Historique des Opérations Clients

Cette fenêtre vous permet d'accéder à tout l'historique des ventes (devis, commandes, bons de livraison, factures, avoirs, pro forma, notes) et des règlements clients.

Vous avez 7 onglets : Devis - Commandes - Bons de Livraison - Ventes / Avoirs - Pro Forma - Notes - Règlements.

Il y a des fonctions communes qui opèrent de la même façon sur ces onglets. Tous ces critères peuvent se combiner entre eux (par exemple afficher les documents de tel client à telle date).

Si vous cliquez une fois dans le tableau du haut (en-têtes), le détail (lignes) s'affiche en bas.

Vous pouvez afficher les devis, factures, commandes, etc. d'un seul client, ce qui vous permet d'avoir une meilleure visibilité et vous évite de les chercher parmi tous les autres. Si vous n'avez pas beaucoup de clients, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant. Sinon, préférez le rechercher avec la loupe.
Le tri se fait dès que vous avez choisi le client et ce, pour tous les onglets.

Début/Fin/Prédéfinie : vous pouvez définir une période de manière, là aussi, à se concentrer sur un mois, une semaine, un jour plutôt que de rechercher dans tout l'historique. Entrez vos dates (ou appuyez sur Prédéfinie) puis Remplir.

Notez que vous pouvez paramétrer une période par défaut (ou une date fixe de départ) dans Paramètres > Configuration > Configuration Générale/Alertes :

Tous/TTC/HT : par défaut (Tous) tous les documents sont affichés. Si vous voulez n'afficher que les documents TTC ou Hors Taxes, vous pouvez cocher la case correspondante et appuyer sur Remplir.

Tous les Sites/Site x : si vous êtes en configuration multisite, par défaut (Tous les Sites est cochée) tous les documents apparaissent. Si vous voulez trier et ne voir que les documents d'un site précis, entrez le numéro du site en question.

Menu déroulant Tables : si vous utilisez la gestion des tables, vous pouvez trier les documents par numéro de table, pour n'avoir par exemple que les factures de celle choisie.

Écarts Factures/Règlements - Factures Paiements Différés : ces cases permettent de surligner dans la liste : les écarts entre le total d'une facture et son règlement et/ou des factures à paiement différé (une facture pas encore ou pas complètement payée). Vous permet éventuellement d'expliquer une anomalie dans vos chiffres.

Masquer Avoirs/Annulations/Factures/Tickets : permet des masquer les documents que vous ne voulez pas afficher de manière à faciliter des recherches. Seulement pour l'onglet Ventes/Avoir. Attention, pensez à décocher ses cases une fois vos recherches terminées !

Édition : cliquez sur un document (devis, facture...) dans le tableau du haut. Appuyez sur ce bouton pour imprimer un duplicata ticket ou facture. Notez au passage que les duplicatas de tickets de caisse n'affichent pas les points de fidélité.

Relevé : vous permet de sélectionner plusieurs documents (Ctrl-clic) dans un onglet et d'en imprimer un résumé. Par exemple dans l'onglet Ventes/Avoirs.

RECHERCHES

Dans cette fenêtre Historique, vous pouvez rechercher des documents (devis, commandes, bons de livraison, factures...

Rechercher un Devis :

Cliquez sur l'onglet Devis.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Devis.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Commande :

Cliquez sur l'onglet Commande.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Commande.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Bon de Livraison (BL) :

Cliquez sur l'onglet Bon Livraison.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne BonLiv.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Facture :

Cliquez sur l'onglet Factures.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne N° facture.
Dans la fenêtre qui s'ouvre et vous pouvez taper le numéro de la facture dans le champ Chrono.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Facture Pro Forma :

Cliquez sur l'onglet Pro Forma.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Pro Forma.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Note :

Cliquez sur l'onglet Note.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Note.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher un Règlement :

Cliquez sur l'onglet Règlement.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne IdRegCli.
Vous pouvez aussi rechercher un règlement avec le numéro d'une commande ou d'une facture : entrez le numéro de facture dans le champ Chrono (par défaut, ils est réglé sur le site et le poste sur lequel vous vous trouvez physiquement).

Entrez le numéro de la commande si vous voulez rechercher un règlement correspondant à une commande. Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Vous pouvez également dans l'onglet Ventes/Avoirs, trier par type de document à masquer :

Pensez à les décocher avant de fermer la fenêtre...

DEVIS

C'est le premier onglet. Il vous montre l'historique de tous les devis clients dans la période choisie (vous pouvez fixer une période par défaut dans Paramètres > Configuration > Configuration Générale/Alertes).

Ils sont classés par ordre chronologique décroissant (du plus récent au plus ancien). Si vous voulez remonter plus loin, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

Si vous êtes en multi-site et que vous affichez les devis de tous les sites, vous aurez un classement différent (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).

Des information spécifiques aux devis apparaissent dans le tableau :

Une colonne Date de Validité : en effet, lors de la création d'un devis, comme il ne pourra être modifié par la suite, vous pouvez indiquer une date de validité (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Devis).
Des indications pour vérifier si le devis a été facturé, s'il y a eu une commande, s'il a été livré et s'il est en Hors Taxes (les cases cochées donnent l'information).
Vous pouvez recopier un devis existant pour générer un modèle pouvant servir à la création d'un nouveau document avec la touche Modèle. Utile pour recopier facilement un long devis, cela vous évite de le refaire entièrement.

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez modifier un devis avec Modifier :

Dans la fenêtre Modifications :

Vous pouvez modifier en écrivant directement dans les colonnes (la quantité, une remise, le taux de TVA...)
Vous pouvez changer le nom du client.
Vous pouvez changer le nom du vendeur.
Vous pouvez modifier ou ajouter des conditions de paiement et/ou de livraison.
Vous pouvez effacer une ligne en cliquant une fois dessus et en appuyant sur Efface.
Vous pouvez changer l'ordre des lignes en cliquant une fois sur celle que vous voulez décaler puis avec les boutons Descend. et Monter.
Vous pouvez insérer une ligne en cliquant une fois sur une autre puis avec Insère sachant que la ligne sera créée au dessus de celle que vous avez sélectionnée.
Vous pouvez insérer un sous-total avec SS/Tot.
Vous pouvez faire une remise sur l'ensemble du devis avec %Glob.
Vous pouvez supprimer un devis avec Supprim. ATTENTION, toute suppression est définitive !

COMMANDES

C'est le deuxième onglet. Il vous montre l'historique de toutes les commandes clients dans la période choisie (vous pouvez fixer une période par défaut dans ~~Fichier ->~~ Paramètres -> Configuration -> Configuration Générale/~~Alertes)~~Alertes).

Elles sont classées par ordre chronologique décroissant (de la plus récente à la plus ancienne). Si vous voulez remonter plus loin, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

N.B. : Si vous êtes en multisite et que vous affichez les factures de tous les sites, vous aurez un classement différent (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).

Des information spécifiques aux commandes apparaissent dans le tableau :

Des indications pour vérifier si la commande a été facturée et/ou s'il y a eu une livraison :(cases
Liv.

et
~~Les cases~~Fac. cochées ~~donnent~~ou ~~l'information.~~
non).

Vous pouvez recopier une commande existante pour générer un modèle pouvant servir à la création d'un nouveau document avec la touche Modèle.
Utile pour recopier facilement une longue commande, cela vous évite de la refaire entièrement.

Vous pouvez modifier une commande non facturée (case Fac. non cochée) avec
Modifier.

Vous arrivez sur ~~cette~~une fenêtre dans laquelle :

Vous pouvez modifier en écrivant directement dans les colonnes (la quantité, une remise, le taux de TVA...)

Vous pouvez modifier le vendeur, le livreur, le client, le mode de livraison et l'adresse de l'établissement.

Vous pouvez modifier tailles et coloris avec
Grille
Tailles.

Vous pouvez effacer une ligne en cliquant une fois dessus et en appuyant sur
Efface.

Vous pouvez changer l'ordre des lignes en cliquant une fois sur celle que vous voulez décaler puis avec les boutons Descend. et
Monter.

Vous pouvez insérer une ligne en cliquant une fois ~~sur une autre~~dessus puis avec Insère sachant que la ligne sera créée au dessus de celle que vous avez sélectionnée.

Vous pouvez insérer un sous-total avec SS/Tot.

Vous pouvez faire une remise sur l'ensemble de la commande avec %Glob.

Vous pouvez supprimer une commande avec Supprime. ATTENTION, toute suppression est définitive !

BON DE LIVRAISON

C'est le troisième onglet. Il vous montre l'historique de tous les Bons de Livraison (BL) clients dans la période choisie (vous pouvez fixer une période par défaut dans Paramètres > Configuration > Configuration Générale/Alertes).

Ils sont classés par ordre chronologique décroissant (du plus récent au plus ancien). Si vous voulez remonter plus loin, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

Si vous êtes en multisite et que vous affichez les BL de tous les sites, vous aurez un classement différent (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).

Des information spécifiques aux BL apparaissent dans le tableau :

Des indications pour vérifier si le BL a été facturé et/ou s'il est en Hors Taxes (case HT cochée ou non).

Vous pouvez recopier un BL existant pour générer un modèle pouvant servir à la création d'un nouveau document avec la touche Modèle. Utile pour recopier facilement une long BL, cela vous évite de le refaire entièrement.

Vous pouvez modifier un BL avec Modifier.

Vous arrivez sur cette fenêtre dans laquelle :

Vous pouvez modifier en écrivant directement dans les colonnes (la quantité, une remise, le taux de TVA...)

Vous pouvez modifier le vendeur, le livreur, le client, le mode de livraison et l'adresse de l'établissement.

Vous pouvez modifier tailles et coloris avec Grille Tailles.

Vous pouvez effacer une ligne en cliquant une fois dessus et en appuyant sur Efface.

Vous pouvez changer l'ordre des lignes en cliquant une fois sur celle que vous voulez décaler puis avec les boutons Descend. et Monter.

Vous pouvez insérer une ligne en cliquant une fois dessus puis avec Insère sachant que la ligne sera créée au dessus de celle que vous avez sélectionnée.

Vous pouvez insérer un sous-total avec SS/Tot.

Vous pouvez faire une remise sur l'ensemble du ~~devis~~BL avec
%Glob.

~~Vous donne des informations.~~

Vous pouvez supprimer ~~une~~un ~~commande~~BL avec Supprime. ATTENTION, toute suppression est définitive !

RAZ Q=0 permet de remettre toutes les quantités à zéro.

Vous pouvez supprimer un BL avec Supprimer. ATTENTION, toute suppression est définitive !

Contrôle Terminal est utile pour contrôler ce que vous avez enregistré dans votre terminal inventaire. Par exemple, vous avez fait une commande, vous partez la préparer dans l'entrepôt avec votre terminal et quand vous revenez, avant de valider le BL, vous voulez contrôler que ce que vous avez dans le terminal correspond bien à la commande d'origine. Pour plus de détails, voir le chapitre La Vente - Gestion commerciale (Back Office) - Bon de Livraison (BL).