Gestion des Clients

À plusieurs endroits dans le logiciel, on trouve les boutons Loupe, Recherche ou Ajouter/+  à côté d'un menu déroulant Client 

Recherche permet de rechercher un client dans une liste.

Cette fenêtre peut aussi s'ouvrir avec le menu Client > Recherche.

Si vous avez énormément de clients et que vous trouvez que la fenêtre est longue à charger, vous pouvez choisir de l'ouvrir à vide en cliquant sur Vide Initial. Elle ne se remplira que lorsque vous commencerez à taper un nom. Vous optimiserez ainsi le temps d'ouverture de la fenêtre.

Notez que si un tri par catégorie est fait pour une recherche et que l'on visualise la fiche, les boutons Suivant/Précédent  ne feront défiler que les clients de la catégorie.

Pour plus de détails sur les fonctions de la fenêtre de recherche clients, voir Gestion des Clients - Fonctions Supplémentaires.

Ajouter permet de créer un client.

Création d'un Client :

Informations minimales requises pour créer un client utilisable.

• Cliquez sur Client > Recherche > Nouveau
  
  
• Entrez la civilité, le nom et le prénom (il est important de respecter cet ordre de manière à vous faciliter les recherches ultérieures) du client puis son adresse et son code postal. 
  Ces informations suffisent, vous pouvez cliquer sur  pour valider la création du client.
  
  
• Si le client est un professionnel, vous devez cocher Client Pro. et remplir les champs correspondants (voir plus bas, zone Société).
  
• S'il manque les informations adresse ou code postal au moment d'appeler un client dans un document (Devis, Commande, Facture, BL, Pro Forma) le logiciel vous le rappellera via un message et il faudra compléter la fiche. Saisissez les informations manquantes et validez. Ce sera ajouté dans la fiche client et dans le document que vous étiez en train de rédiger (v10C.012I).

FENÊTRE RECHERCHE CLIENT

Menu Client > Recherche :

Nouveau : permet de créer un nouveau client.

Voir permet d'ouvrir la fiche du client sélectionné dans le tableau.

Supprim. : permet de supprimer une fiche client (en réalité, il est mis dans une corbeille et on peut le récupérer via le menu Outils > Client> Restauration). Impossible s'il y a des enregistrements liés à ce client (facture, commande...) Le logiciel vous préviendra.

Appliquer : permet d'enregistrer les modifications faites sur la fiche.

Les flèches gauche/droite permettent de naviguer dans les fiches, en avant ou en arrière. La double flèche de gauche renvoie à la première fiche tandis que celle de droite, à la dernière.

Quitter :  ferme la fiche. Si des modifications on été faites, un message vous demandera si vous voulez les enregistrer ou non.  

Listing :  permet d'imprimer un listing de tous les clients avec nom, prénom, numéro de téléphone, etc.

OPTIONS : 

Code/Doublons : le code client reprend l'ID Client (IDCLI dans la table CLIENT.FIC) qui est le numéro de la fiche. Par exemple : 999900000000001. Ce code permet d'identifier le client en caisse lorsque l'on scanne un badge ou un autre document reprenant ce code. Il peut être remplacé par un code-barres de votre choix (si vous avez par exemple acheté des cartes de fidélité avec des codes préremplis). Doublons vérifie qu'il n'y a pas de doublon sur ce code client.

Dans les champs Civilité, Nom et Prénom, vous pouvez entrer ou modifier la civilité, le nom et le prénom d'un client. Rech. :  ouvre la fenêtre de recherche clients (qui apparaissent classés par ordre alphabétique).

Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner le client que vous recherchez pour ouvrir sa fiche.

ID Client : permet de rechercher un client par son ID ou son Code en fonction de ce que l'on coche (l'option Code peut être utile pour rechercher un client en bipant son badge).

Nom/Progressif/Validation : permet de taper directement le nom du client. Le comportement de ce champ dépend des options cochées en dessous : 
Progressif changera la liste en fonction des premières lettres tapées (par exemple, si l'on commence à taper C pus R puis E, petit à petit, les noms ne contenant pas ces lettre disparaîtront). 
Si on coche Validation la recherche se fera sur le nom exact.

Téléphone : permet une recherche par numéro de téléphone.
La case Début permet de modifier la recherche par numéro de téléphone. Par exemple, si vous cherchez un numéro commençant par 05, le logiciel vous donnera par défaut le premier numéro contenant 05. En revanche, si vous cochez la case, il vous donnera le premier numéro commençant par 05. 
La case FR> ne sélectionne que les numéros de téléphone au format français (en effet, dans la fiche client on peut entrer des numéros de téléphone au format français - par défaut - ou international). si cette case n'est pas cochée, il faudra taper les points entre les numéros : 05.56.57.58.59 par exemple (et non 0556575859).

Mots Clefs : permet de rechercher via des mots clés contenus dans le champ Info de la fiche client.

Nom/Code/Tel : permet de choisir le champ de recherche par défaut à l'ouverture de la fenêtre.

Création Badge : permet de générer un code-barre pour fabriquer un badge client. 

Tous/Actifs : Si vous cochez Actifs, les clients en sommeil disparaissent de la liste.

Voir et Ajouter sont inactives ici (vous ne pouvez ni voir ni créer de fiche client) car une fiche client est déjà ouverte, celle depuis laquelle vous avez appuyé sur Rech. OK valide le choix et ouvre la fiche client demandée. Quitter sort de la fenêtre.

Site : ouvre cette fenêtre qui permet de lister tous les sites clients entrés dans sa fiche.
Contacts permet de voir les contacts reliés au site enregistré. 
+ Ajouter vous permet d'ajouter des contacts depuis cette fenêtre.

Vous pouvez compléter une fiche client et y ajouter des informations en fonction de vos besoins :

Vous devrez cliquer sur Modifiable pour pouvoir modifier une fiche (sinon le logiciel vous le demandera).

La zone INFOS permet de renseigner les données personnelles des clients.

• Le champ e-mail vous permet de renseigner l'e-mail du client et, s'il y consent (RGPD) de le rendre éligible à vos campagnes de mailing. Idem pour le champ Portable. Tel Pro et Tel Perso sont des champs informatifs.
  
  
• Vous devez saisir son adresse complète.
  
  Notez que ces renseignements apparaîtront automatiquement sur les documents A4.
  
  
• Vous pouvez choisir la catégorie client (professionnel ou particulier par exemple) - voir chapitre suivant.
  
  

Zone FACTURATION : 

• Vous pouvez aussi gérer les clients étrangers qui ne paient pas la TVA en cochant Exonération TVA.
  
  
• Code Comptable Anonyme : lors de l'export comptable on peut regrouper tous les clients sous un seul qui sera nommé "Anonyme". On peut le choisir ici client par client.
  
• Code Comptable : vous pouvez définir un code comptable pour le client (ce numéro réapparaîtra dans les exports comptables).
  
  
• Vous pouvez automatiquement facturer un client en Hors Taxes en activant d'abord Client Pro puis Facturation HT. Tous les documents Back Office (et en Caisse) seront calculés automatiquement en HT. Voir plus bas la zone Société.

• Multitarif : vous pouvez aussi lui rattacher un tarif (préalablement créé - par exemple un tarif de gros). Le menu déroulant n'est actif que si l'on coche la case Multi Tarif.
  • Case Ne pas appliquer les Tarifs Dégressifs Articles : si le client a déjà un tarif préférentiel, vous pouvez choisir de ne pas le faire bénéficier de tarifs dégressifs.
    
    
• Remise : vous pouvez créer un taux de remise permanent pour le client. Il aura 20% de remise par exemple à chaque achat. Vous pouvez l'attacher à une catégorie de remise croisée (préalablement définie Gestion des Articles - Tarif - Remises Croisées).
  
  
• Cond. Paiement : vous pouvez préciser les conditions de paiement (préalablement crées dans Paramètres > Modes Règlement).
  
• Cond. Expédition : vous pouvez préciser des conditions d'expédition (préalablement créées dans Paramètres > Conditions Expédition).
  
  
• Mode Règlement : vous pouvez préciser le mode de règlement pour le client (espèces, chèque, carte...) Le mode sera choisi par défaut lorsque vous ferez un document de vente Back Office. Il est possible d'en changer sur le moment.
  
  
• Champ Encours Maxi : La somme due par le client au moment de régler ne peut pas être supérieure à celle indiquée dans ce champ.
  
  
• Le champ Représentant permet d'attacher un représentant au client avec le menu déroulant (si par exemple vous avez des collaborateurs qui gèrent des clients, un peu comme les conseillers dans une banque).
  Il faut avoir préalablement créé le représentant (voir La Vente - Gestion des Représentants).
  
  
• Exo Taxe Alcool : le client est exonéré des taxes alcool.

Zone ALERTES/INFORMATIONS : 

• Vous pouvez ici paramétrer un alerte (texte libre) qui apparaîtra en caisse à l'appel du client.
  
  
• Le champ Info vous permet de noter librement des informations sur le client.

Zone LIVRAISON :

• Le menu déroulant Livreur permet d'attacher un livreur au client. Pour créer un livreur, voir La Vente - Gestion des Livreurs.
  • Le bouton Recopier les Informations Générales permet de recopier les coordonnées du client dans le tableau des adresses. Plutôt réservé aux clients professionnels qui auraient plusieurs sites de livraison.
  • Les boutons MCU sont des boutons programmables (voir hotline).
    
    
• Le tableau Adresses répertorie touts les adresses des différents sites de livraison pour le client.
  
  
• Le tableau Contacts pour cette Adresse vous permet de nommer le contact à joindre pour chaque adresse (un responsable logistique par exemple).
  
  

Zone ABONNEMENTS : 

• Lorsque vous paramétrez des abonnements (voir les chapitres suivants), ils sont résumés dans le premier tableau.
  
  
• Le second vous résume les coupons consommés.

Zone PARRAINAGE : 

• Vous pouvez nommer le parrain dans le menu déroulant (voir les chapitres suivants).
  • Il vous est indiqué le nombre de parrainages restants.
  • Vous pouvez vérifier la liste des filleuls dans le tableau.

Zone PHOTO :

• Permet d'ajouter des photos de clients.
  • Effacer permet d'effacer l'image existante. 
  • Webcam permet de prendre une image depuis une interface webcam.
  • Select permet d'aller chercher le dossier contenant les photos.
    
    
  • La photo est stockée dans \\PopiDocuments\Photo_Client\ et elle est renommée.
  • Galerie d'Images donne un aperçu des images archivées.
  • Archiver permet de générer une copie de l'image dont l'adresse est dans le champ Image. Elle apparaîtra ensuite dans Galerie d'Images.
  • Visualiser permet d'avoir un aperçu de l'image et de la modifier.
  • Parcourir permet de choisir une image.

Zone HISTORIQUE IMPRIMER : 

• Situation : ouvre une fenêtre qui permet de voir la liste des règlements et des factures d'un client afin par exemple de vérifier son solde. Ici, vous pouvez recalculer la situation à une date précise, vous pouvez masquer le crédit pour ne faire apparaître que le débit. Vous pouvez afficher le solde ou le crédit disponible en cochant les cases correspondantes. Enfin, vous pouvez imprimer cette situation.
  
  
• Impression Fiche : permet d'imprimer un résumé de la fiche client.
• Impression Badge : génère un badge client qui peut-être imprimé. Utile pour faire des cartes de fidélité par exemple. Vous pouvez paramétrer le code-barres du badge dans le menu Paramètres > Configuration > Impressions en choisissant l'ID client ou le code client.
  
• @ e-mail : Si vous avez un logiciel de messagerie (Outlook, Thunderbird...), en appuyant sur cette touche vous ouvrez une fenêtre Nouveau Message avec l'adresse e-mail du client déjà renseignée. Vous n'aurez plus qu'à rédiger votre message.
  
• Situation : affiche la balance entre factures et règlements du client.
  
• Export CSV : la fiche client est exportée au format .csv.
• Le champ Remise vous permet créer un taux de remise permanent pour le client. Il aura par exemple 10% de remise à chaque achat. On peut aussi l'attacher à une catégorie de remise croisée (préalablement définie dans Gestion des Articles - Tarif - Remises Croisées).
  
  
• Client bloqué : rend impossible l'appel de ce client en caisse. On ne peut faire aucune opération pour ce client (utile pour un mauvais payeur par exemple).
  
  
• Sommeil : permet de rendre le client invisible lors des recherches. Utile lorsqu'on veut enlever des listes (il faudra cocher Tous/Actifs dans les recherches) un client qui ne viendrait plus depuis longtemps par exemple. Solution à privilégier plutôt que de supprimer un client (voir plus bas). 
  
  
• Histo Articles ; liste les articles achetés par le client.
  Histo Facture : donne l'historique des factures du client que l'on peut réimprimer si nécessaire.*
  Histo Avoir : liste les avoirs du client.
  Histo Bon Liv : permet de voir l'historique des bons de livraison du client, de les trier par période (la sélectionner et appuyer sur ) par site ou par "non facturé".
  Histo Devis : permet de voir l'historique des devis du client. Possibilité de tri : non facturé, non commandé, non livré. Là aussi vous pouvez éventuellement les réimprimer.
  Histo Cde : permet de voir l'historique des commandes du client et de voir si elles ont été livrées ou facturées. Vous pouvez les réimprimer.
  Pro Forma : permet d'accéder à l'historique des pro forma du client et de les réimprimer.
  
  
  

Zone DONNÉES BANCAIRES : 

Ici vous pouvez noter les coordonnées bancaires complètes de votre client.

Zone CHAMPS COMPLÉMENTAIRES : 

Voir les chapitres suivants.

• Champ Numéro de TVA : vous pouvez entrer son numéro de TVA (pour clients pro - apparaîtra sur les documents de vente).
  
  
  

Zone SOCIÉTÉ : 

Apparaît si vous activez Client Pro (voir plus haut).

• Vous pouvez ainsi déclarer que votre client est un professionnel et remplir les champs afférents (SIREET, SIREN, code NAF, Numéro de TVA...) :
  • En mode création, une recherche automatique dans l'annuaire des entreprises sera déclenchée.
  • En mode modification, un contrôle se fera lorsque vous saisirez le SIREN.

Menu Client > Catégories

Cette fonction permet de créer (ou de supprimer) des catégories de clients pour les différencier au cours de certaines opérations (un peu comme les rayons pour les articles). 

Le fait de créer des catégories permet d'accélérer certains processus de recherches car il devient possible filtrer par catégories dans certaines fenêtres.

Par exemple, on pourrait vouloir attribuer une remise permanente ou un tarif particulier à une seule catégorie de clients. Certains commerçants s'en servent aussi pour distinguer leurs meilleurs clients, en les faisant passer dans une catégorie V.I.P. par exemple. On peut aussi différencier des clients particuliers de clients professionnels.

Dans le tableau, il suffit de remplir les lignes avec les catégories que l'on veut créer.

Il est possible de bloquer la mise en attente de la catégorie client en caisse en cochant la case Verrou Mise en Attente. Un message apparaîtra en caisse si vous essayez de mettre en attente une catégorie exclue.

Quittez, c'est fait. Il vous faudra néanmoins préciser les catégories dans les fiches des clients concernés.

Menu Paramètres > Configuration > Métiers > Animalerie + Clients avec Animaux.

Menu Paramètres > Races Animaux pour ajouter des genres et des races.

Dans la fiche client, une zone Animaux : 

• Commencez par entrer le nom de l'animal dans le champ Nom Animal.
• Les menus déroulants vous permettent de sélectionner des infos préalablement renseignées dans Paramètres > Races Animaux en ce qui concerne le genre (chien, chat, poney...) et la race (labrador, persan...). 
• Entrez la date de naissance de l'animal (obligatoire).
  
• Le genre et la race se créent dans Paramètres > Races Animaux.
• Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter l'animal dans le tableau. Vous pouvez ajouter plusieurs animaux pour un client. 
  
• Le bouton Modif s'utilise de la façon suivante : sélectionnez l'animal dans le tableau de gauche (un clic sur la ligne), changez un paramètre (nom, date de naissance...), reprécisez le nom de l'animal et appuyez sur le bouton .
  
• Si vous voulez supprimer un animal en le sélectionnant dans le tableau et en appuyant sur le bouton Supprim.
  
• Le bouton Histo vous permet d'avoir un historique de toutes les prestations ou ventes concernant l'animal. 

N.B : Lorsque cette option est activée, dès que vous appelez un client en caisse, une fenêtre donnant (ou non s'il n'est pas renseigné) le nom de l'animal apparaîtra.

N.B. : Il faut avoir préalablement renseigné la date de naissance du client dans sa fiche !

Cette fonction vous permet de visualiser les anniversaires des clients.

• Liste des Clients dont l'anniversaire est compris entre : vous permet d'entrer une période pour vérifier s'il existe des anniversaires dans ladite période. 
  Précisez les dates et appuyez sur Remplir selon la Période.
  
  
• Paramétrage automatique par rapport à la date du jour J : agit sur les dates de gauche : vous permet d'ajuster par rapport à la date du jour (en plus ou/et en moins), pour savoir s'il y a des clients dont la date d'anniversaire est proche ou légèrement dépassée.
  Appuyez ensuite sur Tri sur la date anniversaire.
  
  
• Enregistrer la Sélection en Base :  vous permet de ne filtrer que les clients dont le nom a été coché dans Client -> Listing.
  
  
• Imprimer : imprime une liste récapitulative des anniversaires.

Fiche Technique : 

Référez-vous au chapitre Options Métiers - Coiffure.

Si l'option Gestion des Fiches Techniques est activée dans Paramètres -> Configuration -> Métiers > Coiffure/Beauté, cet onglet apparaît dans la fiche client. Il permet de gérer certains clients dont il faut par exemple connaître les doses précises pour un produit que vous assemblez vous-même. Surtout utilisé en coiffure pour les colorations.

Il faut avoir validé la gestion des vendeurs et les avoir rendus actifs au préalable (cf. La Vente - Gestion des Vendeurs). Ces vendeurs seront les "auteurs" des fiches techniques comme vous allez le voir plus bas. 

Les Thèmes et les Critères sont créés en amont dans le menu Client -> Fiches Techniques : 

 pour créer un Thème, un Critère ou une Réponse.
 pour supprimer un Thème, un Critère ou une Réponse.
 pour renommer un Thème, un Critère ou une Réponse.

Un thème, c'est par exemple la coloration. Un critère, ça peut être blond et la réponse peut être "Coloration Bld HL444321".

De retour dans la fiche client : 

Les Thèmes et Critères créés apparaissent : 

Passez en mode Modification 
Cochez la case Modifiable.
Choisissez un auteur dans le menu déroulant : 

Vous pouvez écrire les dosages dans la fenêtre Valeur. Dans notre exemple, choisissez le thème Coloration, le critère Blond et dans le champ valeur vous pouvez mettre les dosages précis pour être certain de faire la même couleur à la cliente en question, à chaque fois qu'elle viendra.
Appuyez sur  pour enregistrer votre fiche technique. 
Appuyez sur  pour enregistrer la fiche client.

Elle sera consultable par la suite lorsque vous reviendrez cette fiche. Ainsi, vous serez certains d'avoir les bons dosages.

Menu Client > Listing

Cette fonction vous permet de visualiser tous vos clients dans un tableau.

Dans la fenêtre : 

• Fonction de filtre :  Permet de filtrer les clients en fonction des options RGPD cochées dans leurs fiches.
  
  
• Encart Période de Calcul du CA permet de définir une période d'analyse du chiffre d'affaires des clients. On peut ajouter au tableau une colonne affichant le solde de chaque client. Il est possible de filtrer les clients exonérés de TVA (voir plus bas).
  Pour valider ces paramètres et mettre à jour le tableau, appuyez sur Rafraîchir la Sélection.
  
  
  • Les champs Dates permettent d'arrêter une date précise ou une période, pour visualiser dans une colonne du tableau, le chiffre d'affaire généré par les clients dans cette période.
    
  • Voir Soldes Clients (lent) : ajoute une colonne dans laquelle le solde de chaque client est visible. Peut être long car le logiciel recalcule ce solde pour chaque client. Le temps d'affichage sera donc proportionnel au nombre de clients.
    
  • Clients Exo TVA : n'affiche dans le tableau, que les clients exonérés de TVA. 
    
    
    
• Encart MAJ Fichier Client :
  
  • Désélectionner tous les Clients :  si des ou tous les clients sont cochés (dans la colonne Select), ce bouton permet de tous les décocher. Le logiciel demandera une confirmation.
    
    
  • Sélectionner les Clients présents dans le Tableau :  permet de cocher d'un coup toutes les cases des clients sélectionnés (c'est à dire qu'ils doivent être surlignés en bleu avec Ctrl-clic ou Ctrl-A...).
  • Désélectionner les Clients présents dans le Tableau :  permet de décocher d'un coup toutes les cases des clients sélectionnés.
    
    
• Encart Sélection Clients : permet de trier le listing par catégorie client (voir Gestion des clients - Fonctions avancées) avec ou sans e-mail. Les options Mots clé permettent d'effectuer une recherche sur le champ Info de la fiche client
  
  
  • Avec une Adresse e-mail : n'affiche que les clients ayant une adresse e-mail renseignée dans leurs fiches. Peut se cumuler avec le choix d'une catégorie.
    
    
  • @Mailing Étiquettes permet d'éditer des étiquettes à coller sur des enveloppes. Il faut que les adresses soient renseignées dans les fiches clients. Les étiquettes sont à paramétrer dans le menu
    ⮡  Pour utiliser ce bouton, il faut avoir sélectionné une période et appuyé sur Rafraîchir la Sélection.
    
    
  • @ Mailing Word permet d'appliquer un modèle Word (que vous aurez préalablement créé) aux étiquettes pour enveloppes. Le modèle en question doit être placé dans le dossier d'installation et être nommé "document".
    ⮡  Pour utiliser ce bouton, il faut avoir sélectionné une période et appuyé sur Rafraîchir la Sélection.
    
    
• Détail du Client sélectionné : permet de visualiser la fiche du client sélectionné.
  
  
• BL Vide pour le Client sélectionné : imprime un bon de livraison vierge pour le client sélectionné dans la liste. Ici, on ne peut pas sélectionner plusieurs clients.
  
  
• Badges de Tous les Clients du Tableau : imprime un code-barres pour badge du ou des client(s) sélectionné(s).
  ⮡  Pour utiliser ce bouton, il faut avoir sélectionné une période et appuyé sur Rafraîchir la Sélection.
  

ATTENTION : Il est fortement déconseillé de supprimer des fiches clients ! Il est néanmoins possible de le faire sous certaines conditions.

Supprimer un client crée un trou dans la numérotation : si vous supprimez le client 9 par exemple, vous n'aurez plus jamais accès à la fiche 9 (dans la liste, on passera de la fiche 8 à la fiche 10). 

De plus, la suppression d'un client peut fausser certaines statistiques. Il vaut donc mieux être certain que le client que vous voulez supprimer n'est rattaché à aucune facture (voir plus bas).

SUPPRESSION : 

Rendez-vous sur la fiche client à supprimer. Allez dans la zone Historique - Imprimer.

Appuyez sur Supprimer.

Un message d'avertissement apparaît : vous ne pouvez donc pas supprimer un client qui serait rattaché au moindre document. Un message d'erreur apparaîtra si vous dites Oui.

Cette fonction est généralement utilisée dans un cas  : vous venez de créer un client qui a déjà été créé, vous vous en apercevez et vous voulez donc le supprimer... Il vaut quand même mieux conserver la fiche et la réutiliser pour un autre client (c'est à dire effacer les mauvaises informations et taper les bonnes à la place).

RESTAURATION :

Restauration d'un client supprimé par erreur : 

Menu Outil > Client > Restauration.

• Si jamais vous avez supprimé un client par erreur, vous pouvez le retrouver dans cette fenêtre qui fonctionne un peu comme une corbeille Windows.
  
  
• Faites un clic sur le client concerné pour le sélectionner et appuyez sur Restaurer.
  
  
• La fiche client réapparaît telle qu'elle était avant sa suppression et peut à nouveau être utilisée.