Gestion des Clients

À plusieurs endroits dans le logiciel, on trouve les boutons Loupe, Recherche ou Ajouter/+  à côté d'un menu déroulant Client 

Recherche permet de rechercher un client dans une liste.

Cette fenêtre peut aussi s'ouvrir avec le menu Client > Recherche.

Si vous avez énormément de clients et que vous trouvez que la fenêtre est longue à charger, vous pouvez choisir de l'ouvrir à vide en cliquant sur Vide Initial. Elle ne se remplira que lorsque vous commencerez à taper un nom. Vous optimiserez ainsi le temps d'ouverture de la fenêtre.

Notez que si un tri par catégorie est fait pour une recherche et que l'on visualise la fiche, les boutons Suivant/Précédent  ne feront défiler que les clients de la catégorie.

Pour plus de détails sur les fonctions de la fenêtre de recherche clients, voir Gestion des Clients - Fonctions Supplémentaires.

Ajouter permet de créer un client.

Création d'un Client :

Informations minimales requises pour créer un client utilisable.

• Cliquez sur Client > Recherche > Nouveau
  
  
• Entrez la civilité, le nom et le prénom (il est important de respecter cet ordre de manière à vous faciliter les recherches ultérieures) du client puis son adresse et son code postal. 
  Ces informations suffisent, vous pouvez cliquer sur  pour valider la création du client.
  
  
• S'il manque les informations adresse ou code postal au moment d'appeler un client dans un document (Devis, Commande, Facture, BL, Pro Forma) le logiciel vous le rappellera via un message et il faudra compléter la fiche. Saisissez les informations manquantes et validez. Ce sera ajouté dans la fiche client et dans le document que vous étiez en train de rédiger (v10C.012I).

Vous pouvez compléter une fiche client et y ajouter des informations en fonction de vos besoins :

Vous devrez cliquer sur Modifiable pour pouvoir modifier une fiche (sinon le logiciel vous le demandera).

• Vous pouvez compléter la fiche client en renseignant son adresse, son numéro de téléphone, son e-mail, etc. Notez que si vous renseignez ces champs, ils apparaîtront automatiquement sur les documents A4. Numéros de téléphone et e-mails seront utiles si vous voulez faire du mailing ou du SMS Mailing (cf. Autres Fonctions - Mailing). Les options National/International servent à changer le format du numéro de téléphone. 
  
  
• Le menu déroulant Livreur permet d'attacher un livreur au client. Pour créer un livreur, voir La Vente - Gestion des Livreurs.
  
  
• Le champ Représentant permet d'attacher un représentant au client avec le menu déroulant (si par exemple vous avez des collaborateurs qui gèrent des clients, un peu comme les conseillers dans une banque).
  Il faut avoir préalablement créé le représentant (voir La Vente - Gestion des Représentants).
  
  
• Le champ Remise vous permet créer un taux de remise permanent pour le client. Il aura par exemple 10% de remise à chaque achat. On peut aussi l'attacher à une catégorie de remise croisée (préalablement définie dans Gestion des Articles - Tarif - Remises Croisées).
  
  
• Champ Encours Maxi : La somme due par le client au moment de régler ne peut pas être supérieure à celle indiquée dans ce champ.
  
  
• Menu déroulant Tarif : vous pouvez aussi lui attacher un tarif (par exemple un tarif pro ; voir Gestion des Articles - Tarifs). Le menu déroulant ne s'active que si l'on coche la case
  • Case Ne pas appliquer les Tarifs Dégressifs Articles : si le client a déjà un tarif préférentiel, vous pouvez choisir de ne pas le faire bénéficier de tarifs dégressifs.
    
    
• Menu déroulant Catégorie Client : vous pouvez classer les clients par catégories (professionnel ou particulier par exemple).  permet de créer une catégorie client (même chose qu'en passant par le menu Client > Catégories voir Gestion des Clients - Catégories). Ces catégories se retrouveront un peu partout dans le logiciel, ce qui vous permettra de les trier rapidement (par exemple, ne sélectionner que les particuliers pour une campagne de mailing).
  
  
• Menu déroulant Cond. Expéditions : vous pouvez préciser les conditions d'expédition (préalablement créées dans Paramètres > Conditions d'expédition, voir Paramètres - Conditions d'expédition). Par exemple, Chronopost, Transporteur...
  
  
• Menu déroulant Cond. de Paiement : vous pouvez préciser les conditions de paiement (préalablement crées dans Paramètres > Modes de Règlement voir Paramètres - Modes Règlement Paiement) qui consistent souvent en un délai pour payer (30 jours fin de mois par exemple).
  
  
• Le menu déroulant Mode Règlement : vous pouvez fixer un mode de règlement pour le client (espèces, chèque, carte...). Le mode apparaîtra automatiquement durant les diverses opérations (Devis, Facture, BL...) du Back Office. Il est néanmoins possible d'en changer sur le moment.
  
  
• Champ Code Comptable : vous pouvez définir un code comptable pour le client (ce numéro réapparaîtra dans les exports comptables).
  
  
• Champ Numéro de TVA : vous pouvez entrer son numéro de TVA (pour clients pro - apparaîtra sur les documents de vente).
  
  
• Exp. Compt Ano. : lors d'un export comptable, permet de regrouper tous les clients dont la case est cochée en un seul qui sera nommé Anonyme. 
  
  
• Vous pouvez automatiquement facturer un client en Hors Taxes en cochant Facturation HT. Tous les documents Back Office (et en Caisse) seront calculés automatiquement en HT.
  
  
• Vous pouvez aussi gérer les clients étrangers qui ne paient pas la TVA en cochant Exonération TVA.
  
  
• Vous pouvez exonérer un client d'écotaxe en cochant Exo. EcoTax. Tous ses achats en seront exonérés.
  
  
• Vous pouvez gérer un client exonéré des taxes alcool en cochant Exo Taxe Alcool.
  
  
• Vous pouvez déclarer que votre client est une personne morale (un professionnel) :
  • En mode création, cochez la case Personne Morale, une recherche automatique dans l'annuaire des entreprises sera déclenchée.
  • En mode modification, un contrôle se fera lorsque vous saisirez le SIREN.

Menu Client > Catégories

Cette fonction permet de créer (ou de supprimer) des catégories de clients pour les différencier au cours de certaines opérations (un peu comme les rayons pour les articles). 

Le fait de créer des catégories permet d'accélérer certains processus de recherches car il devient possible filtrer par catégories dans certaines fenêtres.

Par exemple, on pourrait vouloir attribuer une remise permanente ou un tarif particulier à une seule catégorie de clients. Certains commerçants s'en servent aussi pour distinguer leurs meilleurs clients, en les faisant passer dans une catégorie V.I.P. par exemple. On peut aussi différencier des clients particuliers de clients professionnels.

Dans le tableau, il suffit de remplir les lignes avec les catégories que l'on veut créer.

Il est possible de bloquer la mise en attente de la catégorie client en caisse en cochant la case Verrou Mise en Attente. Un message apparaîtra en caisse si vous essayez de mettre en attente une catégorie exclue.

Quittez, c'est fait. Il vous faudra néanmoins préciser les catégories dans les fiches des clients concernés.

N.B. : Il faut avoir préalablement renseigné la date de naissance du client dans sa fiche !

Cette fonction vous permet de visualiser les anniversaires des clients.

• Liste des Clients dont l'anniversaire est compris entre : vous permet d'entrer une période pour vérifier s'il existe des anniversaires dans ladite période. 
  Précisez les dates et appuyez sur Remplir selon la Période.
  
  
• Paramétrage automatique par rapport à la date du jour J : agit sur les dates de gauche : vous permet d'ajuster par rapport à la date du jour (en plus ou/et en moins), pour savoir s'il y a des clients dont la date d'anniversaire est proche ou légèrement dépassée.
  Appuyez ensuite sur Tri sur la date anniversaire.
  
  
• Enregistrer la Sélection en Base :  vous permet de ne filtrer que les clients dont le nom a été coché dans Client -> Listing.
  
  
• Imprimer : imprime une liste récapitulative.

Résumé des fonctions :

Nouveau : permet de créer un nouveau client.

Supprim. : permet de supprimer une fiche client (en réalité, il est mis dans une corbeille et on peut le récupérer via le menu Outils > Client> Restauration). Impossible s'il y a des enregistrements liés à ce client (facture, commande...) Le logiciel vous préviendra.

Appliquer : permet d'enregistrer les modifications faites sur la fiche.

Les flèches gauche/droite permettent de naviguer dans les fiches, en avant ou en arrière. La double flèche de gauche renvoie à la première fiche tandis que celle de droite, à la dernière.

Quitter :  ferme la fiche. Si des modifications on été faites, un message vous demandera si vous voulez les enregistrer ou non.    

Options : 

Modifiable : à cocher avant d'apporter des modifications à la fiche client.

Personne Morale : à cocher si le client en question est une personne morale (un entreprise, une association...).

Client bloqué : rend impossible l'appel de ce client en caisse. On ne peut faire aucune opération pour ce client (utile pour un mauvais payeur par exemple).

Sommeil : permet de rendre le client invisible lors des recherches. Utile lorsqu'on veut enlever des listes (il faudra cocher Tous/Actifs dans les recherches) un client qui ne viendrait plus depuis longtemps par exemple. Solution à privilégier plutôt que de supprimer un client (voir plus bas).

Code/Doublons : le code client reprend l'ID Client (IDCLI dans la table CLIENT.FIC) qui est le numéro de la fiche. Par exemple : 999900000000001. Ce code permet d'identifier le client en caisse lorsque l'on scanne un badge ou un autre document reprenant ce code. Il peut être remplacé par un code-barres de votre choix (si vous avez par exemple acheté des cartes de fidélité avec des codes préremplis). Doublons vérifie qu'il n'y a pas de doublon sur ce code client.

Dans les champs Civilité, Nom et Prénom, vous pouvez entrer ou modifier la civilité, le nom et le prénom d'un client. Rech. :  ouvre la fenêtre de recherche clients (qui apparaissent classés par ordre alphabétique).

Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner le client que vous recherchez pour ouvrir sa fiche.

Catégorie : permet de filtrer la recherche clients en fonction de la catégorie choisie (les catégories doivent avoir été préalablement crées - voir Gestion des Clients).

ID Client : permet de rechercher un client par son ID ou son Code en fonction de ce que l'on coche (l'option Code peut être utile pour rechercher un client en bipant son badge).

Nom/Progressif/Validation : permet de taper directement le nom du client. Le comportement de ce champ dépend des options cochées en dessous : 
Progressif changera la liste en fonction des premières lettres tapées (par exemple, si l'on commence à taper C pus R puis E, petit à petit, les noms ne contenant pas ces lettre disparaîtront). 
Si on coche Validation la recherche se fera sur le nom exact.

Téléphone : permet une recherche par numéro de téléphone.
La case Début permet de modifier la recherche par numéro de téléphone. Par exemple, si vous cherchez un numéro commençant par 05, le logiciel vous donnera par défaut le premier numéro contenant 05. En revanche, si vous cochez la case, il vous donnera le premier numéro commençant par 05. 
La case FR> ne sélectionne que les numéros de téléphone au format français (en effet, dans la fiche client on peut entrer des numéros de téléphone au format français - par défaut - ou international). si cette case n'est pas cochée, il faudra taper les points entre les numéros : 05.56.57.58.59 par exemple (et non 0556575859).

Mots Clefs : permet de rechercher via des mots clés contenus dans le champ Info de la fiche client.

Nom/Code/Tel : permet de choisir le champ de recherche par défaut à l'ouverture de la fenêtre.

Création Badge : permet de générer un code-barre pour fabriquer un badge client. 

Tous/Actifs : Si vous cochez Actifs, les clients en sommeil disparaissent de la liste.

Voir et Ajouter sont inactives ici (vous ne pouvez ni voir ni créer de fiche client) car une fiche client est déjà ouverte, celle depuis laquelle vous avez appuyé sur Rech. OK valide le choix et ouvre la fiche client demandée. Quitter sort de la fenêtre.

Site : ouvre cette fenêtre qui permet de lister tous les sites clients entrés dans sa fiche.
Contacts permet de voir les contacts reliés au site enregistré. 
+ Ajouter vous permet d'ajouter des contacts depuis cette fenêtre.

@ e-mail : Si vous avez un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird...), en appuyant sur cette touche vous ouvrez une fenêtre Nouveau Message avec l'adresse e-mail du client déjà renseignée. Vous n'aurez plus qu'à rédiger votre message.

Badge : génère un badge client qui peut-être imprimé. Utile pour faire des cartes de fidélité par exemple. Vous pouvez paramétrer le code-barres du badge dans le menu Paramètres > Configuration > Impressions en choisissant l'ID client ou le code client.

 permet de visualiser les rendez-vous générés dans le planning dans cette fenêtre :

Si vous décochez la case Uniquement RdVs Futurs, vous pouvez alors voir les anciens rendez-vous

 permet d'ouvrir une fenêtre Google Maps pour situer un client. L'adresse complète doit avoir été renseignée [En développement].

Ici, vous pouvez attacher un représentant à un client (à condition de l'avoir préalablement créé dans le menu Client -> Représentant, voir La Vente - Gestion des Représentants).
Vous pouvez créer un taux de remise permanent pour le client. Il aura 20% de remise par exemple à chaque achat. Vous pouvez l'attacher à une catégorie de remise croisée (préalablement définie Gestion des Articles - Tarif - Remises Croisées).
Vous pouvez aussi lui rattacher un tarif (préalablement créé - par exemple un tarif de gros). Le menu déroulant n'est actif que si l'on coche la case Multi Tarif.

Cette zone permet de renseigner les données personnelles des clients. Vous pouvez choisir le livreur concerné par la ville. 

Format des numéros d'appel permet de saisir des numéros de téléphones étrangers (en choisissant International). 

La loupe permet de faire une recherche de ville en fonction du code postal. Normalement, lorsque vous tapez le code, une fenêtre s'ouvre pour vous proposer des villes qui pourraient correspondre. Cette fenêtre peut être désactivée en décochant la case Désactiver Recherche CP Fiche Client dans Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Article.

Vous pouvez choisir la catégorie client (professionnel ou particulier par exemple).  permet de créer une catégorie client (même chose qu'en passant par le menu Client -> Catégories).
Vous pouvez préciser des conditions d'expédition (préalablement créées dans Fichier -> Paramètres -> Conditions d'expédition).
Vous pouvez préciser les conditions de paiement (préalablement crées dans Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement).
Vous pouvez préciser le mode de règlement pour le client (espèces, chèque, carte...) Le mode sera choisi par défaut lorsque vous ferez un document de vente Back Office. Il est possible d'en changer sur le moment.
Vous pouvez définir un code comptable pour le client (ce numéro réapparaîtra dans les exports comptables).
Vous pouvez entrer son numéro de TVA (pour clients pro).
 permet d'imprimer un listing de tous les clients avec nom, prénom, numéro de téléphone, etc.
 permet d'imprimer les informations principales de la fiche du client.
Exp. Compt Ano. : lors d'un export comptable, permet de regrouper tous les clients sous un seul qui sera nommé Anonyme.
Facturation HT : si cette case est cochée, le client sera automatiquement facturé en hors taxe. N'oubliez pas que dans Kezia II, le HT est calculé à partir du TTC.
Exonération TVA : cas du client étranger qui ne paie pas la TVA en France.
Exo. EcoTax : exonère le client de l'écotaxe.
Exo Taxe Alcool : le client est exonéré des taxes alcool.

 permet d'activer le choix d'un tarif spécifique au client.

 bloque l'application d'un tarif dégressif (défini dans un article) pour ce client.

 permet d'accéder à l'historique des achats du client.
 donne l'historique des factures du client que l'on peut réimprimer si nécessaire.
 donne l'historique des avoirs sur factures du client (que l'on peut réimprimer si besoin).
 permet de voir l'historique des devis du client. Possibilité de tri : non facturé, non commandé, non livré. Là aussi vous pouvez éventuellement les réimprimer.
 permet de voir l'historique des commandes du client et de voir si elles ont été livrées ou facturées. Vous pouvez les réimprimer.
 permet d'accéder à l'historique des pro forma du client et de les réimprimer.
 permet de voir l'historique des bons de livraison du client, de les trier par période (la sélectionner et appuyer sur ) par site ou par "non facturé".
 permet d'accéder à l'historique des factures prestations du client et de les imprimer.