FOURNISSEURS

Pour créer une commande, menu Fournisseur > Commande > Nouvelle

Création d'une Commande fournisseur basique :

Informations minimales requises pour faire une commande fournisseur.

• Choisissez un fournisseur (préalablement crée dans Fournisseur > Fiche) dans le menu déroulant ou avec le bouton Rech.
  Vous pouvez aussi en créer un avec le bouton +. 
  
  
• Par défaut, c'est la date du jour qui s'affiche ici. Vous pouvez néanmoins la modifier.
  
  
• Entrez vos articles :
  • en double-cliquant dans la première ligne de la colonne désignation puis F2 ou + (vous pouvez afficher uniquement les articles de ce fournisseur en activant Filtre Articles).
  • depuis un fichier Excel (onglet Import Externe) au format 2 colonnes : Code et Quantité.
  • ou via votre terminal inventaire, dans l'onglet Import Externe > Importer les Lignes depuis Scanpal. Cumuler les Quantités pour un même Article... permet de cumuler les lignes importées lors de l'utilisation d'un terminal inventaire (par exemple, si vous avez scanné plusieurs fois le même article, au lieu de faire x lignes, tout sera regroupé en une seule).
    
    
• Mettez la quantité reçue (qui s'additionnera au stock existant) dans la colonne Qté et le Prix Unitaire Hors Taxes (colonne PU HT). La colonne Stock Local vous indique la quantité actuelle en stock.
  Notez que vous pouvez entrer une quantité en négatif pour faire un retour.
  Notez que si la case Q_Appro (Rubrique Stock dans la fiche article) est remplie, c'est cette valeur qui apparaîtra automatiquement dans la colonne Qté.

Effacer Ligne vous permet d'effacer la ligne sélectionnée.

Insérer Ligne vous permet d'insérer une ligne.

Ligne Haut/Bas vous permet de déplacer des lignes pour les trier.

Le bouton Imprimer vous permet d'imprimer la commande.

Validez avec OK, votre commande est enregistrée.

Onglet Réassort Conso (pour plus de détails, voir le chapitre Réassort Conso) :

• Vous pouvez remplir le tableau de manière automatique : le logiciel va déterminer, en fonction de plusieurs critères, les articles du fournisseur que vous devriez commander. Il vous demandera si vous voulez tenir compte des ventes et des pertes dans le calcul (Gestion des Articles - Options Avancées - Définition et propriétés de base).
  
  
• Choisissez un fournisseur.
  
  
• Calculez la Quantité Selon :
  • Consommation calcule une période de consommation automatiquement en fonction des commandes précédentes.
  • Depuis la Dernière Commande ou manuellement (Saisie des dates de début et fin) si vous voulez choisir vous-même les dates.
  • Stock Minimum : le calcul tiendra compte des stocks minimum renseignés dans les fiches articles.
  • Appuyez sur Calculer.
  • Le logiciel vous demande si vous voulez tenir compte des ventes et des pertes.
  • Le tableau se remplit, vous avez une proposition de commande. Vous pouvez modifier les quantités, effacer ou ajouter des lignes.

Fonctions avancées :

• Site Réception : vous permet de choisir pour quel site vous faites cette commande (à condition que ce site ait été paramétré dans Intervenant > Site). Cette opération ne peut se faire qu'en configuration mutilsite et qu'au site zéro. Fonctionne avec l'option Commandes Fournisseurs S0 pour ce site uniquement de Replicator (sinon le site distant recevrait des commandes des autres sites ne le concernant pas. 
  • "Site"=Site Réception option permettant d'afficher les données du site de réception dans les colonnes dédiées. La colonne Stock Réception devient Stock Site.
    
    
• Après avoir choisi un fournisseur, vous pouvez trier par rayon, famille, sous famille, etc. dans les menus déroulants.
  
  
• Le champ Escompte vous permet d'entrer un escompte pour la commande.
  
  
• Franco Port/Franco Port HT : champs reprenant les informations saisies dans la fiche du fournisseur. On ne peut pas écrire dans ces champs.
  
  
• MAJ PA Fournisseur : permet de mettre à jour le prix d'achat dans la fiche article dès la validation de la commande. Utile si le prix fournisseur change et que vous voulez mettre à jour le PMPA dans la fiche article. Attention aux options présentes dans Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Client / Options Métiers / Fournisseurs rubrique Fournisseur Réceptions et Facturations. En général, cette option constitue une exception quand on a coché Jamais.
  
  
• Recopier Nota Article... vous permet automatiquement de recopier le nota entré dans la fiche article (dans rubrique Complément de Définition, voir le chapitre Gestion des Articles) sur la ligne de commande (dernière colonne).
  
  
• Recopier Nota Fournisseur... vous permet automatiquement de recopier le nota entré dans la fiche fournisseur (Fournisseur > Fiches) sur la ligne de commande (dernière colonne).
  
  
• Q=N x Appro : si une Q_Appro est saisie dans la fiche article (rubrique Stock), cette option contrôlera que la quantité saisie dans la commande est bien un multiple de cette Q_Appro.
  
  
• Tri Rayons : vous permet de trier par rayon, les articles dans le tableau.
  
  
• Recherhce Article / Création Article :  vous permet de voir la fiche d'un article sélectionné dans le tableau ou d'en créer un. D'autres boutons apparaissent si vous gérez les tailles/coloris (vente de prêt-à-porter). Fonctionne si l'option Gestion des Grilles et Tailles est activée dans le menu Paramètres > Configuration > Métiers.
  
  
• Inverser les Quantités (Retour) : permet d'inverser les quantités qui deviennent négatives. Cela permet de faire un retour. Si l'on appuie à nouveau sur ce bouton, les quantités redeviennent positives.
  N.B. : Si le nombre entré en Qté est supérieur au Q_Maxi de la fiche article, la ligne sera surlignée en mauve pour vous avertir. Par exemple, le Q_Maxi dans la fiche article est paramétré à 4. J'en mets 5, la ligne deviendra mauve.

Modification ou Annulation d'une commande fournisseur : 

Menu Fournisseur > Commande > Liste

• Vous arrivez dans une fenêtre qui récapitule vos commandes.
  
  
• Sélectionnez celle qui vous pose problème en cliquant une fois dessus.
  
  
• Appuyez sur Voir, une autre fenêtre s'ouvre.
  
  
• A partir de là, vous pouvez modifier la commande (enlever, ajouter des articles, changer des prix, ajouter des remises, etc.)
  
  
• Appuyez sur Suppr. Commande pour supprimer la commande. Tenez compte de l'avertissement.

Attention : Si vous avez réceptionné ou facturé une commande vous devrez aussi supprimer la réception et/ou la facturation.

Historique Achats/Ventes d'un article : 

• Dans le tableau, sélectionnez un article et appuyez sur F3.
  
  
• Une fenêtre s'ouvre, vous donnant un historique des achats et des ventes de l'article sélectionné : 

Par défaut vous avez les chiffres sur une année mais vous pouvez les avoir sur un mois ou une semaine, pour tous les sites ou un en particulier (si configuration multisite).

Description des colonnes : 

Ref. Fou : c'est la référence fournisseur de votre article. Entrez cette référence pour remplir la ligne.
IDArt : c'est le numéro de la fiche article. Entrez ce numéro pour remplir la ligne.
Multi Code : scannez ou recopiez un code barre d'un article. S'il a été rattaché au produit dans la fiche article, la ligne se remplira.
Code : ça peut être un code interne ou encore un IDArt.
Référence [F2 = Rech. Article] : c'est le nom de votre article.
Fabricant : donne l'information du fabricant du produit s'il a été renseigné dans la fiche article.
StockSite : indique le stock de votre site.
RéservSite : indique une quantité réservée sur le produit sur votre site.
CdeSite : indique une commande fournisseur sur votre site. 
StockGlobal : si vous êtes en multisite, indique le stock du produit sur tous les sites.
RéservGlobal : indique les quantités réservées sur tous les sites.
CdeGlobal : indique les quantités commandées chez un fournisseur.
DispoGlobal : indique la quantité disponible sur tous les sites.
Q_Mini : indique la quantité minimale définie dans la fiche article pour le produit.
Q_Appro : quantité minimale de commande d'un produit. Par exemple, un produit vendu par 6 et pas autrement aura une Q_Appro de 6 ; c'est une information.
Cdtv : c'est le conditionnement de vente. Par exemple, des œufs que vous vendez par 6 auront un cdtv de 6.
Qté : c'est ici que vous renseignez la quantité que vous commandez.
PU HT : c'est le Prix Unitaire HT auquel vous commandez votre produit, c'est le tarif fournisseur pour une unité.
Remise : si vous avez une remise chez un fournisseur, entrez-la ici.
RemiseSup : si vous avez une remise supplémentaire, entrez-la ici.
PU HT Net : si une remise est paramétrée dans le fiche article (onglet fournisseur) le Prix Unitaire HT Net sera le PU HT moins la remise.
Taux TVA : le taux de TVA de votre produit s'affiche ici. Vous pouvez éventuellement le modifier.
Écotaxe : si une écotaxe est renseignée dans la fiche article, elle s'affichera ici (cette colonne n'apparaît que si l'option Écotaxe est cochée dans les paramètres articles).
Total HT : total Hors Taxes de la ligne (quantité x PU HT).
Total TTC : total TTC de la ligne (quantité x PV TTC).
Délai : un délai de 7 jours (par défaut) s'affiche, vous pouvez le changer.
PV TTC : c'est votre prix de vente TTC (celui de la fiche article).
Nota : vous pouvez ajouter un texte libre. Si vous cochez une des options de Nota (voir plus haut) cette case se remplira toute seule.

La gestion de commandes fournisseurs peut être réalisée à partir de la liste de commandes. Vous pourrez en créer de nouvelles, les modifier ou les annuler.

Menu Fournisseur > Commande > Liste


Liste des commandes fournisseurs : 

• Sélectionnez dans cette zone votre fournisseur et cliquez sur Filtrer pour valider : n'apparaissent que les commandes du fournisseur sélectionné. Vous pouvez également filtrer les commandes livrées ou non, facturées ou non.
  Vérifier recherche et corrige d'éventuelles erreurs sur l'état de la commande. Vérifie les cases Liv/Fac et recalcule les quantités en commande, 
  
  
• Les colonnes Liv/Fac vous informent sur l'état de la commande (livrée s'il y a eu un BL et/ou facturée - menu Fournisseur > Réception - Facturation).
  
  
• Le petit tableau de droite vous affiche l'état de la TVA et les informations du BL (s'il y en a un) pour la commande sélectionnée :
  
  

 La zone des boutons vous permet de :

Voir ouvrir une fenêtre permettant de modifier la commande sélectionnée.
La Liste imprimer la liste des commandes sélectionnées.
Proposition ouvrir la fenêtre Proposition de Commande (voir plus loin dans ce chapitre).²
Nouvelle créer une nouvelle commande.
Centrale T envoyer la commande sélectionnée vers une central d'achats (voir Fiche Fournisseur plus haut dans ce chapitre).
Modifier permettre de cocher/décocher Livré et/ou Facturé dans le tableau (avant toute manipulation, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les Achats - Réceptions Fournisseurs - Annulation Réception/Liste).
Modèle utiliser la commande sélectionnée comme modèle pour en créer une nouvelle (la fenêtre Commande Fournisseur s'ouvre).
Commande Sélectionnée imprimer la commande sélectionnée.