CERTIFICATION (En cours)

- L'Archivage fiscal est obligatoire. En cas de contrôle de l'Administration, les archives vous seront demandées.

- Vous devez sauvegarder ces archives sur un support physique externe sécurisé pendant toute la durée légale de conservation (6 ans + année en cours à l'heure actuelle).

- Dans le cas d'une installation Multisite, l'archivage fiscal est généré sur chaque site indépendamment. Par exemple, au Site 0 vous n'aurez que les archives du Site 0, pas les archives de tous les sites.

Référentiel NF525 / Archivage : Traitement qui consiste à sauvegarder les écritures comptables selon une période choisie et éventuellement à les purger de manière à les rendre indisponibles dans le cadre du traitement normal.

Les archives fiscales sont composées :

• De tables de la base de données (essentiellement celles qui contiennent toutes les informations concernant les ventes). Elles sont générées par le logiciel selon les paramètres que vous aurez entré.
• D'un fichier texte (.txt) contenant les descriptions des tables archivées, du fichier JournalAuditx (x indiquant le numéro de poste) et décrivant la construction des signatures pour chaque fichier.
• D'un dossier CSV contenant ces mêmes archives au format .csv

- Notez que lorsque l'archivage est en cours, vous ne pouvez pas quitter le logiciel.

- Tous les ans, les archives journalières/mensuelles sont concaténées dans une archive globale.

- L'archivage peut aussi se déclencher lors d'une mise à jour du logiciel ou si la date a été changée avant le démarrage.

- Ces archives sont visibles dans le menu CERTIFICATION -> Archives Fiscales -> Visualiser.

- En cas de panne, il est possible de contrôler les fichiers trace dans le dossier \Log\archivesfisc.

Référentiel NF525 : 7.1.1.1

Cette fenêtre vous permet de vérifier le total des tickets/factures mémorisé dans l'en-tête de la table comparé au total des lignes de tickets/factures.

• Date début & Date fin : Saisissez manuellement la période sur laquelle portent les vérifications ou utilisez le bouton Période.
  
  

• CTRL : Appuyez sur le bouton pour lancer la vérification. Si des problèmes sont constatés, ils apparaîtront.

Référentiel NF525 : Le logiciel doit pouvoir conserver un indicateur permettant de savoir si le ticket a bien été imprimé et le nombre éventuel de réimpressions (6.3.7.1).

Cette fenêtre permet de contrôler la signature électronique des duplicatas. Elle affichera les éventuels duplicatas dont un des composants de la signature aurait été altéré.

• Date début & Date fin : Saisissez manuellement la période sur laquelle portent les vérifications ou utilisez le bouton Période.
  
  

• Check : Cliquez sur le bouton pour vérifier la conformité de la signature électronique des duplicatas édités. Si des lignes apparaissent, c'est que les duplicatas concernés sont incorrects du point de vue de leur signature.

Référentiel NF525 : 8.1.1

Cette fenêtre affiche l'intégralité du contenu du Journal des Événements Techniques qui enregistre les opérations sensibles en caisse.

• Contrôle clé : Cliquez sur le bouton pour détecter d'éventuelles anomalies sur les signatures (!!!!!! il faut fermer et rouvrir la fenêtre pour voir apparaître un code J.E.T. 90).

Vous avez également accès à d'autres options pour affiner votre recherche :

• Intervenant : Vous pouvez choisir l'intervenant (le technicien).
  
  
• Vendeur : Vous pouvez choisir le Vendeur.
  
• Poste : Vous pouvez choisir le poste que vous souhaitez contrôler.
  
  
• Date début & Date fin : Saisissez manuellement la période sur laquelle portent les vérifications ou utilisez le bouton Période.
  
  
• Voir : Cliquez sur le bouton afin d'afficher les résultats des filtres précédents.

• Base de données : Vous pouvez choisir la base de données à analyser.
  
• Opérations : Vous pouvez choisir une opération particulière à sélectionner dans une liste :
  
  
  • Choisissez Sélectionnées dans le menu déroulant. Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pourrez décocher les options qui ne vous intéressent pas.
    
    
  • Vous pouvez tout décocher en utilisant le bouton Aucun ou tout cocher avec le bouton Tous. (!!!!!! a verif)
    
    
  • Confirmez vos choix en utilisant le bouton Valider. Vous revenez sur la fenêtre principale et les résultats sont triés selon vos choix.

• • Vous pouvez tout décocher avec  ou tout cocher avec 

  • Confirmez vos choix avec  Vous revenez sur la fenêtre principale et les résultats sont triés selon vos choix.
    

•  Vous pouvez choisir d'afficher les ouvertures de fenêtres pour un traçage plus précis.

• Lorsque le J.E.T devient trop volumineux (>100000 lignes), une archive est créée. Ces archives sont consultables ici (menu déroulant) :

Rappel des Codes Événements :

Liste détaillée des événements générant des codes 999 (fonctions éditeur) dans le J.E.T. :

*

• Le logiciel identifiera automatiquement les violations à l'intégrité physique des structures de données utilisées lors de la génération des archives fiscales et du J.E.T. Le champ ArchivageFiscale_DateVerionMiniExe a été ajouté à la table Param. (#12063)

Au moment de l'archivage fiscal, sont vérifiés :

• Les signatures de la base de données (table Facture) et du J.E.T. Les signatures doivent être authentiques et se suivre.

  • La séquence continue ; la correspondance entre NumFacPoste et date doit être cohérente.

  • Les archives en elles-mêmes si elles contiennent des données faussées.

    Les erreurs seront inscrites dans le J.E.T sous les numéros d'erreurs 90 (95 pour la séquence continue). Par exemple :
    

Le numéro ID est l'identifiant de la ligne incriminée dans le journal des événements techniques. Ici, le défaut d'intégrité signature indique un problème de cohérence dans les dates.

• Les code 90 et 95 peuvent être mis en évidence manuellement dans la fenêtre J.E.T. avec le bouton