Historique des Opérations Clients

Dans cette fenêtre Historique, vous pouvez rechercher des documents (devis, commandes, bons de livraison, factures...

Rechercher un Devis : 

Cliquez sur l'onglet Devis. 
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Devis.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Commande : 

Cliquez sur l'onglet Commande. 
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Commande.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Bon de Livraison (BL) : 

Cliquez sur l'onglet Bon Livraison. 
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne BonLiv.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Facture : 

Cliquez sur l'onglet Factures. 
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne N° facture.
Dans la fenêtre qui s'ouvre et vous pouvez taper le numéro de la facture dans le champ Chrono. 
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Facture Pro Forma : 

Cliquez sur l'onglet Pro Forma. 
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Pro Forma.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher une Note : 

Cliquez sur l'onglet Note. 
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne Note.
Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Rechercher un Règlement : 

Cliquez sur l'onglet Règlement.
Vous pouvez délimiter une période grâce aux deux champs Dates Début/Fin/Prédéfinie.
Vous pouvez limiter la recherche à un client en le choisissant dans la liste déroulante ou avec le bouton Loupe.
Vous pouvez également le rechercher avec son numéro en cliquant sur la loupe de la colonne IdRegCli.
Vous pouvez aussi rechercher un règlement avec le numéro d'une commande ou d'une facture : entrez le numéro de facture dans le champ Chrono (par défaut, ils est réglé sur le site et le poste sur lequel vous vous trouvez physiquement).

Entrez le numéro de la commande si vous voulez rechercher un règlement correspondant à une commande. Vous pouvez aussi trier par Site, par Hors Taxes ou TTC.

Vous pouvez également dans l'onglet Ventes/Avoirs, trier par type de document à masquer : 

Pensez à les décocher avant de fermer la fenêtre...

C'est le premier onglet. Il vous montre l'historique de tous les devis clients dans la période choisie (vous pouvez fixer une période par défaut dans Paramètres > Configuration > Configuration Générale/Alertes).

Ils sont classés par ordre chronologique décroissant (du plus récent au plus ancien). Si vous voulez remonter plus loin, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

Si vous êtes en multisite et que vous affichez les devis de tous les sites, vous aurez un classement différent (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).

Des information spécifiques aux devis apparaissent dans le tableau :

• Une colonne Date de Validité  : en effet, lors de la création d'un devis, comme il ne pourra être modifié par la suite, vous pouvez indiquer une date de validité (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Devis).
  
  
• Des indications pour vérifier si le devis a été facturé, s'il y a eu une commande, s'il a été livré et s'il est en Hors Taxes (les cases cochées donnent l'information).
  
  
• Vous pouvez recopier un devis existant pour générer un modèle pouvant servir à la création d'un nouveau document avec la touche Modèle. Utile pour recopier facilement un long devis, cela vous évite de le refaire entièrement.

Si vous avez fait une erreur, vous pouvez modifier un devis avec Modifier : 

Dans la fenêtre Modifications : 

• Vous pouvez modifier en écrivant directement dans les colonnes (la quantité, une remise, le taux de TVA...)
• Vous pouvez changer le nom du client.
• Vous pouvez changer le nom du vendeur.
• Vous pouvez modifier ou ajouter des conditions de paiement et/ou de livraison.
• Vous pouvez effacer une ligne en cliquant une fois dessus et en appuyant sur Efface.
• Vous pouvez changer l'ordre des lignes en cliquant une fois sur celle que vous voulez décaler puis avec les boutons Descend. et Monter.
• Vous pouvez insérer une ligne en cliquant une fois sur une autre puis avec Insère  sachant que la ligne sera créée au dessus de celle que vous avez sélectionnée.
• Vous pouvez insérer un sous-total avec SS/Tot.
• Vous pouvez faire une remise sur l'ensemble du devis avec %Glob.
• Vous pouvez supprimer un devis avec Supprim. ATTENTION, toute suppression est définitive !

C'est le deuxième onglet. Il vous montre l'historique de toutes les commandes clients dans la période choisie (vous pouvez fixer une période par défaut dans Paramètres > Configuration > Configuration Générale/Alertes). 

Elles sont classées par ordre chronologique décroissant (de la plus récente à la plus ancienne). Si vous voulez remonter plus loin, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

N.B. : Si vous êtes en multisite et que vous affichez les factures de tous les sites, vous aurez un classement différent (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).

Des information spécifiques aux commandes apparaissent dans le tableau :

• Des indications pour vérifier si la commande a été facturée et/ou s'il y a eu une livraison (cases Liv. et Fac. cochées ou non).
  
  
• Vous pouvez recopier une commande existante pour générer un modèle pouvant servir à la création d'un nouveau document avec la touche Modèle.
  Utile pour recopier facilement une longue commande, cela vous évite de la refaire entièrement.
  
  
• Vous pouvez modifier une commande non facturée (case Fac. non cochée) avec Modifier.

Vous arrivez sur une fenêtre dans laquelle : 

• Vous pouvez modifier en écrivant directement dans les colonnes (la quantité, une remise, le taux de TVA...) 
• Vous pouvez modifier le vendeur, le livreur, le client, le mode de livraison et l'adresse de l'établissement.
• Vous pouvez modifier tailles et coloris avec Grille Tailles.
• Vous pouvez effacer une ligne en cliquant une fois dessus et en appuyant sur Efface.
• Vous pouvez changer l'ordre des lignes en cliquant une fois sur celle que vous voulez décaler puis avec les boutons Descend. et Monter.
• Vous pouvez insérer une ligne en cliquant une fois dessus puis avec Insère  sachant que la ligne sera créée au dessus de celle que vous avez sélectionnée.
• Vous pouvez insérer un sous-total avec SS/Tot.
• Vous pouvez faire une remise sur l'ensemble de la commande avec %Glob.
• Vous pouvez supprimer une commande avec Supprime. ATTENTION, toute suppression est définitive !

C'est le troisième onglet. Il vous montre l'historique de tous les Bons de Livraison (BL) clients dans la période choisie (vous pouvez fixer une période par défaut dans Paramètres > Configuration > Configuration Générale/Alertes).

Ils sont classés par ordre chronologique décroissant (du plus récent au plus ancien). Si vous voulez remonter plus loin, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

Si vous êtes en multisite et que vous affichez les BL de tous les sites, vous aurez un classement différent (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).

Des information spécifiques aux BL apparaissent dans le tableau :

• Des indications pour vérifier si le BL a été facturé et/ou s'il est en Hors Taxes (case HT cochée ou non).
  
  
• Vous pouvez recopier un BL existant pour générer un modèle pouvant servir à la création d'un nouveau document avec la touche Modèle. Utile pour recopier facilement une long BL, cela vous évite de le refaire entièrement.
  
  
• Vous pouvez modifier un BL avec Modifier.

Vous arrivez sur cette fenêtre dans laquelle :

• Vous pouvez modifier en écrivant directement dans les colonnes (la quantité, une remise, le taux de TVA...) 
• Vous pouvez modifier le vendeur, le livreur, le client, le mode de livraison et l'adresse de l'établissement.
• Vous pouvez modifier tailles et coloris avec Grille Tailles.
• Vous pouvez effacer une ligne en cliquant une fois dessus et en appuyant sur Efface.
• Vous pouvez changer l'ordre des lignes en cliquant une fois sur celle que vous voulez décaler puis avec les boutons Descend. et Monter.
• Vous pouvez insérer une ligne en cliquant une fois dessus puis avec Insère  sachant que la ligne sera créée au dessus de celle que vous avez sélectionnée.
• Vous pouvez insérer un sous-total avec SS/Tot.
• Vous pouvez faire une remise sur l'ensemble du BL avec %Glob.
• Vous pouvez supprimer un BL avec Supprime. ATTENTION, toute suppression est définitive !
• RAZ Q=0 permet de remettre toutes les quantités à zéro.
• Vous pouvez supprimer un BL avec Supprimer. ATTENTION, toute suppression est définitive !
• Contrôle Terminal est utile pour contrôler ce que vous avez enregistré dans votre terminal inventaire. Par exemple, vous avez fait une commande, vous partez la préparer dans l'entrepôt avec votre terminal et quand vous revenez, avant de valider le BL, vous voulez contrôler que ce que vous avez dans le terminal correspond bien à la commande d'origine. Pour plus de détails, voir le chapitre La Vente - Gestion commerciale (Back Office) - Bon de Livraison (BL).

Complément d'informations dans le chapitre Généralités.

C'est le quatrième onglet. Il vous montre l'historique de toutes les factures clients dans la période choisie (Paramètres > Configuration > configuration Générale/Alertes). Elles sont classées par ordre chronologique décroissant (de la plus récente à la plus ancienne). Si vous voulez remonter plus loin, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

Si vous êtes dans une configuration multisite au site 0, l'affichage des factures apparaîtra différemment puisque vous verrez les factures de tous les sites (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).
Si un monnayeur est utilisé ET qu'un second tiroir est activé, une rubrique Tiroir apparaîtra dans cet historique, vous permettant de différencier les historiques.

Des information spécifiques aux factures apparaissent dans le tableau :

• Des indications pour vérifier si la facture est en Hors Taxes :  si une facture Hors Taxes figure dans la liste, la case HT est activée.
  
  
• Périod. vous permet de générer une périodicité pour une facture. Utile si un client vous achète toujours la même chose, cela vous évite de taper toujours la même facture (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Facture - Facturation Périodique).
  
  
• Relevé vous permet d'imprimer un résumé de plusieurs factures/tickets. Cliquez sur la première facture puis faites Ctrl-clic pour sélectionner les autres. Appuyez ensuite sur Relevé. Un message vous proposera de choisir entre facture, ticket ou avoir.
  
  
• Modèle crée un modèle de facture : en fait, vous choisissez une facture dans l'historique, vous appuyez sur cette touche et vous n'avez qu'à changer le nom du client ou d'autres choses. Vous évite de retaper une facture si vous savez que vous avez déjà fait la même pour un autre client. Valable aussi si un client vous prend toujours les mêmes articles.

ATTENTION : vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer une facture, la loi l'interdit.

• Vous pouvez en revanche l'annuler en contre-écriture : une facture "inverse" sera générée, avec un nouveau numéro (qui suivra la chronologie des factures) et à la date du jour. L'annulation sera notée A.
  
  Exemple de contre-écriture : La facture est une vente de 5 produits pour un total de 250€, si vous l'annulez, vous aurez une facture de -5 articles (qui reviennent en stock) et -250€ (qui "sortent" de votre caisse).
  
  Autre exemple : vous faites une facture de 250€ le 5 janvier. Vous vous apercevez d'une erreur le 10 janvier. Si vous annulez, l'annulation sera en date du 10 janvier. En effet, comptablement, fiscalement et légalement parlant, la numérotation des factures et les dates doivent être cohérentes : si vous en êtes à la facture 500, la facture 501 ne peut pas avoir une date antérieure à la facture 500.
  
  
• Cliquez sur la facture concernée dans le tableau puis sur Annuler Facture. L'annulation sera notée A pour les factures (et R pour les tickets).

Rappel : La numérotation des factures (type F) est continue et cohérente avec la date (colonne N° Pièce). Il ne peut pas y avoir de trou dans cette numérotation : 
On ne peut pas trouver une numérotation qui passerait de 000017000000987 à 000017000000989 : c'est la continuité (il y aura forcément une facture 000017000000988).
Il ne peut pas y avoir une facture 000017000000989 du 02 janvier 2018 qui suivrait une facture 000017000000988 du 03 janvier 2018 : c'est la cohérence des dates.

C'est aussi dans l'onglet Ventes/Avoir. Il vous montre l'historique de tous les avoirs clients (au milieu des factures) que vous avez faits depuis que vous utilisez le logiciel. Ils sont classés par ordre chronologique décroissant (du plus récent au plus ancien). Si vous voulez borner une période précise, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.
On différencie les avoirs des factures grâce à l'attribut A dans la colonne Pièce (notez que le A est aussi utilisé pour les annulations).

Pour faciliter les recherches, vous pouvez aussi masquer les documents que vous ne voulez pas voir avec les différentes cases Masquer : pour ne n'afficher que les avoirs, cochez Masquer les Annulations, Masquer les Factures, Masquer les Tickets. Attention, pensez à décocher ces cases une fois vos recherches terminées !

Si vous êtes en multisite, sont affichées par défaut toutes les factures de tous les sites. Vous pouvez les trier en entrant un numéro de site spécifique dans le champ Site.

Des information spécifiques à ces avoirs apparaissent dans le tableau :

• Des indications pour vérifier si l'avoir a été fait en Hors Taxes : dans la liste, la case HT est cochée.
  
  
• Vous pouvez annuler un avoir en contre-écriture en cliquant sur Annuler Avoir.

C'est le sixième onglet. Il vous montre l'historique de toutes les pro forma clients que vous avez faites depuis que vous utilisez le logiciel  Elles sont classées par ordre chronologique décroissant (de la plus récente à la plus ancienne). Si vous voulez borner une période précise, entrez les dates (ou une période prédéfinie) et validez avec Remplir.

Si vous êtes en multisite et que vous affichez les factures de tous les sites, vous aurez un classement différent (la séquence des numéros d'identifications étant différente pour chaque site).

Vous pouvez vérifier si la pro forma a été facturée ou calculée en Hors Taxes : dans la liste, la case HT est cochée.

Ce dernier onglet présente la liste des notes établies lorsque vous activez la gestion de tables dans le mode restauration (voir Options Métiers - Restauration).

Attention : une note ne peut être ni modifiée ni réimprimée (loi + NF525).

Sur cet onglet vous pouvez consulter l'historique des règlements :

• Dans le tableau de gauche, la liste de tous les règlements dans l'ordre décroissant (du plus récent au plus ancien).
• À droite en haut, le détail du règlement.
• À droite en bas, la facture correspondante.
  
  
  

Annulation/Modification d'un Règlement :

N.B. : Si un règlement a été clôturé, vous ne pourrez plus le modifier

Il faudra en référer à votre comptable qui corrigera éventuellement l'écriture. Vous pouvez voir qu'un règlement est clôturé si une date apparaît dans le tableau Liste des Règlements Clients (c'est la date de la clôture).

• Le règlement n'est pas correct (mode ou montant) :
   
  • Allez dans le menu Client > Opérations.
  • Cliquez sur l'onglet Règlements.
  • Cliquez sur le bouton Modif Règlement.
  • Vous pouvez changer le mode de règlement à l'aide du menu déroulant.
  • Vous pouvez directement dans la colonne Montant changer le nombre. Vous pouvez directement ajouter la différence avec Ajouter l'Écart.
    Par exemple, imaginons que le règlement ci-dessus ait été en réalité payé 99 € en espèces et 49 € en carte.
    Il suffit, pour corriger, de modifier le montant et mettre par exemple 99 pour les espèces puis Ajouter l'Écart. et le passer en cartes.
  • Restaurer permet de restaurer le montant d'origine. Attention, peut être source d'erreurs !
  • Supprimer permet d'effacer la ligne sélectionnée.