Gestion Commerciale (Back Office)

Informations minimales requises pour créer un devis : 

• Vous devez choisir un vendeur (cf. La Vente - Vendeurs).
• Vous devez choisir un client (sinon le logiciel vous le rappellera).

 La loupe vous permet de rechercher le client dans une liste, le bouton + vous permet de créer un client.

• Vous devez faire attention au mode de calcul, selon que vous voulez faire un devis Hors Taxe ou TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.

• Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2. 

Vous précisez éventuellement la quantité (1 par défaut).
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton Scanpal.
L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Périphériques de Saisie de Codes-Barres).

• Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) directement sur une ligne ou sur tout le devis avec le bouton % Glob.

Votre devis est terminé, vous pouvez le valider en appuyant sur OK.

• Vous pouvez paramétrer la durée de validité d'un devis dans Paramètres > Configuration > Saisie en Caisse rubrique Options d'Encaissement
  • Durée de validité des devis (format durée + unité, exemple 3M pour 3 mois) : déterminez ici la durée de validité de vos devis en mois. Ce sera noté sur toutes les futures impressions.

• Si vous n'avez pas la marchandise, le client accepte le devis et revient pour passer commande :
  • Pour passer commande, dans le menu principal de Kezia II, cliquez sur le bouton Commandes.
  • Dans Rappel Devis, entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.
  • Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK. Votre devis est transformé en commande, les quantités sont réservées.

• Si vous avez la marchandise et que vous la livrez en faisant payer plus tard le client, vous pouvez faire un Bon de Livraison :
  • Cliquez sur le bouton Bon de Livraison dans le menu principal de Kezia II.
  • Cochez Devis. Entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.
  • Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK.

• Si vous avez la marchandise et que le client accepte le devis, vous pouvez directement faire la vente :
  • Pour vendre, dans le menu principal de Kezia II, cliquez sur le bouton Facture.
  • Cochez Devis. Entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.
  • Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK. Votre devis est facturé (la marchandise est déstockée).

Le menu Client > Devis > Relance vous permet de lister les devis qui n'ont pas encore été validés (transformés en commande, bon de livraison ou en facture). Vous avez ainsi la possibilité relancer vos clients.

Vous pouvez choisir la date à partir de laquelle vous voulez voir les devis restés sans suite. Appuyez ensuite sur Remplir pour les afficher à l'écran.

Si vous êtes en configuration multisite, vous pouvez choisir le numéro du site qui vous intéresse.

• Si vous avez préalablement créé des conditions particulières de paiement (voir dans Autres Fonctions > Paramètres > Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Autres Fonctions > Paramètres > Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.

• Vous pouvez ajouter des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).

• Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir Gestion des Clients - Fonctions Supplémentaires - Sites).

Un client peut avoir plusieurs sites et établissements mais aussi plusieurs contacts : 
Il faudra appuyer sur Sélect puis Contacts (à paramétrer dans la fiche clients).pour tout ajouter : établissement et nom du contact. Sinon, vous n'aurez que l'établissement.

• SS/Tot vous permet d'insérer un sous-total qui apparaîtra sur l'impression du devis.
• Efface vous permet d'effacer la ligne sélectionnée
• Insère vous permet d'insérer une ligne à l'endroit où vous aurez cliqué.
• Monter/Descendre vous permet de déplacer des lignes pour reclasser vos articles.

Acceptation et transformation du devis en commande, en BL ou en facture :

Résumé des principales fonctions : 

• Scanpal : permet d'importer une liste d'articles directement dans le devis grâce à votre terminal inventaire. Les lignes du tableau se rempliront avec les articles scannés. Utile si le devis comporte énormément d'articles. L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Périphériques de Saisie de Codes-Barres).

• Supprime :  [Inactif en mode création] permet de supprimer un devis : menu principal, F8 (historique client), sélectionner un devis, bouton Modifier puis Supprim.

• OK valide le devis et l'enregistre.

• Mode de Règlement :  permet de choisir le mode de règlement (espèces, chèque, carte, etc.).

• Conditions de Paiement :  permet de choisir une condition de paiement (qui doit avoir été préalablement créée dans Paramètres > Modes Règlement Paiement)

• Conditions d'Expéditions : permet de choisir une condition d'expédition (par transporteur, à expédier le jour même...). A créer préalablement dans Fichier -> Paramètres -> Conditions d'Expédition.
  

• Durée de Validité : permet de déterminer une date à partir de laquelle le devis ne sera plus valide. Par défaut, si un délai est paramétré (voir plus haut), la date sera automatiquement calculée.

• On peut choisir le mode de calcul pour le devis : Hors Taxe ou TTC . Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.

• Pour réimprimer un devis, allez dans le menu Client -> Opérations onglet Devis.

• Sélectionnez la période où a été faite le devis (dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.

• Sélectionnez votre devis dans la liste en cliquant une fois dessus.

• Appuyez sur le bouton Édition pour ressortir le devis au format ticket ou A4.

Attention : toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.

• Pour modifier un devis, allez dans le menu Client -> Opérations.

  • Cliquez sur l'onglet Devis.

  • Sélectionnez la période où a été faite le devis (dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.

  • Cliquez une fois sur le devis concerné pour le sélectionner.

  • Cliquez sur Modifier.

  • Vous retrouvez une interface semblable à la création d'un devis : vous pouvez donc ajouter des lignes, en effacer, vous servir du terminal inventaire pour ajouter des articles, etc. Cliquez sur OK pour valider les changements.

• Pour supprimer le devis, cliquez sur Supprim. Attention, n'utilisez pas ce bouton pour effacer des lignes (utilisez Efface).

Informations minimales requises pour créer un devis :

• Vous devez choisir un vendeur (cf. La Vente - Vendeurs).
• Vous devez choisir un client, sinon le logiciel vous le rappellera. Kezia II vous proposera de remplir l'adresse de livraison si elle est renseignée dans la Fiche Client (cf. La Vente - Gestion des Clients).

La loupe vous permet de rechercher le client dans une liste, le bouton + vous permet de créer un client.

• Si cette commande fait suite à un devis, vous devez le rappeler dans la zone Rappel Devis.
  • Vous pouvez taper directement le numéro du devis si vous le connaissez et appuyer sur OK. Les lignes du devis s'afficheront automatiquement.
  • Sinon, vous pouvez rechercher le devis avec la loupe

• Prix HT/Prix TTC : Vous devez faire attention au mode de calcul selon que vous voulez faire une commande en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
  

• Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2.

Précisez éventuellement la quantité (1 par défaut).
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton Import Scanpal.
L'appareil doit avoir été paramétré pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaire).

• Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) sur une ligne ou sur toute la commande avec la touche % Global.

• Votre commande est terminée, vous pouvez le valider en appuyant sur OK.

• Le logiciel va ensuite vous demander si vous faites payer un acompte au client.

  • Si vous répondez Non, la commande est terminée, l'aperçu avant impression s'affiche et vous pouvez l'imprimer.

  • Si vous répondez Oui, le module d'encaissement apparaîtra.

Le montant total de la commande s'affiche, calculez le montant de l'acompte et tapez-le directement sur le pavé numérique. Choisissez un mode de règlement (espèces, chèques, cartes...) et appuyez sur Valider Règlement pour terminer. Vous pouvez encore choisir Pas de Règlement si vous ou le client changiez d'avis.

La touche Pertes et Profits permet de passer en régulation une différence entre le règlement et la facture (cas où le client ne paiera jamais la totalité.

• Le logiciel vous propose d'imprimer la commande. Notez que sur le ticket, le reste à payer sera noté en cas d'acompte. Sinon, les mentions "Commande réglée" ou "À régler + montant" apparaîtront.

Vous avez reçu la commande du client, vous pouvez soit la livrer et attendre pour facturer, soit facturer directement.

• Si vous livrez le client en différant la facturation, cliquez sur Client > BL.
  • Cliquez sur Commande puis sur la loupe (ou tapez directement le numéro de la commande puis OK si vous le connaissez
  • Le contenu de la commande apparaît dans le tableau.
  • Vous pouvez éventuellement faire des corrections. Si vous baissez des quantités Il vous faudra penser à refaire un BL pour le restant.
  • Une fois que tout est bon, validez : les quantités sortent du stock et dans Client > Opérations onglet Commandes, celle-ci est cochée Liv.

• Vous pouvez modifier le délai de la commande (date et heure) ce qui permet de définir un délai de livraison précis. Vous pouvez même modifier les délais ligne par ligne dans la colonne Délai.
  
  

• Vous pouvez choisir un livreur (à condition qu'il ait été préalablement créé (La Vente - Gestion des Livreurs) dans le menu déroulant.
  
  

• Si vous avez préalablement créé des conditions particulières de paiement (voir dans Autres Fonctions - Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Autres Fonctions - Paramètres - Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.
  
  

• Vous pouvez ajouter des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).
  
  

• Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut avoir préalablement choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir La Vente - Gestion des Clients). L'idée c'est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements. Cliquez sur Choix Contact pour le choisir ; le nom et l'adresse de l'établissement seront automatiquement remplis.
  
  

• Le bouton Étiquettes permet de mémoriser les étiquettes correspondantes aux articles de la commande. Pour les imprimer, vous devrez aller dans le menu Article -> Étiquettes -> Imprimer.
  
  

• SS/Tot vous permet d'insérer un sous-total qui se retrouvera sur l'impression.
  
  

• Efface vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
  
  

• Insère vous permet d'insérer une ligne
  
  

• Monter/Descendre vous permet de déplacer des lignes pour reclasser les articles.
  
  

• Grille Tailles vous permet de remplir une commande avec vos modèles (n'apparaît que si la gestion des tailles/coloris est activée dans Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Client/Options Métiers/Fournisseurs).
  
  

• Choisissez le modèle dans le menu déroulant ou bipez un code dans le champ Code Article.
  • Mettez les quantités voulues par le client sur les tailles ou coloris correspondants.
  • Vous pouvez ajouter un délai.
  • Validez et la commande se remplit automatiquement.

Attention [Loi + NF525] : Ce document n'engendre pas de chiffre d'affaires (il sera réalisé à la facturation). Depuis le premier janvier 2023, la facture d'acompte est comptée dans le chiffre d'affaires. La TVA est donc exigible.

• Cette facture est automatiquement créée quand un acompte est versé lors d'une commande (que l'aperçu s'affiche ou non - voir plus bas).

Elle a son propre numéro qui suit les factures dans la séquence continue et prend la lettre C dans l'historique. La facture d'acompte reprend, entre autres, le montant de l'acompte, le mode de règlement et le numéro de la commande initiale. Le détail des articles de la commande à laquelle elle est rattachée n'y figure pas.

• L'annulation est gérée de la même manière que pour les factures : un avoir qui sera noté D dans l'historique. Il faut aller dans l'onglet Commandes, sélectionner une commande et Modifier. Ensuite, sélectionner le règlement et Supprimer Validez, la commande est aussitôt annulée et un avoir engendré :

• Un duplicata de la facture peut être produit, de façon identique à celui des factures (Clients > Opérations et bouton Éditer).
  
  

• Vous pouvez gérer l'apparition de l'aperçu avant impression pour qu'il soit systématique ou non avec l'option Imp. Automatique Facture Acompte (Paramètres -> Configuration -> Impressions).

Nota : Le numéro de la facture d'acompte sera rappelé dans l'historique des règlements (menu Client -> opérations, onglet Règlements, tableau Pièce payée par règlement sélectionné, colonne N° Fact Acompte).

Note technique : elles sont notées ACP (champ TypeOperation) dans la table Facture. Table visible dans la visualisation des archives fiscales (v10C.008D - 12I)

Menu Client > Commandes > Commandes en Cours [à vérifier] ou touche F3. 

Cette fenêtre vous montre les commandes en cours pour la période donnée. Cliquez sur une commande pour avoir le détail dans le tableau du bas.

• Description des colonnes :

  • Commande : affiche le numéro de la commande
  • No Web/Central T : si le service est activé, cette colonne vous affichera le numéro Web s'il s'agit d'une commande sur le site Internet de votre boutique relié à Kezia II ou le numéro Central T si vous passez par ce service.
  • Cde Fou : affiche un numéro de commande fournisseur s'il y a lieu.
  • Prep. indique si la commande a été préparée ou non.
  • Date : affiche la date de la commande.
  • Client : affiche le nom du client.
  • Vendeur : affiche le nom du vendeur.
  • Port. : affiche les frais de port.
  • Total Cde : affiche le total TTC de la commande.
  • Acompte : affiche le montant de l'acompte (s'il y en a un).
  • ModePaiement : affiche le mode de paiement du client (celui qui est sélectionné dans sa fiche).
  • CondExp : affiche les conditions d'expédition pour la commande à condition qu'elle ait été préalablement entrée.
  • Numéro Suivi : Pour les commandes Web, vous pouvez saisir le numéro de suivi du colis. Il apparaîtra ici.
  • Livreur : affiche le nom du livreur (si vous gérez les livreurs dans Kezia II).
  • LIV : indique le mode de livraison à la commande (sur place, à emporter, livré...).
  • Données concernant l'adresse du client.
    
    

• Fonctions détaillées :
  
  

  • Le champ Date Début/Fin vous permet de modifier la période et d'afficher toutes les commandes, celles qui sont en retard ou encore celles à livrer. On peut aussi trier par géolocalisation (à paramétrer dans la fiche article). Vous pouvez visualiser la commande sélectionnée dans le tableau en appuyant sur Voir F3.
    
    

  • Cdes Préparées mettra en exergue les commandes préparées dans le tableau.
    
    
  • Imprim Manquants vous permet d'imprimer la liste des articles manquants (les articles manquants sont des articles que vous avez déclarés comme tels en caisse (touche Manquants), par exemple parce qu'un client vous a demandé un produit que vous n'avez pas).
    
    
  • Le bouton Facturer vous permet de facturer la commande sélectionnée.
    
    
  • Solder vous permet de solder la commande sélectionnée. Attention, solder signifie que vous renoncez au paiement de la commande.
    
    
  • Envoyer en Prépa vous permet d'imprimer une feuille A4 de préparation de la commande sélectionnée.
  • Passer en BL vous permet de créer un Bon de Livraison à partir de la commande sélectionnée.
  • Voir F3 permet de voir la fiche commande de la ligne sélectionnée ET éventuellement, de modifier vos lignes de commande (suppression/ajout).
    
    
  • Imprimer vous permet d'imprimer la commande sélectionnée en A4.
    
    
  • Central T Si l'option est activée dans Kezia II, vous pouvez transférer vos commandes vers Central T.
    
    
  • Q Réserv recalcule les quantités réservées pour les commandes (toute commande places les article en "réservé").
    
    
  • Ticket imprime un ticket de commande pour la ligne sélectionnée.
    
    
  • Message d'Avancement permet de sélectionner un état d'avancement de la commande en cours :
    Dans le tableau, vous pouvez sélectionner le statut de la commande dans le menu déroulant. Le message apparaît à droite et vous pouvez le personnaliser. Le bouton Historique vous permet d'accéder à la liste des messages que vous avez déjà envoyés. Vous pouvez choisir la période à analyser avec le champ Date ou Période Prédéfinie. Vous pouvez ensuite choisir le type de pièce avec le menu déroulant. Vous pouvez directement taper le numéro de la commande ou choisir le nom du client. Appuyez ensuite sur Filtrer pour mettre à jour les données dans le tableau.

• • Dans Paramètres > Configuration > POP3 / MailJet : cocher Communiquer le Suivi du Traitement des Commandes et Livraisons et paramétrer les messages dans Personnaliser les Messages :
    • Pop 3 ou MailJet : selon ce que vous avez choisi comme mode de communication, cochez la case adéquate (voir le chapitre Paramètres / Configuration - POP3 / MailJet).
    • Fréquence : choisissez la fréquence d'envoi des messages ; à savoir que zéro signifie que le message part de suite et une valeur supérieure à zéro envoie le message en différé. Vous pouvez enfin choisir si le message pour le client partira par e-mail, par sms ou les deux.
    • La fonction En Sommeil (case à cocher dans la dernière colonne) permet de ne pas afficher l'état dans les choix de la fenêtre Avancement (voir un peu plus haut).
    • Vous pouvez ajouter un message en le tapant directement à la suite des autres. "Votre %1 a été livré" : le %1 sera remplacé par le numéro de la commande dans le message qu'aura le client.

Menu Commandes > Réservations en Cours.

Cette fenêtre permet de visualiser notamment la quantité d'articles en commande et le montant total par article.

• Site permettent de sélectionner un site en particulier (en configuration multisite) : cochez Site et mettez le chiffre correspondant.
  
  
• Les champs Date Début/Fin permettent de sélectionner une période ou une date à laquelle les commandes doivent être prêtes.
  
  
• Rayon/Famille/Sous-Famille/Afficher Uniquement Familles Libres permet de trier les articles du tableau par Rayon/Famille/Sous-Famille. Afficher uniquement les familles libres vous permet d'accéder aux Familles/Sous-Familles libres (cf. Gestion d'Articles - Rayons) c'est à dire qui ne sont pas rattachées à un rayon. Il vous faudra appuyer sur Afficher pour remplir le tableau.
  
  
• Voir Fournisseur ajoute une colonne (complètement à droite du tableau) pour indiquer le nom du fournisseur du produit. Fonctionne avec Cumul et Par date.
  
  
• Cumul vous permet de visualiser les articles en commande, tels quels, sous forme de liste.
  • Imprimer vous permet d'éditer la liste des réservations en cours.
  • Détail Commande ouvre la fenêtre Commandes en Cours qui récapitule les articles commandés.
    
    
• Sans Total Cumul (fonctionne avec Cumul ou Par Date cochés) Si vous voulez enlever les lignes jaunes de totaux entre les articles dans le tableau, cochez cette option et rappuyez sur Afficher.
  
  
  • Par Date vous permet de voir les articles des commandes classés par dates décroissantes (de la plus récente à la plus ancienne).
    • Imprimer vous permet d'éditer la liste des réservations en cours.
    • Détail Commande ouvre la fenêtre Commandes en Cours qui récapitule les articles commandés.
    • Étiquettes édite les étiquettes du ou des articles sélectionnés.
    • 1/Article 1/Ligne engendrera une étiquette par article OU autant d'étiquettes qu'il y a de quantités pour un article.
      

  • Récap : les articles sont regroupés par numéros IDART. Les boutons Enroul./Déroul. qui apparaissent permettent de masquer les détails ou de les faire réapparaître.

    • Imprimer vous permet d'éditer la liste des réservations en cours, triées par rayon.
    • Détail Commande ouvre la fenêtre Commandes en Cours qui récapitule les articles commandés.

• Commandes vous donne un aperçu de chaque commande avec les articles regroupés par commandes.

  • Imprimer vous permet d'éditer un listing des commandes.
    

Menu Commandes > Préparations

Cette fonction liste les articles qu'il vous faut préparer avant de les livrer.

Vous devez avoir coché la case À Préparer dans l'onglet Préparation de la fiche article. Ainsi, lors d'une commande (en mode LIVRER) de l'article en question, celui-ci viendra s'inscrire dans le tableau.

Le but est ici de regrouper tous les articles à préparer de toutes le commandes et d'envoyer ces demandes de préparation en cuisine.

Généralement, une imprimante tickets paramétrée se trouve en cuisine et c'est sous forme de tickets que vont sortir les préparations. Le cuisinier peut ainsi savoir quel article il doit préparer et en quelle quantité.

• Ouvrez cette fenêtre et vous verrez la liste des articles à préparer.
  
  
• Cochez les articles que vous voulez envoyer en préparation - vous pouvez tous les cocher/décocher d'un coup avec +/-
• Vous pouvez indiquer le temps de préparation en minutes (optionnel).
  
  
• Vous pouvez cocher Préparation Automatique pour qu'à chaque commande, les préparations sortent sur l'imprimante.
  
  
• Appuyez sur Préparer et un ticket de préparation sortira sur l'imprimante tickets.  

Menu Commandes > Préparations à Livrer

Prérequis : 

• Avoir fait une commande avec délai contenant des produits "à préparer" (dont l'option À préparer est cochée dans la fiche article) avec le choix LIVRÉ (double TVA + Sur Place/Livré/Emporté activé - dans Paramètres > Article).
  
  
• En mode Intervenant, avoir créé un MCU en caisse qui ouvre la fenêtre (voir ci-dessous) Préparations en Cours (voir le chapitre Macro Codes Utilisateurs (MCU)). Vous verrez en caisse un bouton Commandes à Livrer permettant de jongler entre la fenêtre des Préparations et le module caisse afin de faciliter l'encaissement au retour du livreur.
  
  
• Maintenant que vos commandes sont faites, vous devez les livrer (cas d'une pizzeria par exemple). Vous pouvez retrouver toutes vos préparations à livrer dans Client > Commande > Préparation à Livrer.
  1. Commencez par cocher TOUTES.
     
  2. Cliquez pour sélectionner la commande à livrer.
  3. Dans le tableau du bas, les articles apparaissent. Cochez les cases de la colonne Prépa pour chaque article à préparer pour la livraison.
     
     
• Cochez ensuite À LIVRER pour faire apparaître les commandes que vous venez de cocher. Sélectionnez celle que vous voulez livrer dans le tableau du haut, et cochez dans le tableau du bas les articles à livrer.
  1. Choisissez un livreur.
  2. Cochez la commande concernée dans le tableau.
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Livrer. Si vous avez coché la case + Ticket, un ticket s'imprimera pour le livreur avec les coordonnées du client. C'est un ticket de tournée. À son retour, vous pourrez scanner le code-barres de ce ticket pour facturer et encaisser directement dans le module Caisse. À ce moment là, le livreur part avec la commande.
     

Au retour du livreur, vous encaissez la commande (vous la facturez).

• En caisse, cliquez sur Commandes à Livrer pour retourner sur la fenêtre Préparations en Cours : 
  1. Cochez À ENCAISSER.
  2. Cochez la commande à facturer.
  3. Cliquez sur le bouton Payer, vous vous retrouvez dans la module d'encaissement. La commande sera facturée et payée.

Autres fonctions : 

• Générer BL uniquement pour la Facturation Fin de Mois : vous permet de générer des Bons de Livraison (BL). L'avantage est la facturation en fin de mois de tous ces BL avec la fonction facturation auto (cf. Autres Fonctions - Client > Facture > Auto).
  
  
• +/- fonctionne avec la case À Livrer : permet de cocher ou de décocher d'un coup toutes les livraisons à traiter.
  
  
• Vous pouvez éventuellement choisir de trier par dates avec les deux champs Date Début/Fin ou avec le menu déroulant Période prédéfinie. Cliquez ensuite sur Remplir.
  
  
• Lorsque vous cochez À Livrer, un nouveau bouton apparaît :  Il vous permet d'éditer des tickets de tournée pour un livreur. Choisissez le livreur dans le menu déroulant et appuyez sur le bouton Livrer. Un ticket sortira (vous avez aussi la possibilité de l'éditer en A4). Le livreur part avec ce ticket qui contient toutes les indications nécessaires (nom du client, son adresse, numéro de téléphone...).
  
  
• Le bouton Contrôle sert à vérifier que la quantité livrée correspond à la quantité préparée. Si vous avez imprimé des étiquettes pour vos livraisons (voir Gestion Commerciale (Back Office) > Commande > Préparation à Livrer) votre livreur part avec un terminal inventaire, scanne les produits livrés et quand il revient, vous pouvez vider le terminal dans la fenêtre Contrôle pour vérifier.

• Pour réimprimer une commande, allez dans le menu Client > Opérations onglet Commandes. 
  
  
• Sélectionnez la période où a été faite la commande (dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.
  
  
• Sélectionnez votre commande dans la liste en cliquant une fois dessus.
  
  
• Appuyez sur Édition pour ressortir la commande au format ticket ou A4.

Attention :  toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.

• Pour modifier ou annuler une commande, allez dans le menu Client > Opérations onglet Commandes. 
  
  
• Sélectionnez la période dans laquelle a été faite la commande (dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.
  
  
• Cliquez une fois sur la commande concernée pour la sélectionner.
  
  
• Cliquez sur Modifier.
  
  
• Vous retrouvez une interface semblable à la création d'une commande : vous pouvez donc ajouter des lignes, en effacer, vous servir du terminal inventaire pour ajouter des articles, etc. Cliquez sur OK pour valider les changements.
  
  
• Pour supprimer la commande, cliquez sur Supprimer. N'utilisez pas ce bouton pour effacer des lignes (utilisez Efface) ! Si un acompte avait été versé, une fenêtre vous demandera ce que vous voulez en faire.

Allez dans Client > Bon de Livraison.

Il s'agit des informations minimales requises pour créer un bon de livraison :

• Vous devez choisir un vendeur préalablement créé (cf. La Vente - Gestion des Vendeurs) dans le menu
  déroulant, sinon le logiciel vous le rappellera.
  
  
• Vous devez choisir un client. Kezia II vous proposera de remplir l'adresse de livraison si celle renseignée dans la Fiche Client.
  
• Si ce bon de livraison fait suite à un devis, une pro forma ou une commande vous devez le/la rappeler dans la zone Devis/Pro forma/Commande.
  • Vous pouvez taper directement le numéro du devis et appuyer sur OK. Les lignes du devis/pro forma/commande s'afficheront automatiquement.
  • Sinon, vous pouvez rechercher le devis/pro forma/commande à l'aide du bouton Rech.

Vous devez faire attention au mode de calcul, selon que vous voulez faire un bon de livraison en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.

• Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2. 
  Précisez éventuellement la quantité (1 par défaut).
  Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton Scanpal. L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active.
  
  
• Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) sur une ligne ou sur tout le BL avec %Glob.
  
  Votre bon de livraison est terminé, vous pouvez le valider en appuyant sur Valider.

Le logiciel va vous demander si vous voulez le valoriser (afficher la valeur totale des articles) ou non.

• Champ Site : vous pouvez choisir pour quel site vous faites le bon de livraison (à condition bien entendu d'être en configuration multisite avec gestion centralisée des stocks activée). À manier avec précautions.
  
  
• La case Web sera cochée si votre BL rappelle une commande passée sur votre site Internet.
  
  
• Le menu déroulant Vendeur vous permet de choisir un vendeur préalablement créé dans le menu déroulant, sinon le logiciel vous le rappellera.
  
  
• Le menu déroulant Client vous permet de choisir un client, sinon le logiciel vous le rappellera. Kezia II vous proposera de remplir l'adresse de livraison avec celle renseignée dans la fiche client (cf. Gestion des Clients).
  
  
• Le bouton Étiquette permet de mémoriser les étiquettes correspondantes aux articles du bon de livraison. Pour les imprimer, vous devrez aller dans le menu Article > Étiquettes > Imprimer.
  
  
• Le bouton Scanpal vous permet d'importer un liste d'articles préalablement scannés sur votre terminal inventaire.
  
  
• Si ce bon de livraison fait suite à un devis, une facture pro forma ou une commande vous pouvez le/la rappeler dans la zone Devis/Pro forma/Commande.
  • Vous pouvez taper directement le numéro du devis et appuyer sur OK. Les lignes du devis/pro forma/commande s'afficheront automatiquement.
    Sinon, vous pouvez rechercher le devis/pro forma/commande à l'aide du bouton Rech.
    
    
• La case Exclure Livraisons Futures permet de bloquer l'expédition de commandes dont le délai n'a pas encore expiré. Exemple : vous créez une commande avec comme délai le 10 janvier. Vous voulez faire un BL le 5 janvier. Si la case n'est pas cochée pas de problème bien sûr. Si la case est cochée, vous pourrez rappeler la commande mais les lignes n'apparaîtront pas. Comme dans une commande on peut modifier les délais ligne par ligne, si la case est cochée, certaines lignes peuvent apparaîtrent et pas d'autres. Cette fonction permet d'éviter d'envoyer des produits trop tôt, avant le délai prévu par la commande.
  
  
• BL HT/BL TTC : vous pouvez choisir le mode de calcul selon que vous voulez faire un bon de livraison en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
  
  
•  Le champ Nota vous permet d'ajouter des annotations qui seront imprimées sur le BL.
  
  
• Supprimer [Inactif en mode création] permet de supprimer un devis : menu principal, F8 (historique client), sélectionner un devis, bouton Modifier puis Supprimer.
  
  
• Valider : votre Bon de Livraison est enregistré dans le logiciel et déstocke les articles.
  
  
• Quitter : vous quittez la fenêtre et revenez au menu principal sans rien enregistrer.
  
  
• Vous pouvez choisir un livreur (préalablement défini dans Fichier -> Livreurs, voir La Vente - Gestion des Livreurs). Vous pouvez choisir des conditions d'expéditions à condition des les avoir crées dans Paramètres > Conditions d'Expédition. Vous pouvez écrire le nom du transporteur dans le champ prévu à cet effet.
  
  
• Transport et Emballage : vous pouvez définir un coût pour le transport et l'emballage, en HT, TTC ou TVA 0.
  
  
• Bloc Contact/Etablissement : vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client. L'idée, c'est qu'un client peut avoir plusieurs sites et plusieurs établissements.
  • Sélect :  permet de sélectionner le site client dans la liste.
  • Adr. Fac permet de remplir les champs avec les coordonnées du client sélectionné dans le menu déroulant Client.
    
    
• SS/Total vous permet d'insérer un sous-total.
• Efface vous permet d'effacer une ligne sélectionnée.
• Insère vous permet d'insérer une ligne.
• Monter/Descend. vous permet de déplacer des lignes.
  
• % Glob vous permet de saisir une remise pour tout le BL.
  
• Contrôle Terminal est utile pour contrôler ce que vous avez enregistré dans votre terminal inventaire. Par exemple, vous avez fait une commande, vous partez la préparer dans l'entrepôt avec votre terminal et quand vous revenez, avant de valider le BL, vous voulez contrôler que ce que vous avez dans le terminal correspond bien à la commande d'origine :
  • Rappelez votre commande depuis le bloc Devis/Pro Forma/Commande. Ses lignes vont remplir le tableau.
  • Branchez votre terminal en position Vider.
  • Les articles enregistrés dans le terminal apparaissent : si toutes les lignes sont vertes, c'est que les quantités correspondent à celles de la commande. Sinon, la ou les ligne(s) problématiques seront rouges. À ce moment-là, vous pouvez retourner scanner ce qui manque ou appuyer sur Modifier si vous voulez corriger les quantités du BL avec le contenu du terminal.
  • Vous pouvez enregistrer les lignes avec Sauver et les rappeler par la suite avec Charger.
  • Si tout est bon, vous pouvez quitter et valider le BL.

Cette fonction vous permet de lister tous les Bons de Livraison.

• Tous/En Attente/À Facturer vous permet de trier les BL.
  
  
• Les BL surlignés en rouge dans le tableau seront à facturer.
  
  
• Expédition des BL Sélectionnés vous permet de lancer l'expédition de la marchandise. Les commandes passent en statut Expédié.
  
  
• Site/Tous vous permet de sélectionner tous les BL ou ceux d'un site particulier. Entrez le numéro du site et appuyez sur Remplir.
  
  
• Date Début/Fin vous permet de borner précisément une période. Vous pouvez aussi passer par le menu déroulant Période prédéfinie.
  
  
• Catégorie Client vous pouvez trier le BL par catégorie clients (à condition de les avoir préalablement créées (voir Client -> Catégories). 

Pour réimprimer un BL, allez dans le menu Client > Opérations onglet BL. 

• Sélectionnez la période dans laquelle été faite le BL (Dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.
  
  
• Sélectionnez votre BL dans la liste en cliquant une fois dessus.
  
  
• Appuyez sur Édition pour ressortir le BL au format ticket ou A4.

Attention : toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.

Pour modifier ou annuler un BL, allez dans le menu Client > Opérations onglet BL.

• Sélectionnez la période où a été faite le BL (Dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.
  
• Cliquez une fois sur le BL concerné pour le sélectionner.
  
  
• Cliquez sur Modifier.
  
  
• Vous retrouvez une interface semblable à la création d'un BL : vous pouvez donc ajouter des lignes, en effacer, vous servir du terminal inventaire pour ajouter des articles, etc. Cliquez sur OK pour valider les changements.
  
  
• Pour supprimer le BL, cliquez sur Supprimer. N'utilisez pas ce bouton pour effacer des lignes (utilisez Effacer) !

Allez dans Client > Pro Forma.

Il s'agit des informations minimales requises pour créer une pro forma :

• Commencez par choisir le vendeur.
  
  
• Vous devez mettre le nom du client avec le menu déroulant, le bouton Rech. ou créer un nouveau client avec le bouton Nouv. 
  
  
• Si cette facture fait suite à un devis, une commande (CDE) ou un bon de livraison (BL) vous devez le/la rappeler dans la zone Rappel Pièces.
  • Vous pouvez taper directement le numéro du devis/commande/BL et appuyer sur Remplir. Les lignes du devis/commande/BL s'afficheront automatiquement. Sinon, vous pouvez rechercher le devis/commande/BL à l'aide du bouton Rech.
  • Si vous rappelez un BL pour le passer en pro forma, la date de celui-ci sera reprise dans l'encart Date Livraison. Le champ restera vide si vous créez une pro forma de toutes pièces.
    
    
• Le champ Contact vous permet d'ajouter un nom de contact (voir Gestion de Clients).
  
  
• Dans le menu déroulant Conditions de Paiement, vous pouvez choisir le conditions de paiement si préalablement créées (voir Autres Fonctions - Fichier -> Paramètres > Modes Règlement Paiement).
  
  
• Dans le menu déroulant Mode Règlement, vous pouvez choisir  le mode de règlement (espèces, chèques, cartes...).
  
  
•  Vous pouvez ajouter un escompte dans le champ Taux d'Escompte.
  
  
• Vous pouvez éventuellement ajouter des frais de port.

SS/Tot vous permet d'insérer un sous-total.
Efface vous permet d'effacer une ligne sélectionnée.
Insère vous permet d'insérer une ligne.
Monter/Descendre vous permet de déplacer des lignes d'articles pour les reclasser..
%Remise vous permet de saisir une remise pour tout le BL.

S'il y a une date de livraison reprise d'un BL (voir plus haut) elle apparaîtra sur le document.

• Pour réimprimer une pro forma, allez dans le menu Client > Opérations onglet Pro Forma. 
  
  
• Sélectionnez la période où a été faite la pro forma (Dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.
  
  
• Sélectionnez votre pro forma dans la liste en cliquant une fois dessus.
  
  
• Appuyez sur le bouton Édition pour la ressortir en A4.

Une pro forma ne peut être supprimée ou annulée, vous devez en faire une nouvelle (dans Client > Opérations onglet Pro Forma, vous pouvez sélectionner celle à reprendre et appuyer sur Modèle pour ne pas avoir à tout retaper).

Menu Client > Avoir. 

• Vous pouvez faire un avoir sur une facture déjà réglée. Cela revient à faire un retour et rembourser le client d'une partie ou de la totalité de la facture. A ce moment là, vous allez rembourser le client ou lui faire un bon d'achat.
  
  
• Choisissez le mode de remboursement dans le menu déroulant.
  
  
• Vous pouvez rappeler la facture en question en tapant son numéro  ou  puis  (le tableau va se remplir avec les lignes de facture).
  
  
• Vous devez choisir un vendeur.
  
  
• Vous pouvez choisir un représentant (préalablement créé, voir  La Vente - Gestion des Représentants).
  
  
• Vous devez mettre le nom du client avec le menu déroulant, le bouton Rech. ou créer un nouveau client avec le bouton du même nom.
  
  
• Vous pouvez régler le mode de calcul ; Hors Taxes ou TTC.
  
  
• Vous pouvez éventuellement ajouter des frais de port (HT, TTC ou à TVA zéro).
  
  
• Vous pouvez ajouter un taux d'escompte s'il y a lieu.
  
• Vous pouvez ajouter des observations dans le champ  Elles seront inscrites sur l'avoir.
  
  
• Vous permet de faire une remise sur tous les articles avec le bouton % Remise Globale.
  
  
• Validez avec OK, un aperçu avant impression vous sera proposé.

N.B. : Si la facture n'a pas encore été payée, l'avoir sert à remettre à zéro le solde du client qui, sinon, resterait négatif.

• Pour réimprimer un avoir, allez dans le menu Client > Opérations onglet Ventes/Avoirs.
  
  
• Sélectionnez la période dans laquelle a été fait l'avoir (Dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.
  
  
• Sélectionnez votre avoir dans la liste en cliquant une fois dessus (il est marqué d'un A dans la colonne Pièce).
  
  
• Appuyez sur Édition pour ressortir l'avoir au format ticket ou A4.

Attention : toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.

Menu Client > Opérations onglet Ventes/Avoirs.

• Sélectionnez la période dans laquelle a été fait l'avoir (Dates ou Période Prédéfinie) puis Remplir.
  
  
• Sélectionnez votre avoir dans la liste en cliquant une fois dessus (il est marqué d'un A dans la colonne Pièce).
  
  
• Cliquez sur  dans le coin supérieur droit de l'écran.
  
  
• Cliquez sur Oui pour confirmer.

Vous remarquerez que dans l'historique, l'annulation apparaît clairement (les lignes sont notées en rouge pour plus de lisibilité) ; vous avez le numéro de l'avoir qui annule et le numéro de la facture annulée.

Règlement d'une facture : 

Par défaut, le curseur est positionné sur Payer Facture.

• Pour régler, vous pouvez rechercher un client ou une facture précise :
  
  
  • Sélectionnez un client dans le menu déroulant. Toutes les factures impayées du client sélectionné apparaîtront dans le tableau. Vous pourrez alors cocher celles que vous voulez facturer. Il est possible de créer un client à partir d'ici : appuyez sur Loupe pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur Ajouter.
  • Le bouton Facture ouvre une fenêtre de sélection des factures non réglées (tous clients confondus) : Choisissez la facture à régler (en cliquant dessus) et faites Valider. Vous pouvez aussi l'imprimer.
    
    
• Pour payer, vous pouvez cliquer sur Paiement et vous retrouverez le module Encaissement.

Règlement d'une commande : 

• Cliquez sur Payer Commande et ce sont les commandes que vous réglerez, de la même façon que les factures :

C'est la fonction qui permet à un client de mettre de l'argent sur un compte  et de le dépenser par la suite dans votre boutique.

Menu Client > Règlements.

• Cliquez sur Avance/Remboursement/Chèque Cadeau.
  
  
• Choisissez un vendeur dans le menu déroulant dédié.
  
  
• Choisissez un client (il est possible d'en créer un à partir d'ici : appuyez sur Loupe pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur Ajouter).

Par défaut, le curseur est positionné sur Avance sur compte.

• Indiquez le montant de l'avance (par exemple, 100€).
  
  
• Ensuite, cliquez sur le bouton Paiement et vous arrivez sur le module d'encaissement. Notez bien que dans Kezia II, la traduction de ce mouvement se fera d'un côté par une entrée d'argent (mouvement positif, +100 par exemple) et de l'autre par une sortie équivalente (-100). En gros, il faut imaginer que l'argent entre dans votre tiroir (+) et en sort aussitôt pour être mis de côté sur le compte client (-).

N.B. : Pour payer ultérieurement avec cet argent mis de côté, vous devrez appeler le client dans le module encaissement et au moment de régler, appuyer sur Crédit.

- Si le client vous doit encore de l'argent, choisissez un autre mode de règlement à la suite.
- S'il reste de l'argent au client, la différence restera en crédit disponible (en compte) pour un autre achat.

+Si Avancevous devez rembourser un client en dehors d'un retour article.

Menu Client > Règlements.

• Cliquez sur CompteAvance/Remboursement/Chèque Cadeau.
  
  
• Choisissez un vendeur dans le menu déroulant dédié.
  
  
• Choisissez un client (il est possible d'en créer un à partir d'ici : appuyez sur Loupe pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur Ajouter).
  
  
• Dans la champ Saisie du Montant, entrez la somme (en négatif) à rembourser.
  
  
• Sélectionnez le mode d'impression.
  
  
• Cliquez sur Paiement et choisissez dans quel mode de règlement vous remboursez le client (Espèces, Chèque, Carte...).

Un client pourrait être dans l'incapacité de vous régler une facture et vous pourriez être amené à abandonner cette créance.

+Dans Remboursement

+menu Client > Règlement, cochez la ligne concernant la facture, appuyez sur Abandon Créance et validez.


Notez que la facture demeurera impayée. Le chiffre d'affaires engendré par cette facture demeurera en revanche.

+Un client veut offrir un chèque cadeau valable dans votre boutique. 

Menu Client > Règlement.

• Cliquez sur Avance/Remboursement.
  
  
• Choisissez un client (Il est possible d'en créer un à partir d'ici : appuyez sur  pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur ).
  
  
• Cochez Chèque Cadeau.
  
  
• Entrez le montant du règlement.
  
  
• Vous pouvez générer un seul chèque (en cochant 1 seul cadeau) ou plusieurs d'un montant défini (en cochant plusieurs cadeaux et en précisant la valeur unitaire). 
  Exemple : vous pouvez faire un seul chèque cadeau de 100€ ou bien 10 chèques Cadeauxde 10€ chacun.
  
  
• Si vous cochez Chèque cadeau non valorisé, la somme n'apparaîtra pas sur le chèque cadeau.
  
  
• Si vos chèques/cartes cadeaux sont pré-imprimés, vous pouvez scanner ou écrire le code-barres dans le champ Code Bis.

Vous pouvez appuyer sur Paiement et payer dans la fenêtre Règlements.

Allez dans le menu Client > Opérations.

• Cliquez sur l'onglet Règlements.
  
  
• Sélectionnez le règlement en cliquant une fois dessus.
  
  
• Cliquez sur le bouton Modif. Règlement la fenêtre de modification s'ouvre.
  
  
• Pour modifier un mode de règlement, cliquez dans le menu déroulant de la colonne Mode de Règlement et changez-le.
  
  
• Pour corriger le montant d'un règlement, cliquez directement dans la colonne Montant et entrez la valeur adéquate. Vous pourrez ensuite ajouter directement la différence avec Ajouter l'Écart (le logiciel fera le calcul et une ligne s'ajoutera) et entrer ensuite le mode de règlement.
  • Par exemple, un client a réglé 50€ en Cartes. Mais en réalité, c'était 30 en Carte et 20 en Espèces. Corrigez le montant à 30 (et éventuellement le mode de règlement mais en l'occurrence dans notre exemple, il est bon) sur la première ligne puis, sur la deuxième, entrez 20 (ou  directement) et mettez le mode de règlement sur Espèces.
    
• Le bouton Supprimer efface le règlement sélectionné (engendre une contre-écriture du règlement). La ou les facture(s) concernée(s) par le règlement seront de nouveau à payer.
  • Le bouton Restaurer restaure la ligne effacée.
    
    
• Dans le cas d'annulations de plusieurs règlements ou d'un règlement de plusieurs factures, les opérations seront marquées selon leur type et leur statut dans l'historique des règlements (menu Client > Opérations).
  • Type PAI : c'est le paiement original (qui passera en ANNUL s'il est modifié).
  • Type MAJ : règlement modifié (mode ou montant).
  • Type FID : règlement en Crédit issu d'une récompense de fidélité (voir Gestion des Clients - Fidélité).
  • Type ANL : règlement annulé à la suite d'une annulation de facture (l'annulation d'une facture entraîne automatiquement l'annulation de son règlement).
  • Type COR : correction d'un solde client (menu Compta > Correction Solde Client).
  • Type ABD : abandon de créance (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Facture - Abandon de Créance).
    
    
  • Statut ANNUL : le règlement original a été modifié et n'est plus modifiable (loi + NF525).

N.B. : L'annulation d'un règlement de plusieurs factures libérera toutes les factures concernées. Vous recommencerez comme si elles n'avaient pas été réglées. Les acomptes éventuels venant de commandes seront aussi réaffectés à la commande d'origine.

L'annulation d'une facture sur plusieurs, réglées par un règlement (ou plusieurs) génère un crédit du montant de la facture annulée. Par exemple, on annule une facture sur trois (total des trois : 160€ avec un règlement de 160€). La facture annulée était d'un montant de 80€, d'où le crédit négatif en compensation. 
Ce sera toujours Crédit qui sera choisi comme mode de compensation car si le règlement a plusieurs modes (imaginons 50 en espèces, 50 en chèque et 60 en carte) il est impossible de choisir lequel annuler...