FOURNISSEURS

Pour créer une commande, menu Fournisseur > Commande > Nouvelle

Création d'une Commande fournisseur basique :

Informations minimales requises pour faire une commande fournisseur.

• Choisissez un fournisseur (préalablement crée dans Fournisseur > Fiche) dans le menu déroulant ou avec le bouton Rech.
  Vous pouvez aussi en créer un avec le bouton +. 
  
  
• Par défaut, c'est la date du jour qui s'affiche ici. Vous pouvez néanmoins la modifier.
  
  
• Entrez vos articles :
  • en double-cliquant dans la première ligne de la colonne désignation puis F2 ou + (vous pouvez afficher uniquement les articles de ce fournisseur en activant Filtre Articles).
  • depuis un fichier Excel (onglet Import Externe) au format 2 colonnes : Code et Quantité.
  • ou via votre terminal inventaire, dans l'onglet Import Externe > Importer les Lignes depuis Scanpal. Cumuler les Quantités pour un même Article... permet de cumuler les lignes importées lors de l'utilisation d'un terminal inventaire (par exemple, si vous avez scanné plusieurs fois le même article, au lieu de faire x lignes, tout sera regroupé en une seule).
    
    
• Mettez la quantité reçue (qui s'additionnera au stock existant) dans la colonne Qté et le Prix Unitaire Hors Taxes (colonne PU HT). La colonne Stock Local vous indique la quantité actuelle en stock.
  Notez que vous pouvez entrer une quantité en négatif pour faire un retour.
  Notez que si la case Q_Appro (Rubrique Stock dans la fiche article) est remplie, c'est cette valeur qui apparaîtra automatiquement dans la colonne Qté.

Effacer Ligne vous permet d'effacer la ligne sélectionnée.

Insérer Ligne vous permet d'insérer une ligne.

Ligne Haut/Bas vous permet de déplacer des lignes pour les trier.

Le bouton Imprimer vous permet d'imprimer la commande.

Validez avec OK, votre commande est enregistrée.

Onglet Réassort Conso (pour plus de détails, voir le chapitre Réassort Conso) :

• Vous pouvez remplir le tableau de manière automatique : le logiciel va déterminer, en fonction de plusieurs critères, les articles du fournisseur que vous devriez commander. Il vous demandera si vous voulez tenir compte des ventes et des pertes dans le calcul (Gestion des Articles - Options Avancées - Définition et propriétés de base).
  
  
• Choisissez un fournisseur.
  
  
• Calculez la Quantité Selon :
  • Consommation calcule une période de consommation automatiquement en fonction des commandes précédentes.
  • Depuis la Dernière Commande ou manuellement (Saisie des dates de début et fin) si vous voulez choisir vous-même les dates.
  • Stock Minimum : le calcul tiendra compte des stocks minimum renseignés dans les fiches articles.
  • Appuyez sur Calculer.
  • Le logiciel vous demande si vous voulez tenir compte des ventes et des pertes.
  • Le tableau se remplit, vous avez une proposition de commande. Vous pouvez modifier les quantités, effacer ou ajouter des lignes.

Fonctions avancées :

• Site Réception : vous permet de choisir pour quel site vous faites cette commande (à condition que ce site ait été paramétré dans Intervenant > Site). Cette opération ne peut se faire qu'en configuration mutilsite et qu'au site zéro. Fonctionne avec l'option Commandes Fournisseurs S0 pour ce site uniquement de Replicator (sinon le site distant recevrait des commandes des autres sites ne le concernant pas. 
  • "Site"=Site Réception option permettant d'afficher les données du site de réception dans les colonnes dédiées. La colonne Stock Réception devient Stock Site.
    
    
• Après avoir choisi un fournisseur, vous pouvez trier par rayon, famille, sous famille, etc. dans les menus déroulants.
  
  
• Le champ Escompte vous permet d'entrer un escompte pour la commande.
  
  
• Franco Port/Franco Port HT : champs reprenant les informations saisies dans la fiche du fournisseur. On ne peut pas écrire dans ces champs.
  
  
• MAJ PA Fournisseur : permet de mettre à jour le prix d'achat dans la fiche article dès la validation de la commande. Utile si le prix fournisseur change et que vous voulez mettre à jour le PMPA dans la fiche article. Attention aux options présentes dans Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Client / Options Métiers / Fournisseurs rubrique Fournisseur Réceptions et Facturations. En général, cette option constitue une exception quand on a coché Jamais.
  
  
• Recopier Nota Article... vous permet automatiquement de recopier le nota entré dans la fiche article (dans rubrique Complément de Définition, voir le chapitre Gestion des Articles) sur la ligne de commande (dernière colonne).
  
  
• Recopier Nota Fournisseur... vous permet automatiquement de recopier le nota entré dans la fiche fournisseur (Fournisseur > Fiches) sur la ligne de commande (dernière colonne).
  
  
• Q=N x Appro : si une Q_Appro est saisie dans la fiche article (rubrique Stock), cette option contrôlera que la quantité saisie dans la commande est bien un multiple de cette Q_Appro.
  
  
• Tri Rayons : vous permet de trier par rayon, les articles dans le tableau.
  
  
• Recherhce Article / Création Article :  vous permet de voir la fiche d'un article sélectionné dans le tableau ou d'en créer un. D'autres boutons apparaissent si vous gérez les tailles/coloris (vente de prêt-à-porter). Fonctionne si l'option Gestion des Grilles et Tailles est activée dans le menu Paramètres > Configuration > Métiers.
  
  
• Inverser les Quantités (Retour) : permet d'inverser les quantités qui deviennent négatives. Cela permet de faire un retour. Si l'on appuie à nouveau sur ce bouton, les quantités redeviennent positives.
  N.B. : Si le nombre entré en Qté est supérieur au Q_Maxi de la fiche article, la ligne sera surlignée en mauve pour vous avertir. Par exemple, le Q_Maxi dans la fiche article est paramétré à 4. J'en mets 5, la ligne deviendra mauve.

Modification ou Annulation d'une commande fournisseur : 

Menu Fournisseur > Commande > Liste

• Vous arrivez dans une fenêtre qui récapitule vos commandes.
  
  
• Sélectionnez celle qui vous pose problème en cliquant une fois dessus.
  
  
• Appuyez sur Voir, une autre fenêtre s'ouvre.
  
  
• A partir de là, vous pouvez modifier la commande (enlever, ajouter des articles, changer des prix, ajouter des remises, etc.)
  
  
• Appuyez sur Suppr. Commande pour supprimer la commande. Tenez compte de l'avertissement.

Attention : Si vous avez réceptionné ou facturé une commande vous devrez aussi supprimer la réception et/ou la facturation.

Historique Achats/Ventes d'un article : 

• Dans le tableau, sélectionnez un article et appuyez sur F3.
  
  
• Une fenêtre s'ouvre, vous donnant un historique des achats et des ventes de l'article sélectionné : 

Par défaut vous avez les chiffres sur une année mais vous pouvez les avoir sur un mois ou une semaine, pour tous les sites ou un en particulier (si configuration multisite).

Description des colonnes : 

Ref. Fou : c'est la référence fournisseur de votre article. Entrez cette référence pour remplir la ligne.
IDArt : c'est le numéro de la fiche article. Entrez ce numéro pour remplir la ligne.
Multi Code : scannez ou recopiez un code barre d'un article. S'il a été rattaché au produit dans la fiche article, la ligne se remplira.
Code : ça peut être un code interne ou encore un IDArt.
Référence [F2 = Rech. Article] : c'est le nom de votre article.
Fabricant : donne l'information du fabricant du produit s'il a été renseigné dans la fiche article.
StockSite : indique le stock de votre site.
RéservSite : indique une quantité réservée sur le produit sur votre site.
CdeSite : indique une commande fournisseur sur votre site. 
StockGlobal : si vous êtes en multisite, indique le stock du produit sur tous les sites.
RéservGlobal : indique les quantités réservées sur tous les sites.
CdeGlobal : indique les quantités commandées chez un fournisseur.
DispoGlobal : indique la quantité disponible sur tous les sites.
Q_Mini : indique la quantité minimale définie dans la fiche article pour le produit.
Q_Appro : quantité minimale de commande d'un produit. Par exemple, un produit vendu par 6 et pas autrement aura une Q_Appro de 6 ; c'est une information.
Cdtv : c'est le conditionnement de vente. Par exemple, des œufs que vous vendez par 6 auront un cdtv de 6.
Qté : c'est ici que vous renseignez la quantité que vous commandez.
PU HT : c'est le Prix Unitaire HT auquel vous commandez votre produit, c'est le tarif fournisseur pour une unité.
Remise : si vous avez une remise chez un fournisseur, entrez-la ici.
RemiseSup : si vous avez une remise supplémentaire, entrez-la ici.
PU HT Net : si une remise est paramétrée dans le fiche article (onglet fournisseur) le Prix Unitaire HT Net sera le PU HT moins la remise.
Taux TVA : le taux de TVA de votre produit s'affiche ici. Vous pouvez éventuellement le modifier.
Écotaxe : si une écotaxe est renseignée dans la fiche article, elle s'affichera ici (cette colonne n'apparaît que si l'option Écotaxe est cochée dans les paramètres articles).
Total HT : total Hors Taxes de la ligne (quantité x PU HT).
Total TTC : total TTC de la ligne (quantité x PV TTC).
Délai : un délai de 7 jours (par défaut) s'affiche, vous pouvez le changer.
PV TTC : c'est votre prix de vente TTC (celui de la fiche article).
Nota : vous pouvez ajouter un texte libre. Si vous cochez une des options de Nota (voir plus haut) cette case se remplira toute seule.

La gestion de commandes fournisseurs peut être réalisée à partir de la liste de commandes. Vous pourrez en créer de nouvelles, les modifier ou les annuler.

Menu Fournisseur > Commande > Liste


Liste des commandes fournisseurs : 

• Sélectionnez dans cette zone votre fournisseur et cliquez sur Filtrer pour valider : n'apparaissent que les commandes du fournisseur sélectionné. Vous pouvez également filtrer les commandes livrées ou non, facturées ou non.
  Vérifier recherche et corrige d'éventuelles erreurs sur l'état de la commande. Vérifie les cases Liv/Fac et recalcule les quantités en commande, 
  
  
• Les colonnes Liv/Fac vous informent sur l'état de la commande (livrée s'il y a eu un BL et/ou facturée - menu Fournisseur > Réception - Facturation).
  
  
• Le petit tableau de droite vous affiche l'état de la TVA et les informations du BL (s'il y en a un) pour la commande sélectionnée :
  
  

 La zone des boutons vous permet de :

Voir ouvrir une fenêtre permettant de modifier la commande sélectionnée.
La Liste imprimer la liste des commandes sélectionnées.
Proposition ouvrir la fenêtre Proposition de Commande (voir plus loin dans ce chapitre).²
Nouvelle créer une nouvelle commande.
Centrale T envoyer la commande sélectionnée vers une central d'achats (voir Fiche Fournisseur plus haut dans ce chapitre).
Modifier permettre de cocher/décocher Livré et/ou Facturé dans le tableau (avant toute manipulation, nous vous conseillons de consulter le chapitre Les Achats - Réceptions Fournisseurs - Annulation Réception/Liste).
Modèle utiliser la commande sélectionnée comme modèle pour en créer une nouvelle (la fenêtre Commande Fournisseur s'ouvre).
Commande Sélectionnée imprimer la commande sélectionnée.

Menu Fournisseur > Commandes > Non Couvertes

Ce module vous permet de créer des commandes fournisseurs automatiques à partir des commandes clients en cours. Vous pourrez ainsi adapter vos commandes fournisseurs à vos besoins de manière plus précise et réduire vos stocks au minimum.

• Sélectionnez la période dans laquelle vous voulez récupérer ces commandes et cliquez sur Voir.
  
  
• Pour chaque ligne, sélectionnez le fournisseur souhaité (certains articles peuvent en avoir plusieurs).
  
  
• Avec le menu déroulant, sélectionnez le fournisseur chez lequel vous allez passer la commande.
  
  
• Cliquez sur Créer la Commande Fou pour créer la commande chez le fournisseur sélectionné. Vous pourrez ensuite la modifier dans la fenêtre suivante. Notez que les commandes seront regroupées par fournisseur ; si vous avez plusieurs commandes clients pour le même fournisseur, elles seront regroupées dans une seule commande fournisseur.

Options :

Exclure Articles en Stock : si vous cochez cette option, l'application n'affichera que les articles dont le stock actuel n'est pas suffisant pour couvrir la commande du client.

Cumul des Articles en Commande... :  Cette option regroupera les lignes des articles identiques lors de l'élaboration de la commande fournisseur.

Une fois vos commandes fournisseurs passées, vous pourrez consulter la liste à l'aide du menu Fournisseur > Commandes > Commandes Clients en Attente de Réception.

Menu Réception > Nouvelle

Le module Réception Fournisseur permet de valider vos commandes, contrôler les quantités reçues, de gérer les reliquats, solder des unités non livrées, de modifier les prix d'achats et d'en répercuter les variations sur les prix de vente.

Description des colonnes : 

Numéro Ligne : c'est le numéro de la ligne qui s'incrémente à chaque nouvelle ligne. La première ligne est numérotée 1 sur la première ligne de la première commande, 2 sur la deuxième ligne et ainsi de suite.
IdArt : c'est le numéro de la fiche article. Vous pouvez entrer ce numéro pour remplir la ligne.
Code : c'est un code interne ou l'IDArt.
Référence Fournisseur : c'est la référence de votre fournisseur pour l'article.
Code Interne : c'est votre code, celui que vous aurez choisi, celui qui correspond à votre façon de classer.
Désignation : c'est le nom de l'article, celui qui est dans le champ Définition de la fiche.
Cdtv : c'est le conditionnement de vente. Par exemple, des œufs que vous vendez par 6 auront un cdtv de 6.
Q Cde : indique la quantité commandée lors de la commande fournisseur.
Unité : si vous avez renseigné le champ Unité dans la fiche article (rubrique Stocks), il est reporté ici.
Unit. commandées : correspond à la quantité commandée (celle de la commande fournisseur).
Unit. annul. : affiche le nombre d'unités annulées qui sont en fait les reliquats soldés (voir plus bas dans la rubrique Réception Fournisseur basique). 
Unit. déjà livrées : affiche le nombre d'unités déjà livrées (lorsque que vous réceptionnez la suite d'une commande/une commande ayant des reliquats).
Unit. Reçues : affiche le nombre d'unités reçues.
Reliquat : indique la quantité de produit non reçue (différence entre quantité commandée et quantité saisie dans la colonne Qté à la réception). Par exemple, vous attendiez 100 quantités et n'en recevez que 75 ; vous saisissez 75 lors de la réception et la colonne reliquat (en consultation) sera à 25.
Montant Reliquat : indique la valeur en € des quantités restées en reliquat (voir plus bas).
Unit. déjà facturées. : affiche les quantités qui ont déjà été facturées, s'il y en a.
PU Cde HT : affiche le prix d'achat renseigné dans la fiche article.
PU Fact. Brut : par défaut, affiche le prix d'achat renseigné dans la fiche article. Vous pouvez le modifier pour le mettre en accord avec le prix effectif pratiqué par votre fournisseur. Si vous avez coché l'option MAJ auto dans fiches articles - PA Fournisseur, le prix d'achat de l'article sera mis à jour automatiquement.
Remise : si vous avez une remise chez un fournisseur, entrez-là ici (elle apparaîtra automatiquement si elle a été saisie dans la rubrique Fournisseur de la fiche article)
Écotaxe : si une écotaxe est renseignée dans la fiche article, elle s'affichera ici.
Nota : vous pouvez ajouter une note libre qui sera imprimée sur le récapitulatif, à la validation.
TxTVA (Achat) / PSTVA2 (Vente) / TxTVA2 (Vente) : TxTVA affiche le taux de TVA Achat. Les autres colonnes affrichent les taux de TVA de vente.

Réception fournisseur basique : 

• Commencez par choisir le fournisseur dans la liste déroulante.
  
  
• Cochez la case Réception (100 limite l'affichage à 100 lignes - évite un chargement trop long de la fenêtre).
  
  
• Sélectionnez le fournisseur (vous allez retrouver votre commande dans la liste).
  
  
• Cliquez une fois dessus, le détail apparaît dans le tableau du dessous.
• Le logiciel part du principe que vous avez reçu la totalité de la commande. Les colonnes Unités commandées et Unités reçues ont la même valeur. À partir de là, plusieurs cas :
  • Soit vous avez effectivement tout reçu : appuyez sur
  • Soit vous n'avez reçu qu'une partie de la commande. Il y a deux possibilités, soit une partie de la commande arrivera plus tard, soit elle n’arrivera jamais :
    • Le reste est livré plus tard, vous pouvez gérer le reliquat. Corrigez la quantité dans la colonne Unités reçues et entrez ce que vous avez effectivement reçu (par exemple, vous aviez commandé 10 et vous ne recevez que 7 : dans la colonne Unités reçues, mettez 7 à la place de 10). Validez, vous pourrez revenir sur cette commande pour valider le reste quand il arrivera. Vous reprendrez alors la commande comme si vous la réceptionniez pour la première fois, le logiciel vous mettra la quantité restante dans la colonne Unités reçues. Vous n'aurez qu'à valider pour clôturer définitivement cette commande.
    • Le reste ne sera jamais livré, corrigez la colonne Unités reçues en mettant la quantité réellement reçue et cochez la case Solder juste à côté.

N.B. : Solder indique au logiciel que la commande n'a été que partiellement livrée et que vous n'aurez jamais le reste. La réception sera alors validée (et close) comme incomplète.

Vous pouvez bloquer le dernier prix d'achat dans les fiches articles (c'est à dire qu'aucune nouvelle réception ne viendra le modifier) dans le menu Paramètres > Configuration > Client / Options Métiers / Fournisseur.

Fonctions avancées :

Pas de Mise à Jour/Pa Fournisseur/PA et Remises Fournisseur : à cocher si vous voulez qu'à la validation de la réception, le prix d'achat entré en colonne PU HT Net de la commande mette à jour celui de la fiche article (champ Dernier Prix d'Achat). La remise fournisseur peut aussi être mise à jour dans la fiche article si la colonne Remise a été modifiée à la commande. 
N.B. : Si vous quittez la fenêtre, la case Pas de Mise à Jour sera cochée par défaut à votre retour. Si vous faites une autre réception dans la foulée, la dernière case cochée le restera.  Attention aussi aux options que vous avec cochées dans Paramètres > Configuration > Client / Options Métiers / Fournisseur ! Elles pourraient entrer en contradiction avec votre choix...

Désactiver Calcul PMPA sinon appliquer à Réception/Facturation : le calcul du PMPA (Prix Moyen Pondéré d'Achat) sera désactivé si vous cochez la case. Sinon, il sera calculé à la validation de la réception ou à la facturation de celle-ci (en effet, il est possible de cocher ces cases au moment de la facturation).

Tous/Site :  vous permet de préciser pour quel site est la réception (si vous êtes en multisite). Autrement dit, vous pouvez faire une réception pour un autre site que le votre en indiquant préalablement son numéro. Cette opération n'est possible qu'au site zéro et en gestion centralisée des stocks.

Site Facturation : vous permet de préciser quel site sera facturé (si vous êtes en multisite et possible seulement au site zéro ).

Franco Port : case reprenant les informations saisies dans la fiche du fournisseur. On ne peut pas écrire dans cette case.

DLV : permet d'ajouter une colonne qui vous indique la date limite de vente pour le produit en fonction de la durée que vous avez renseignée dans la fiche article.

Bulle BL : affiche une infobulle indiquant les bons de livraison en cours sur les lignes de la réception.

Calcul RQT : [calcule les reliquats différemment]

Tableau TVA Fournisseur vous permet de voir un classement par TVA des montants de la réception.

Etiquet. : vous permet de générer les étiquettes des produits que vous réceptionnez en fonction des option suivantes :

Totalité (Q par Ligne) : générera un nombre d'étiquettes qui correspondra aux quantités d'articles pour chaque ligne (autant d'étiquettes que de quantités d'articles).

1 par Ligne Sélect. : générera une étiquette pour chaque ligne sélectionnée (avec Ctrl-clic ou Ctrl-A pour tout sélectionner).

Q par Ligne Sélect. :  générera un nombre d'étiquettes qui correspondra aux quantités d'articles pour chaque ligne sélectionnée (Ctrl-clic).

Solde Auto : coche automatiquement les cases Solder de chaque ligne. Utile si vous soldez systématiquement vos réceptions. Vous permet aussi d'aller plus vite si vous devez solder l'intégralité d'une grosse commande. Attention car la case reste cochée : à la prochaine réception, pensez à la vérifier.

Voir Détails Commandes Clients Livrées : si vous activez cette case, toutes les commandes client non livrées dont les articles sont présents dans la réception en cours sont affichées à la validation. Cela permet par exemple de prévenir le client que sa marchandise est reçue.

Cumuler les Sélections : si vous cochez cette case, vous pourrez cumuler plusieurs commandes pour les réceptionner.

RAZ Liv. mettra à zéro toute les quantités livrées. Le logiciel vous demandera une confirmation.

Ajout. ouvre une fenêtre de commande fournisseur pour ajouter des articles à la réception en cours (si vous vous aperceviez que vous avez oublié quelque chose). La ligne ajoutée apparaîtra dans la réception dès que vous aurez validé.

Voir : permet de voir la fiche article de la ligne sélectionnée.

+/- : si vous avez coché les cases solder, ce bouton les décoche toutes.

Correct. : permet de corriger une autre commande fournisseur livrée dans une nouvelle fenêtre. Vous pourrez corriger une réception en effaçant des lignes ou en corrigeant la quantité livrée. Vous pouvez également corriger  la facturation.

Détails : vous permet de voir les détails de la réception. Cette fenêtre s'ouvre : 

La procédure de Réception Directe de commandes est utilisée lorsque vous ne faites pas appel au module Commandes Fournisseur. Si vous passez vos commandes fournisseur par e-mail ou tout autre moyen, la réception directe vous sera utile.

Menu Fournisseur > Réception > Directe

Description des colonnes : 

Code : vous pouvez entrer le code d'un article si vous le connaissez et la ligne se remplira automatiquement en appuyant sur Entrée.
MultiCode : scannez le code-barres de votre article pour remplir automatiquement la ligne (à condition que ce code-barres ait été rattaché au produit dans la fiche article).
Ref. Fou : entrez la référence fournisseur de l'article pour remplir la ligne.
Code Interne : si vous avez vos propres codes (entrés préalablement dans les fiches articles (onglet vertical Codes) saisissez-le ici et la ligne se remplira automatiquement.
Désignation [F2 = Rech. Article] : c'est le nom de l'article.
Stock Local : c'est votre stock actuel.
Colis : c'est le colisage de votre article : Il dépendra de ce que vous avez renseigné dans conditionnement vente (CDTV) de la fiche article (onglet Fournisseur) : imaginez qu'un fournisseur vous vende ses produits par cartons de 6. Dans votre fiche article, vous mettre 6 dans CDTV. Si vous voulez 30 articles, vous commanderez 5 cartons ; colonne Colis = 5, Qté = 30 et CDTV = 6. Sinon, par défaut, Qté et Colis auront la même valeur.
CDTV : cette colonne apparaît si vous l'avez renseigné dans la fiche article.
PU HT : c'est le Prix Unitaire Hors Taxes, le prix auquel vous achetez votre marchandise auprès du fournisseur.
Remise : si vous avez une remise chez le fournisseur, vous pouvez l'entrer ici (elle apparaîtra automatiquement si elle a été saisie dans la rubrique Fournisseur de la fiche article)
Remise Sup : si vous bénéficiez d'une remise supplémentaire, entrez-là ici.
Taux TVA : affiche le taux de TVA de l'article que vous réceptionnez. Vous pouvez le modifier éventuellement.
DLV : si vous gérez les Dates Limites de Vente, entrez la date ici pour votre article.
Nota : vous permet d'écrire une note libre.

Création d'une Réception basique : 

• Choisissez un fournisseur (préalablement crée dans Fournisseur > Fiche) dans le menu déroulant ou avec la Loupe.  Vous pouvez en créer un avec  + Nouveau.
  
  
•  Entrez vos articles :

ATTENTION : N'ENTREZ JAMAIS DES ARTICLES N'AYANT PAS DEJÀ ÉTÉ CRÉÉS (écrire directement sur une ligne par exemple) ! VOUS VOUS RETROUVERIEZ AVEC DES ARTICLES AYANT UN IDART 0.

• • En double-cliquant dans la première ligne de la colonne désignation puis F2 (en affichant uniquement les articles de ce fournisseur en cochant ),
  • depuis un fichier Excel  au format deux colonnes : Code (qui peut être un EAN ou une référence Fournisseur) et Quantité.
    Attention ! On ne peut importer qu'un seul fichier contenant toutes les données et pas plusieurs fichiers contenant chacun des morceaux du tout. Si vous avez plusieurs fichiers Excel à importer, regroupez-les tous en un seul sinon ils s’écraseront au fur et à mesure que vous les importerez.
  • avec votre terminal inventaire  correctement configuré.
    
    
• Mettez la quantité reçue (qui s'additionnera au stock existant) dans la colonne Qté et le Prix Unitaire Hors Taxes (colonne PU HT).
  La colonne Stock Local vous indique la quantité actuelle en stock dans le logiciel.
  
  
• Reportez le numéro du bon de livraison (BL) du fournisseur.
  
  
• Cliquez sur Valider. Après l'aperçu avant impression, une fenêtre récapitulative apparaîtra. Après vérification et éventuellement correction (sachant que les modifications faites dans ce tableau seront reportées dans les fiches articles concernées) vous pourrez valider définitivement la réception. Notez que les colonnes grisées dépendent de l'option Verrou Coefficient de la fiche article.

Fonctions avancées : 

Imprimer Étiquettes (Qté Reçue) : permet d'imprimer autant d'étiquettes que de quantités reçues. 

Imprimer Étiquettes (1 par Article) : permet d'imprimer seulement une étiquette par article reçu. 

Pour toutes les Lignes Sélectionnées : permet d'appliquer une remise (ou une remise supplémentaire) sur les lignes sélectionnées (Ctrl-Clic).


Options d'Affichage : 

0 reçu par défaut :  met 0 par défaut dans les colonnes Colis et Qté.

Retour Ligne après Quantité : aussitôt l'article saisi (la ligne se remplit), le logiciel passera automatiquement à la ligne suivante.

Pas d'avertissement si Erreur : bloque les messages d'erreur qui pourraient apparaître lors du remplissage du tableau via un terminal inventaire (code-barres scanné mais non reconnu dans Kezia...).

Filtrer Articles du Fournisseur : n'affichera que les articles du fournisseur sélectionné.

BL Client : entrez ici le numéro d'un BL client déjà enregistré ou recherchez-le. Vous avez la possibilité de recopier les lignes de ce BL (bouton Recopier).

Cumul : (fonctionne avec la touche Création > Scanpal) Si vous avez scanné (avec le terminal inventaire) plusieurs fois le même article avec plusieurs quantités, le logiciel les regroupera en une ligne avec le total des quantités scannées.

Non Géré en Stock : surligne les articles n'ayant pas la gestion du stock activée dans leurs fiches.

Voir Commandes Clients Livrées : si vous activez cette case, toutes les commandes client non livrées dont les articles sont présents dans la réception en cours sont affichées. Cela permet par exemple de prévenir le client que sa marchandise en commande est reçue.


Bouton import XLS :

Ligne Départ 1 : vous permet de dire à partir de quelle ligne du fichier Excel le logiciel doit commencer l'importation.

Validation des saisies :

Mise à jour automatique dans les fiches articles des : Pas de Mise à Jour/PA Fournisseur/PA et Remises Fournisseur : à cocher si vous voulez qu'à la validation de la réception, le prix d'achat entré en colonne PU HT Net de la commande mette à jour celui de la fiche article (champ Dernier Prix d'Achat). La remise fournisseur peut aussi être mise à jour dans la fiche article si la colonne Remise a été modifiée à la commande. 
N.B.. : Si vous quittez la fenêtre, la case Pas de Mise à Jour sera cochée par défaut à votre retour. Si vous faites une autre réception dans la foulée, la dernière case cochée le restera.  Attention aussi aux options que vous avec cochées dans Paramètres > Configuration > Client / Options Métiers / Fournisseur ! Elles pourraient entrer en contradiction avec votre choix...

MAJ PV Directe : dans la colonne PV (Prix de Vente), permet de modifier manuellement les prix. Il ne faut pas utiliser un coefficient verrouillé dans les fiches articles.

Désactiver Calcul PMPA sinon appliquer à Réception/Facturation : le calcul du PMPA (Prix Moyen Pondéré d'Achat) sera désactivé si vous cochez la case. Sinon, il sera calculé à la validation de la réception ou à la facturation de celle-ci.

Options : 

Créer un Article : permet de créer un nouvel article.

Scanpal : permet de vider un terminal inventaire pour remplir le tableau.

+/- Inverser Quantités : vous permet d'inverser le signe des quantités (de + à -) pour faire un retour : 

Efface :  efface la ligne sélectionnée dans le tableau.

Insérer : vous permet d'insérer une ligne dans le tableau.

Monter/Décembre : vous permet de déplacer des lignes.

N.B. : Veuillez noter que toute réception directe génère automatiquement une commande correspondant à cette réception. 

N.B. : Vous pouvez bloquer le denier prix d'achat des fiches articles (c'est à dire qu'aucune nouvelle réception ne viendra le modifier) dans le menu Paramètres > Configuration > Client / Options Métiers / Fournisseur. : option Le Dernier Prix d'Achat de la Fiche Article n'est pas Mis à Jour en Commande et en Réception.

Annulation d'une Réception [Fenêtre Liste Réceptions Fournisseurs] : 

Menu Fournisseur > Réception > Liste

• Sélectionnez la réception que vous voulez annuler.
  
  
• Vous pouvez l'annuler si vous avez fait une erreur avec le bouton Annuler Réception La réception sera annulée mais la ligne d'historique ne disparaîtra pas.
  
  
• Vous pouvez néanmoins ne supprimer que certaines lignes de la réception pour les refaire : sélectionnez la réception puis la/les ligne(s) dans le tableau du dessous et cliquez sur Supprimer Lignes.
  
• Validez et vous pourrez refaire la réception de la ligne supprimée (comme décrit dans le chapitre Les Achats - Réceptions Fournisseurs - Réception).

Voir Article vous permet de voir la fiche de l'article sélectionné dans le tableau du bas (détails de la réception).

• Menu Fournisseur> Commande > Liste-Modification-Suppression. Cocher Modifier.
  
  
• Décocher les cases Liv et Fac puis valider.
  
  
• Menu Fournisseur > Réception - Facturation > Liste Suppression (Réceptions).
  
  
• Sélectionnez la réception de la commande (pour avoir le numéro de commande dans cette fenêtre, cliquer sur une réception et regardez le petit tableau à droite.
  
  
• Cliquez sur Ajout Lignes.
  
  
• Dans la nouvelle fenêtre, entrez les articles qui vous manquent et Valider Saisie.
  
  
• Vous pouvez à nouveau valider votre commande via le menu Fournisseur > Réception > Nouvelle (voir le chapitre Les Achats - Réceptions Fournisseurs - Réception).

Modification Réceptions / Facturations [Fenêtre Détails des réceptions des Commandes] : 

Menu Fournisseur > Réception > Modification

La fenêtre Détail Réceptions et Commandes Fournisseurs vous facilite la gestion des factures de vos commandes fournisseurs. Elle présente de manière séquentielle le statut de l'opération : Commande - Livraison - Facturation.
Vous pourrez, entre autres, y corriger des informations concernant la facturation des commandes.

• Sélectionnez votre fournisseur.
  
  
• Cliquez sur la commande souhaitée pour la mettre en surbrillance. La fenêtre vous présente en bas les détails de livraison et de facturation de la commande en cours. Vous pourrez ensuite :
  • Modifier les informations de facturation sur le tableau de droite, y compris date, numéro de facture et montants de TVA. Pour ce faire, cliquez tout simplement sur le champ souhaité et entrez les données à corriger.
  • Modifier les lignes de la facture en cours, supprimer la facture avec le bouton Supprimer et/ou supprimer TOUTES les factures avec Sup. Tot.
  • Le bouton Modifier corrige la facture à liée à la commande ou supprime la liaison existante.
    Le bouton Supprim. supprime la facture liée à la commande (supprime la liaison facture - commande).

Attention : les commandes concernées sont toujours considérées comme Livrées/Facturées. Vouus pouvez décocher ces cases dans le menu Fournisseur -> Commande -> Liste - Modification - Suppression (voir chapitre Liste des Commandes).

Menu Fournisseur > Règlement > Nouveau

• Choisissez un Fournisseur.
• Cochez Select pour les factures concernées par le règlement.
• Choisissez un mode de règlement (en cliquant sur la première ligne de la colonne Mode de Règlement) et entrez le Montant, la date d'Échéance et le No. de pièce (optionnel).
  
• Cliquez sur Valider.

N.B. : Si plusieurs règlements concernent une facture, ils seront regroupés : 

Options :

Bouton Utiliser : vous pouvez déduire les avoirs si votre fournisseur vous en aviez accordé un (il apparaîtra dans le tableau du milieu).

Vous pouvez filtrer par factures non soldées en cochant Factures non Soldées choisir le site à traiter avec Tous/Site ou modifier la date du règlement 

Menu Fournisseurs > Règlements > Modification : 

Il est possible de créer, modifier ou supprimer un règlement : 

• Sélectionnez le fournisseur.
  
  
• Cochez la case Select sur la ligne concernée.
  
  
• Dans le menu déroulant, il est possible de modifier le mode de règlement ou son montant dans la colonne Montant. La ligne deviendra verte pour rappeler que le règlement a été modifié.
  
  
• Il est possible de créer un règlement (la ligne deviendra jaune).
  
  
• Il est possible de supprimer une ligne de règlement avec le bouton Supprim. puis en confirmant.
  
  
• En cas d'erreur, il est possible de restaurer la première ligne contenant le règlement initial avec le bouton Restaurer.

Il est également possible d'effectuer toutes ces opérations sur des avoirs.

Menu Fournisseur > Achats

L'historique des achats regroupe toutes les opérations concernant vos fournisseurs. Vous y trouverez la liste des commandes, des réceptions, des factures, des avoirs et (si vous les gérez) des règlements fournisseurs. 

Déplacez-vous ensuite sur les onglets pour consulter la rubrique souhaitée. Utilisez les boutons habituels de recherche et d'impression.

Notez que vous avez la possibilité de rechercher par numéro de BL, numéro de réception facture, code... : 

Modif permet de décocher les case Liv. et Fac. pour éventuellement refaire une livraison ou une facturation en cas d'erreur.

Menu Fournisseur > Factures
 

Sur cette fenêtre l'application dresse la liste des factures fournisseurs enregistrées dans le logiciel. Vous pourrez imprimer plusieurs types d'informations, ajouter ou modifier des factures.

• Définissez tout d'abord une période à analyser (à l'aide des champs dates ou Période prédéfinie) puis cliquez sur la facture souhaitée pour voir les détails la concernant. Vous pourrez ensuite :
  
  
  • Imprimer les détails de la facture sélectionnée ou la liste des factures affichées.
  • Imprimer la liste des règlements réalisés sur la base des dates choisies.
  • Filtrer le fournisseur à analyser, modifier les informations de facturation ; vous pourrez ajouter, modifier ou supprimer la facture en cours (exemple : cliquez sur Ajouter, renseignez les informations demandées, Kezia II créera une nouvelle facture dans cette fenêtre). 

Menu Fournisseur > Règlement > Historique

Vous pouvez utiliser l'historique des règlements pour contrôler les versements à vos fournisseurs. Il s'agit ici d'une fenêtre de consultation.

• Choisissez une période puis un Fournisseur (dans cet ordre).
• Cliquez sur le règlement souhaité, le détail s'affiche à droite, les factures concernées s'affichent en bas.
• Cliquez sur la facture réglée, le détail s'affiche à droite.

 
Options :

Vous pouvez choisir un site en particulier (si vous êtes en configuration multisite).
Vous pouvez imprimer les résultats.
Correction Date permet de changer les dates dans le tableau Règlement Fournisseur si besoin.