Gestion du Stock

Saisie du stock à la création d'un article : 

Au moment ou vous créez un article (voir Gestion des Articles), vous pouvez entrer sa quantité de départ dans le champ Qté Stock de la rubrique Stock. [Lors de la duplication d'un article, le stock initial vous sera demandé]

N.B. : ce sont des nombres décimaux car vous pouvez stocker en kilos ou en litres.

À chaque vente, la quantité vendue sera soustraite. Vous pouvez suivre les mouvements de stocks de votre article sur sa fiche avec le bouton Consulter Historique Stock (rubrique Stock de la fiche article).

Si vous voulez bloquer la gestion du stock pour un article qui n'en aurait pas besoin (une prestation par exemple), décochez la case Gestion du Stock.

En caisse : 

Appuyez sur le bouton Fonctions puis  : 

• Cliquez sur Mouvt. Stock. et confirmez.
  
  
• Entrez éventuellement un nota faites Annuler si vous n'en avez pas besoin.
  
  
• Vérifiez que le bouton Total est bien devenu Mouv Stock.
  
  
• À partir de là, entrez le ou les articles concernés, leurs quantités puis Mouv Stock.
  • Tapez un nombre positif pour faire une entrée de stock.   
    
    
• Confirmez avec Oui.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

En back office : 

• Pour entrer des quantités en stock, cliquez sur le menu Stock > Mouvement > Nouveau.
  
  
• Vérifiez que vous êtes bien sur Entrée. dans le menu déroulant Nature.

À partir de là, vous avez plusieurs options pour entrer les articles : 

• Vous pouvez appuyer sur le bouton + ou F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock.
  • Renseignez la quantité que vous voulez ajouter (et qui s'additionnera au stock existant même s'il est négatif...) dans la colonne Qté Mouv.
    
    
• Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal. L'appareil doit être en position de communiquer avec la caisse et correctement paramétré comme indiqué dans le chapitre Installation et Configuration.
  
  
• Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comportera deux colonnes : Code et Quantité (le code peut être l'IDArt ou un code-barres...). Vous pouvez choisir la ligne de départ pour l'importation (la deuxième en général car la première comporte les titres des colonnes).
  
  
• Vous pouvez sélectionner un rayon/famille... et cliquer sur Remplir. Une question vous sera posée pour savoir si vous remplissez la colonne Qté Mouv à zéro ou avec la valeur de stock actuelle.
  
  
• Pour annuler, cliquez sur Quitter. Attention, si vous annulez, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire.
  
  
• Validez avec OK. Votre stock est mis à jour.

Si vous vous êtes trompé après avoir validé, vous pouvez faire un mouvement contraire pour retomber juste ou pour l'annuler. Par exemple, vous avez mis 100 en entrée au lieu de 10 sur un article. Vous pouvez faire une sortie de 90 sur l'article en question pour tout remettre en place (100-90=10) ; ou 100 pour annuler (100-100=0). À ce moment-là, un mouvement opposé est créé.

Il est possible de retrouver votre entrée en stock dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Cochez la case correspondant à votre mouvement et renseignez les dates. Notez que la fenêtre Historique est purement consultative, vous ne pourrez rien modifier.

Dans le bouton Import : 

Recopier Récept. Fourn. permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau (ouvre la fenêtre Liste Réception Fournisseur).

Recopie Mouv Stock permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau (ouvre la fenêtre Historique des Mouvements de Stock).

En caisse : 

Appuyez sur le bouton Fonctions puis : 

• Cliquez sur Mouvt. Stock. et confirmez.
  
  
• Entrez éventuellement un nota faites Annuler si vous n'en avez pas besoin.
  
  
• Vérifiez que le bouton Total est bien devenu Mouv Stock.
  
  
• À partir de là, entrez le ou les articles concernés, leurs quantités puis Mouv Stock.
  • Tapez un nombre négatif pour faire une sortie de stock.   
    
    
• Confirmez par Oui.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

En back office : 

• Pour sortir des quantités du stock, cliquez sur le menu Stock > Mouvement > Nouveau.

Ici, il est question de faire une sortie de stock. Cette sortie est totalement générique, c'est à dire qu'elle englobe tout ce qui va sortir de votre stock pour n'importe quelle raison (retour chez le fournisseur, livraison dans une autre boutique, etc.).

• Cliquez sur Sortie dans le menu déroulant Nature.

A partir de là, vous avez plusieurs options pour sortir les articles : 

• Vous pouvez appuyer sur + ou F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock. Renseignez la quantité que vous voulez sortir (et qui se soustraira au stock existant) dans la colonne Qté Mouv.
  
  
• Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal.  L'appareil doit être en position de communiquer avec la caisse et correctement paramétré comme indiqué dans le chapitre Installation et Configuration.
  
  
• Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comporte deux colonnes : Code et Quantité. Vous pouvez choisir la ligne de départ pour l'importation (la deuxième en général car la première ligne comporte les titres des colonnes).
  
  
• Vous pouvez sélectionner un rayon/famille... et cliquer sur Remplir. Une question vous sera posée pour savoir si vous remplissez la colonne Qté Mouv à zéro ou avec la valeur de stock actuelle.
  
  
• Vous pouvez annuler en appuyant sur Quitter. Attention, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire. 
  
  
• Validez avec OK, votre stock est mis à jour.

Si vous vous êtes trompé, vous pouvez faire un mouvement contraire pour retomber juste ou pour l'annuler. Par exemple, vous avez mis 100 en sortie au lieu de 10 sur un article. Vous pouvez faire une entrée de 90 sur l'article en question pour tout remettre en place (-100+90=-10) ; ou 100 pour annuler (-100+100=0). À ce moment-là, un mouvement opposé est crée.

Il est possible de retrouver votre sortie de stock dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Cochez la case correspondant à votre mouvement et renseignez les dates (attention, vous ne pourrez rien modifier).

Dans le bouton Import : 

Recopier Récept. Fourn. permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau.

Recopie Mouv Stock  permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau.

Permet de saisir des pertes (objets volés, cassés, abîmés ou périmés...) et des prélèvements perso se traduisant par un mouvement de sortie du stock.

EN CAISSE :

Pertes : 

• Cliquez sur Fonctions puis Pertes.
  
  
• Entrez éventuellement un nota.
  
  
• Vérifiez que le bouton Total est bien devenu Pertes.
  
  
• Entrez le ou les articles concernés, corrigez éventuellement leurs quantités puis Pertes.
  
  
• Confirmez avec Oui.

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

Vous pouvez retrouver l'historique de vos pertes dans le menu Stock > Mouvements > Historique en choisissant Pertes dans le menu déroulant Nature et en bornant la période correspondante. 

Prélèvement perso : 

Permet de prélever certains produits de votre stock pour en faire profiter le personnel du magasin.

• Cliquez sur Fonctions puis Prélèvement et confirmez.
  
  
• Entrez éventuellement un nota.
  
• Vérifiez que le bouton Total est bien devenu PRLVT Perso.
  
  
• Entrez le ou les articles concernés, corrigez éventuellement leurs quantités puis PRLVT Perso.
  
  
• Confirmez. 

Une feuille récapitulative vous est proposée à l'impression.

EN BACK OFFICE :

Vous pouvez aussi déclarer des pertes en Back Office. Ces pertes peuvent être dues au vol, à de la casse ou autre. En tout cas, cela créera un mouvement de stock de type sortie.
Vous pouvez aussi entrer des prélèvements personnels qui généreront également un mouvement de sortie.

Pertes :

Cliquez sur Stock > Mouvement > Nouveau puis menu déroulant Nature sur Pertes.

A partir de là, vous avez plusieurs options pour entrer les articles : 

• Vous pouvez appuyer sur F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock. Renseignez la quantité que vous voulez entrer (et qui se soustraira au stock existant) dans la colonne Qté Mouv.
  
  
• Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal.
  
  
• Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comporte deux colonnes : Code et Quantité.
  
  
• Si vous vous êtes trompé, vous pouvez annuler en appuyant sur Quitter. Attention, si vous annulez, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire.
  
  
• Validez avec OK Votre stock est mis à jour.

Il est possible de retrouver votre déclaration de perte dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Choisissez Pertes dans le menu déroulant Nature et renseignez les dates. Vous ne pourrez rien modifier ici.

Prélèvement perso : 

Vous pouvez prélever un article de votre stock pour vous ou votre personnel. 

• Cliquez sur Stock > Mouvement > Nouveau puis menu déroulant Nature sur Prélèvement Perso

A partir de là, vous avez plusieurs options pour entrer les articles : 

• Vous pouvez appuyer sur F2 pour chercher le ou les articles que vous voulez entrer en stock. Renseignez la quantité que vous voulez entrer (et qui se soustraira au stock existant) dans la colonne Qté Mouv.
  
  
• Vous pouvez décharger les données d'un terminal inventaire avec le bouton Scanpal.
  
  
• Vous pouvez importer un fichier Excel dont la structure comporte deux colonnes : code et quantité.
  
  
• Si vous vous êtes trompé, vous pouvez annuler en appuyant sur Quitter. Attention, si vous annulez, vous annulez tout le mouvement et vous devrez tout refaire.
  
  
• Validez avec OK, votre stock est mis à jour.

Il est possible de retrouver votre prélèvement dans le menu Stock > Mouvement > Historique. Choisissez Pertes dans le menu déroulant Nature et renseignez les dates (notez que vous ne pourrez rien modifier ici). Il faut cliquer sur le mouvement qui vous intéresse dans le tableau du haut pour en voir le détail dans le tableau du bas.

Dans le bouton Import : 

Recopier Récept. Fourn. permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau.

Recopie Mouv Stock permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau.

Notez que vous pouvez préparer un listing de vos articles dans la fenêtre Stock > Local :

Choisissez État du Stock - Sans Valorisation pour éditer un état avec un colonne récapitulant les stock à date et une colonne pour écrire ce que vous avez compté :

Principe : vous avez compté tous vos produits magasin fermé et vous allez reporter les chiffres dans le logiciel. Pour ce faire, vous allez remplir une ou plusieurs préparations d'inventaire.

Trois cas de figure : 

1. Vous avez compté tous vos articles magasin fermé (inventaire intégral).
2. Vous faites des inventaires partiels.
3. Vous ne pouvez pas fermer votre boutique pour compter
   
   De plus : 
   
   
4. Comment consulter les préparations déjà enregistrées ?
5. Que faire en cas d'erreur dans une préparation ?
   

Attention : avant toute chose, quand le comptage a été fait magasin fermé, sachez que vous avez du temps pour saisir les préparations. Vous pouvez en faire plusieurs (mais pas en faire une en plusieurs fois) et sur plusieurs jours. Par exemple, vous pouvez compter le lundi, saisir ensuite vos préparations jusqu'au vendredi et valider votre inventaire le samedi (mais avec une date de validation au lundi). Le logiciel rattrapera les ventes faites entre temps. Nous verrons ce point plus précisément dans la rubrique Validation.

1. Report du comptage (inventaire intégral) : 

• Menu Stock > Nouveau et choisir Inventaire Préparation dans le menu déroulant Nature. Répondez OK.
  
  
• Il va s’agir ici de remplir le tableau avec les articles comptés dans votre boutique. Le logiciel va afficher vos articles et leur stock dans la colonne Qté Stock et vous allez corriger ces quantités avec ce que vous avez compté dans la colonne Nouv. Stock.
  
• Quand vous appuyez sur Remplir, un message vous demande comment vous voulez remplir les quantité existantes : vous pouvez choisir d’afficher dans la colonne Nouv. Stock des quantités égales à zéro (en cochant Valeur Défaut 0) ou égales aux quantités théoriques existantes (en cochant Stock).
  Si vous avez été rigoureux sur la gestion de vos stocks, vous pouvez partir du principe que les quantités dans le logiciel sont à peu près exactes et cocher Stock. Ainsi, vous n'aurez que peu de corrections à faire. Si vous savez que vous allez corriger quasiment tous vos articles, mettez tout à zéro et vous réduirez le risque d'erreur à la saisie.
  
  Si vous avez peu d'articles, vous pouvez remplir le tableau avec l’intégralité de ceux-ci. Appuyez directement sur Remplir et tous vos articles apparaîtront.
  
  Si vous avez beaucoup d’articles, vous pouvez remplir le tableau en triant par rayon, fournisseur ou encore famille (ce qui vous arrange). Pour ce faire, vous pouvez sélectionner un rayon, une famille, un fournisseur, etc. dans les menus déroulants. En appuyant sur Remplir seuls les articles du rayon ou du fournisseur sélectionné apparaîtront.
  
  Vous pouvez ne choisir qu'un article en appuyant sur + ou F2 au clavier et en le sélectionnant dans la fenêtre de recherche. Utile pour compléter une préparation déjà validée ou faire une liste précise de plusieurs articles ne se trouvant pas forcément dans le même rayon par exemple.
  
  

  N.B. : Avec le tri par rayon, fournisseur, famille, etc. vous pouvez faire plusieurs préparations sur plusieurs jours. Vous n'êtes absolument pas obligé de faire une seule préparation pour tous vos articles. Vous pouvez fractionner le report des quantités de tous vos articles sur plusieurs préparations et sur plusieurs jours.

Vous pouvez maintenant corriger les quantités théoriques existantes (colonne Qté stock) avec celles que vous avec comptées, dans la colonne Nouv. Stock.
Pour info : les quantités saisies dans la colonne Nouv. Stock remplaceront celles de la colonne Qté Stock lors de la validation de l’inventaire.

Attention : Toute préparation commencée doit être terminée. Il est déconseillé de faire une même préparation en deux fois (par exemple, sur une préparation de 100 articles, se dire qu'on fait les 50 premiers et le reste plus tard) car le logiciel reprend tous les articles à chaque nouvelle préparation ; les risques d'erreurs sont trop importants car lors de la validation, les quantités de toutes les préparations seront cumulées.

• Quand vous aurez fini de d'entrer/corriger vos quantités, vous pourrez cliquer sur OK pour valider votre préparation. Si des prix d'achats (PMPA) sont à zéro au moment de valider, un message vous préviendra et les cases PMPA des articles concernés seront rouges. 
  À ce moment-là vous avez le choix de corriger ou non. Si vous ne corrigez pas, la fenêtre réapparaîtra à la validation de l'inventaire (voir chapitre suivant). Si vous modifiez, le PMPA sera reporté dans la fiche de l'article corrigé.
  
  
• Validez et le logiciel vous propose d'imprimer la préparation.

N.B. : La préparation reste en mémoire et vous pouvez la consulter dans le menu Stock > Mouvements > Historique, en cliquant sur Inventaire (Préparation) et en cherchant la date de saisie de votre préparation. Elle apparaîtra dans le premier tableau et vous pourrez afficher les détails en cliquant dessus.

Remplissage avec un Terminal Inventaire : une fois vos articles scannés, mettez le Scanpal en position transfert et posez-le sur sa base. Si l’appareil est bien paramétré (voir Installation et Configuration - Configuration de Périphériques - Terminaux d'Inventaire), il vous suffira d’appuyer sur Scanpal pour remplir le tableau automatiquement. Il vous faudra quand même vérifier les données transférées. Il peut y avoir autant de préparations que de Scanpal ou de transferts.

Bouton Import > Recopie Récept. Fourn : permet de recopier le contenu d'une réception fournisseur dans le tableau.

Bouton Import > Recopie Mouv. Stock : permet de recopier le contenu d'une entrée, d'une sortie ou d'un transfert dans le tableau.


2. Inventaire Partiel :

Dans le cas d'un inventaire partiel, le but est généralement de ne compter qu'un rayon pour ne pas fermer le magasin. Par exemple, le magasin reste ouvert, vous fermez le rayon, vous comptez et vous validez.

L'inventaire partiel vous permet aussi vérifier régulièrement ses stocks pour constater des anomalies. Par exemple, le logiciel vous dit que vous avez 10 produits et vous n'en voyez que 6 en rayon. Vous allez faire un premier inventaire partiel pour mettre à jour la quantité à 6. Si vous faites la même chose la semaine d'après, que vous trouvez 2 alors qu'il n'y a pas eu de ventes, c'est qu'il y a un problème. Ce n'est pas forcément du vol mais l'inventaire partiel vous a permis de surveiller un rayon et de mettre en lumière des anomalies. A vous de rechercher ce qui pourrait expliquer ces écarts.

• Dans les deux cas, vous allez faire des préparations sur un rayon, un fournisseur, une gamme de produits, etc. et valider aussitôt l'inventaire (voir la Validation). Au moment de la préparation, choisissez le rayon, le fournisseur... et corrigez les quantités dans la colonne Nouv. Stock. 

Cette méthode vous permet de faire un inventaire magasin ouvert (ce qui reste déconseillé) ou de mettre en lumière des écarts de stocks qui peuvent être suspects. 

 3. Ajustements de Stock :

Dans le cas où vous seriez dans l'impossibilité de fermer votre magasin pour compter, vous pouvez toujours faire des ajustements de stock. 
Cette solution n'est envisageable que si vous ne pouvez pas faire autrement et que vous voulez avoir des stocks au plus juste. Dans tous les cas, cette méthode est déconseillée car elle ne donne jamais un résultat complètement juste : vous comptez en même temps que vous vendez...

L'ajustement de stock correspond à un inventaire instantané. Vous allez corriger une quantité en la remplaçant par une autre.

Allez dans le menu Stock > Mouvement > Ajustement  et corrigez les quantités. Vous pouvez là aussi trier par rayon, fournisseur...

4. Consultation des Préparations enregistrées :

• Allez dans le menu Stock> Mouvements > Historique et cliquez sur Inventaire Préparation dans le menu déroulant Nature.
  
  
• Entrez l'intervalle de dates pendant lequel ont été faites les préparations.
  
  
• Elles apparaissent dans le tableau du haut ; en cliquant sur une des préparations, les détails apparaîtront dans le tableau du bas.

Pour plus de précisions, consultez le chapitre Gestion du Stock - Historique des Mouvements.

5. Que faire en cas d'erreur ?

Vous avez validé votre préparation et en vérifiant dans l'historique (Stock > Mouvements > Historique > Inventaire Préparation) vous avez constaté une faute de frappe ou un chiffre erroné ?

• Vous pouvez aller dans le menu Stock> Mouvement > Historique > Inventaire Préparation entrer la date, cliquer sur la ligne concernée dans le petit tableau du haut pour faire apparaître les détails dans le grand tableau du bas. Cochez Modif et tapez directement la bonne quantité dans la colonne Inventaire.
  
  
• Vous pouvez aussi supprimer toute une préparation pour la refaire : sélectionnez la préparation en cliquant une fois dessus dans le petit tableau et appuyez sur le bouton Supprim. Préparation.
  
  
• Vous pouvez faire une nouvelle préparation avec les articles incriminés. Attention, vous allez devoir faire une addition ou une soustraction pour corriger :
  
  
  • Cas n° 1 : vous avez saisi 10 au lieu de 100 sur l'article A. Faites une préparation en sélectionnant l'article A (avec la touche F2, voir plus haut) et vous allez mettre 90 (10 + 90 = 100) dans la colonne Nouv. Stock. En effet, au moment de valider l'inventaire, les préparations se cumulent.
    
    
  • Cas n° 2 : vous avez saisi 100 au lieu de 10 sur l'article A. Faites une préparation en sélectionnant l'article A (avec la touche F2, voir plus haut) et vous allez mettre -90 (100 - 90 = 10) dans la colonne Nouv. Stock.

Cette méthode est indiquée comme une possibilité à envisager mais elle est très fastidieuse et peut facilement générer des erreurs. Elle ne fonctionne que lorsque vous en êtes au stade de la préparation.

ATTENTION : Soyez vigilants et minutieux sur les préparations car un inventaire validé faux ne pourra pas être corrigé...

Vos préparations sont terminées ? Vous pouvez maintenant valider votre inventaire :

Attention : avant de poursuivre, faites une sauvegarde !!!

Si vous avez le moindre doute au moment de valider, appelez la Hotline ou votre agence.

Tout inventaire validé faux ne pourra être modifié !!! Vous ne pourrez faire que des ajustements de stocks (cf. Gestion des Stocks - Ajustement de Stock) pour corriger les quantités erronées. Cette opération de correction est longue et fastidieuse c'est pourquoi nous vous conseillons de faire une sauvegarde et de bien tout vérifier avant de valider.

Ici, nous aurons trois cas de figure : 

1. Validation d'un inventaire intégral.
2. Validation d'un inventaire partiel (cf. paragraphe 2 dans le chapitre Gestion des Stocks - Inventaire - Préparation).
3. Validation d'un inventaire multisite.

De plus, vous verrez l'Impression de l'inventaire avec sa valorisation.

1. Inventaire intégral (vous avez compté tout votre magasin).

Menu Stock > Mouvement > Inventaire

• Commencez par sélectionner les bonnes dates dans la rubrique Cumul des Préparations. Par exemple, si vous avez fait des préparations du 14/06/2012 au 17/06/2012, entrez ces dates. Si elles ont été faites le même jour, mettez deux dates identiques.
  
  

  Attention, vérifiez bien vos dates (quitte à retourner dans l'historique) ! Il ne s'agirait pas d'oublier une préparation... 
  

• Vous pouvez appuyer sur Cumuler. Vos préparations vont apparaître et remplir le tableau du haut (plus ou moins long selon le nombre d'articles, soyez patient).
  Si certains articles n’ont pas été trouvés pendant l’inventaire ou ne sont dans aucune préparation, ils apparaissent dans les tableaux du bas. Vérifiez quand même que vous n'avez pas oublié une préparation (par exemple mauvais choix de dates plus haut ou simple oubli). Si c'est une préparation qui n'a pas été faite, vous pouvez encore la faire à ce stade ; quittez cette fenêtre, faites la préparation et revenez ensuite.
  
  
• Le tableau du milieu répertorie les articles n'étant dans aucune préparation mais ayant un stock positif. Le tableau du bas répertorie ceux ayant un stock à zéro ou négatif.
  Après vérification, si ce sont bien des articles qui ont un stock théorique mais qui ne sont pas présent physiquement dans votre magasin, cochez Mettre à Zéro le Stock des Articles Non Inventoriés. Puisque ces articles ne sont plus présents, leur quantité logique est bien zéro. Les articles présents dans les tableaux Articles présents en stock et absents... et Articles non inventoriés seront remis à zéro.
  RAZ Stock Articles Table "Hors Inventaire" remettra à zéro le stock des articles présents dans le tableau Articles non inventoriés.
  
  
• Vérifiez la date de validation de l’inventaire ! En général, la date de validation doit correspondre à la date où vous avez compté (magasin fermé). Si vous avez compté quelques temps avant de valider vous pouvez antidater votre inventaire : le logiciel rattrapera les ventes faites dans l'intervalle.
  Exemple : vous comptez le 10 magasin fermé. Une fois le comptage fini vous commencez vos préparations le 11 (avec ce que vous avez compté le 10) et vous les finissez le 15. Vous avez rouvert le magasin et fait des ventes entre temps. Vous devez mettre le 10 en date de validation, les ventes entre le 11 et le 15 seront ainsi rattrapées.
  
  
• Appuyez sur Valider, vos quantités vont être mises à jour. Attention, cela peut prendre du temps en fonction de la taille de votre stock.
  S'il reste des articles ayant un prix d'achat (PMPA) à zéro, un message vous préviendra et les cases PMPA des articles concernés seront rouges. À ce moment-là, vous pouvez choisir de corriger ou non. Si vous ne corrigez pas, la valorisation de votre inventaire risque d'être faussée ! Vérifiez bien.
  
  
• La colonne Articles de l'inventaire inconnus affiche les articles scannés avec un terminal inventaire qui n'existent pas dans votre base. En effet, l'article sera bipé comme non reconnu mais restera en mémoire dans l'appareil. Au moment où il sera déchargé dans le logiciel, des anomalies apparaîtront mais seront enregistrées dans la préparation. Si des codes s'affichent ici, créez la fiche article et refaites une préparation pour cet article.
  
  

 2. Validation d'un inventaire partiel.

Nous avons vu précédemment (chapitre Préparation) l'intérêt de cette méthode.

• Commencez par sélectionner les bonnes dates : par exemple, si vous avez fait des préparations du 14/06/2025 au 17/06/2025, entrez ces dates. Si elles ont été faites le même jour, mettez deux dates identiques.
  
  
• Appuyez sur Cumuler, les tableaux vont se remplir.
  
  
• Sélectionnez un rayon, famille, fournisseur... dans l'encart Inventaire partiel.
  
  
•  Ici, il faut faire attention à ne PAS cocher Mettre à Zéro le Stock des Articles Non Inventoriés. En effet, vous n'avez compté qu'une partie de votre magasin ; si vous cochez cette case la partie inventoriée verra bien son stock corrigé mais tout le reste du magasin passera à zéro !
  
  Si des articles apparaissent dans le tableau Articles non inventoriés et qu'ils sont vraiment absents, appuyez sur RAZ Stock Articles Table "Hors Inventaire" pour ne remettre à zéro que les articles du rayon, famille, fournisseur... que vous n'avez pas trouvés (et donc pas comptés).
  
  
• Vous pouvez valider l'inventaire. En général, comme vous faites cette manipulation le même jour, la date de validation est la date du jour.
  
  
  

3. Validation d'un inventaire multisite ET en gestion centralisée des stocks.

• Chaque site fait ses préparations (cf. le chapitre Préparation plus haut).
  
  
• Chaque site fait une sauvegarde avant la validation.
  
  
• C'est le site 0 et lui seul qui valide l'inventaire pour tous les autres sites.

Impression de l'inventaire.

Menu Stock > Historique et choisissez Inventaire (Ajustement). Jouez sur les dates pour faire apparaître votre inventaire. 

Appuyez sur le bouton Impressions Vous pouvez choisir si vous affichez sa valeur en PMPA (par défaut - Prix Moyen Pondéré d'Achat), CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré), Dernier Prix d'Achat ou le Prix de Revient. 

Rappel : le PMPA se recalcule à chaque entrée en stock ou réception fournisseur (peut varier avec Replicator si vous êtes en multisite). Très grossièrement, c'est une moyenne de vos prix d'achats. Le CUMP est une moyenne aussi, mais qui tient compte d'une période dans son calcul.

Menu Stock > Local

Cette fenêtre affiche l'état du stock de votre magasin au moment où vous appuyez sur le bouton. Elle permet de visualiser, à l'aide de plusieurs filtres, le stock de vos articles. Vous ne pourrez rien y modifier. Si vous voulez faire des mouvements ou des corrections de stock, consultez les chapitres concernés dans Gestion du Stock.

* Vous aurez les menus déroulants Taille/Couleur/Auxiliaire/Modèle (voir ci-dessous) si vous en avez activé la gestion (Paramètres > Configuration > Métier > Taille/Coloris).

Options : 

Menu déroulant Site : permet de sélectionner le site à consulter.

Fournisseur/Rayon/Famile... Ces options filtrent l'affichage de la fenêtre selon vos besoins.  permet de trier par désignation le rayon choisi (trié par IDArt par défaut).

Option Affichage > Stock <> 0 : si activé, affiche seulement les articles dont le stock est supérieur ou inférieur à zéro.
Option Affichage > Étiquettes avec Prix Soldes : permet d'éditer les étiquettes des articles en soldes (voir Gestion des Articles - Soldes pour plus de précisions).
Options Affichage > Initialisation Fenêtre à Vide : la fenêtre démarrera vide. Vous pouvez ensuite choisir les articles à afficher à l'aide des filtres rayon, famille, etc. Utile si vous trouvez le délai d'affichage trop long.
Options Affichage >Afficher les Articles en Promo : n'affiche que les articles en promo.
Options Affichage > Articles Web Uniquement : si l'option Site Web (Paramètres > Configuration > Article) est activée, vous aurez la possibilité d'afficher uniquement les articles web (case à cocher aussi dans les fiches articles pour les distinguer des autres). Ces articles sont reliés à votre site web (voir Options Métiers - Liaison Site Web). 
Options Affichage >  Filtre les articles par Actifs et/ou les Abandonnés et/ou Bloqués... (cf. Gestion des Articles). 

Activation/Abandon > Abandon des Articles Sélectionnés : met les articles sélectionnés en Abandon par exemple (masqués dans les fenêtres de recherches articles) ou  les remet en état Actif (de nouveau visibles lors des recherches).
Activation/Abandon > Annuler Abandon des Articles Sélectionnés : sort les articles sélectionnés de l'Abandon.
 Archive les articles sélectionnés (les met à la corbeille en quelque sorte). Vous pourrez si besoin les restaurer via le menu Article > Outils > Restauration Article.
Activation/Abandon > Bloquer la Vente sur la Sélection : active le blocage de la vente sur les articles sélectionnés.
Activation/Abandon > Réactiver la Vente sur la Sélection : désactive le blocage de la vente sur les articles sélectionnés.
Activation/Abandon > Mettre la Sélection en Sommeil : passe les articles sélectionnés en sommeil.
Activation/Abandon > Sortir la Sélection du Sommeil : repasse les articles sommeil en actifs.
Activation/Abandon > Archivage de la Sélection : archive les articles sélectionnés.

Bouton Étiquettes : ouvre une fenêtre vous permettant d'imprimer des étiquettes selon plusieurs choix. Dans cette fenêtre, elles ne sont que mémorisées. Il vous faudra les imprimer ensuite via le menu Articles > Étiquettes.
- Pour les ligne sélectionnées : mémorise une étiquette par article sélectionné.
- Pour toutes les lignes de la table : une ou plusieurs étiquettes par ligne en fonction du stock.
- Pour toutes les lignes sélectionnées de la table (nb = qté en stock) : autant d'étiquettes que de stock pour chaque ligne sélectionnée.

Bouton État du Stock :
- Imprime le stock actuel valorisé selon votre choix : PMPA (Prix Moyen d'Achat Pondéré), CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré), Dernier PA (Prix d'Achat), le prix de vente ou sans valorisation.

- Imprime Liste Prix/Listing Articles : imprime une liste de tous les articles ou seulement ceux sélectionnés.

- Boutons Image Article/Fiche Article : permet de voir soit l'image de l'article (si enregistrée dans la fiche - voir Gestion des Articles - Options Avancées - Image) soit sa fiche.

Description des colonnes : 

Vous pouvez choisir les colonnes avec le bouton Personnaliser les Colonnes.

IDArt : numéro d’identification unique de l'article (attribué automatiquement à la création d'un article).
MultiCode : code-barres (EAN) à saisir dans la rubrique Code-barres de la fiche article.
Ref. Fourn : référence fournisseur. À saisir dans la rubrique Fournisseur de la fiche article.
Code : code interne entré dans la fiche article (rubrique Code-barres).
Fabricant : nom du fabricant (Menu Article > Fabricants).
Désignation : nom de l'article (donné au moment de la création de l'article).
Web : si la case est cochée, elle indique que l'article concerné est lié à des commandes web.
N Etq : indique le nombre d'étiquettes en attente d'impression dans le menu Article > Étiquettes. Attention aux cases Tous/Poste (prendre en compte toutes les étiquettes de tous les postes du magasin ou seulement le poste sur lequel vous êtes) dans cette fenêtre.
Modèle : quand on est en gestion des modèle/tailles/coloris, la colonne indique le nom du modèle rattaché à l'article.
Taille : quand on est en gestion des modèle/tailles/coloris, la colonne indique la taille de l'article.
Coloris : quand on est en gestion des modèle/tailles/coloris, la colonne indique le coloris de l'article.
Aux. : quand on est en gestion des modèle/tailles/coloris, la colonne indique l’auxiliaire (qui est un champ permettant d'entrer  - si besoin est - un critère en plus de modèle, taille et coloris) de l'article.
Qté en Stock : donne la quantité du stock au moment où vous ouvrez cette fenêtre.
Qté Réservée : indique la quantité réservée par les commandes faites sur l'article en question. La quantité réservée est la quantité d'articles que vous devez mettre de côté quand un client vous passe une commande.
Dispo : indique la quantité disponible : Qté en Stock - Qté Réservée.
Qté en Cde : quantité actuellement en commande chez le fournisseur.
Prévision : Qté en Cde - Qté Dispo
Q_Appro : information sur la quantité minimale de commande d'un produit. Par exemple, un produit vendu par 6 (colisage 6 dans la fiche article) et pas autrement aura une Q_Appro de 6.
Q_Mini : indique la quantité minimum saisie dans la fiche article (fonction permettant de déclencher une alerte en caisse lorsque cette quantité est atteinte).
Q_Maxi : indique la quantité maximale qu'il est possible de commander.
PMPA : indique le PMPA (Pris Moyen Pondéré à l'Achat) pour l'article concerné (s'il a été saisi dans la fiche article).
CUMP : indique le CUMP (Coût Unitaire Moyen Pondéré) pour l'article concerné (s'il a été saisi dans la fiche article).
PA : indique le prix unitaire HT entré dans la rubrique Fournisseur de la fiche article.
HT : indique le prix Hors Taxes de l'article.
TTC : indique le prix TTC de l'article.
Tx Marq. : indique le taux de marque apparaissant dans la fiche article.
Promo : indique le prix promo saisi dans la fiche article (voir le chapitre Gestion des Articles - Options Avancées - Promos (Prix Promo)).
Rayon : indique dans quel rayon est l'article (voir le chapitre Gestion des Articles - Classification des Articles).
Famille : indique dans quel famille est l'article  (voir le chapitre Gestion des Articles - Classification des Articles).
Sous-Famille : indique dans quel sous-famille est l'article  (voir le chapitre Gestion des Articles - Classification des Articles).
Soldes : indique le prix soldé (si des soldes ont été paramétrées (voir le chapitre Gestion des Articles - Soldes).
CatSolde : indique la catégorie de solde dans laquelle se trouve l'article (voir le chapitre Gestion des Articles - Soldes).
Valorisation : indique la valorisation de votre article (Qté en Stock x PMPA ; le total sera arrondi le cas échéant).

L'outil permet de lister les manquants (généralement utilisé pour affiner les commandes fournisseurs). Vous avez ici une liste de ces articles déclarés manquants dans la période que vous avez définie.

Les articles manquants sont des articles que vous avez déclarés comme tels en caisse, par exemple parce qu'un client vous a demandé un produit que vous n'avez pas (voir Gestion des Articles - Manquants pour plus de détails). Vous retrouvez la liste de ceux-ci dans cette fenêtre.

• Choisissez la période à analyser.
  
  
• Cliquez sur Calculer en Détail et le résultat affichera les articles déclarés manquants par dates.
  
  
• Ou sur Calculer en Cumul : affiche les manquants en les classant par articles. Les articles identiques sont cumulés sur une seule ligne.

Menu Stock > Historique

L'historique permet d'afficher et d'imprimer les stocks de périodes antérieures. Vous pourrez le valoriser sur la base du PMPA, du CUMP du Prix de Vente TTC ou du dernier Prix d'Achat.

• Calculer un historique du stock :
  
  
  • Entrez la date à laquelle vous souhaitez vérifier votre stock.
  • Cliquez sur Rechercher (pour présenter dans l'imprimé la valeur du stock à la date sélectionnée).
  • Choisissez la méthode de calcul (dans Options d'Affichage ; par exemple le PMPA - Prix Moyen Pondéré à l'Achat).
  • Cliquez sur le bord du bouton Rechercher pour choisir Stock Mémorisé ou Stock Calculé.
    • Stock Mémorisé : méthode la plus rapide car effectue une recherche dans l'historique du stock mémorisé dans un fichier de la base de données. Calcul = dernier enregistrement avant la date demandée.
    • Stock Calculé : utilise le cumul des variations de stock (négatives et positives) pour calculer l'historique. Calcul = Stock au jour - variations (sauf inventaire(s)).
  • Cliquez sur le bouton Impression Stock par TVA ou Impression Historique (les données sont présentées différemment selon le bouton : le premier trie par TVA et présente les informations comme un inventaire ; l'autre organise les informations en fonction des mouvements de stock.
    
    
    
• Bouton Options d'Affichage :
  
  NB : À chaque modification d'une option, pensez à cliquer sur le bouton Rechercher qui correspond pour rafraîchir la fenêtre.
  
  
  • Rubrique Options :
    • Abandon/Vte Bloquée/Sommeil : permet d'afficher dans le tableau les articles abandonnés, en vente bloqué ou en sommeil
      
      
  • Rubrique Valorisation du Stock : 
    • Stock Histo > 0 : la colonne Stock Actuel si le filtre Stock Histo>0 est décoché est identique aux données de la fenêtre État du Stock si le filtre Stock>0 n'est pas coché.

      En effet, le filtre de stock n'est pas basé sur les mêmes informations des 2 côtés :

      - Dans État du Stock, si le filtre Stock>0 est coché, les stocks actuels sont filtrés. 

      - Dans Historique, si le filtre Stock Histo>0 est coché, les stocks à la date de l'historique demandé sont filtrés et les quantités actuelles des articles qui étaient à zéro ou en négatif ce jour-là ne sont pas comptés.
      
      

    • Il est possible de valoriser les stocks négatifs en activant l'option.
      
      
    • PMPA/CUMP/PV TTC/Dernier PA permettent de valoriser l'historique de votre stock selon le critère qui vous arrange (voir plus haut).
      
      
• Exporter et Importer : 
  

Cet outil vous permet de créer (exporter) un fichier de type xls (sur lequel vous ferez fait des corrections de stock), puis de l'importer pour appliquer ces corrections.

Attention : Faites une sauvegarde de votre base avant toute modification.

• •  Exporter (dans bouton Import xls) : 
    • Effectuez la procédure décrite dans le paragraphe Calculer un historique du stock plus haut.
    • Entrez le nom du fichier à créer directement dans le champ prévu à cet effet ou en allant récupérer un fichier existant avec le bouton

       

    • Cliquez sur Exporter, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Vous avez deux options : Exporter avec les Titres des Colonnes ou Sans.
    • L'application crée un fichier Excel dans votre ordinateur. 
    • Dans le fichier Excel produit, corrigerez les quantités dans la colonne E.
      
      
  •  Importer (dans bouton Import xls) : 
    • Une fois les modifications terminées, cliquez sur Importer. La fenêtre change et la colonne Stock Relevé montre les corrections apportées par le fichier Excel.
    • Cliquez sur Rectifier le Stock pour appliquer ces modifications dans le logiciel.

Menu Stock > Modèles ?

Si vous êtes dans le secteur de l'habillement, vous utilisez probablement le module Gestion Grilles et Tailles. Dans ce cas, la fenêtre Modèle vous permet de consulter les stocks pour chaque taille et coloris de votre catalogue.

Cliquez tout simplement sur le modèle souhaité, la fenêtre vous affichera le stock pour le site concerné. Faites appel aux filtres habituels pour affiner votre recherche.

Menu Stock > Nouveau puis Transfert Entré/Sortie dans le menu déroulant Nouveau.

N.B. : Les transferts ne peuvent se faire que depuis le site 0.

Si vous avez plusieurs sites équipés de Popina K et de Replicator et si vous avez activé la gestion centralisée des stocks, alors vous avez la possibilité transférer des quantités d'un site à un autre.

Dans la fenêtre, une rubrique supplémentaire apparaît :  Site Destination (en plus de Site).

Cliquez sur Transfert Sortie
Remplissez les numéros de sites sachant que le sens est de gauche à droite.
Imaginez que vous êtes le site 0. Si vous mettez par exemple Site 0 et Site Destination 1 vous allez créer un mouvement de sortie au site 0 et d'entrée au site 1. Les articles seront transférés du stock du site 0 à celui du site 1.

Si vous voulez créer un mouvement de sortie au site 1 et un mouvement d'entrée au site 0. Cliquez sur Transfert Entrée et mettez Site 1 et Site Destination 0. Vous récupérez des articles du site 1 sur votre site (le 0).

Vous pouvez aussi faire des mouvements entre sites : du 1 au 2, du 3 au 2, etc.

Menu Stock > Mouvement > Dispatch

Cet outil vous permet de dispatcher les stocks du site 0 vers les sites distants.

La fonction Dispatch n'est disponible qu'avec la Gestion Centralisée des Stocks activée. Vous devez passer par la Hotline ou votre agence pour activer cette option.

• Entrez les quantités des différents articles à dispatcher vers les sites distants. Remarquez que la colonne du site distant ne montre pas ses stocks mais des zéros à remplacer par les quantités souhaitées.
• Cliquez sur Valider pour effectuer l'opération.

Menu Stock > Q_Multisite

Attention : Cette fonctionnalité n'apparaît dans le menu Stock que si vous avez activé la Gestion Centralisée des Stocks.

Ces quantités ne redescendent pas dans les magasins. Les commandes fournisseur sont faites au siège (site 0) pour les magasins.

L'outil Quantité Multisite vous permet de gérer les quantités minimales, maximales et d'approvisionnement des sites distants à partir du site 0. 
Les commandes que vous ferez pour le site distant au site zéro tiendront compte des quantités que vous aurez saisies ici.

• Choisissez l'option à modifier : Stock, Q_Mini, Q_Maxi ou Q_Appro (bouton Options).
• Double-cliquez dans une case de la colonne du site distant et entrez la quantité souhaitée. La remontée se fera lorsqu’il y aura un changement de stock sur le site distant.
• Vous pouvez trier les articles par Rayon, Famille, Fournisseur...
• Vous pouvez aussi importer un fichier Excel pour remplir le tableau (bouton Import xls). 

Menu Stock > Réappro.

• Sélectionnez la période à analyser.
• Sélectionnez le site.
• Cliquez sur le bouton de calcul souhaité :
  • Calcul des Stocks selon Q_Mini du Site va vous proposer des quantités à réapprovisionner (colonne Qté Transfert) sur certains sites en fonction des quantités minimales entrées dans les fiches articles. 
    Les lignes surlignées en vert font ressortir les articles dont les quantités sont inférieures à zéro.
  • Calcul des Stocks et des Ventes pour la Période va vous proposer des quantités à réapprovisionner (colonne Qté Transfert) sur certains sites en fonction des quantités vendues.
• Modifiez si nécessaire les quantités proposées sur la colonne transfert.
• Cliquez sur Valider pour effectuer le transfert.