Généralités

01 - Généralités

Généralités :

Bienvenue dans Kezia II, solution de Caisse et de Gestion Commerciale.

Ce manuel est régulièrement complété, corrigé et mis à jour avec les nouvelles versions de Kezia II.

Notions importantes avant de commencer :

Kezia II est un logiciel certifié NF525, c'est à dire que son fonctionnement suit ce que préconisent la loi et la marque NF525.
Kezia II intègre quelques fonctions RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) destinées à vous aider à l'appliquer. Elles ne concernent que les clients. Pour tous les autres points que couvre le RGPD, c'est à vous de mettre votre commerce en conformité.
Kezia II est un logiciel de VENTE DIRECTE. De ce fait, il "raisonne" en TTC : le Hors Taxes sera toujours calculé à partir du TTC. Vous aurez logiquement des différences de chiffres si vous recalculez en partant du HT.
Kezia II NE GERE PAS le dépôt vente (la TVA serait fausse).
Kezia II sépare le chiffre d'affaires (noté CA et qui est le total des factures enregistrées) des règlements.

Exemple : pour 10 tickets/factures à 100€ et 740€ de règlements, vous aurez CA = 1000€ / Règlements= 740€ (et 260€ de créances du coup). Il n'est donc pas illogique d'avoir un CA supérieur aux règlements si des factures ne sont pas réglées. Et inversement si un client vous paie des factures en retard.

Kezia II N'EST PAS un logiciel de comptabilité. Il permet seulement d'exporter des fichiers qui seront exploitables par les logiciels de comptabilité courants.
Toutes les opérations sensibles faites dans le logiciel sont tracées et mémorisées (dans le Journal des Événements Techniques), conformément aux lois et ce qu'exige la marque NF525.
[Référentiel NF 525 2.1 § 6.2.5.6] : Toute pièce justificative établie en amont de la facture (Devis, Commande, BL, Pro Forma...) ne doit pas pouvoir être annulée, modifiée ou supprimée après validation de la facture.
La numérotation des factures (colonne N° Pièce dans l'historique) est continue et cohérente avec la date (c'est la séquence continue), conformément à ce qu'exigent la loi et la marque NF525 :

La marque NF 525 définit la séquence continue comme une suite ordonnée sans rupture de lignes d'enregistrement des données [Référentiel NF 525 § 6.1.3].

La séquence des tickets est séparée de celle des factures (voir ci-dessous).

Celle-ci est enregistrée dans le champ NumFacPoste de la table Facture. On distinguera plusieurs types de pièces :

F pour Factures
**A **pour Annulations Factures ou Avoirs
T pour Tickets
R pour annulations Tickets.
C pour les factures d'acomptes.
D pour les annulations de factures d'acomptes.

Ces lettres se retrouvent dans la colonne Pièce de l'historique clients (menu Client -> Historique F8 onglet Ventes/Avoirs) :

NumFacPoste est composé du numéro de site (3 digits), du numéro de poste (3 digits) et du numéro de facture (9 digits) :

Les exemples ci-dessous proviennent de l'historique des documents clients (menu Client -> Historique F8).

Ici, les numéros de factures se suivent et sont cohérents avec les dates et les heures (les factures sont des pièces de type F) :

Néanmoins, les tickets (pièce de type T qui sont des "factures sans nom de client") numérotent différemment mais se suivent entre eux :
[Il en va de même si vous faites des opérations de ventes sur des postes ayant des numéros distincts]

Il faut également tenir compte des annulations :

Le numérotation des tickets (T) est continue entre eux et leur annulation est notée R. Ici, l'annulation 000017000001773 suit bien le dernier ticket 000017000001772 :

Idem pour les factures (F) qui se suivent entre elles. Leur annulation est notée A. Ici, l’annulation 000017000001659 suit bien la dernière facture 000017000001658 :

Les lignes d'annulations sont affichés en rouge pour une meilleure visibilité lors de vos recherches (F8).

Un avoir se présente aussi avec la lettre A :

La numérotation des factures d'acompte (C) suit celle des factures. Leur annulation est notée D. Ici, l'annulation 000017000002162 suit bien la facture d'acompte 000017000002161 :

1.1 Usages de Base

Dans ce chapitre, vous verrez les boutons, fenêtres et raccourcis couramment utilisés dans Kezia II.

1.1.1 Boutons usuels et Fenêtres

Boutons usuels et Fenêtres :

Dans Kezia II vous trouverez des touches, des boutons, des fonctions qui agissent de la même façon sur différentes fenêtres :

Recherche
Permet de sélectionner une période de recherche. Prédéfinie permet de sélectionner facilement une période (mois dernier, hier...)
Lance la recherche sur la période demandée / Remplit le tableau.	ou effectue une recherche (client, article...)
Permettent de filtrer et de trier vos recherches.

Impression
Imprime en A4 le document sélectionné.	ou mettent l'impression d'une étiquette en file d'attente.
Imprime un badge client.	Imprime la sélection sous la forme d'une liste.
Imprime la sélection sous la forme d'une fiche.	Imprime le ticket sélectionné.
Réimprime le ticket Z.	Imprime un duplicata de ticket ou de facture A4.
Notez qu'un compteur d'impression s'enclenche dès que vous imprimez un document (notamment tickets, factures et duplicatas). Ce chiffre apparaîtra sur tous les documents concernés. Le fait de visualiser le document (aperçu avant impression A4) ou de ne pas imprimer de ticket ne déclenche pas le compteur. Ajout - Annulation - Modification - Validation
Archive un article (le met à la corbeille en quelque sorte).	Valide toutes les modifications.
Annule les modifications réalisées dans un document / Ferme la fenêtre	ou supprime une entrée.
Met un article en sommeil (il n'apparaît plus dans les recherches).	ou ajoute une entrée.
Sort un article de l'état sommeil.
Exécution - Importation - Outils
Effectue (exécute) l'opération ou le calcul demandé.	Décharge le contenu de votre terminal de saisie d'inventaire (Scanpal, Optimus, CypherLab...).
ou ou Remettent à zéro (vident) une fenêtre.
En compta, exporte la sélection au format choisi (Sage, EBP...)	ou importe un fichier au format xls.
Affiche la liste des clients.	Ouvre une fenêtre permettant de rechercher un fichier à créer ou importer.
Traitement de Lignes
Insère une ligne.	Efface une ligne.
Remonte la ligne d'un cran.	Descend la ligne d'un cran.
Insère une ligne de sous-total.	Effectue une remise sur la totalité du document (facture, devis...).
Multiplie par "x" les lignes sélectionnées.

Boutons et Commandes de Fenêtres

Vous pouvez l'afficher à l'aide du petit bouton dans le coin supérieur droit de beaucoup de fenêtres dans Kezia II.

Il offre des possibilités d'exportations du tableau au format Excel ou Word. Cette fonction vous permet d'extraire les données brutes, telles qu'elles sont affichées, et de les retravailler dans un tableur par exemple. Vous pouvez également sélectionner les colonnes qui s'affichent sur la fenêtre, imprimer directement le tableau tel qu'il est ou en extraire un graphique. Permet également d'exporter un tableau avec les bonnes colonnes avant de les réimporter avec des corrections (voir le chapitre Importation et Exportation de données).

Cliquez sur la flèche grise pour classer la colonne par ordre croissant ou décroissant. Cliquez sur la loupe pour taper le nom, le code ou la référence que vous recherchez dans la colonne.
ferme la fenêtre.
ou se déplace à la première ou à la dernière fiche.	ou se déplace vers la fiche précédente ou suivante.

dans le coin supérieur droit de certaines fenêtres, permet de réduire la fenêtre pour faire autre chose et la récupérer plus tard.

Documents A4 - Imprimer - Exporter PDF Ces boutons se trouvent dans la fenêtre d'aperçu avant impression :
Imprime le document.	Insère un filigrane sur le document A4.
Exporte le document vers un format Word, Excel, HTML, PDF ou XML.	Ouvre la fenêtre d'envoi de mail (un client de messagerie - Outlook, Thunderbird... - doit être installé et configuré dans Windows).
Crée un fichier PDF en pièce jointe et ouvre la fenêtre d'envoi de mail (un client de messagerie doit être installé et configuré dans Windows).	Permettent de se déplacer dans les pages du document.
Permet de faire de recherches dans le contenu du document.	Permet de cacher le volet et de faire des zooms sur la page.
Permettent de créer des dessins simples dans les documents (après l'impression ou l'exportation du document les dessins seront perdus).	Permet d'imprimer en couleur, noir et blanc ou recto-verso.