Clôture et Ticket Z
CLÔTURE
Attention : Une clôture se fait toujours magasin fermé. Elle sert à vérifier minutieusement ce que vous avez en caisse avant d'éditer le ticket Z. Une clôture fausse est enregistrée comme telle et ne pourra être modifiée a posteriori. À la clôture suivante, vous devrez tenir compte de l'écart et rectifier le montant réel des espèces pour repartir sur une clôture correcte (mais qui conservera l'écart). Vous pourrez éventuellement informer votre comptable pour qu'il fasse la correction.
Une clôture se pourra se faire s'il reste des tickets en attente. Il faudra les gérer avant.
Généralement, on fait une clôture par caisse (si vous avez deux caisses, vous faites deux clôtures, si vous avez trois caisses, trois clôtures...). Il est néanmoins possible de faire une clôture commune à toutes les caisses (voir le chapitre Clôture Globale).
- Dans le module caisse, appuyez sur Fonctions puis Clôture.
- Si des tickets sont toujours en attente (cf. Ticket en Attente) le logiciel bloquera l'accès :
- Retournez en caisse pour :
- soit reprendre le ticket et ajouter le paiement,
- soit le rappeler, annuler les lignes ou pour l'annuler (il ne sera du coup plus en attente...).
Vous pouvez maintenant clôturer.
- Choisissez le vendeur qui clôture (par défaut, le vendeur désigné en caisse).
- Dans les deux tableaux du haut (Chèques et Cartes), vous avez la liste des chèques et des cartes encaissés depuis la dernière clôture. Il faut pointer les chèques et les cartes un par un en cochant la case correspondante. Les touches Cocher/Décocher cochent ou décochent toutes les cases (déconseillé). Ceci étant fait, les données du tableau du bas s'alignent (Montant Théorique = Montant Réel).
Les boutons Liste permettent d'imprimer sous forme de ticket la liste des chèques ou des cartes apparaissant dans le tableau.- En cas d'écart sur chèques ou cartes, vous pouvez vérifier l'historique de la journée dans le menu Client > Opérations (pour plus de détails sur cette fonction, voir Gestion Clients - Suivi Client/Historique). Vous pourrez, en filtrant sur une journée, voir le détail des paiements.
- Concernant les espèces, dans l'absolu, les données doivent correspondre. Si ce n'est pas le cas, il faut en chercher la cause :
- Si l'écart est en votre défaveur, c'est peut être une erreur de saisie lors de la précédente clôture (visible dans Compta > Histo Clôtures) un vol dans le tiroir, un rendu monnaie erroné, un mode de règlement mal saisi, etc. Si l'écart est dû à une erreur de saisie du mode de règlement, vous pouvez éventuellement corriger en passant par le bouton Modif Règlement dans le menu Client > Opérations onglet Règlements (pour plus de détails, voir le chapitre Gestion des Clients - Historique des Documents Clients - Règlements).
- Si l'écart est en votre faveur, c'est peut-être aussi une erreur dans la clôture précédente, une erreur de rendu monnaie... Il est extrêmement compliqué de retrouver la source du problème quand il s'agit d'espèces. Vous devez donc être le plus rigoureux possible. Néanmoins, si vous n'avez pas trouvé la cause (et donc vous ne pourrez pas corriger) vous devez saisir la clôture avec cet écart !
→ Corrigez la colonne Montant Réel pour Espèces T1 en mettant ce que vous venez de compter et vous clôturez avec l'écart. Vous devez repartir avec un montant réel qui correspond à ce qui se trouve effectivement dans votre tiroir. Ainsi, vous reprenez avec les bons chiffres. Il n'est pas question de bidouiller pour compenser l'écart !
Le tableau Écarts par Modes de Règlements résume les données encaissées pour chaque mode. La deuxième colonne affiche les données théoriques, celles qui ont été saisies dans le logiciel. Tant que rien n'a été pointé dans les tableaux Chèques et Cartes, des écarts apparaissent (en effet, Montant Réel - Montant Théorique = Écart). Pointez vos encaissements et vérifiez qu'ils correspondent aux montants théoriques.
Pour les espèces vous devez :
- Soit mettre manuellement le montant des espèces que vous avez compté dans le tableau Écarts par Modes de Règlements, colonne Montant Réel, ligne Espèces T1.
- Soit remplir le tableau Espèces pour détailler le nombre de pièces et de billets.
Dans tous les cas, il faut renseigner le montant réel exact, même s'il y a un écart !
Une option permet de remplir automatiquement le montant des modes de règlements en faisant correspondre le montant théorique et le montant réel. La case Pré-renseigner les Montants Réels dans la Fenêtre de Clôture se trouve dans Paramètres > Caisse rubrique> Options Caisse.Clôture.
Néanmoins il est déconseillé de ne pas minutieusement compter sa caisse le soir... Souvenez-vous qu'une clôture fausse ne peut être annulée.
Dans le cas où vous auriez enregistré des modes de règlements additionnels (voir chapitre Paramètres/Configuration - Modes Règlement Paiement) le tableau Écarts par Modes de Règlements sera plus détaillé.
Notez que les modes en gras sont les totaux des modes additionnels listés en dessous. La procédure de clôture est la même, seule la présentation change pour vous permettre de vérifier en détails chaque mode de règlement [v10C.0007].
- Zone Nouveau Fonds Caisse / Prélèvement :
- D'une part, le récapitulatif de tous les mouvements concernant le tiroir-caisse : vous verrez apparaître ici les sorties de caisse, les retraits, ainsi qu'un éventuel écart.
- D'autre part, la zone où vous allez définir le fonds de caisse pour le lendemain. Attention, la soustraction se fait toute seule ; par exemple, si vous avez 50€ et que vous mettez 20€ en fond de caisse, le champ Prélèvement passe automatiquement à 30€. La machine suppose que la différence Prélèvement - Fonds de caisse constitue ce que vous déposerez à la banque ou au coffre.
- Une fois ces vérifications faites, vous pouvez valider la clôture. Le ticket Z est imprimé. Vous pouvez le cas échéant réimprimer un ticket Z dans le menu Comptabilité > Historique des Clôtures : sélectionnez la clôture dans le tableau et appuyez sur pour le rééditer tel qu'il était.
- Si vous appuyez sur la touche Pas de Retrait, Tout est laissé en Caisse, il n'y aura pas de remise au coffre et tout sera laissé en caisse. Fonctionne quand la gestion du coffre est activée, pour plus de détails, voir le chapitre Outils de Comptabilité - Gestion du Coffre.
N.B : deux tiroirs peuvent être paramétrés pour un seule caisse (voir les chapitres Paramètres / Configuration - Ticket et Clôture Globale pour plus de détails) ils apparaîtront au moment de la clôture.
Il vous faudra vérifier les espèces du tiroir T2 de la même façon que pour le tiroir T1 (comme expliqué plus haut). Il s'agira d'une clôture globale.
N.B. : Total Global affiche le total de tous vos tiroirs.
Le bouton Chq Resto ouvre une fenêtre listant les chèques restaurant non clôturés.
CLÔTURE AVEUGLE
Vous pouvez activer la clôture aveugle dans le menu Paramètres > Caisse > Clôture.
Cette option permet de clôturer en masquant certaines informations (notamment les espèces). Elle est généralement destinée aux commerçants qui font clôturer aux vendeurs et qui ne veulent pas que ces derniers voient les chiffres. Le vendeur entre seulement ce qu'ils ont compté dans le tiroir sans voir le montant théorique des espèces.
Vous pouvez également masquer le résultat de la clôture (pour les espèces) sur le ticket Z en cochant l'option Masquer Result. en Aveugle dans Paramètres > Caisse > Clôture.
La fenêtre de clôture sera la même mais sans les chiffres théoriques (colonnes Montant Théorique).
La procédure est la même que pour une clôture classique mais ici, le vendeur ne fait que saisir ce qu'il compte : en cochant les chèques et les cartes qu'il pointe et en remplissant directement la colonne Montant Réel pour les espèces).
Notez qu'il ne faut PAS activer l'option Pré-renseigner les Montants Réels dans la Fenêtre de Clôture dans Paramètres > Caisse > Clôture sinon les chiffres seront visibles...