Gestion du Stock

La gestion des stocks s'enclenche à partir du moment où vous créez une fiche article. Comme la gestion des stocks est activée par défaut (Fiche Article rubrique Stocks), chaque vente enlèvera un article de votre stock, même si la quantité de départ est à zéro (vous aurez des stocks négatifs).

Décochez la case de l'article dont vous ne voulez pas gérer le stock.

ENTRÉES

Vous avez la possibilité de faire un mouvement de stock entrée :

Lors de la création d'un article : vous entrerez le stock initial (consultez le chapitre Gestion des Articles).
À l'aide d'un Mouvement de Stock : procédure décrite dans les chapitres suivants.
Lors des Réceptions Fournisseurs : réceptions directes ou suite à des commandes fournisseurs (consulter les chapitres concernant les Achats).
Vous pouvez transférer des articles d'un site à un autre (voir dans ce chapitre).

À LA CRÉATION D'UN ARTICLE

Saisie du stock à la création d'un article :

Au moment ou vous créez un article (voir Gestion des Articles), vous pouvez entrer sa quantité de départ dans le champ Qté Stock de la rubrique Stock. [Lors de la duplication d'un article, le stock initial vous sera demandé]

N.B. : ce sont des nombres décimaux car vous pouvez stocker en kilos ou en litres.

À chaque vente, la quantité vendue sera soustraite. Vous pouvez suivre les mouvements de stocks de votre article sur sa fiche avec le bouton Consulter Historique Stock (rubrique Stock de la fiche article).

Si vous voulez bloquer la gestion du stock pour un article qui n'en aurait pas besoin (une prestation par exemple), décochez la case Gestion du Stock.

MOUVEMENT DE STOCK - ENTRÉE

En caisse :

Appuyez sur le bouton Fonctions puis :

Cliquez sur Mouvt. Stock. et confirmez.
Entrez éventuellement un nota faites Annuler si vous n'en avez pas besoin.
Vérifiez que le bouton Total est bien devenu Mouv Stock.
À partir de là, entrez le ou les articles concernés, leurs quantités puis Mouv Stock.
- Tapez un nombre positif pour faire une entrée de stock.
Confirmez par Oui.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

En back office :

Pour entrer des quantités en stock, cliquez sur le menu Stock > Mouvement > Nouveau.
Vérifiez que vous êtes bien sur Entrée. dans le menu déroulant Nature.

À partir de là, vous avez plusieurs options pour entrer les articles :

Vous pouvez appuyer sur le bouton + ou F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock.
- Renseignez la quantité que vous voulez ajouter (et qui s'additionnera au stock existant même s'il est négatif...) dans la colonne Qté Mouv.
Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal. L'appareil doit être en position de communiquer avec la caisse et correctement paramétré comme indiqué dans le chapitre Installation et Configuration.
Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comportera deux colonnes : Code et Quantité (le code peut être l'IDArt ou un code-barres...). Vous pouvez choisir la ligne de départ pour l'importation (la deuxième en général car la première comporte les titres des colonnes).
Vous pouvez sélectionner un rayon/famille... et cliquer sur Remplir. Une question vous sera posée pour savoir si vous remplissez la colonne Qté Mouv à zéro ou avec la valeur de stock actuelle.
Pour annuler, cliquez sur Quitter. Attention, si vous annulez, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire.
Validez avec OK. Votre stock est mis à jour.

Si vous vous êtes trompé après avoir validé, vous pouvez faire un mouvement contraire pour retomber juste ou pour l'annuler. Par exemple, vous avez mis 100 en entrée au lieu de 10 sur un article. Vous pouvez faire une sortie de 90 sur l'article en question pour tout remettre en place (100-90=10) ; ou 100 pour annuler (100-100=0). À ce moment-là, un mouvement opposé est créé.

Il est possible de retrouver votre entrée en stock dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Cochez la case correspondant à votre mouvement et renseignez les dates. Notez que la fenêtre Historique est purement consultative, vous ne pourrez rien modifier.

Dans le bouton Import :

Recopier Récept. Fourn. permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau (ouvre la fenêtre Liste Réception Fournisseur).

Recopie Mouv Stock permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau (ouvre la fenêtre Historique des Mouvements de Stock).

SORTIES

Nous allons parler de tout ce qui sort de votre stock pour différentes raisons ; une simple sortie de stock, des pertes, un prélèvement personnel, etc.

N'oubliez pas que toute vente génère de fait une sortie de stock.

Vous pouvez effectuer des sorties stock :

En effectuant un simple mouvement de sortie qui indique que des articles sortent de votre stock.
En déclarant cette sortie comme perte ou prélèvement personnel.
Vous pouvez transférer des articles d'un site à un autre.

MOUVEMENT DE STOCK - SORTIE

En caisse :

Appuyez sur le bouton Fonctions puis :

Cliquez sur Mouvt. Stock. et confirmez.
Entrez éventuellement un nota faites Annuler si vous n'en avez pas besoin.
Vérifiez que le bouton Total est bien devenu Mouv Stock.
À partir de là, entrez le ou les articles concernés, leurs quantités puis Mouv Stock.
- Tapez un nombre négatif pour faire une entrée de stock.
Confirmez par Oui.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

En back office :

Pour sortir des quantités du stock, cliquez sur le menu Stock > Mouvement > Nouveau.

Ici, il est question de faire une sortie de stock. Cette sortie est totalement générique, c'est à dire qu'elle englobe tout ce qui va sortir de votre stock pour n'importe quelle raison (retour chez le fournisseur, livraison dans une autre boutique, etc.).

Cliquez sur Sortie dans le menu déroulant Nature.

A partir de là, vous avez plusieurs options pour sortir les articles :

Vous pouvez appuyer sur + ou F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock. Renseignez la quantité que vous voulez sortir (et qui se soustraira au stock existant) dans la colonne Qté Mouv.
Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal. L'appareil doit être en position de communiquer avec la caisse et correctement paramétré comme indiqué dans le chapitre Installation et Configuration.
Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comporte deux colonnes : Code et Quantité. Vous pouvez choisir la ligne de départ pour l'importation (la deuxième en général car la première ligne comporte les titres des colonnes).
Vous pouvez sélectionner un rayon/famille... et cliquer sur Remplir. Une question vous sera posée pour savoir si vous remplissez la colonne Qté Mouv à zéro ou avec la valeur de stock actuelle.
Vous pouvez annuler en appuyant sur Quitter. Attention, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire.
Validez avec OK, votre stock est mis à jour.

Si vous vous êtes trompé, vous pouvez faire un mouvement contraire pour retomber juste ou pour l'annuler. Par exemple, vous avez mis 100 en sortie au lieu de 10 sur un article. Vous pouvez faire une entrée de 90 sur l'article en question pour tout remettre en place (-100+90=-10) ; ou 100 pour annuler (-100+100=0). À ce moment-là, un mouvement opposé est crée.

Il est possible de retrouver votre sortie de stock dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Cochez la case correspondant à votre mouvement et renseignez les dates (attention, vous ne pourrez rien modifier).

Dans le bouton Import :

Recopier Récept. Fourn. permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau.

Recopie Mouv Stock permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau.

PERTES, PRÉLÈVEMENTS PERSOS

Permet de saisir des pertes (objets volés, cassés, abîmés ou périmés...) et des prélèvements perso se traduisant par un mouvement de sortie du stock.

EN CAISSE :

Pertes :

Cliquez sur Fonctions puis Pertes.
Entrez éventuellement un nota.
Vérifiez que le bouton Total est bien devenu Pertes.
Entrez le ou les articles concernés, corrigez éventuellement leurs quantités puis Pertes.
Confirmez avec Oui.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

Vous pouvez retrouver l'historique de vos pertes dans le menu Stock > Mouvements > Historique en choisissant Pertes dans le menu déroulant Nature et en bornant la période correspondante.

Prélèvement perso :

Permet de prélever certains produits de votre stock pour en faire profiter le personnel du magasin.

Cliquez sur Fonctions puis Prélèvement et confirmez.
Entrez éventuellement un nota.
Vérifiez que le bouton Total est bien devenu PRLVT Perso.
Entrez le ou les articles concernés, corrigez éventuellement leurs quantités puis PRLVT Perso.
Confirmez.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

EN BACK OFFICE :

Vous pouvez aussi déclarer des pertes en Back Office. Ces pertes peuvent être dues au vol, à de la casse ou autre. En tout cas, cela créera un mouvement de stock de type sortie.
Vous pouvez aussi entrer des prélèvements personnels qui généreront également un mouvement de sortie.

Pertes :

Cliquez sur Stock > Mouvement > Nouveau puis menu déroulant Nature sur Pertes.

A partir de là, vous avez plusieurs options pour entrer les articles :

Vous pouvez appuyer sur F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock. Renseignez la quantité que vous voulez entrer (et qui se soustraira au stock existant) dans la colonne Qté Mouv.
Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal.
Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comporte deux colonnes : Code et Quantité.
Si vous vous êtes trompé, vous pouvez annuler en appuyant sur Quitter. Attention, si vous annulez, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire.
Validez avec OK Votre stock est mis à jour.

Il est possible de retrouver votre déclaration de perte dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Choisissez Pertes dans le menu déroulant Nature et renseignez les dates. Vous ne pourrez rien modifier ici.

Prélèvement perso :

Vous pouvez prélever un article de votre stock pour vous ou votre personnel.

Cliquez sur Stock > Mouvement > Nouveau puis menu déroulant Nature sur Prélèvement Perso

A partir de là, vous avez plusieurs options pour entrer les articles :

Vous pouvez appuyer sur F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock. Renseignez la quantité que vous voulez entrer (et qui se soustraira au stock existant) dans la colonne Qté Mouv.
Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal.
Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comporte deux colonnes : code et quantité.
Si vous vous êtes trompé, vous pouvez annuler en appuyant sur Quitter. Attention, si vous annulez, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire.
Validez avec OK, votre stock est mis à jour.

Il est possible de retrouver votre prélèvement dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Choisissez Pertes dans le menu déroulant Nature et renseignez les dates (notez que vous ne pourrez rien modifier ici). Il faut cliquer sur le mouvement qui vous intéresse dans le tableau du haut pour en voir le détail dans le tableau du bas.

Dans le bouton Import :

Recopier Récept. Fourn. permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau.

Recopie Mouv Stock permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau.

MOUVEMENTS DE STOCK LIBRES - ENTRÉES ET SORTIES

Les mouvements de stocks dits "libres" permettent de faire à la fois des entrées et des sorties. Il vous suffira de mettre le signe moins (-) devant la quantité pour signifier une sortie.

Cela vous permet notamment de faire des mouvements d'entrée et de sortie en même temps.

En caisse (fonctionne comme un mouvement le stock vu dans la rubrique précédente) :

Appuyez sur le bouton Fonctions puis :

Cliquez sur Mouvt. Stock. et confirmez.
Entrez éventuellement un nota faites Annuler si vous n'en avez pas besoin.
Vérifiez que le bouton Total est bien devenu Mouv Stock.
À partir de là, entrez le ou les articles concernés, leurs quantités puis Mouv Stock.
- Tapez un nombre positif pour faire une entrée de stock OU négatif pour une sortie.
Confirmez par Oui.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

En back office :

Cliquez sur Stock > Mouvement > Nouveau puis sur Libre.

À partir de là, vous avez plusieurs options pour entrer les articles :

Vous pouvez appuyer sur + ou F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock. Renseignez la quantité que vous voulez entrer (positive pour une entrée et négative pour une sortie) dans la colonne Qté Mouv.
Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal.
Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comporte deux colonnes : code et quantité.

Dans la colonne Qté Mouv, entrez un nombre positif pour faire une entrée. Si la quantité est positive (10 par exemple), elle s'ajoute au stock existant. Exemple, vous avez 100 et vous voulez entrer 10, saisissez 10 en positif et la quantité passera à 110 après l'opération.

Dans la colonne Qté Mouv, entrez un nombre négatif pour faire une sortie. Si la quantité est négative (-10 par exemple), elle se soustraie au stock existant. Exemple, vous avez 100 et vous voulez sortir 10, saisissez -10 et la quantité passera à 90 après l'opération.

TRANSFERT DE STOCK ENTRÉE/SORTIE

Entrée : vous avez la possibilité de transférer du stock en entrée ou en sortie, d'un magasin à l'autre, quand vous n'êtes pas en configuration multisite (en effet, si vous l'êtes, vous passerez par le transfert de stocks entre sites - voir également Installation en réseau et Multisite et Gestion Centralisée des Stocks).

Le mouvement de sortie génère un fichier qui est envoyé par e-mail et qui est utilisable par les destinataire pour faire son entrée en stock. Il faut que les articles soient existant dans les deux bases. Il faut donc avoir fait une sortie pour générer ce fichier.

Allez dans le menu Stock> Mouvements > Nouveau > Transfert Entrée ou Transfert Sortie

Transfert Entrée :

Cliquez sur Transfert Entrée dans la menu déroulant Nature.
Appuyez sur le bouton Import puis Fichier [...] pour récupérer le fichier xml reçu lors du mouvement de Sortie (voir plus bas).
Le tableau se remplit automatiquement.
Vous n'avez plus qu'à vérifier et valider avec et indiquer le site d'origine du mouvement.

Sortie : vous avez la possibilité de transférer du stock en entrée ou en sortie, d'un magasin à l'autre, quand vous n'êtes pas en configuration multisite (En effet si vous l'êtes, vous passerez par le transfert de stocks entre sites - voir également Installation en réseau et Multisite et Gestion Centralisée des Stocks).

Le mouvement de sortie génère un fichier qui est envoyé par mail et qui est utilisable par les destinataire pour faire son entrée en stock. Il faut que les articles soient existant dans les deux bases.

Allez dans le menu Stock > Mouvements > Nouveau > Transfert Entrée ou Transfert Sortie

Transfert Sortie :

Cliquez sur le menu déroulant Nature puis Transfert Sortie.
E-mail Dest. (transfert sortie) s'active et garde en mémoire les précédentes adresses.
Entrez manuellement (ou en choisissant dans le menu déroulant si vous avez déjà saisi une adresse lors d'un mouvement précédent ou qu'un adresse mail est paramétrée dans Paramètres Intervenant > Site). Le paramétrage "POP3" doit avoir été fait dans Fichier - Paramètres -> Configuration -> POP3.

Entrez dans le tableau les articles à mouvementer (F2 pour rechercher un article puis remplir la colonne Qté Mouv.). Attention, la colonne Qté Mouv se remplit par défaut avec la quantité en stock !

Validez avec OK.
Précisez le nom du site de destination (il faut l'avoir préalablement renseigné dans Paramètres > Sites).
Un message vous demandera de confirmer et vous informera que l'e-mail est bien parti. Le destinataire recevra un fichier xml qu'il pourra exploiter pour faire son transfert entrée (voir plus haut).

Dans le bouton Import :

Recopier Récept. Fourn. permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau.

Recopie Mouv Stock permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau.

HISTORIQUE DES MOUVEMENTS DE STOCK

Vous pouvez consulter l'historique de tous vos mouvements de stock dans le menu Stock > Mouvements > Historique.

Vous pouvez choisir le site sur lequel vous voulez consulter l'historique des mouvements avec le menu déroulant Site.

Cumul Quantités regroupe les même articles sur une ligne avec le cumul (total) des quantités.

Cochez la case correspondant au mouvement que vous voulez vérifier : entrées, pertes, prélèvements...).
Délimitez la période que vous voulez examiner avec les champs Date Début/Fin ou Période. Les mouvements s'affichent dans le tableau du haut. Cliquez sur une ligne pour voir les détails s'afficher dans le tableau du bas.

Sélect. Tout vous permet de sélectionner plusieurs lignes au choix dans le tableau du haut. Une fois la sélection faite, ce bouton devient et vous devez cliquer dessus pour mettre à jour le tableau du bas.

Voir permet de visualiser la fiche article du produit sélectionné dans le tableau du bas.

Masquer permet de masquer l'article sélectionné dans le tableau du bas. Pour faire réapparaître l'article masqué, il faut relancer le calcul avec Voir.

Tri Rayon permet de trier les articles du tableau du bas par rayons.

Annul. [fonctionne avec Entrée, Sortie, Pertes, Transfert Sortie et Transfert Entrée] permet d'annuler le mouvement sélectionné en créant un mouvement inverse : une sortie pour une entrée par exemple...

Recalcul Stock depuis Inventaire : le stock est totalement recalculé depuis le dernier inventaire. Autrement dit, il est recalculé depuis les données contenues dans la table Histo_Stock. Souvent utilisé en gestion centralisée des stocks pour plusieurs sites (une anomalie depuis un inventaire par exemple). Appelez votre agence avant d'appuyer sur ce bouton.

Mouv. Stocks vous permet d'imprimer un état des mouvements de stock article par article (avec notamment la quantité de mouvement, le stock initial et la valorisation).

Impressions (bouton Impressions) :

Les impressions fonctionnent avec Select. Tout (voir plus haut).

Imprimer imprime l'historique du mouvement sélectionné.

Mvt. Stock Tri par IDArt : vous permet d'imprimer un état des mouvements de stock avec les articles classés par IDArt croissants.

Mvt. Stock Tri par Saisie : vous permet d'imprimer un état des mouvements de stock triés par ordre de saisie dans le mouvement d'origine.

Étiquettes : vous permet de générer des étiquettes à imprimer que vous retrouverez dans le menu Article -> Etiquettes -> Imprimer.