Journaux et Statistiques

Le journal de synthèse présente les résultats de votre activité sur une période donnée. Vous y trouverez les encaissements (regroupés par mode de règlement), les mouvements de caisse, le récapitulatif du chiffre par TVA et, si nécessaire, le détail des ventes regroupées par rayons.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période.

Cliquez sur le bouton Journal de Synthèse (l'aperçu avant impression s'affiche).

Section Options du journal de synthèse :

▪  Détaillé : affiche le détail des ventes regroupées par rayons dans un tableau (les articles doivent forcément être rattachés à des rayons sinon ils n’apparaîtront pas et vos chiffres ne correspondront pas).

▪  Créances : affiche le solde en fin de période à percevoir sur l'ensemble des factures de la période choisie.

▪  Échéance : réalise le calcul en tenant compte des règlements à percevoir ultérieurement, s'ils entrent dans la période choisie. Attention, l'heure de clôture (si différente de 00:00) n'est pas prise en compte. En effet, l'échéance est calculée à la journée.
Exemple :  Le 15 janvier 2015 vous définissez une période d'analyse du 01-01-2015 au 31-01-2015. Le journal calculera sur la base des tous les règlements y compris ceux à percevoir entre le 16-01 et 31-01. Attention, si l'heure de clôture est au delà de minuit, en mode échéance, le calcul s'arrêtera quand même à minuit.

▪  Paiement : ne tient pas compte des paiements à échéance pour le calcul (indiqué si vous ne pratiquez que des paiements directs).

▪  Masquer les rayons à 0 : Il est possible de masquer les rayons à zéro dans l'affichage du journal de synthèse. Fonctionne avec l'option Détaillé qui affiche le détail du chiffre d'affaires par rayon.

▪  Panier moyen avec annulations et retours : Le calcul du panier moyen tiendra compte ou non des annulations et des retours, selon vos préférences

▪  Règlements Liés : affiche des règlements additionnels (voir le chapitre Paramètres / Configuration - Modes Règlement Paiement) :

Avec l'option, le journal de droite est plus détaillé. Les modes de règlement principaux (Espèces, Chèques, Cartes, Web...) affichent la somme des modes additionnels.

▪  Masquer Détails Articles [TICKET DE SYNTHÈSE] :

Le ticket de synthèse affiche les résultats par rayons et par articles. Pour moins d'informations et un ticket plus court, vous pouvez cocher cette option.

☝Pensez également à filtrer en fonction de ce que vous voulez : Caisse (comptabilise uniquement les ventes faites dans le module Caisse), Back Office (uniquement les ventes faites en Back Office) ou Tous (Caisse + Back Office - option conseillée).

☝Les paramètres Sorties Caisse, Retraits, Apports ne tiennent pas compte des paramètres Échéances et Paiement.

☝Attention à l'heure de clôture ! Si votre établissement ne ferme pas après minuit, laissez 00:00 par défaut. Si votre établissement ferme par exemple à deux heures du matin, mettez 02:00. Par défaut, vos journées sont calculées de minuit à minuit mais dans ce cas elles le seront de deux heures à deux heures. Du coup, si votre magasin ferme à 20:00 et que vous mettez 02:00, vos chiffres seront faussés...

☝Notez qu'en mode de calcul échéance, l'heure de clôture sera toujours minuit (même si vous paramétrez une autre heure).

Lecture du Journal :

Voici quelques éléments permettant de mieux comprendre le journal de synthèse :

EXPLICATION DES ZONES :

1. Encaissements Nets regroupe les encaissements triés par modes de règlements. La somme se retrouvera sur la zone 4 Total Global Règlements.

Notez qu'une régulation ("régul") peut être causée par :

• un avoir sur facture (fonction Avoir du Back Office, pas les bons d'achats ! Voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Avoir).
• une correction de solde client (voir le chapitre Comptabilité - Correction Solde Client).
• une facture soldée / abandon de créance (qui n'a pas ou partiellement été payée - exemple ; facture de 400€ le client ne la paye pas ou paye que 100€ et abandon de créance -> régul de 300€).
• abandon de trop perçu sur ticket resto (le client vous paye un ticket de 6€ avec un ticket resto de 9€ et vous ne rendez pas la monnaie -> régul de 3€).

2. Cette zone vous indique la part des remboursements réalisés pour chaque mode de règlement (exemple : sur 155.44€ encaissés en espèces, 1.70€ ont été remboursés au client).

3. La colonne Qté. indique le nombre d'opérations réalisées pour chaque mode de règlement.

4. Cette zone indique la somme des règlements en incluant le total des acomptes clients (payés pour des commandes).

5. Ici le résultat exclut les crédit, les régulations et les bons d'achat.

6. La zone 6 présente les détails des mouvements de caisse (entrées, sorties...) et d'autres informations.

7. Ici, vous retrouverez votre chiffre d'affaires ventilé par TVA.

8. Cette zone vous indique le montant du panier moyen : CA Total divisé par le nombre de factures/tickets (ne comptant donc pas les retours/annulations/avoirs sauf à cocher l'option Panier moyen avec annulation et retours dans le bouton Journaux).

9. Si vous avez sélectionné l'option Créances, le total pour la période sera affiché dans cette zone.

10. La dernière zone affiche le détails des ventes regroupées par rayon. Ceci suppose que tous vos articles sont rattachés à un rayon et qu'ils n'ont pas été supprimés après une vente. Sinon, les chiffres seront faux et ne correspondront pas avec ceux du tableau du haut.

La méthode de calcul diffère du tableau du haut, pouvant expliquer certaines différences d'arrondis.

En bas à droite de ce tableau, vous trouverez le taux de marque du magasin.

☝Le taux de marge est calculé en fonction du prix d'achat tandis que le taux de marque est calculé en fonction du prix de vente.

☝La lecture de la double TVA n'est prise en compte dans le journal de synthèse que si elle est activée dans les paramètres (F9) !

 OPTIONS :

o  Le bouton Ticket de synthèse imprime un ticket de synthèse présentant les résultats détaillés par rayon, la recette par type de règlement, le nombre de tickets et d'articles vendus, entre autres.

o  Les journaux peuvent être envoyés automatiquement à l'e-mail de votre choix. Allez dans le menu PARAMETRES/Configuration/LOGICIEL/Statistiques

Entrez une ou plusieurs adresse(s) valide(s) dans le champ Destinataire et choisissez l'option qui vous intéresse. Attention, les paramètres POP3 ou MailJet doivent avoir été préalablement paramétrés.

L'historique de caisse liste pour une période, tous les mouvements de caisse (y compris tickets, apports, dépenses et retraits de clôtures).

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Choisissez le numéro de caisse puis cliquez sur Opérations de Caisse. L'aperçu avant impression apparaît.

La colonne Contenu affiche le contenu du tiroir pour chaque opération.

L'option Entrée Sorties Caisses vous présente une synthèse des mouvements sur une période donnée.

L'historique des ventes affiche tous les tickets/factures dans une période donnée, classés par ordre chronologique.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Historique des Ventes. L'aperçu avant impression apparaît.

L'historique des tickets/factures dresse une liste détaillée des encaissements réalisés dans la période. Vous y trouverez le nom du client, les lignes des tickets et les montants, les taux de TVA appliqués et le mode de règlement.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Historique des Tickets. L'aperçu avant impression apparaît.

L'historique des règlements liste tous les règlements d'une période ainsi qu'un récapitulatif groupé par mode de règlement.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Historique des Règlements. L'aperçu avant impression apparaît.
  
  

Vous pouvez filtrer les règlements par Échéances et Paiement.

o  Échéance : affiche tous les règlements de la période y compris ceux dont la date d'échéance est ultérieure mais englobée dans la période.

o  Paiement : affiche tous les règlements dans la période choisie dont la date d'encaissement est égale à la date du règlement.

L'historique des achats vous liste les factures fournisseurs de la période et leurs échéances.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Historique des achats. L'aperçu avant impression apparaît.

Ce document permet de visualiser les montants par taux de *TVA pour les factures et les factures d'acomptes (obligatoire quand un acompte est réglé pour une commande).

• Cliquez sur Journaux  dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Détails des TVA sur la Période. L'aperçu avant impression apparaît.

Ce document permet de visualiser le totaux HT/TTC des montants par type de document et un total global. Le tout, par taux de TVA :

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Cumuls des TVA sur la Période. L'aperçu avant impression apparaît.

Les règlements sont présentés quotidiennement avec une répartition par mode de règlement.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Récapitulatif des Règlements. L'aperçu avant impression apparaît.

La ventilation permet de réaliser une analyse globale des règlements sur la période choisie. Le journal vous présente un regroupement basé sur le type de règlement :

o  Direct : règlements ou acomptes de commandes affectés au paiement de factures/tickets émis dans la période.

o  Paiements Décalés : règlements ou acomptes de commandes affectés au paiement de factures/tickets émis hors période.

o  Avance : paiements en avance mis sur compte.

o  Divers : autres paiements (ex. acomptes sur commandes non encore utilisés, paiements avoirs...).

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Ventilations des Règlements. L'aperçu avant impression apparaît.

Ce document dresse une liste détaillée des règlements groupés par :

o  Dépôts (avances sur compte client).

o  Acomptes sur commandes.

o  Paiements directs (sur tickets de caisse/factures).

o  Créances à ce jour (factures non réglées à ce jour).

o  Remboursements des factures hors période.

o  Créances en fin de période (factures non encore réglées).

Procédure :

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Liste des règlements détaillés. L'aperçu avant impression apparaît.
  
  

Ce document vous dresse la liste des écarts constatés lors des clôtures de la période définie. Vous avez également la possibilité de trier les enregistrements par Vendeur, Site ou Caisse de manière à affiner la recherche.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Ecarts sur la période. L'aperçu avant impression apparaît;

Si vous voulez affiner les résultats, vous pouvez cliquer sur Vendeur, Site ou Caisse et ensuite sur Calculer.

• Cliquez ensuite sur Imprimer pour afficher le document.

Cet export permet de générer et d'écrire un journal de synthèse au format .xls (Excel) dans C:\PopinaKDocuments sur une période prédéfinie.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Export Excel Journal de synthèse. 
  
  

Options :

La touche Paramétrer l'Export Excel du Journal de Synthèse permet de sélectionner les éléments à faire figurer sur le document.

Cet export permet de générer et d'écrire un Z comptable au format .xls (Excel) dans C:\PopinaKDocuments sur une période prédéfinie. Il détaille jour par jour le montant de chaque TVA et la base HT pour chaque TVA et le TTC par jour.

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Export Excel Journal de Synthèse. 

Cet export permet de générer et d'écrire un document au format .csv détaillant chaque facture (ligne par ligne), le règlement qui y est associé et par jour sur une période prédéfinie. 

• Cliquez sur Journaux dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Cliquez sur Export Factures et Règlements. 

Pour ce faire, le chemin vers lequel exporter ce document doit être renseigné dans Fichier CSV de la section Export (cliquez sur le bouton de recherche puis saisissez le chemin et le nom que l'on souhaite).

Cette statistique vous permet de voir les chiffres de ventes, les stocks et les variations de stocks dans vos différents sites.

• Cliquez sur Statistiques puis sur Sites dans le menu principal du logiciel.
  
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Sélectionnez les critères voulus (rayon, fournisseur etc.).
• Cliquez sur Remplir.
  
  
  

Options :

o  Possibilité d'entrer une période comparative (champs dates Période 2).

o  Possibilité de trier les articles Actif/En Sommeil/Tous.

La fenêtre de statistiques CA vous permet d'afficher un grand nombre de résultats pour votre activité : elle permet d'étudier votre chiffre d'affaires sous différentes formes et selon de multiples critères.

• Cliquez sur Statistiques puis sur Générales dans le menu principal du logiciel.
• Choisissez éventuellement un site (en configuration multisite, permet de voir les résultats d'autres sites).
• Dans la fenêtre, entrez les dates de Début et de Fin ou cliquez sur Période Prédéfinie.
• Choisissez les critères d'analyse dans la partie supérieure de la fenêtre (Période par défaut, Site, Période à analyser, type de facturation etc.).
• Choisissez les critères d'analyse dans la partie supérieure de la fenêtre (Période par défaut, Site, Période à analyser, type de facturation etc.).
• Choisissez la période par défaut (permet de définir la façon dont se remplissent les champs dates. Le paramètre restera en mémoire après la fermeture de la fenêtre.
• Choisissez l'onglet à analyser (par exemple : Global = Chiffre d'Affaires - Ventil. RFS : ventilation Rayon, Famille Sous-famille).

Cliquez sur Calcul pour lancer le calcul et afficher les résultats.

Statistiques proposées sur cette fenêtre (sur la période choisie) :

o  CA : Chiffre d'Affaires global.

o  Ventilation Rayon Famille Sous-Famille (RFS) : CA par RFS.

o  Vendeur : CA par vendeurs.

o  Mensuel : CA mensuel.

o  Hebdo : CA hebdomadaire.

o  Horaire : Ventes/heure.

o  Article : Ventes réalisés pour un article donné.

o  Palmarès (des articles).

o  Client : Détail de ventes par client. A l'aide des boutons Imprimer permet également de :

• Imprimer le CA par Catégorie de client (Catégorie ; Nombre Articles ; CA HT ; Nombre Factures ; CA Moyen/Facture ; CA Moyen/Article).
• Imprimer le Récapitulatif des ventes (Nom Client ; Quantité ; Référence Article ; Prix Vente TTC ; Remise).
•  Imprimer le CA HT classé par Client (Nom Client ; CA HT ; Nombre de Factures ; Panier Moyen).
• Imprimer les Ventes Articles classées par Client (Nom Client ; Article ; Quantité ; CA HT).
• Imprimer le Récapitulatif des ventes de tous les Clients (IdArt ; Désignation Article ; Quantité Vendue : Total HT; Total TTC ; Marge Totale).
• Imprimer le CA HT par Client (Nom Client ; CA HT ; Nombre de Factures ; Panier Moyen).
• Imprimer les Ventes par catégorie de Client (Catégorie Client ; Nom Client ; Quantité ; CA TTC).
• Imprimer le CA TTC par Rayon et par Catégorie (Catégorie Client ; Rayon ; CA TTC).
• Imprimer le Comparatif CA HT par Catégorie de Client (Catégorie Client ; CA HT Période 1 ; CA HT Période 2 - dates à définir préalablement dans Période Base et Période).

o  Rayon : CA par Rayon + quantités et panier moyen.

o  Articles dormants : Liste des articles en stock (actifs donc hors sommeil, vente bloquée et abandonnés) non vendus depuis une date que vous définissez dans le champ Articles actifs non vendus depuis le. Ne sont montrés que les articles "dormants" dont le stock est supérieur à zéro.

o  Code postal. : CA et Marge par code postal.

o  Multisite : CA par site.

o  TVA : Répartition du CA par taux de TVA.

o  Analyse : Statistiques globales des articles regroupées par Rayon (valeurs entrées et sorties stocks).

o  Fournisseur : Statistiques des achats (sur la base des factures fournisseurs entrées dans le logiciel) et de ventes par fournisseur.

Cet outil vous permet de créer des statistiques personnalisées pour votre commerce. Votre agence peut vous faire un devis, contactez-la (son numéro figure sur l'écran principal du logiciel).

• Cliquez sur Statistiques puis sur Personnalisées dans le menu principal du logiciel.

Cet outil crée une sélection de clients sur la base de statistiques de consommation ; laquelle peut être utilisée pour des opérations de mailings ou autres. La statistique vous donne les noms des clients qui ont acheté les produits sélectionnés depuis la date de votre choix.

• Cliquez sur Statistiques puis sur Client.
  
• Sélectionnez les critères voulus (rayon, fournisseur etc.) puis cliquez sur Remplir pour trier les articles du tableau (par défaut, le logiciel emplit le tableau avec tous les articles).
• Saisissez la date à partir de laquelle le calcul doit être lancé puis cliquez sur Calculer.
• Vous accéderez aux résultat en cliquant sur l'onglet Liste Clients.
  
  

Options :

o  Vous pouvez sélectionner les articles sur lesquels vous voulez la statistique (cochez la case correspondante à chacun des articles).

Cette statistique vous permet de visualiser le chiffre d'affaires par fournisseur.

• Cliquez sur Statistiques  puis sur Fournisseurs.
• Choisissez éventuellement un site (si vous êtes en configuration multisites). Cela vous permet de faire cette statistique sur vos différents sites.
• Définissez la période (Date début et Date fin) pour laquelle vous souhaitez éditer cette statistique.
  
• Cliquez sur Remplir.
  
  

Option :

o  Vous pouvez affiner en triant par rayon et/ou famille.

Cet outil vous permet de voir les chiffres concernant les livreurs : nombre de livraisons, de commandes, de factures et le chiffre d'affaires généré.

• Cliquez sur Statistiques  puis sur Livreurs.
• Choisissez éventuellement un site (si vous êtes en configuration multisites). Cela vous permet de faire cette statistique sur vos différents sites.
• Définissez la période (Date début et Date fin) pour laquelle vous souhaitez éditer cette statistique.
  
• Cliquez sur Remplir.

Cette statistique vous permet de voir en un coup d’œil tous vos articles avec toutes les informations afférentes.

• Cliquez sur Statistiques puis sur Situation stock.
• Choisissez éventuellement un site (si vous êtes en configuration multisites). Cela vous permet de faire cette statistique sur vos différents sites.
• Choisissez Stock Mémorisé ou Stock Calculé pour avoir soit le stock mémorisé (rapide) soit le stock recalculé depuis le dernier inventaire.
• Cliquez sur Remplir.
  
  

Options :

o  Vous pouvez affiner votre statistique par fournisseur, rayon et/ou famille. 

Cette statistique vous permet de voir le nombre de tickets ou de clients que vous faites rapporté au nombre de rayons concernés ; permet de savoir quel rayon vend le plus :

• Cliquez sur STATISTIQUES puis sur Rayons.
• Choisissez éventuellement un site (si vous êtes en configuration multisites). Cela vous permet de faire cette statistique sur vos différents sites.
• Définissez la période (Date début et Date fin) pour laquelle vous souhaitez éditer cette statistique.
• Choisissez si vous voulez voir des statistiques sur le nombre de tickets ou le nombre de clients (Tickets ou Clients).
• Cliquez sur Remplir.