Clôture et Ticket Z

Attention : Une clôture se fait toujours magasin fermé. Elle sert à vérifier minutieusement ce que vous avez en caisse avant d'éditer le ticket Z. Une clôture fausse est enregistrée comme telle et ne pourra être modifiée a posteriori. À la clôture suivante, vous devrez tenir compte de l'écart et rectifier le montant réel des espèces pour repartir sur une clôture correcte (mais qui conservera l'écart). Vous pourrez éventuellement informer votre comptable pour qu'il fasse la correction.

Une clôture se pourra se faire s'il reste des tickets en attente. Il faudra les gérer avant.

Vous pouvez maintenant clôturer.

Dans tous les cas, il faut renseigner le montant réel exact, même s'il y a un écart !

Vous pouvez activer la clôture aveugle dans le menu Paramètres > Caisse > Clôture.

Cette option permet de clôturer en masquant certaines informations (notamment les espèces). Elle est généralement destinée aux commerçants qui font clôturer aux vendeurs et qui ne veulent pas que ces derniers voient les chiffres. Le vendeur entre seulement ce qu'ils ont compté dans le tiroir sans voir le montant théorique des espèces.

Vous pouvez également masquer le résultat de la clôture (pour les espèces) sur le ticket Z en cochant l'option Masquer Result. en Aveugle dans Paramètres > Caisse > Clôture.

La fenêtre de clôture sera la même mais sans les chiffres théoriques (colonnes Montant Théorique).

La procédure est la même que pour une clôture classique mais ici, le vendeur ne fait que saisir ce qu'il compte : en cochant les chèques et les cartes qu'il pointe et en remplissant directement la colonne Montant Réel pour les espèces).

Notez qu'il ne faut PAS activer l'option Pré-renseigner les Montants Réels dans la Fenêtre de Clôture dans Paramètres > Caisse > Clôture sinon les chiffres seront visibles...

Vous pourriez vouloir clôturer toutes vos caisses (tous les tiroirs) d'un coup. Dans ce cas, il faut que toutes les caisses aient le même numéro de Tiroir-Caisse. Vous devez informer le technicien qui installera vos caisses et il paramétrera le logiciel.

Le paramétrage se fait dans le menu Paramètres Intervenant > Identification et Initialisation sur tous les postes devant être clôturés ; il faut donner le même numéro de tiroir-caisse à toutes les caisses.

Si vous faisiez des clôtures séparées jusque là et que vous voulez changer pour passer à une clôture globale, clôturez individuellement toutes vos caisses et, ensuite seulement, faites le changement indiqué ci-dessus.

Le Ticket Z est composé de plusieurs rubriques que nous allons expliquer en détails ici afin que vous compreniez bien les chiffres qui y figurent : 

N’oubliez pas que ces chiffres sont tous calculés depuis la dernière clôture (ils ne correspondent pas forcément à une journée).

Notez bien que le chiffre d'affaires correspond au total des factures (et non des règlements). De ce fait, il peut être normal que le total CA ne corresponde pas au total des règlements (par exemple, vous avez édité 5 factures mais seulement 4 ont été réglées).

Plusieurs options d'affichage des résultats sont disponibles dans le menu Paramètres > Configuration > Logiciel > Impression Z.

Le ticket Z totalisera les résultats de tous les postes ayant le même numéro de tiroir-caisse (dépend de votre configuration à l'installation de la boutique).

En-tête du ticket (paramétré à l'installation du logiciel) comprenant généralement : le nom de votre société, le code postal, la ville, le numéro de téléphone et éventuellement le site Internet.
En-tête du ticket Z et son numéro qui correspond au nombre de clôtures effectuées (les derniers caractères car le nombre entier est l'IDCloture) :

-

Date - Heure : c'est la date et l'heure à laquelle vous avez édité votre ticket.
Clôture précédente : donne la date et l'heure de la dernière clôture.
IDCLOTURE : c'est le numéro d'identification de la clôture qui s'incrémente à chaque clôture. La toute première aura le numéro 1 (les derniers caractères) et ainsi de suite.

-

Clôture Vendeur Tx  xxx : donne le numéro du tiroir clôturé et le nom du vendeur qui a validé la clôture.
Résultats Caisse 1 sur site 0 :  numéro de Caisse et de Site clôturé.
 N.B : les modes de règlements cités ci-dessous sont indicatifs et varient selon les commerçants.
Total Recette ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : montant total (positif) encaissements saisis dans le logiciel en espèces/chèques/cartes... (total de tous les encaissements sans les remboursements).
Nb Paiement ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : nombre total d'encaissements en espèces/chèques/cartes...

-

RECETTE TOTALE : montant total des règlements/paiements hors régul, crédit, bon d'achat.
ENCAISSEMENT NET : Total Nombre Paiements + Total Nombre Remboursements.
TOT. Global REGL. : Total Paiements - Total Remboursements
DONT MICRO-DONS : précise le montant des micro-dons iclus dans le Total Global Règlements.

- 

Total Notes Imprimées : [mode Tables] montant Total des tickets en attente ou des notes ayant été imprimés.
Nb Notes : nombre total des tickets en attente ou des notes ayant été enregistrés.

-

Total Rembours. ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : montant total (négatif) remboursé en espèces/chèques/cartes...
Montant Caisse Initiale Tx : rappelle le montant inital du tiroir-caisse (montant laissé dans le tiroir après la dernière clôture).
Écart Tx : si vous avez par exemple compté moins d'espèce que ce que vous étiez censé percevoir, l'écart apparaîtra ici.
Montant Caisse Clôture Tx : montant total des espèces saisi dans la colonne Montant Réel du Tiroir et validé à la clôture.
⮡ Total Recettes Espèces - Total Rembour. Espèces + Écart Espèces + Caisse Initiale + Mouvements de Caisse (apports - dépenses - retraits) = Montant Réel Espèces T1.
Remise Banque Tx : montant total des espèces du Tiroir remises en banque (champ Prélèvement).
Nouveau Fonds de Caisse Tx : c'est le fonds de caisse du Tiroir saisi au moment de la clôture (champ Nouv. Fonds Caisse).

-

Montant Réel ESPECES Tx : montant saisi lors de la clôture (colonne Montant Réel) ; ce que vous avez réellement compté dans le tiroir. 
Montant Réel CHEQUES/CARTES : montant saisi lors de la clôture (colonne Réel).
Notez que ces montants peuvent différer des montants Total Recette (voir plus haut).

-

Nb Paiement ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES... : nombre total de règlements/paiements. Total Recette - Total Remboursements dans le mode de règlement.
Apport/Dépense/Retraits Caisse : correspond au montant total des mouvements de caisse triés par nature de mouvement. Retraits et Dépenses ont des valeurs négatives.
Écart sur ESPÈCES Tx (option  cochée) : indique s'il existe une différence entre le montant théorique calculé par le logiciel et le montant réel que vous avez saisi après avoir recompté les espèces.
Écart sur CHÈQUES/CARTES... : indique s'il existe une différence entre le montant théorique calculé par le logiciel et le montant réel que vous avez saisi après avoir recompté les chèques (voir La Vente -  Caisse (Front Office) - Clôture et Ticket Z).

Écart Tx : différence déclarée en clôture entre ce que vous avez compté dans le tiroir et ce que le logiciel vous annonce (champ Écart T1)

Remise Coffre Tx : argent sorti du tiroir et mis au coffre (si vous l'avez activé). Remplace Remise Banque.

-

Montant réel ESPÈCES/CHÈQUES/CARTES/FiDÉLITÉ... T1 : montant total des espèces/chèques/cartes... saisis dans la colonne Montant Réel et validé à la clôture.
⮡ Total Recette [Mode de Règlement] - Total Rembours. [Mode de Règlement] + Écarts [Mode de Règlement] = Montant Réel [Mode de Règlement].

RÉSULTATS SITE x (option Masquer CA sur Ticket Z décochée) (résultats pour le site x de tous les postes depuis la dernière clôture).
CA TTC avec TVA 5.5% : chiffre d'affaires TTC du site pour la TVA 5,5%
CA TTC avec TVA 10% : chiffre d'affaires TTC du site pour la TVA 10%
CA TTC avec TVA 20% : chiffre d'affaires TTC du site pour la TVA 20%
CA TTC NET : chiffre d'affaires total du site.
CA TTC BRUT HORS REM. : chiffre d'affaires TTC du site sans compter les remises.
CA HT NET : chiffre d'affaires HT du site.
CA HT BRUT HORS REM. : chiffre d'affaires HT du site sans les remises et offerts.
FRAIS PORT HT : total HT des frais de ports. 
TOTAL TVA 5.5% : montant de la TVA 5,5%
TOTAL TVA 10% : montant de la TVA 10%
TOTAL TVA 20% : montant de la TVA 20%
TOTAL REMISES : montant total des remises pour le site.
Nombre de Tickets : nombre total de tickets
Panier Moyen : chiffre d'affaires total divisé par le nombre de ventes.
Nombre d'articles vendus : nombre total d'articles vendus (différent du nombre de tickets).
Nombre de retour articles : nombre d'articles repris.
Détail par rayons (option CA/Rayons sur Ticket Z cochée) : CA TTC ventilé par rayon + quantité d'articles vendus par rayon.

- 

Détail Espèces T1 (option Détails Espèces cochée) : affiche le montant espèces pour chaque valeur de pièces et de billets (Valeur 1 ; Valeur 2 ; Valeur 5, Valeur 10, etc.). Fonctionne si vous avez rempli le tableau détaillant les espèces lors de la clôture (voir La Vente - Clôture et Ticket Z) :

-

Créances Poste 1 (option Créances et Paiements Différés cochée) : montant total des créances (factures en attente de paiement).
Paiement Tickets Antérieurs (option Créances et Paiements Différés cochée) : montant total des paiements au jour de factures antérieurs à la date d'édition du ticket Z.

Menu Paramètres > Configuration > Caisse > Clôture : 

Masquer Résultats en Aveugle : n'imprime pas le résultat global du magasin sur le ticket Z lorsque l'option Clôture Aveugle est utilisée. Pour activer cette dernière cliquez sur et cochez la case concernée. Cette option va généralement de pair avec  qui masque les résultats dans la fenêtre de clôture.

Ces options vous permettent d'afficher ou de masquer les informations qui vous intéressent :

CA / Rayons sur Ticket Z : imprime le chiffre d'affaires groupé par rayons d'articles.

Écarts sur Ticket Z : imprime les écarts de clôture sur le ticket Z.

Masquer CA sur ticket Z : n'imprime pas le chiffre d'affaires sur le ticket Z.

Résultats CA par poste : édite le chiffre d'affaires et les règlements du poste où est faite la clôture (sur X et Z). Si ce n'est pas coché, c'est le chiffre d'affaires du magasin qui sera pris en compte. En revanche, la clôture des règlements ne concernera toujours que la caisse.

Pas d'impression Ticket Z : lors de la clôture, le ticket Z ne sera pas imprimé (uniquement imprimantes texte). La clôture sera correctement enregistrée. Vous pourrez donc réimprimer votre Z ultérieurement à l'aide de l'historique de clôtures. Consultez le chapitre Comptabilité - Historique de clôtures pour plus d'informations.

Créances et Paiements Différés : imprime sur le ticket Z les créances et paiements différés à percevoir.
Z par vendeur : Clôture et imprime un ticket Z pour le vendeur qui clôture. Répéter l'opération pour chaque vendeur.
Détail espèces : permet d'afficher le détail des espèces déclarées lors de la clôture sur le ticket Z.

Impression Ticket Z étendu : 
- Ventilation Avances : Fait apparaître sur le ticket Z les avances sur comptes (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) Avance sur Compte) sur deux lignes :  Paiement Espèces/Chèques/Cartes... Avance et Paiement Espèces/Chèques/Cartes... Hors Avances.
- Détail CA par Article [fonctionne avec l'option CA/Rayons sur Ticket Z, voir plus haut] : Fait apparaître sur le ticket Z le détail du chiffre d'affaires par articles dans chaque rayon.

Menu Comptabilité > Historique des Clôtures

Cet historique vous permet de faire une analyse de toutes les clôtures effectuées. Vous aurez aussi la possibilité de réimprimer d'anciens tickets Z (utile aussi en cas de dysfonctionnement au moment de l'impression).

• Cliquez sur la Date de Début et de Fin puis sur Remplir pour filtrer les enregistrements.
  
  
• Cliquez sur le ligne qui vous intéresse. Le bouton Ticket Z réimprime le Z de la ligne sélectionnée. 
  
  
• Les options Tous/Site et le champ Caisse filtrent les lignes affichées.

Dans le module Caisse, appuyez sur Fonctions puis Clôture : 

Le bouton Éditer les Remises de Chèques ouvre un tableau permettant de gérer les remises de chèques en banque (peut être utile pour les paiements en x fois quand le client vous laisse x chèques).

• Par défaut, En Caisse est coché (notez que l'on peut choisir le numéro de caisse) : tous les chèques à remettre du numéro de caisse demandé apparaissent.
  
  
• Si vous cochez À Remettre n’apparaîtront que les chèques n'ayant pas été remis et ce, quelque soit le numéro de caisse. Le bouton Coche permet de cocher tous les chèques du tableau. Décoche les décoche tous. Le champ Date + OK vous permet de voir les chèques à remettre à une date ultérieure.
  
  
• Si vous cochez Histo Remises (Toutes les Caisses) l'historique de tous les chèques remis s'affiche.
  
  
• Histo Remises (Toutes les Caisses) + Filtre Date Remise permet de visualiser toutes les remises postérieures à la date choisie.
  
  
• Appuyez sur Remettre et Oui pour valider la remise. L'impression d'un bordereau de remises vous est proposée.