x saisi au moment de la clôture (champ Nouv. Fond Caisse dans la fenêtre de la Clôture).
  
  
• Montant Réel ESPECES Tx : Montant saisi lors de la clôture (colonne Montant Réel) ; ce que vous avez réellement compté dans le tiroir.
• Montant Réel CHEQUES/CARTES : Montant saisi lors de la clôture (colonne Réel).

Notez que ces montants peuvent différer des montants Total Recette (voir plus haut).

• Nb Paiement ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : nombre total de règlements/paiements. Total Recette - Total Remboursements dans le mode de règlement.
• Apport/Dépense/Retraits Caisse : Correspond au montant total des mouvements de caisse triés par nature de mouvement. Retraits et Dépenses ont des valeurs négatives.
• Écart sur ESPÈCES Tx (option Ecarts sur ticket Z cochée) : indique s'il existe une différence entre le montant théorique calculé par le logiciel et le montant réel que vous avez saisi après avoir recompté les espèces.
• Écart sur CHÈQUES/CARTES... : indique s'il existe une différence entre le montant théorique calculé par le logiciel et le montant réel que vous avez saisi après avoir recompté les chèques.
• Écart Tx : Différence déclarée en clôture entre ce que vous avez compté dans le tiroir et ce que le logiciel vous annonce (champ Écart (Tiroir 1)).
• Remise Coffre Tx : argent sorti du tiroir et mis au coffre (si vous l'avez activé). Remplace Remise Banque.
  
  

• Montant réel ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES/FiDÉLITÉ... T1 : Montant total des espèces/chèques/cartes... saisis dans la colonne Montant Réel et validé à la clôture.

Total Recette [Mode de Règlement] - Total Rembours. [Mode de Règlement] + Écarts [Mode de Règlement] = Montant Réel [Mode de Règlement].

• RÉSULTATS SITE x (option Masquer CA sur ticket Z décochée) (résultats pour le site x de tous les postes depuis la dernière clôture).
• CA TTC avec TVA 5.5% : Chiffre d'affaires TTC du site pour la TVA 5,5%.
• CA TTC avec TVA 10% : Chiffre d'affaires TTC du site pour la TVA 10%.
• CA TTC avec TVA 20% : Chiffre d'affaires TTC du site pour la TVA 20%.
• CA TTC NET : chiffre d'affaires total du site.
• CA TTC BRUT HORS REM. : Chiffre d'affaires TTC du site sans compter les remises.
• CA HT NET : Chiffre d'affaires HT du site.
• CA HT BRUT HORS REM. : Chiffre d'affaires HT du site sans les remises et offerts.
• FRAIS PORT HT : Total HT des frais de ports.
• TOTAL TVA 5.5% : montant de la TVA 5,5%.
• TOTAL TVA 10% : montant de la TVA 10%.
• TOTAL TVA 20% : montant de la TVA 20%.
• TOTAL REMISES : montant total des remises pour le site.
• Nombre de Tickets : nombre total de tickets.
• Panier Moyen : chiffre d'affaires total divisé par le nombre de ventes.
• Nombre d'articles vendus : nombre total d'articles vendus (différent du nombre de tickets).
• Nombre de retour articles : nombre d'articles repris.
• Détail par rayons (option CA/Rayon sur Ticket Z cochée) : CA TTC ventilé par rayon + quantité d'articles vendus par rayon.
  
  
• Détail Espèces T1 (option Details espèces cochée) : affiche le montant espèces pour chaque valeur de pièces et de billets (Valeur 1 ; Valeur 2 ; Valeur 5, Valeur 10, etc.). Fonctionne si vous avez rempli le tableau "Espèces" détaillant les espèces lors de la clôture
  
  
• Créances Poste 1 (option Créances et paiements différés cochée) : Montant total des créances (factures en attente de paiement).
• Paiement Tickets Antérieurs (même option cochée) : Montant total des paiements au jour de factures antérieurs à la date d'édition du ticket Z.

Cette fenêtre vous donne le total des dons versés classés par organismes et par campagnes (voir chapitre Micro-dons).

La vue détaillée vous donne plus de précisions notamment sur la répartition chronologique des dons.

• Date début & Date fin : Saisissez manuellement la période sur laquelle portent les vérifications ou utilisez le bouton Période.
  
  
• Cliquez sur le bouton Calculer pour afficher les résultats.
  
  

Vous pouvez également utiliser la fenêtre CLIENT -> Opérations (F8) puis onglet Règlements. Les dons seront visibles dans les détails du règlement sélectionné.

Il est possible d'éditer des bordereaux récapitulant les micro-dons reversés sur une période donnée, pour une campagne ou un organisme.

• Choisissez Campagne ou Organisme.
  
  
• Sélectionner la date de fin (le logiciel prendra en compte depuis le dernier transfert), le logiciel calcule le total des dons.
  
  
• Choisissez le Vendeur qui va générer le bordereau.
  
  
• Taper éventuellement une Référence de votre choix.
  
  
• Le bouton Créer se déverrouille, vous pouvez cliquer dessus afin de générer un aperçu du bordereau avant impression (et la ligne d'historique dans le tableau). Il est également possible de réimprimer un bordereau en un sélectionnant un bordereau (clic sur la ligne concernée) dans le tableau et en cliquant sur le bouton Ré-éditer le bordereau.