01.1 - Généralités

 

Bienvenue dans Kezia II, solution de Caisse et de Gestion Commerciale.

 

• Ce manuel (v1.42) est régulièrement complété, corrigé et mis à jour avec les nouvelles versions de Kezia II.

Mis à jour le : 13/02/2025 16:31

 

 

 

 

Notions importantes avant de commencer :

 

• Kezia II est un logiciel certifié NF525, c'est à dire que son fonctionnement suit ce que préconisent la loi et la marque NF525.

• Kezia II intègre quelques fonctions RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) destinées à vous aider à l'appliquer. Elles ne concernent que les clients. Pour tous les autres points que couvre le RGPD, c'est à vous de mettre votre commerce en conformité.

• Kezia II est un logiciel de VENTE DIRECTE. De ce fait, il "raisonne" en TTC : le Hors Taxes sera toujours calculé à partir du TTC. Vous aurez logiquement des différences de chiffres si vous recalculez en partant du HT.

• Kezia II NE GERE PAS le dépôt-vente (la TVA serait fausse).

• Kezia II sépare le chiffre d'affaires (noté CA et qui est le total des factures enregistrées) des règlements.

Exemple : pour 10 tickets/factures à 100€ et 740€ de règlements, vous aurez CA = 1000€ / Règlements= 740€ (et 260€ de créances du coup). Il n'est donc pas illogique d'avoir un CA supérieur aux règlements si des factures ne sont pas réglées. Et inversement si un client vous paie des factures en retard.

• Kezia II N'EST PAS un logiciel de comptabilité. Il permet seulement d'exporter des fichiers qui seront exploitables par les logiciels de comptabilité courants.

• Toutes les opérations sensibles faites dans le logiciel sont tracées et mémorisées (dans le Journal des Événements Techniques), conformément aux lois et ce qu'exige la marque NF525.

• [Référentiel NF 525 2.1 § 6.2.5.6] : Toute pièce justificative établie en amont de la facture (Devis, Commande, BL, Pro Forma...) ne doit pas pouvoir être annulée, modifiée ou supprimée après validation de la facture.

• La numérotation des factures (colonne N° Pièce dans l'historique) est continue et cohérente avec la date (c'est la séquence continue), conformément à ce qu'exigent la loi et la marque NF525 :

La marque NF 525 définit la séquence continue comme une suite ordonnée sans rupture de lignes d'enregistrement des données [Référentiel NF 525 § 6.1.3].

La séquence des tickets est séparée de celle des factures (voir ci-dessous).

Celle-ci est enregistrée dans le champ NumFacPoste de la table Facture. On distinguera plusieurs types de pièces :

F pour Factures
**A **pour Annulations Factures ou Avoirs
T pour Tickets
R pour annulations Tickets.
C pour les factures d'acomptes.
D pour les annulations de factures d'acomptes.

Ces lettres se retrouvent dans la colonne Pièce de l'historique clients (menu Client -> Historique F8 onglet Ventes/Avoirs) :

NumFacPoste est composé du numéro de site (3 digits), du numéro de poste (3 digits) et du numéro de facture (9 digits) :

Les exemples ci-dessous proviennent de l'historique des documents clients (menu Client -> Historique F8).

Ici, les numéros de factures se suivent et sont cohérents avec les dates et les heures (les factures sont des pièces de type F) :

Néanmoins, les tickets (pièce de type T qui sont des "factures sans nom de client") numérotent différemment mais se suivent entre eux :
[Il en va de même si vous faites des opérations de ventes sur des postes ayant des numéros distincts]

Il faut également tenir compte des annulations :

Le numérotation des tickets (T) est continue entre eux et leur annulation est notée R. Ici, l'annulation 000017000001773 suit bien le dernier ticket 000017000001772 :

Idem pour les factures (F) qui se suivent entre elles. Leur annulation est notée A. Ici, l’annulation 000017000001659 suit bien la dernière facture 000017000001658 :

Les lignes d'annulations sont affichés en rouge pour une meilleure visibilité lors de vos recherches (F8).

Un avoir se présente aussi avec la lettre A :

La numérotation des factures d'acompte (C) suit celle des factures. Leur annulation est notée D. Ici, l'annulation 000017000002162 suit bien la facture d'acompte 000017000002161 :