Généralités

Bienvenue dans Popina K, solution de caisse et de gestion commerciale.

Notions importantes avant de commencer :

• Popina K est un logiciel certifié NF525, c'est à dire que son fonctionnement suit ce que préconisent la loi et la marque NF525.

• Il intègre quelques fonctions RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) destinées à vous aider à l'appliquer. Elles ne concernent que vos clients. Pour tous les autres points que couvre le RGPD, c'est à vous de mettre votre commerce en conformité.

• C'est un logiciel de VENTE DIRECTE. De ce fait, il "raisonne" en TTC : le Hors Taxes sera toujours calculé à partir du TTC. Vous aurez logiquement des différences de chiffres si vous recalculez en partant du HT.

• Popina K NE GÈRE PAS le dépôt vente (la TVA serait fausse).

• Popina K sépare le chiffre d'affaires (noté CA et qui est le total des factures enregistrées) des règlements :

Exemple : pour 10 tickets/factures à 100€ et 740€ de règlements, vous aurez CA = 1000€ / Règlements= 740€ (et 260€ de créances). Il n'est donc pas illogique d'avoir un CA supérieur aux règlements si des factures ne sont pas réglées. Et inversement si un client vous paie des factures en retard.

• Popina K N'EST PAS un logiciel de comptabilité. Il permet seulement d'exporter des fichiers qui seront exploitables par les logiciels de comptabilité courants.

• Toutes les opérations sensibles faites dans le logiciel sont tracées et mémorisées (dans le Journal des Événements Techniques), conformément aux lois et ce qu'exige la marque NF525.

• [Référentiel NF 525 2.1 § 6.2.5.6] : Toute pièce justificative établie en amont de la facture (Devis, Commande, BL, Pro Forma...) ne doit pas pouvoir être annulée, modifiée ou supprimée après validation de la facture.

• La numérotation des factures (colonne N° Pièce dans l'historique) est continue et cohérente avec la date (c'est la séquence continue), conformément à ce qu'exigent la loi et la marque NF525 :

La marque NF 525 définit la séquence continue comme une suite ordonnée sans rupture de lignes d'enregistrement des données [Référentiel NF 525 § 6.1.3].

La séquence des tickets est séparée de celle des factures (voir ci-dessous).

Celle-ci est enregistrée dans le champ NumFacPoste de la table Facture. On distinguera plusieurs types de pièces :

F pour Factures
A pour Annulations Factures ou Avoirs
T pour Tickets
R pour annulations Tickets.
C pour les factures d'acomptes.
D pour les annulations de factures d'acomptes.

Ces lettres se retrouvent dans la colonne Pièce de l'historique clients (menu Client > Opération onglet Ventes/Avoirs) :

NumFacPoste est composé du numéro de site (3 digits), du numéro de poste (3 digits) et du numéro de facture (9 digits) :

Les exemples ci-dessous proviennent de l'historique des documents clients (menu Client > Opérations).

Ici, les numéros de factures se suivent et sont cohérents avec les dates et les heures (les factures sont des pièces de type F) :

Néanmoins, les tickets (pièce de type T qui sont des "factures sans nom de client") numérotent différemment mais se suivent entre eux :
[Il en va de même si vous faites des opérations de ventes sur des postes ayant des numéros distincts]

Il faut également tenir compte des annulations :

Le numérotation des tickets (T) est continue entre eux et leur annulation est notée R. Ici par exemple, l'annulation 000017000001773 suit bien le dernier ticket 000017000001772 :

Idem pour les factures (F) qui se suivent entre elles. Leur annulation est notée A. Ici, l’annulation 000017000001659 suit bien la dernière facture 000017000001658 :

Les lignes d'annulations sont affichés en rouge pour une meilleure visibilité lors de vos recherches (F8).

Un avoir se présente aussi avec la lettre A :

La numérotation des factures d'acompte (C) suit celle des factures. Leur annulation est notée D. Ici, l'annulation 000017000002162 suit bien la facture d'acompte 000017000002161 :

Touches de Raccourcis :

F1 = Affiche l'aide de Kezia II.

F2 = Affiche la fenêtre de recherche articles.

F3 = Affiche les commandes clients en cours.

F4 = Crée une nouvelle facture client.

F5 = En Back Office : ouvre la fenêtre de création d'un bon de livraison - En Caisse : permet de changer de tarif.

F6 = En Back Office : ouvre la fenêtre de création d'une commande Client - En Caisse : affiche la fenêtre de délai de commande.

F7 = Affiche la liste des bons de livraisons.

F8 = Historique Clients : affiche tous les documents de vente.

F9 = Ouvre la fenêtre de Configuration.

F10 = Ouvre la première fiche article.

F11 = Affiche la liste des clients (Listing Clients).

F12 = Réduit la fenêtre caisse (à condition d'ouvrir le module Caisse en passant par le menu Caisse -> Vente (Réduction F12)).