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Généralités

Bienvenue dans Popina K, solution de Caisse et de Gestion Commerciale.

Notions importantes avant de commencer :

  • Popina K est un logiciel certifié NF525, c'est à dire que son fonctionnement suit ce que préconisent la loi et la marque NF525.

  • Il intègre quelques fonctions RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) destinées à vous aider à l'appliquer. Elles ne concernent que les clients. Pour tous les autres points que couvre le RGPD, c'est à vous de mettre votre commerce en conformité.

  • C'est un logiciel de VENTE DIRECTE. De ce fait, il "raisonne" en TTC : le Hors Taxes sera toujours calculé à partir du TTC. Vous aurez logiquement des différences de chiffres si vous recalculez en partant du HT.

  • Popina K NE GÈRE PAS le dépôt vente (la TVA serait fausse).

  • Popina K sépare le chiffre d'affaires (noté CA et qui est le total des factures enregistrées) des règlements :

Exemple : pour 10 tickets/factures à 100€ et 740€ de règlements, vous aurez CA = 1000€ / Règlements= 740€ (et 260€ de créances du coup). Il n'est donc pas illogique d'avoir un CA supérieur aux règlements si des factures ne sont pas réglées. Et inversement si un client vous paie des factures en retard.

  • Popina K N'EST PAS un logiciel de comptabilité. Il permet seulement d'exporter des fichiers qui seront exploitables par les logiciels de comptabilité courants.

  • Toutes les opérations sensibles faites dans le logiciel sont tracées et mémorisées (dans le Journal des Événements Techniques), conformément aux lois et ce qu'exige la marque NF525.

  • [Référentiel NF 525 2.1 § 6.2.5.6] : Toute pièce justificative établie en amont de la facture (Devis, Commande, BL, Pro Forma...) ne doit pas pouvoir être annulée, modifiée ou supprimée après validation de la facture.

  • La numérotation des factures (colonne N° Pièce dans l'l'historique) est continue et cohérente avec la date (c'est la séquence continue), conformément à ce qu'exigent la loi et la marque NF525 :

La marque NF 525 définit la séquence continue comme une suite ordonnée sans rupture de lignes d'enregistrement des données [Référentiel NF 525 § 6.1.3].

La séquence des tickets est séparée de celle des factures (voir ci-dessous).

Celle-ci est enregistrée dans le champ NumFacPoste de la table Facture. On distinguera plusieurs types de pièces :

F pour Factures
A pour Annulations Factures ou Avoirs
T pour Tickets
R pour annulations Tickets.
C pour les factures d'acomptes.
D pour les annulations de factures d'acomptes.

Ces lettres se retrouvent dans la colonne Pièce de l'historique clients (menu Client > Opération onglet Ventes/Avoirs) :

NumFacPoste est composé du numéro de site (3 digits), du numéro de poste (3 digits) et du numéro de facture (9 digits) :

Les exemples ci-dessous proviennent de l'historique des documents clients (menu Client > Opérations).

Ici, les numéros de factures se suivent et sont cohérents avec les dates et les heures (les factures sont des pièces de type F) :

image.png

Néanmoins, les tickets (pièce de type T qui sont des "factures sans nom de client") numérotent différemment mais se suivent entre eux :
[Il en va de même si vous faites des opérations de ventes sur des postes ayant des numéros distincts]

image.png

Il faut également tenir compte des annulations :

Le numérotation des tickets (T) est continue entre eux et leur annulation est notée R. Ici, l'annulation 000017000001773 suit bien le dernier ticket 000017000001772 :

image.png

Idem pour les factures (F) qui se suivent entre elles. Leur annulation est notée A. Ici, l’annulation 000017000001659 suit bien la dernière facture 000017000001658 :

image.png

Les lignes d'annulations sont affichés en rouge pour une meilleure visibilité lors de vos recherches (F8).

Un avoir se présente aussi avec la lettre A :

image.png

La numérotation des factures d'acompte (C) suit celle des factures. Leur annulation est notée D. Ici, l'annulation 000017000002162 suit bien la facture d'acompte 000017000002161 :

image.png

Touches de Raccourcis :

F1 = Affiche l'aide de Kezia II.

F2 = Affiche la fenêtre de recherche articles.

F3 = Affiche les commandes clients en cours.

F4 = Crée une nouvelle facture client.

F5 = En Back Office : ouvre la fenêtre de création d'un bon de livraison - En Caisse : permet de changer de tarif.

F6 = En Back Office : ouvre la fenêtre de création d'une commande Client - En Caisse : affiche la fenêtre de délai de commande.

F7 = Affiche la liste des bons de livraisons.

F8 = Historique Clients : affiche tous les documents de vente.

F9 = Ouvre la fenêtre de Configuration.

F10 = Ouvre la première fiche article.

F11 = Affiche la liste des clients (Listing Clients).

F12 = Réduit la fenêtre caisse (à condition d'ouvrir le module Caisse en passant par le menu Caisse -> Vente (Réduction F12)).

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