Installation / Configuration / Prérequis (en cours AB)

GROUPWARE

Cette fonction s'adresse généralement à des commerçants qui ne veulent pas que leurs employés accèdent à tout le logiciel.

Il est activé par défaut avec des profils inamovibles (Intervenant et Superviseur, sachant que le premier est réservé aux techniciens et le second est le profil par défaut ayant accès à tout le logiciel).

Le Groupware permet donc de créer d'autres profils qui autoriseront certains à accéder à l'intégralité du logiciel et d'autres, à une version limitée. Vous pourrez ainsi paramétrer à la case près ce que vous voulez verrouiller. En général, la mise en place est gérée en agence (et les ajustements futurs à la hotline). Elle est généralement discutée avant l'ouverture du magasin, lors de l'installation.

Vous ne ferez que donner des instructions à un technicien qui les mettra en place. Vous devrez définir précisément ce que vos vendeurs ont le droit de faire ou non. Par exemple, n’accéder qu'au module caisse, pas au back office ; l'impossibilité pour un vendeur de clôturer la caisse ; bloquer l'accès aux historiques de ventes, aux chiffres, etc. ; masquer des touches, des menus...

Au lancement du logiciel, un menu vous demandera quel profil se connecte et le cas échéant, un mot de passe.
- Pour Superviseur et Intervenant (des profils qui ont accès à tout le logiciel) un mot de passe est obligatoire.
- Pour les vendeurs, c'est facultatif. Notez bien que les noms "Vendeur" ou "Superviseur" peuvent être changés et que l'on peut ajouter plusieurs autres profils.
Choisissez un profil et tapez un mot de passe si besoin.
- L'icône permet de voir le mot de passe, pour éventuellement vérifier votre frappe. Cliquez et maintenez appuyé le bouton gauche de la souris pour le voir (l'icône n'apparaît que si vous avez tapé quelque chose).
Si le mot de passe est correct, vous pouvez lancer le logiciel (ou le fermer).

Pour configurer le Groupware appelez votre Agence ou la Hotline Kezia II.

N.B : Lorsque vous êtes dans le logiciel, vous pouvez changer de profil en Back Office en cliquant sur l'icône

en haut à droite du menu d'accueil. À ce moment-là, la fenêtre de login réapparaît et vous pouvez changer.

TVA

Il faut être connecté en Intervenant pour accéder à ce menu.

Paramètres > Configuration > Intervenant > TVA.

NE JAMAIS MODIFIER UN TAUX DE TVA EXISTANT ! VOUS DEVEZ EN CRÉER UN AUTRE.

Créer un Taux de TVA :

Seul un intervenant (technicien qualifié) peut modifier cette fenêtre.
Double-cliquez sur un champ libre de la colonne Taux de TVA et entrez le pourcentage.
Saisissez les codes comptables d'achat et de vente si nécessaire.
Cliquez sur Quitter pour valider.

Pour supprimer un Taux de TVA, cliquez sur la ligne concernée puis sur le bouton Supprimer (Déconseillé ! Ne le faire que si l'on vient de créer le taux et que l'on s'est trompé).

Dans le cas des multisite, toutes les TVA de tous les sites distants doivent provenir du site 0 (donc des ID TVA - colonne Code - à 1,2,3,4...).

Écotaxe : active la gestion de l'écotaxe.
Gestion des Articles à Double TVA : met de gérer une seconde TVA (vente et achat) pour les fiches articles. Utile pour les commerces de restauration rapide (sandwichs, pizzas...) ayant besoin de différencier les TVA en fonction de la façon dont ils vendent leurs produits et de leurs conditionnements (par exemple une boisson au verre ou dans une canette).
Sur Place/Emporté : active la vente sur place/emporter à condition que la case Gestion des Articles à Double TVA soit cochée.
- Un menu déroulant vous permet de fixer un mode par défaut lors des ventes en caisse (toujours sur place, toujours à emporter...) selon la façon dont vous travaillez.
  Attention aux taux de TVA saisis dans les fiches articles ET de l'ordre dans lequel vous les utilisez (TVA1 = sur place et TVA 2 à emporter ou l'inverse...).
  Si vous choisissez Demander, vous aurez une fenêtre de dialogue à chaque appui sur Total en caisse.
Calcul des TVA sur Masse : le logiciel additionne les lignes groupées par taux de TVA puis calcule la TVA applicable au total (par opposition au mode de calcul standard où le logiciel applique la TVA ligne par ligne). Sur des ventes avec beaucoup de lignes et des petits montants, l'utilisation de cette option peut s'avérer judicieuse car elle réduit les écarts causés par les arrondis. En fait, aucun recalcul n'est fait sur les arrondis dans les en-têtes et les lignes de factures, il n'est fait que sur le total final.
Attention : il ne faut pas activer cette option si vous vendez des articles d'occasion.
Calcul Automatique de PSTVA2 en fonction d'une modification sur le PV TTC/PV HT : cette option s'applique lorsque vous utilisez les nomenclatures. Elle permet de faire un changement automatique du pourcentage de TVA2 (la part sur la TVA2) à appliquer. Si le prix de vente TTC ou le prix d'achat d'un des composants change, l'application recalcule automatiquement le prorata de TVA2.
Pour plus d'informations sur les nomenclatures, consultez le chapitre Nomenclatures dans la rubrique Options Avancées.

CONFIGURATION DES PÉRIPHÉRIQUES

IMPRESSION (TICKETS/A4)

Il est essentiel d'avoir une imprimante par défaut paramétrée dans Windows (ne serait-ce qu'une "Windows XPS" ou encore une imprimante PDF) sinon vous ne pourrez pas afficher les aperçus avant impression des journaux et des autres documents Kezia II.

Le logiciel prend en charge la plupart des imprimantes tickets du marché ainsi que toutes les imprimantes de bureau compatibles Windows. Pour configurer les imprimantes suivez les procédures suivantes selon votre cas.

Imprimantes Ticket :

Pour les imprimantes ticket connectées sur un port COM du poste (COM1 généralement). Vous devrez reporter les paramètres de connexion (numéro de port et vitesse).

Pour ce faire, allez dans le menu Paramètres > Configuration > Périphérique > Imprimante Ticket. et choisissez Mode Texte.
Les options permettent de configurer les paramètres de coupe du ticket de la plupart des modèles.
Entrez le numéro de port si l'imprimante est branchée sur un port COM. Laissez le nombre de caractères par ligne par défaut et choisissez le Baud Rate correspondant à votre imprimante.
Choisissez le Mode Graphique si votre imprimante est configurée en USB (vous devrez l'avoir préalablement installé dans Windows comme une imprimante classique avec les pilotes fournis par le constructeur). Une fois correctement installée, vous pourrez la sélectionner dans Liste Imprimantes (et elle apparaîtra dans le champ Imprimante Sélectionnée).

Dans le cas où ces paramètres ne s'adapteraient pas à votre matériel, veuillez consulter le manuel de votre imprimante.

Le bouton Test vous permet d'imprimer un ticket pour contrôler les paramètres.
S'il s'agit d'une imprimante ticket+chèque, vous devrez activer l'option ci-dessous et effectuer les réglages des marges.

Pour connaître le paramétrage des imprimantes tickets, il suffit de :
1- Éteindre l'imprimante
2- Allumer l'imprimante tout en gardant le bouton Feed enfoncé
3- Relever les informations sur le ticket qui sort.

Une deuxième imprimante tickets peut être installée chez certains commerçants (en restauration par exemple pour transmettre des tickets de préparation en cuisine). Elle est configurée dans le menu Paramètres > Configuration > Périphériques > Imprimante Secondaire (voir plus bas).

Imprimante Ticket Texte Partagée :

A l'aide l'application Import Auto, vous pouvez partager une imprimante ticket COM pour imprimer UNIQUEMENT des tickets de préparation.

Notez que certaines imprimantes (comme l'Oxhoo TP85 par exemple) permettent un partage facile sur un réseau (via un câble RJ45).

Installation et configuration d'Import Auto :

L'application doit être installée sur le poste où l'imprimante ticket est connectée (via un port COM).

Commencez par vous procurer le logiciel Import Auto auprès de votre agence. Une licence spéciale sera nécessaire.
Faites un double-clic sur le fichier d'installation Install_ImportAuto_Vxx.exe
Installez-le dans le répertoire par défaut.
Réalisez une sauvegarde si nécessaire et cliquez sur suivant, puis démarrez l'installation.
Au lancement, l'application se place dans la barre des tâches de Windows.
Double-cliquez dessus pour l'ouvrir.
Cliquez sur le menu Paramètres (Iconise permet de réduire le logiciel dans la barre des tâches).
Entrez les paramètres du serveur Kezia II. Dans notre cas, l'imprimante est connectée sur le poste serveur.
Cochez la case Ticket Commande/Préparation et entrez l'adresse du répertoire partagé. Laissez les autres options par défaut.

Le répertoire partagé est le dossier où Kezia II écrit les tickets de préparation lors des encaissements. Il est définit sur la fiche de chaque article, dans l'onglet Préparation.

Le partage doit être accessible à tous les postes du réseau avec des droits d'écriture.

Sur l'onglet Imprimante Ticket, entrez les informations de connexion (port de communication, baud rate et caractères ligne) puis reprenez le dossier partagé renseigné précédemment.
Fermez la fenêtre pour valider et revenir à l'écran d'accueil d'Import Auto.

Imprimantes Ticket (Préparation) :

Permet d'imprimer des tickets sur une imprimante secondaire (utilisé en restauration pour envoyer les préparations en cuisine).

Cliquez d'abord sur le menu Paramètres > Configuration > Périphériques > Imprimante Secondaire. Choisissez si vous êtes en Mode Texte ou en Mode Graphique.

Cochez Fichier Txt dans dossier et assurez-vous que le port d'imprimante est à bien à zéro.

Imprimer Nom Vendeur permet d'imprimer le nom du vendeur sur les tickets de préparation.
Allez ensuite dans les fiches des articles que vous souhaitez mettre en préparation et, sur l'ongle concerné, allez chercher le chemin du dossier partagé où les tickets seront écrits. Il s'agit du même chemin réseau que celui renseigné précédemment dans Import Auto.
La configuration est terminée. Vos tickets de préparation, sur toutes les caisses du réseau, seront redirigés vers l'imprimante partagée.

Imprimantes de Bureau A4 et autres :

Le logiciel vous permet d'imprimer des documents commerciaux (factures, devis...) ainsi que toutes sortes d'informations sur la gestion des articles, du stock, des clients, des fournisseurs. Vous pourrez aussi imprimer des étiquettes personnalisables.

Pour ce faire, définissez l'imprimante à utiliser dans Kezia II via le menu Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Impressions puis

Sélectionnez-la dans le menu déroulant Nom.

Étant donné que les imprimantes de bureau sont gérées par le pilote installé dans Windows, vous n'aurez aucune configuration supplémentaire à faire ici.

PÉRIPHÉRIQUES DE LECTURE DE CODES-BARRES

Le logiciel est compatible avec la plupart des périphériques de saisie de code-barres tels que les douchettes, les scanners et les terminaux inventaires. Voici la procédure de configuration des matériels les plus courants.

Douchettes :

Connexion RS232 :

Branchez la douchette à un port COM de la caisse.
Allez dans le menu Paramètres > Configuration > Périphériques > Douchette/Scanner et renseignez les paramètres du port : numéro, vitesse (Baud Rate) et bit parité/données/stop. Laissez le temps d'attente par défaut.

Pour plus d'informations, consultez le manuel technique de votre douchette et vérifiez les paramètres du port COM dans la configuration matérielle de Windows (Gestionnaire de Périphériques).

Connexion USB :

Mettez le Port Douchette à 0 (Paramètres > Configuration > Périphériques > Douchette/Scanner)
Branchez la douchette sur un port USB.
Aucune configuration n'est requise.

Connexion WEDGE (obsolète) :

Connectez votre douchette au port PS2 de l'ordinateur à l'aide d'un dédoubleur de port PS2/WEDGE (partage clavier PS2 et douchette sur le même port).
Dans le logiciel, configurez-la comme une douchette USB : mettez le Port Douchette à 0. La douchette fonctionne en fait avec le clavier.

Scanners :

Les scanners se configurent en suivant la procédure d'installation des douchettes RS232 ou USB selon le cas.
Il faut parfois installer un logiciel qui permet de communiquer avec le scanner et de le paramétrer plus finement. C'est votre Agence qui se charge de l'installation de ces appareils.