Gestion Commerciale (Back Office)

Informations minimales requises pour créer un devis : 

• Vous devez choisir un vendeur (cf. La Vente - Vendeurs).
• Vous devez choisir un client (sinon le logiciel vous le rappellera).

 La loupe vous permet de rechercher le client dans une liste, le bouton + vous permet de créer un client.

• Vous devez faire attention au mode de calcul, selon que vous voulez faire un devis Hors Taxe ou TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.

• Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2. 

Vous précisez éventuellement la quantité (1 par défaut).
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton Scanpal.
L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Périphériques de Saisie de Codes-Barres).

• Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) directement sur une ligne ou sur tout le devis avec le bouton % Glob.

Votre devis est terminé, vous pouvez le valider en appuyant sur OK.

• Vous pouvez paramétrer la durée de validité d'un devis dans Paramètres > Configuration > Saisie en Caisse rubrique Options d'Encaissement
  • Durée de validité des devis (format durée + unité, exemple 3M pour 3 mois) : déterminez ici la durée de validité de vos devis en mois. Ce sera noté sur toutes les futures impressions.

• Si vous n'avez pas la marchandise, le client accepte le devis et revient pour passer commande :
  • Pour passer commande, dans le menu principal de Kezia II, cliquez sur le bouton Commandes.
  • Dans Rappel Devis, entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.
  • Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK. Votre devis est transformé en commande, les quantités sont réservées.

• Si vous avez la marchandise et que vous la livrez en faisant payer plus tard le client, vous pouvez faire un Bon de Livraison :
  • Cliquez sur le bouton Bon de Livraison dans le menu principal de Kezia II.
  • Cochez Devis. Entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.
  • Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK.

• Si vous avez la marchandise et que le client accepte le devis, vous pouvez directement faire la vente :
  • Pour vendre, dans le menu principal de Kezia II, cliquez sur le bouton Facture.
  • Cochez Devis. Entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.
  • Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK. Votre devis est facturé (la marchandise est déstockée).

Le menu Client > Devis > Relance vous permet de lister les devis qui n'ont pas encore été validés (transformés en commande, bon de livraison ou en facture). Vous avez ainsi la possibilité relancer vos clients.

Vous pouvez choisir la date à partir de laquelle vous voulez voir les devis restés sans suite. Appuyez ensuite sur Remplir pour les afficher à l'écran.

Si vous êtes en configuration multisite, vous pouvez choisir le numéro du site qui vous intéresse.

• Si vous avez préalablement créé des conditions particulières de paiement (voir dans Autres Fonctions > Paramètres > Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Autres Fonctions > Paramètres > Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.

• Vous pouvez ajouter des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).

• Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir Gestion des Clients - Fonctions Supplémentaires - Sites).

Un client peut avoir plusieurs sites et établissements mais aussi plusieurs contacts : 
Il faudra appuyer sur Sélect puis Contacts (à paramétrer dans la fiche clients).pour tout ajouter : établissement et nom du contact. Sinon, vous n'aurez que l'établissement.

• SS/Tot vous permet d'insérer un sous-total qui apparaîtra sur l'impression du devis.
• Efface vous permet d'effacer la ligne sélectionnée
• Insère vous permet d'insérer une ligne à l'endroit où vous aurez cliqué.
• Monter/Descendre vous permet de déplacer des lignes pour reclasser vos articles.

Acceptation et transformation du devis en commande, en BL ou en facture :

Résumé des pricipales fonctions : 

• Scanpal : permet d'importer une liste d'articles directement dans le devis grâce à votre terminal inventaire. Les lignes du tableau se rempliront avec les articles scannés. Utile si le devis comporte énormément d'articles. L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Périphériques de Saisie de Codes-Barres).

• Supprime :  [Inactif en mode création] permet de supprimer un devis : menu principal, F8 (historique client), sélectionner un devis, bouton Modifier puis Supprim.

• OK valide le devis et l'enregistre.

• Mode de Règlement :  permet de choisir le mode de règlement (espèces, chèque, carte, etc.).

• Conditions de Paiement :  permet de choisir une condition de paiement (qui doit avoir été préalablement créée dans Paramètres > Modes Règlement Paiement)

• Conditions d'Expéditions : permet de choisir une condition d'expédition (par transporteur, à expédier le jour même...). A créer préalablement dans Fichier -> Paramètres -> Conditions d'Expédition.
  

• Durée de Validité : permet de déterminer une date à partir de laquelle le devis ne sera plus valide. Par défaut, si un délai est paramétré (voir plus haut), la date sera automatiquement calculée.

• On peut choisir le mode de calcul pour le devis : Hors Taxe ou TTC . Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.

• Pour réimprimer un devis, allez dans le menu Client -> Opérations onglet Devis.

• Sélectionnez la période où a été faite le devis (dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.

• Sélectionnez votre devis dans la liste en cliquant une fois dessus.

• Appuyez sur le bouton Édition pour ressortir le devis au format ticket ou A4.

Attention : toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.

• Pour modifier un devis, allez dans le menu Client -> Opérations.

  • Cliquez sur l'onglet Devis.

  • Sélectionnez la période où a été faite le devis (dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.

  • Cliquez une fois sur le devis concerné pour le sélectionner.

  • Cliquez sur Modifier.

  • Vous retrouvez une interface semblable à la création d'un devis : vous pouvez donc ajouter des lignes, en effacer, vous servir du terminal inventaire pour ajouter des articles, etc. Cliquez sur OK pour valider les changements.

• Pour supprimer le devis, cliquez sur Supprim. Attention, n'utilisez pas ce bouton pour effacer des lignes (utilisez Efface).

Attention : une commande ne génère pas de chiffre d'affaires. Elle générera un règlement si acompte il y a. Elle passe les articles commandés en quantité réservée (cf. Gestion des Articles).

Informations minimales requises pour créer un devis :

• Vous devez choisir un vendeur (cf. La Vente - Vendeurs).
• Vous devez choisir un client, sinon le logiciel vous le rappellera. Kezia II vous proposera de remplir l'adresse de livraison si elle est renseignée dans la Fiche Client (cf. La Vente - Gestion des Clients).

La loupe vous permet de rechercher le client dans une liste, le bouton + vous permet de créer un client.

• Si cette commande fait suite à un devis, vous devez le rappeler dans la zone Rappel Devis.
  • Vous pouvez taper directement le numéro du devis si vous le connaissez et appuyer sur OK. Les lignes du devis s'afficheront automatiquement.
  • Sinon, vous pouvez rechercher le devis avec la loupe

• Prix HT/Prix TTC : Vous devez faire attention au mode de calcul selon que vous voulez faire une commande en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
  

• Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2.

Précisez éventuellement la quantité (1 par défaut).
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton Import Scanpal.
L'appareil doit avoir été paramétré pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaire).

• Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) sur une ligne ou sur toute la commande avec la touche % Global.

• Votre commande est terminée, vous pouvez le valider en appuyant sur OK.

• Le logiciel va ensuite vous demander si vous faites payer un acompte au client.

  • Si vous répondez Non, la commande est terminée, l'aperçu avant impression s'affiche et vous pouvez l'imprimer.

  • Si vous répondez Oui, le module d'encaissement apparaîtra.

Le montant total de la commande s'affiche, calculez le montant de l'acompte et tapez-le directement sur le pavé numérique. Choisissez un mode de règlement (espèces, chèques, cartes...) et appuyez sur Valider Règlement pour terminer. Vous pouvez encore choisir Pas de Règlement si vous ou le client changiez d'avis.

La touche Pertes et Profits permet de passer en régulation une différence entre le règlement et la facture (cas où le client ne paiera jamais la totalité.

• Le logiciel vous propose d'imprimer la commande. Notez que sur le ticket, le reste à payer sera noté en cas d'acompte. Sinon, les mentions "Commande réglée" ou "À régler + montant" apparaîtront.