03.2 - Gestion Commerciale (Back Office)

En Back Office, vous pouvez faire les mêmes opérations de ventes qu'en caisse mais de façon plus détaillée. En effet, plusieurs options sont disponibles, comme la possibilité de facturer en Hors Taxes, d'ajouter des frais de port...

Pour les détails, voir Généralités - Fonctions de Base - Boutons du Menu Principal.

C'est de cette interface dont il s'agit :

Notez qu'un compteur d'impression s'enclenche dès que vous imprimez un document (notamment tickets, factures et duplicatas). Ce chiffre apparaîtra sur tous les documents concernés. Le fait de visualiser le document (aperçu avant impression A4) ou de ne pas imprimer de ticket ne déclenche pas le compteur.

3.2.1 Devis

Devis :

Cliquez sur OU

Un devis ne génère pas de chiffre d'affaires, ne réserve et ne déstocke aucun article.

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Création d'un devis basique :

Il s'agit des informations minimales requises pour créer un devis.

Vous devez choisir un vendeur (cf. La Vente - Vendeurs).
Vous devez choisir un client (sinon le logiciel vous le rappellera).

vous permet de rechercher le client dans une liste.
vous permet de créer un client.

Vous devez faire attention au mode de calcul, selon que vous voulez faire un devis Hors Taxe ou TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2.

Vous précisez éventuellement la quantité (1 par défaut).
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton
L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Périphériques de Saisie de Codes-Barres).

Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) directement sur une ligne ou sur tout le devis avec

Votre devis est terminé, vous pouvez le valider en appuyant sur

Durée de validité d'un devis :

Vous pouvez paramétrer la durée de validité d'un devis dans Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Saisie en Caisse rubrique Options d'Encaissement :

Durée de validité des devis (format durée + unité, exemple 3M pour 3 mois) : déterminez ici la durée de validité de vos devis en mois. Ce sera noté sur toutes les impressions.

Fonctions avancées :

Si vous avez préalablement créé des conditions particulières de paiement (voir dans Autres Fonctions -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Autres Fonctions -> Paramètres -> Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.

Vous pouvez ajouter des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).
Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir Gestion des Clients - Fonctions Supplémentaires - Sites).

Concernant le devis, l'idée est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements mais aussi plusieurs contacts.

	Il faudra appuyer sur puis pour tout ajouter : établissement et nom du contact. Sinon, vous n'aurez que l'établissement.

vous permet d'insérer un sous-total qui apparaîtra sur l'impression du devis.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
vous permet d'insérer une ligne
vous permet de déplacer des lignes pour reclasser vos articles.
vous donne des informations.

Acceptation et transformation du devis en commande, en BL ou en facture :

Si vous n'avez pas la marchandise, le client accepte le devis et revient pour passer commande :

o Pour passer la commande, dans le menu principal de Kezia II, cliquez sur le bouton Commandes.

o Dans Rappel Devis, entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.

o Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK. Votre devis est transformé en commande, les quantités sont réservées.

Si vous avez la marchandise et que vous la livrez en faisant payer plus tard le client, vous pouvez faire un Bon de Livraison :

o Cliquez sur le bouton Bon de Livraison dans le menu principal de Kezia II.

o Cochez Devis. Entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.

o Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK.

Si vous avez la marchandise et que le client accepte le devis, vous pouvez directement faire la vente :

o Pour vendre, dans le menu principal de Kezia II, cliquez sur le bouton Facture.

o Cochez Devis. Entrez le numéro du devis et bouton OK ou bien utilisez le bouton Rech. pour le retrouver.

o Après validation, les lignes du devis vont apparaître. Vous pouvez faire des corrections ou valider directement par le bouton OK. Votre devis est facturé (la marchandise est déstockée).

3.2.1.1 Liste des Fonctions

Liste des Fonctions :

permet d'importer une liste d'articles directement dans le devis grâce à votre terminal inventaire. Les lignes du tableau se rempliront avec les articles scannés. Utile si le devis comporte énormément d'articles. L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Périphériques de Saisie de Codes-Barres).
[Inactif en mode création] permet de supprimer un devis : menu principal, F8 (historique client), sélectionner un devis, bouton puis
valide le devis et l'enregistre.
ferme la fenêtre.
permet de sélectionner un vendeur (obligatoire) pour le devis.
permet de choisir un client. Ce choix est obligatoire sinon le logiciel vous le rappellera au moment de valider le devis.
permet de rechercher un client.
permet de créer un client.
permet de choisir le mode de règlement (espèces, chèque, carte, etc.).
permet de choisir une condition de paiement (qui doit avoir été préalablement créée dans Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement)
permet de choisir une condition d'expédition (par transporteur, à expédier le jour même...). A créer préalablement dans Fichier -> Paramètres -> Conditions d'Expédition.
permet d'ajouter des frais de ports, en Hors Taxes ou TTC ou sans TVA.
permet de déterminer une date à partir de laquelle le devis ne sera plus valide.
On peut choisir le mode de calcul pour le devis : Hors Taxe ou TTC Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.

	Permet de saisir une observation qui sera imprimée sur le devis.

	Si vous avez préalablement créé des conditions particulières de règlement, paiement, expédition (voir Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement) vous pouvez les entrer ici. Vous pouvez également définir des frais de port en Hors Taxes, en TTC ou à TVA 0.

Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir Gestion des Clients - Fonctions Supplémentaires - Sites). Concernant le devis, l'idée est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements.

vous permet d'insérer un sous-total qui apparaîtra sur l'impression du devis.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
vous permet d'insérer une ligne
vous permet de déplacer des lignes pour reclasser vos articles.
vous donne des informations.

Durée de Validité d'un Devis :

Vous pouvez paramétrer la durée de validité d'un devis dans Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Saisie en Caisse rubrique Options d'Encaissement :

Durée de validité des devis (format durée + unité, exemple 3M pour 3 mois) : déterminez ici la durée de validité de vos devis en mois. Ce sera noté sur toutes les impressions.

3.2.1.3 Relance Devis

Relance d'un devis :

Vous permet de choisir le numéro de site (à condition d'être en configuration multisite) et de voir les devis d'un autre magasin.

vous permet de choisir la date à partir de laquelle vous voulez voir les devis restés sans suite.

vous permet de lancer le calcul.

3.2.1.4 Réimpression Devis

Réimpression d'un devis :

Pour réimprimer un devis, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet Devis.
Sélectionnez la période où a été faite le devis (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre devis dans la liste en cliquant une fois dessus.
Appuyez sur le bouton pour ressortir le devis au format ticket OU le bouton pour le ressortir en A4.

3.2.1.5 Modification / Annulation Devis

Modification et annulation d'un devis :

Toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.
Pour modifier ou annuler un devis, allez dans le menu Client -> Historique F8.
Cliquez sur l'onglet DEVIS.
Sélectionnez la période où a été faite le devis (dates ou Période Prédéfinie) puis
Cliquez une fois sur le devis concerné pour le sélectionner.
Cliquez sur
Vous retrouvez une interface semblable à la création d'un devis : vous pouvez donc ajouter des lignes, en effacer, vous servir du terminal inventaire pour ajouter des articles, etc. Cliquez sur OK pour valider les changements.
Pour supprimer le devis, cliquez sur Attention, n'utilisez pas ce bouton pour effacer des lignes (utilisez ).

3.2.2 Commande (CDE)

Commandes :

Cliquez sur OU OU encore appuyez sur la touche F6.

Une commande ne génère pas de chiffre d'affaires. Elle générera un règlement si acompte il y a. Elle passe les articles commandés en quantité réservée (cf. Gestion des Articles).

Vous arrivez dans cette fenêtre :

Création d'une commande (CDE) basique :

Il s'agit des informations minimales requises pour créer un commande.

Vous devez choisir un vendeur (cf. La Vente - Vendeurs).
Vous devez choisir un client, sinon le logiciel vous le rappellera. Kezia II vous proposera de remplir l'adresse de livraison si elle est renseignée dans la Fiche Client (cf. La Vente - Gestion des Clients).

vous permet de rechercher le client dans une liste.
vous permet de créer un client.

Si cette commande fait suite à un devis, vous devez le rappeler dans la zone

Vous pouvez taper directement le numéro du devis si vous le connaissez et appuyer sur OK. Les lignes du devis s'afficheront automatiquement.
Sinon, vous pouvez rechercher le devis avec

Vous devez faire attention au mode de calcul selon que vous voulez faire une commande en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2.

Précisez éventuellement la quantité (1 par défaut).
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton
L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaire).

Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) sur une ligne ou sur toute la commande avec
Votre commande est terminée, vous pouvez le valider en appuyant sur
Kezia II va vous demander si vous faites payer un acompte au client

Si vous répondez Non, la commande est terminée, l'aperçu avant impression s'affiche et vous pouvez l'imprimer.
Si vous répondez Oui, le module d'encaissement apparaît :

Le montant total de la commande s'affiche, calculez le montant de l'acompte et tapez-le directement sur le pavé numérique. Choisissez un mode de règlement (espèces, chèques, cartes...) et appuyez sur Valider Règlement pour terminer. Vous pouvez encore choisir Pas de Règlement si vous ou le client changez d'avis.

La touche permet de passer en régulation une différence entre le règlement et la facture (le client ne paiera pas tout).

Le logiciel vous propose d'imprimer la commande :

Notez qu'en ticket, il sera noté le reste à payer en cas d'acompte. Sinon, les mentions "Commande réglée" ou "A régler + montant" apparaîtront.

Fonctions avancées :

Vous pouvez modifier le délai de la commande (date et heure) ce qui permet de définir un délai de livraison précis. Appuyez sur pour valider. Vous pouvez même modifier les délais ligne par ligne dans la colonne délai.
Vous pouvez choisir un livreur (à condition qu'il ait été préalablement créé (Le Vente - Gestion des Livreurs) dans le menu déroulant.
Si vous avez préalablement créé des conditions particulières de paiement (voir dans Autres Fonctions - Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Autres Fonctions - Paramètres - Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.

Vous pouvez ajouter des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).
Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut avoir préalablement choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir La Vente - Gestion des Clients). L'idée c'est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements.

	Cliquez sur Choix Contact pour choisir le contact. Le nom de l'établissement et son adresse seront automatiquement remplis.

permet de mémoriser les étiquettes correspondantes aux articles de la commande. Pour les imprimer, vous devrez aller dans le menu Article -> Étiquettes -> Imprimer.
vous permet d'insérer un sous-total qui se retrouvera sur l'impression.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
vous permet d'insérer une ligne
vous permet de déplacer des lignes pour reclasser les articles.
vous donne des informations.
vous permet d'ajouter des annotations qui seront imprimées.
vous permet de remplir une commande avec vos modèles (n'apparaît que si la gestion des tailles/coloris est activée dans Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Client/Options Métiers/Fournisseurs) :

Choisissez le modèle dans le menu déroulant ou bipez un code dans le champ Code Article.
- Mettez les quantités voulues par le client sur les tailles ou coloris correspondants.
- Vous pouvez ajouter un délai.
- Validez et la commande se remplit automatiquement.

3.2.2.1 Liste des Fonctions

Liste des Fonctions :

Vous permet faire une commande en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
Vous pouvez modifier le délai de la commande (date et heure) ce qui permet de définir un délai de livraison précis. Appuyez sur pour valider. Vous pouvez même modifier les délais ligne par ligne dans la colonne délai.
vous permet d'importer un liste d'articles préalablement scannés sur votre terminal inventaire.
La commande se fera à la date indiquée (par défaut, celle du jour).
[Inactif en mode création] permet de supprimer un devis : menu principal, touche F8 (historique client), sélectionner un devis, bouton puis
valide la commande et l'enregistre.
quitte la fenêtre commande, rien n'est enregistré.
vous permet de sélectionner un vendeur préalablement créé (cf. La Vente - Gestion des Vendeurs) dans le menu déroulant.
vous permet de sélectionner le client (préalablement créé cf. Gestion des Clients) qui vous passe la commande.

vous permet de rechercher le client dans une liste (cf. Client -> Fiche Client rubrique Rechercher).
vous permet de créer un client (ouvre une fiche client vierge).

vous permet de choisir un livreur (à condition qu'il ait été préalablement créé (La Vente - Gestion des Livreurs) dans le menu déroulant.
Si la commande fait suite à un devis, vous pouvez le rappeler ici : soit vous connaissez le numéro du devis et vous n'avez qu'à le taper et faire sinon, recherchez-le avec
vous permet de sélectionner une taille ou un coloris (voir le chapitre Options Métiers - Prêt-à-Porter (Tailles et Coloris)). Voir chapitre précédent.
vous permet de contrôler les codes-barres des articles pour vérifier qu'ils correspondent bien.

	Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir Gestion des Clients). L'idée est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements. L'onglet Livraison permet de le préciser.

	Si vous avez préalablement créé des conditions particulières de paiement (voir dans Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Fichier -> Paramètres -> Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.

vous permet de définir des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).
vous permet d'ajouter des annotations.
permet de mémoriser les étiquettes correspondantes aux articles de la commande. Pour les imprimer, vous devez aller dans le menu Article -> Étiquettes -> Imprimer.
vous permet d'insérer un sous-total qui sera sur l'impression.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
vous permet d'insérer une ligne
vous permet de déplacer des lignes pour reclasser vos articles.
vous permet de saisir une remise pour toute la commande.
vous donne des informations.

Facture d'acompte :

[Loi + NF525]

~~Ce document n'engendre pas de chiffre d'affaires (il sera réalisé à la facturation)~~. Depuis le premier janvier 2023, la facture d'acompte est comptée dans le chiffre d'affaires.
- La TVA est donc exigible.
Cette facture est automatiquement créée quand un acompte est versé lors d'une commande (que l'aperçu s'affiche ou non - voir plus bas).

Elle a son propre numéro qui suit les factures dans la séquence continue et prend la lettre C dans l'historique. La facture d'acompte reprend, entre autres, le montant de l'acompte, le mode de règlement et le numéro de la commande initiale. Le détail des articles de la commande à laquelle elle est rattachée n'y figure pas.

L'annulation est gérée de la même manière que pour les factures : un avoir qui sera noté D dans l'historique. Il faut aller dans l'onglet Commandes, sélectionner une commande et . Ensuite, sélectionner le règlement et Validez, la commande est aussitôt annulée et un avoir engendré :

Si vous voulez supprimer la commande, passez par le bouton puis voir le chapitre Modification/Annulation Commande. La facture d'acompte liée sera annulée comme ci-dessus.

Un duplicata de la facture peut être produit, de façon identique à celui des factures (Historique F8 et bouton ).
Vous pouvez gérer l'apparition de l'aperçu avant impression pour qu'il soit systématique ou non avec l'option (Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Impressions).

Nota : Le numéro de la facture d'acompte sera rappelé dans l'historique des règlements (menu Client -> Historique F8, onglet Règlements, tableau Pièce payée par règlement sélectionné, colonne
N° Fact Acompte).

Note technique : elles sont notées ACP (champ TypeOperation) dans la table Facture. Table visible dans la visualisation des archives fiscales.

(v10C.008D - 12I)

3.2.2.3 Commandes en Cours F3

Commandes en cours :

OU la touche F3 :

Cette fenêtre vous affiche les commandes en cours pour la période donnée.Cliquez sur une commande pour avoir le détail dans le tableau du bas.

Description des colonnes :
- Commande : affiche le numéro de la commande
- No Web/Central T : si le service est activé, cette colonne vous affichera le numéro Web s'il s'agit d'une commande sur le site Internet de votre boutique relié à Kezia II ou le numéro Central T si vous passez par ce service.
- Cde Fou : affiche un numéro de commande fournisseur s'il y a lieu.
- Prep. indique si la commande a été préparée ou non.
- Date : affiche la date de la commande.
- Client : affiche le nom du client.
- Vendeur : affiche le nom du vendeur.
- Port. : affiche les frais de port.
- Total Cde : affiche le total TTC de la commande.
- Acompte : affiche le montant de l'acompte (s'il y en a un).
- ModePaiement : affiche le mode de paiement du client (celui qui est sélectionné dans sa fiche).
- CondExp : affiche les conditions d'expédition pour la commande à condition qu'elle ait été préalablement entrée.
- Numéro Suivi : Pour les commandes Web, vous pouvez saisir le numéro de suivi du colis. Il apparaîtra ici.
- Livreur : affiche le nom du livreur (si vous gérez les livreurs dans Kezia II).
- LIV : indique le mode de livraison à la commande (sur place, à emporter, livré...).
- Données concernant l'adresse du client.
Fonctions détaillées :

Ce champ vous permet de modifier la période et d'afficher toutes les commandes, celles qui sont en retard ou encore celles à livrer. On peut aussi trier par géolocalisation (à paramétrer dans la fiche article). Vous pouvez visualiser la commande sélectionnée dans le tableau en appuyant sur

surligne en vert les commandes préparées.

vous permet d'imprimer la liste des articles manquants.

vous permet de facturer la commande sélectionnée.

vous permet de solder la commande sélectionnée. Attention, solder signifie que vous renoncez au paiement de la commande.

vous permet d'imprimer une feuille A4 de préparation de la commande sélectionnée.

vous permet de créer un Bon de Livraison à partir de la commande sélectionnée.

permet de voir la fiche commande de la ligne sélectionnée ET éventuellement, de modifier vos lignes de commande (suppression/ajout).

vous permet d'imprimer la commande sélectionnée en A4.

Si l'option est activée dans Kezia II, vous pouvez transférer vos commandes vers Central T.

recalcule les quantités réservées pour les commandes.

imprime un ticket de commande pour la ligne sélectionnée.

permet de sélectionner un état d'avancement de la commande en cours :

	Vous pouvez sélectionner le statut de la commande dans le menu déroulant.
	Le message apparaît à droite et vous pouvez le personnaliser en tapant directement dans le champ Message.

Le bouton

vous permet d'accéder à la liste des messages que vous avez déjà envoyés. Vous pouvez choisir la période à analyser avec les dates ou Période Prédéfinie. Vous pouvez ensuite choisir le type de pièce avec le menu déroulant :

Vous pouvez directement taper le numéro de la commande ou choisir le nom du client. Appuyez ensuite sur

pour mettre à jour les données dans le tableau.

Dans Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> POP3 / MailJet :

Cocher et paramétrer les messages dans :

Selon ce que vous avez choisi comme mode de communication, cochez la case adéquate (voir le chapitre Paramètres / Configuration - POP3 / MailJet).

Choisissez la fréquence d'envoi des messages ; à savoir que zéro signifie que le message part de suite et une valeur supérieure à zéro envoie le message en différé.

Vous pouvez enfin choisir si le message pour le client partira par e-mail, par sms ou les deux.

La fonction En Sommeil (case à cocher dans la dernière colonne) permet de ne pas afficher l'état dans les choix de la fenêtre Avancement (voir un peu plus haut).

Vous pouvez ajouter un message en le tapant directement à la suite des autres.

"Votre %1 a été livré" : le %1 sera remplacé par le numéro de la commande dans le message qu'aura le client.

3.2.2.4 Réservations en Cours

Réservations en cours :

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Permet de sélectionner un site en particulier (en configuration multisite) : cochez Site et mettez le chiffre correspondant.

	Permet de sélectionner une période ou une date à laquelle les commandes doivent être prêtes.

	Vous permet de trier les articles du tableau par Rayon/Famille/Sous-Famille. Afficher uniquement les familles libres vous permet d'accéder aux Familles/Sous-Familles libres (cf. Gestion d'Articles - Rayons) c'est à dire qui ne sont pas rattachées à un rayon.

Il vous faudra appuyer sur pour remplir le tableau.
ajoute une colonne (complètement à droite du tableau) pour indiquer le nom du fournisseur du produit. Fonctionne avec Cumul et Par date.
vous permet de visualiser les articles en commande, tels quels, sous forme de liste.
- vous permet d'éditer la liste des réservations en cours.
- ouvre la fenêtre Commandes en Cours qui récapitule les articles commandés.
vous permet de voir les articles des commandes classés par dates décroissantes (de la plus récente à la plus ancienne).
- vous permet d'éditer la liste des réservations en cours.
- ouvre la fenêtre Commandes en Cours qui récapitule les articles commandés.
- édite les étiquettes du ou des articles sélectionnés.
- engendrera une étiquette par article OU autant d'étiquettes qu'il y a de quantités pour un article.
les articles sont regroupés par numéros IDART. Les boutons qui apparaissent permettent de masquer les détails ou de les faire réapparaître.
- vous permet d'éditer la liste des réservations en cours, triées par rayon.
- ouvre la fenêtre Commandes en Cours qui récapitule les articles commandés.
vous donne un aperçu de chaque commande avec les articles regroupés par commandes.
- vous permet d'éditer un listing des commandes.
(fonctionne avec Cumul ou Par Date cochés) Si vous voulez enlever les lignes jaunes de totaux entre les articles dans le tableau, cochez cette option et rappuyez sur

3.2.2.5 Préparations de Commandes

Préparations de commandes :

Cette fonction liste les articles qu'il vous faut préparer avant de les livrer.

Vous devez avoir coché la case À préparer dans l'onglet Préparation de la fiche article. Ainsi, lors d'une commande (en mode LIVRER) de l'article en question, celui-ci viendra s'inscrire dans ce tableau :

Le but est ici de regrouper tous les articles à préparer de toutes le commandes et d'envoyer ces demandes de préparation en cuisine [Rappel : la case À Préparer doit être cochée dans la fiche de l'article pour qu'il apparaisse dans ce tableau].

Généralement, une imprimante tickets paramétrée se trouve en cuisine et c'est sous forme de tickets que vont sortir les préparations. Le cuisinier peut ainsi savoir quel article il doit préparer et en quelle quantité.

Ouvrez cette fenêtre et vous verrez la liste des articles à préparer.
Cochez les articles que vous voulez envoyer en préparation - vous pouvez tous les cocher/décocher d'un coup avec
Vous pouvez indiquer le temps de préparation en minutes (optionnel).
Vous pouvez cocher Préparation automatique pour qu'à chaque commande, les préparations sortent sur l'imprimante.
Appuyez sur et un ticket de préparation sortira sur l'imprimante tickets.

3.2.2.6 Préparations à Livrer

Préparations à livrer :

Prérequis :

Avoir fait une commande avec délai contenant des produits "à préparer" (dont l'option À préparer est cochée dans la fiche article) avec le choix LIVRÉ (double TVA + Sur Place/Livré/Emporté activé - dans F9 -> Article**).**
En mode Intervenant, avoir créé un MCU en caisse qui ouvre la fenêtre (voir ci-dessous) Préparations en Cours (voir le chapitre Macro Codes Utilisateurs (MCU))
- Vous voyez en caisse un bouton permettant de jongler entre la fenêtre des Préparations et le module caisse afin de faciliter l'encaissement au retour du livreur :

Maintenant que vos commandes sont faites, vous devez les livrer (cas d'une pizzeria par exemple). Vous pouvez retrouver toutes vos préparations à livrer dans Client -> Commande -> Préparation à Livrer.

1. Cochez la case TOUTES.

2. Sélectionnez dans le tableau du haut la commande à livrer (en cliquant une fois dessus).

3. Dans le tableau du bas, les articles apparaissent. Cochez les cases Prépa des articles que vous devez préparer pour la livraison.

4. Cochez ensuite À LIVRER pour faire apparaître les commandes que vous venez de cocher. Sélectionnez celle que vous voulez livrer, et cochez dans le tableau du bas les articles à livrer :

1. Choisissez un livreur.

2. Cochez la commande concernée dans le tableau.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Si vous avez coché la case un ticket s'imprimera pour le livreur avec les coordonnées du client. C'est un ticket de tournée. À son retour, vous pourrez scanner le code-barres de ce ticket pour facturer et encaisser directement dans le module Caisse. À ce moment là, le livreur part avec la commande.

Au retour du livreur, vous encaissez la commande (vous la facturez) :

En caisse, cliquez sur pour retourner sur la fenêtre Préparations en Cours :

1. Cochez À ENCAISSER.
2. Cochez la commande à facturer.
3. Cliquez sur le bouton

Vous vous retrouvez dans la module d'encaissement. La commande sera facturée et payée.

Dans cet encart, vous pouvez choisir de voir : toutes le commandes, celles à emporter, à livrer ou à encaisser. L'affichage dans le tableau changera en fonction de ce que vous choisissez.

Vous permet de générer des Bons de Livraison (BL). L'avantage est la facturation en fin de mois de tous ces BL avec la fonction facturation auto (cf. Autres Fonctions - Client -> Facture -> Auto).
Fonctionne avec la case A LIVRER. Permet de cocher/décocher toutes les livraisons.
Vous pouvez éventuellement choisir de trier par dates avec les deux champs date début/fin ou avec le menu déroulant Période prédéfinie. Cliquez ensuite sur
Lorsque vous cochez A LIVRER, un nouveau bouton apparaît : Il vous permet d'éditer des tickets de tournée pour un livreur.Choisissez le livreur dans le menu déroulant et appuyez sur le bouton Livrer. Un ticket sortira (vous avez aussi la possibilité de l'éditer en A4). Le livreur part avec ce ticket qui contient toutes les indications nécessaires (nom du client, son adresse, numéro de téléphone...).
sert à vérifier que la quantité livrée correspond à la quantité préparée. Si vous avez imprimé des étiquettes pour vos livraisons (voir Gestion Commerciale (Back Office) -> Commande -> Préparation à Livrer) votre livreur part avec un terminal inventaire, scanne les produits livrés et quand il revient, vous pouvez vider le terminal dans la fenêtre Contrôle pour vérifier.

3.2.2.7 Réimpression Commande

Réimpression d'une commande :

Pour réimprimer une commande, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet Commandes.
Sélectionnez la période où a été faite la commande (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre commande dans la liste en cliquant une fois dessus.
Appuyez sur pour ressortir la commande au format ticket OU pour la ressortir en A4.

3.2.2.8 Modification / Annulation Commande

Modification et annulation d'une commande :

Toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.
Pour modifier ou annuler une commande, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet Commandes.
Sélectionnez la période dans laquelle a été faite la commande (dates ou Période Prédéfinie) puis
Cliquez une fois sur la commande concernée pour la sélectionner.
Cliquez sur
Vous retrouvez une interface semblable à la création d'une commande : vous pouvez donc ajouter des lignes, en effacer, vous servir du terminal inventaire pour ajouter des articles, etc. Cliquez sur OK pour valider les changements.
Pour supprimer la commande, cliquez sur N'utilisez pas ce bouton pour effacer des lignes (utilisez ) !
- Si un acompte avait été versé, une fenêtre vous demandera ce que vous voulez en faire :

3.2.3 Bon de Livraison (BL)

Bons de Livraisons :

Cliquez sur OU OU appuyez sur la touche F5

Un BL ne génère pas de chiffre d'affaires. Il déstocke simplement les articles.

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Création d'un bon de livraison (BL) basique :

Il s'agit des informations minimales requises pour créer un bon de livraison.

Vous devez choisir un vendeur préalablement créé (cf. La Vente - Gestion des Vendeurs) dans le menu déroulant, sinon le logiciel vous le rappellera.
Vous devez choisir un client. Kezia II vous proposera de remplir l'adresse de livraison si celle renseignée dans la Fiche Client (cf. Gestion des Clients).

vous permet de rechercher le client dans une liste.
vous permet de créer un client.

Si ce bon de livraison fait suite à un devis, une facture pro forma (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Facture Pro Forma) ou une commande vous devez le/la rappeler dans la zone

Vous pouvez taper directement le numéro du devis et appuyer sur OK. Les lignes du devis/pro forma/commande s'afficheront automatiquement.
Sinon, vous pouvez rechercher le devis/pro forma/commande à l'aide du bouton Rech.

Vous devez faire attention au mode de calcul, selon que vous voulez faire un bon de livraison en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
Vous pouvez ensuite remplir le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou en les cherchant avec la touche F2.

Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) sur une ligne ou sur tout le BL avec .
Votre bon de livraison est terminé, vous pouvez le valider en appuyant sur
Le logiciel va vous demander si vous voulez le valoriser (afficher la valeur totale des articles) ou non.

Fonctions avancées :

Vous pouvez choisir un livreur dans le menu déroulant (à condition qu'il ait été préalablement créé - menu Fichier -> Livreurs).
Si vous avez préalablement créé des conditions particulières d'expédition (voir Autres Fonctions - Fichier -> Paramètres -> Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici dans le menu déroulant.
Vous pouvez directement écrire le nom du transporteur dans le champ du même nom.
La case permet de bloquer l'expédition de commandes dont le délai n'a pas encore expiré. Exemple : vous créez une commande avec comme délai le 10 janvier et vous voulez faire un BL le 5 janvier :

Si la case n'est pas cochée, pas de problème bien sûr.
Si la case est cochée, vous pourrez rappeler la commande mais les lignes n'apparaîtront pas. Comme dans une commande on peut modifier les délais ligne par ligne, certaines lignes peuvent apparaître et pas d'autres. Cette fonction permet d'éviter d'envoyer des produits trop tôt, avant le délai prévu par la commande.

Vous pouvez définir un coût pour le transport et l'emballage, en HT, TTC ou TVA 0.

Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir La Vente - Gestion des Clients). L'idée, c'est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements.

permet de sélectionner le site client dans la liste.
permet de remplir les champs avec les coordonnées du client sélectionné avec

La case sera cochée si votre BL rappelle une commande passée sur votre site Internet.
permet de mémoriser les étiquettes correspondantes aux articles du bon de livraison. Pour les imprimer, vous devez aller dans le menu Article -> Étiquettes -> Imprimer.
vous permet d'insérer un sous-total.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
vous permet d'insérer une ligne
vous permet de déplacer des lignes.
vous permet d'ajouter des annotations sur le document qui sera imprimé.

3.2.3.1 Liste des Fonctions

Liste des Fonctions :

Vous pouvez choisir pour quel site vous faites le bon de livraison (à condition bien entendu d'être en configuration multisite avec gestion centralisée des stocks activée). À manier avec précautions.
La case sera cochée si votre BL rappelle une commande passée sur votre site Internet.
Vous permet de choisir un vendeur préalablement créé (cf. La Vente - Gestion des Vendeurs) dans le menu déroulant, sinon le logiciel vous le rappellera.
Vous permet de choisir un client, sinon le logiciel vous le rappellera. Kezia II vous proposera de remplir l'adresse de livraison avec celle renseignée dans la fiche client (cf. Gestion des Clients).

vous permet de rechercher le client dans une liste.
vous permet de créer un client.

permet de mémoriser les étiquettes correspondantes aux articles du bon de livraison. Pour les imprimer, vous devez aller dans le menu Article -> Étiquettes -> Imprimer.
vous permet d'importer un liste d'articles préalablement scannés sur votre terminal inventaire.
Si ce bon de livraison fait suite à un devis, une facture pro forma ou une commande vous pouvez le/la rappeler dans la zone

La case permet de bloquer l'expédition de commandes dont le délai n'a pas encore expiré. Exemple : vous créez une commande avec comme délai le 10 janvier. Vous voulez faire un BL le 5 janvier. Si la case n'est pas cochée pas de problème bien sûr. Si la case est cochée, vous pourrez rappeler la commande mais les lignes n'apparaîtront pas. Comme dans une commande on peut modifier les délais ligne par ligne, si la case est cochée, certaines lignes peuvent apparaîtrent et pas d'autres. Cette fonction permet d'éviter d'envoyer des produits trop tôt, avant le délai prévu par la commande.
Vous pouvez choisir le mode de calcul selon que vous voulez faire un bon de livraison en Hors Taxe ou en TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
vous permet d'ajouter des annotations qui seront imprimées sur le BL.
[Inactif en mode création] permet de supprimer un devis : menu principal, F8 (historique client), sélectionner un devis, bouton puis
Valide votre Bon de Livraison. Il est enregistré dans le logiciel et déstocke les articles.
Vous quittez la fenêtre et revenez au menu principal sans rien enregistrer.

	Vous pouvez choisir un livreur (préalablement défini dans Fichier -> Livreurs, voir La Vente - Gestion des Livreurs). Vous pouvez choisir des conditions d'expéditions à condition des les avoir crées dans Fichier -> Paramètres -> Conditions d'Expédition voir Autres Fonctions -> Fichier -> Paramètres -> Conditions d'Expédition). Vous pouvez écrire le nom du Transporteur.

Vous pouvez définir un coût pour le transport et l'emballage, en HT, TTC ou TVA 0.

Vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir Gestion des Clients). L'idée, c'est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements.

permet de sélectionner le site client dans la liste.
permet de remplir les champs avec les coordonnées du client sélectionné dans :

vous permet d'insérer un sous-total.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée.
vous permet d'insérer une ligne.
vous permet de déplacer des lignes.
vous permet de saisir une remise pour tout le BL.
est utile pour contrôler ce que vous avez enregistré dans votre terminal inventaire. Par exemple, vous avez fait une commande, vous partez la préparer dans l'entrepôt avec votre terminal et quand vous revenez, avant de valider le BL, vous voulez contrôler que ce que vous avez dans le terminal correspond bien à la commande d'origine.
- Rappelez votre commande depuis Ses lignes vont remplir le tableau.
- Branchez votre terminal en position Vider.
- Les articles enregistrés dans le terminal apparaissent : si toutes les lignes sont vertes, c'est que les quantités correspondent à celles de la commande. Sinon, la ou les ligne(s) seront rouges. À ce moment-là, vous pouvez retourner scanner ce qui manque ou appuyer sur si vous voulez corriger les quantités du BL avec le contenu du terminal.
- Vous pouvez enregistrer les lignes avec et les rappeler par la suite avec
- Si tout est bon, vous pouvez et valider le BL.

3.2.3.2 Liste des BL

Liste des BL :

Cette fonction vous permet de lister tous les Bons de Livraison (BL).

OU la touche F7.

vous permet de trier les BL : tous ou bien ceux qui sont en attente ou encore ceux qui attendent d'être facturés.
Le BL surlignés en rouge dans le tableau sont à facturer (case À Facturer cochée) :

vous permet de lancer l'expédition de la marchandise. Les commandes passent en statut Expédié.
Vous permet de sélectionner tous les BL ou ceux d'un site particulier. Entrez le numéro du site et appuyez sur
Vous permet de trier par dates avec les champs date début/fin ou le menu déroulant Période prédéfinie.
Vous pouvez trier le BL par catégorie clients (à condition de les avoir préalablement créées (voir Client -> Catégories).

3.2.3.3 Réimpression BL

Réimpression d'un BL :

Pour réimprimer un BL, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet BL.
Sélectionnez la période dans laquelle été faite le BL (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre BL dans la liste en cliquant une fois dessus.
Appuyez sur pour ressortir le BL au format ticket OU pour le ressortir en A4.

3.2.3.4 Modification / Annulation BL

Modification et annulation d'un bon de livraison :

Toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.
Pour modifier ou annuler un BL, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet BL

Cliquez sur l'onglet BONS DE LIVRAISONS.
Sélectionnez la période où a été faite le BL (dates ou Période Prédéfinie) puis
Cliquez une fois sur le BL concerné pour le sélectionner.
Cliquez sur dans le coin supérieur droit de l'écran.
Vous retrouvez une interface semblable à la création d'un BL : vous pouvez donc ajouter des lignes, en effacer, vous servir du terminal inventaire pour ajouter des articles, etc. Cliquez sur OK pour valider les changements.
Pour supprimer le BL, cliquez sur N'utilisez pas ce bouton pour effacer des lignes (utilisez ) !

3.2.4 Facture F4

Factures :

Cliquez sur OU OU encore appuyez sur F4

Une facture génère du chiffre d'affaires (même s'il n'y a pas de règlement) et déstocke les articles.
- NF 525 - Facture : document comptable unique permettant de notifier les prestations et produits fournis par l'entreprise et les conditions financières de son exécution.

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Création d'une facture basique :

Il s'agit des informations minimales requises pour créer une facture.

Vous devez choisir un client.

vous permet de rechercher le client dans une liste.
vous permet de créer un client.

Si cette facture fait suite à un devis, une facture pro forma, une commande (CDE) ou un bon de livraison (BL) vous devez le/la rappeler dans la zone

* Attention : si vous rappelez un BL HT, la facturation se fera automatiquement en HT.

Vous pouvez taper directement le numéro du devis/pro forma/commande/BL et appuyer sur Remplir. Les lignes du devis/pro forma/commande/BL s'afficheront automatiquement.
Sinon, vous pouvez rechercher le devis/pro forma/commande/BL à l'aide du bouton .
Corrigez éventuellement et validez en appuyant sur

Vous devez faire attention au mode de calcul, selon que vous voulez faire une facture en Hors Taxe ou en TTC. Pour une facturation Hors Taxes, la case du même nom doit être cochée dans la fiche client.
* Si un devis/commande/BL/pro forma ne précède pas la facture, vous pouvez remplir directement le tableau avec vos articles en mettant les codes si vous les connaissez, en les bipant ou bien les cherchant avec la touche F2.

Vous précisez éventuellement la quantité (qui sera 1 par défaut).
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, puis videz le avec le bouton
L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaire).

Vous pouvez éventuellement appliquer une remise (en %) sur la ligne ou une remise sur tout la commande avec .
Votre facture est terminée, vous pouvez le valider en appuyant sur
Le logiciel va vous informer que l'enregistrement de la facture ne pourra être modifié.
Le module d'encaissement apparaît :

Vous pouvez encaisser une partie du règlement. Le logiciel retiendra le reste dû. Vous pourrez régler ce reste dû par le module Caisse (Fonctions -> Rappel Documents -> Tickets non soldés + bouton Payer - cf. La Vente - Caisse - Opérations de Vente en Caisse) ou par le back office avec le bouton Règlements (cf. La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Règlements).
- Vous pouvez régler la totalité de la facture.
- Vous pouvez différer le paiement en appuyant sur Pas de Règlement. Pour régler la facture vous pourrez passer par le module Caisse (Fonctions -> Rappel Documents -> Tickets non soldés + bouton Payer - cf. La Vente - Caisse - Opérations de Vente en Caisse) ou par le bouton Règlements (cf. La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Règlements).
- L'aperçu avant impression de la facture va apparaître contenant toutes les mentions obligatoires. [Rappel Référentiel NF 525 : 3.2.1 - R01 : Mentions obligatoires sur les factures]
  - S'il y a une date de livraison (facturation d'un BL) elle apparaîtra sur la facture.

La touche permet de passer en régulation, une différence entre le règlement et la facture (dans le cas où le client ne paiera jamais tout).

Fonctions avancées :

Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton

L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaire).

Vous pouvez modifier la date d'échéance de la facture :
Choisissez le site pour lequel vous faites la facture (fonction utilisée dans une configuration multisite : plusieurs boutiques reliées entre elles). Doit être fait au site zéro pour un autre site.
La case sera cochée si la facture rappelle une commande passée sur votre site Internet.
Vous pouvez choisir un représentant pour la vente dans le menu déroulant. Les représentants doivent avoir été préalablement créés (pour les détails, voir La Vente - Gestion des Représentants).
Si vous avez créé des conditions particulières de paiement (voir dans Autres Fonctions - Paramètres - Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Autres Fonctions - Paramètres - Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.

Saisissez le taux d'escompte s'il y a lieu, ce dernier étant conditionné à un paiement anticipé de la facture (le lien escompte-date n'est pas géré dans Kezia II) :

Vous pouvez définir des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).
Vous pouvez directement facturer un BL client avec :

	Dans l'onglet Fact. BL, sélectionnez le nom du client puis cliquez sur Facture. Les lignes du BL remplissent automatiquement le tableau.

Dans l'onglet Livraison vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant correspondant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir La Vente - Gestion de Clients). L'idée c'est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements. L'onglet Livraison permet de le préciser. Vous pouvez choisir aussi le livreur.

vous permet d'insérer un sous-total.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
vous permet d'insérer une ligne
vous permet de déplacer des lignes.
vous donne des informations.

Création d'un modèle de facture :

Utile pour recopier facilement une facture existante (pratique si un client vous prend souvent les mêmes produits par exemple).

Cliquez sur le menu Client -> Historique F8.
Sélectionnez la période où a été faite la facture (dates ou Période Prédéfinie) puis
Cliquez sur l'onglet Facture puis sélectionnez en un clic la facture que vous voulez recopier dans la liste.
Cliquez ensuite sur le bouton : une facture identique à celle que vous avez sélectionnée s'affiche.
Effacez, modifiez ou ajoutez éventuellement des lignes de factures.
Cliquez sur pour valider votre facture (une nouvelle facture est créée à la date du jour). Vous pourrez éventuellement régler la facture et l'imprimer.

Modèles de Factures :

Des modèles seront ajoutés au fil des évolutions du logiciel.

Il est possible de sélectionner quelques modèles de factures :

Pour choisir un modèle, menu Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Impressions ->

C'est le modèle par défaut

pour valider votre choix.

Permet de choisir la position de votre logo sur la facture (A4 et A5) :

Faites votre choix puis pour enregistrer la configuration.

Permet de choisir les colonnes dont vous pourriez avoir besoin selon votre activité.

permet d'ajouter à l'état Facture, une colonne indiquant pour chaque ligne article le prix unitaire indicatif (qui tient compte d'éventuelles remises). Utile pour les ventes à des professionnels qui ont besoin de cette information pour ajuster leur prix de vente :

3.2.4.2 Liste des Fonctions

Liste des Fonctions :

Entrez la date d'échéance de la facture.
Choisissez le site pour lequel vous faites la facture (fonction utilisée dans une configuration multisite : plusieurs boutiques reliées entre elles). Doit être fait au site zéro pour un autre site.
Vous pouvez aussi utiliser un terminal inventaire pour remplir le tableau. Scannez vos articles avec l'appareil, puis videz le avec le bouton L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaires).
La case sera cochée si votre Facture rappelle une commande passée sur votre site Internet.
Choisissez le vendeur pour la facture.
Vous devez choisir un client. Choisissez-le dans la liste déroulante.

OU vous permet de rechercher un client dans un tableau.
OU vous permet de créer un client qui n'existait pas dans votre base.

vous permet de choisir le format de sortie pour l'impression.
Si cette facture fait suite à un devis, une facture pro forma, une commande (CDE) ou un bon de livraison (BL) vous devez le/la rappeler dans la zone :

	Vous pouvez taper directement le numéro du devis/pro forma/commande/BL et appuyer sur OK. Les lignes du devis/pro forma/commande/BL s'afficheront automatiquement. Sinon, vous pouvez rechercher le devis/pro forma/commande/BL à l'aide du bouton Rech

Vous permet de choisir le mode de calcul selon que vous voulez faire une facture en Hors Taxe ou en TTC. Si vous rappelez un devis/commande/BL/Pro Forma en HT, la facturation se fera automatiquement en HT.
Vous pouvez choisir un représentant pour la vente dans le menu déroulant. Les représentants doivent avoir été préalablement créés dans La Vente - Gestion des Représentants).
champ libre à remplir si vous voulez ajouter une référence de facture qui vous est propre. La référence n'apparaîtra que sur la facture imprimée en A4 :

Si vous avez créé des conditions particulières de paiement (voir dans Autres Fonctions - Paramètres - Modes Règlement Paiement) et d'expédition (voir Autres Fonctions - Paramètres - Conditions d'Expédition) vous pouvez les choisir ici. Pour le mode de règlement, actionnez simplement le menu déroulant et choisissez.

Saisissez le taux d'escompte s'il y a lieu, ce dernier étant conditionné à un paiement anticipé de la facture (le lien escompte-date n'est pas géré dans Kezia II) :

Vous pouvez définir des frais de port (Hors Taxe, TTC ou TVA 0).
Vous pouvez directement facturer un BL client avec :

	Dans l'onglet Fact. BL, sélectionnez le nom du client puis cliquez sur Facture. Les lignes du BL remplissent automatiquement le tableau.

Dans l'onglet Livraison vous pouvez ajouter un contact et/ou un établissement pour la livraison. Il faut préalablement avoir choisi un client dans le menu déroulant correspondant. Contact, Établissement et Site Client se gèrent dans l'onglet Sites de la Fiche Client (voir La Vente - Gestion de Clients). L'idée est qu'un client peut avoir plusieurs sites et établissements. L'onglet Livraison permet de le préciser. Vous pouvez choisir aussi le livreur.

vous permet d'insérer un sous-total.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée
vous permet d'insérer une ligne
vous permet de déplacer des lignes.
vous donne des informations.

3.2.4.3 Facturation Périodique

Facturation périodique :

Dans cette fenêtre, vous pouvez gérer les factures périodiques existantes.

La facturation périodique est utile si un client vous prend régulièrement les mêmes articles. Cela vous évite de refaire sans cesse la même facture.

Création d'une facture périodique :

Cliquez sur l'onglet Ventes/Avoirs et cliquez une fois sur la facture que vous voulez rendre périodique et appuyez sur

Cette fenêtre s'ouvre :

Vous pouvez choisir la périodicité (voir ci-dessous), les dates d'échéances et la fin de la périodicité. Par exemple, la facture sera engendrée tous les 13 du mois et cette périodicité s'arrêtera le à la date de fin choisie (ici le 31/12/2099).

Définissez ici la périodicité en nombre de jours/mois/années de votre facture. Si vous voulez tous les 5 jours, cochez jours et écrivez 5 dans le champ Nombre. Idem avec Mois et Années.

N.B : Un message clignotant apparaîtra à l'échéance au démarrage de Kezia II, vous indiquant qu'une facture est à produire :

Gestion des factures périodiques :

Pour gérer ces factures, allez dans le menu Client -> Facture -> Périodique :

Vous verrez vos factures dans la liste.

A partir de là, vous pourrez :

Cliquer sur pour :

	Facturer au client la facture qui a été automatiquement générée avec vous permet de facturer au prix de départ (au moment où vous avez généré la facture pour la première fois) ou au prix actuel si vos prix ont changé entre temps.

	En choisissant Prévisualisation, quand vous appuierez sur un aperçu avant impression apparaîtra. Sinon, avec Direct Imprimante, l'impression se lancera directement.

Voir les détails de la facture en la sélectionnant dans le tableau (un clic) et en appuyant sur
Vous pouvez supprimer la périodicité de la facture avec le bouton

3.2.4.4 Facturation Automatique

Facturation Automatique :

La facturation auto sert dans le cas suivant : un client vous prend régulièrement des articles et ne paye qu'en fin de mois (cas des collectivités entre autres) ou en fin de semaine...

Lorsque le client vient prendre sa marchandise, vous lui faites un bon de livraison (BL) en prenant soin de le mettre à son nom (voir La Vente - Caisse - Bon de Livraison). C'est cohérent dans le sens où un bon de livraison n'engendre qu'une sortie de stock et le client part bien avec la marchandise.

Vous pouvez ainsi livrer par exemple toutes les semaines de la marchandise en faisant un BL pour ce même client.

Ensuite, lorsqu'il revient à la fin du mois/quinzaine/semaine pour payer, vous pourrez facturer tous ses BL dans le menu Client -> Facture -> Auto :

v10C.008C

Sélectionnez la période pour laquelle vous voulez facturer les BL (important).
- À ce moment-là, vous pouvez aussi choisir de facturer :
  - Tous les clients pour la période donnée (notez que les clients à facturer dans la période que vous avez choisie apparaissent dans le tableau). Laissez Tous dans le menu déroulant Client.
  - Vous pouvez aussi facturer uniquement les BL d'un client pour la période donnée. Dans le tableau, le tri se fera sur le client sélectionné.
- Vous pouvez donc :
  - Regrouper les BL par client ET par vendeur (choisissez le nom du client puis le nom du vendeur dans la liste déroulante ou bouton ). Tous les BL du client et de ce vendeur seront facturés.
  - Regrouper les BL d'un client :
    - Filtrer par client (choisir dans la liste déroulante ou avec le bouton Rech.) : seuls les BL de ce client précis seront repris dans la facture (peu importe le vendeur), ce qui cadre avec notre exemple.
  - Un vendeur doit toujours être désigné pour pour pouvoir facturer.
- Vous pouvez visualiser un tableau dans lequel on peut voir les lignes des BL pour le client sélectionné. Vous pouvez ainsi voir la facture avant de la valider. Vous avez le choix entre un aperçu avec cumul (les articles semblables sont cumulés depuis les différents BL pour n'apparaître que sur une ligne) ou sans cumul (tous les articles apparaissent tels quels).
- Vous pouvez choisir ensuite pour la facture :
  - d'inclure toutes les lignes des BL, même celles qui auraient déjà été facturées (BL partiellement facturé et rappelé ici).
  - inclure des sous-totaux entre chaque BL sur la facture (par défaut, toutes les lignes de tous les BL s'inscrivent sur la facture, précisant les BL d'origine entre parenthèses).
  - laisser les prix de vente à zéro figurant dans les BL, sur la facture.
- Pour l'impression, vous pouvez :
  - Prévisualiser la facture avant d'imprimer.
  - Imprimer directement (sans prévisualisation donc).
  - Ne pas imprimer de facture (elle sera quand même enregistrée dans le logiciel ; vous pourrez l'imprimer plus tard (cf. Gestion Commerciale (Back Office - Facture - Réimpression Facture).
- Vous pouvez choisir de facturer en :
  - Hors Taxes : Fact. détail HT (toutes les lignes de tous les articles) ou Fact. cumul HT (les articles semblables sont regroupés sur une ligne).
  - TTC : Fact. détail TTC (toutes les lignes de tous les articles) ou Fact. cumul TTC (les articles semblables sont regroupés sur une ligne).
  - Perso : choisissez un modèle de facture personnalisé - qui peut être fait par nos développeurs sur devis - dans le menu déroulant.
- Appuyez sur OU la facture est produite. Vous pouvez ensuite la régler de la même façon que les factures classiques (voir La Vente - Caisse - Opérations de Vente en Caisse et La Vente - Gestion Commerciale - Règlements).
Attention : vous ne pourrez pas facturer des BL HT et TTC en même temps, le logiciel vous avertira :

N.B. : Les optons de cumul s'exécutent qu'à l'édition du document.

Dans ce tableau, vous pouvez afficher les clients ayant des BL à facturer : Tous les BL affiche tous les clients ayant des BL à facturer, qu'ils soient en Hors Taxes ou en TTC. Vous ne pouvez pas facturer à partir d'ici. C'est purement consultatif. Cela évite de tenter de facturer des BL HT et TTC en même temps. Les BL HT affiche les clients ayant des BL HT à facturer. Les BL TTC affiche les clients ayant des BL TTC à facturer. Vous remarquerez que le bouton Facturation change en fonction de votre choix. De plus, selon votre choix, certaines cases Type de facture imprimée seront bloquées. Pour facturer un ou plusieurs clients, vous pouvez cocher ceux qui seront exclus de la facturation. Les clients facturés sont ceux qui seront décochés.

3.2.4.5 Liste des Factures Back Office

Liste des factures Back Office :

Si vous voulez voir ou éditer la listes des factures que vous avez faites en back office (c'est à dire pas en caisse), allez dans le menu Client -> Facture -> Back Office.

La fenêtre liste toutes les factures faites en back office. Vous pouvez les trier sur une date, une période précise, n'inclure que les factures non soldées et les imprimer (avec le bouton Listing).

3.2.4.6 Facturation Alcool

Facturation Alcool :

Avant toute chose, des fiches articles "Alcool" doivent avoir été crées (cf. Gestion des Articles - Alcool).

Pour créer une facture Alcool allez sur le menu Client -> Facture -> Alcool.

1. Renseignez votre client, les articles et toute autre information souhaitée.

Consultez le chapitre Gestion Commerciale (Back Office) - Facture pour plus de détails sur l'élaboration des documents de vente.

2. Une fois votre facture validée vous obtiendrez deux documents : la facture client et le document d'accompagnement (cf. image ci-dessous).

Vous pouvez personnaliser l'adresse de l'autorité compétente dans Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Impressions puis

3.2.4.7 Recherche Lignes Factures

Recherche lignes de factures :

Vous permet de rechercher des lignes de factures (ou d'avoirs sur factures) à l'aide de mots-clefs (nom d'un article, numéro de facture, d'article, etc.).

Tapez le mot-clé dans le champ Recherche et validez. Les lignes s'afficheront.

Notez qui si vous ne mettez rien dans le champ recherche et que vous validez, toutes vos lignes apparaîtront.

3.2.4.8 Relance Factures

Relance Factures :

Cette fonction vous permet de vérifier les clients qui n'ont pas payé leur facture et, le cas échéant, de les relancer.

vous permet de choisir le site pour voir les factures à relancer d'un autre magasin (il faut être en configuration multisite).
vous permet de filtrer les clients dont le solde est négatif (donc qui vous doivent de l'argent).
Vous pouvez trier ici par catégorie de client (si celles-ci ont été préalablement créées).
vous permet de filter par date de facture (date où elle a été faite) ou par date d'échéance de la facture (une facture peut avoir été faite le 1er mars avec une date d'échéance au 10 mars).
vous pouvez filtrer par nom de client.
permet d'imprimer des lettres de relance.
permet d'imprimer une simple liste des factures non payées.
permet d'imprimer la liste des factures avec tous les détails (les articles).
permet d'exécuter le calcul après avoir défini les critères. Le tableau se remplira en fonction des filtres sélectionnés précédemment.

3.2.4.9 Réimpression Facture

Réimpression d'une facture :

NF 525 - 5.5.1.2 : Le logiciel doit pouvoir justifier de l'intégrité des données et du processus de reconstitution de l'image du document original en reproduisant à l'identique le double électronique des documents suivants : ticket, facture et note.

Pour réimprimer une facture, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet Facture.
Sélectionnez la période où a été faite la facture (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre facture dans la liste en cliquant une fois dessus.
Appuyez sur pour ressortir la facture au format ticket OU pour la ressortir en A4.

Les duplicatas de tickets/factures doivent contenir un motif de réimpression. La configuration se fait dans Fichier -> Paramètres -> Motifs

3.2.4.10 Annulation Facture

Annulation d'une facture :

Pour des raisons comptables et légales, les factures ne sont ni modifiables ni effaçables dans Kezia II.

Vous pouvez uniquement effectuer une contre-passation ce qui engendrera une contre-écriture (une facture inverse de l'originale) comptablement correcte.

Pour annuler une facture, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet Ventes / Avoirs.
Sélectionnez la période où a été faite la facture (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre facture dans la liste en cliquant une fois dessus.
Cliquez une fois sur la facture concernée pour la sélectionner (vous pouvez cocher Masquer les avoirs pour plus de lisibilité).
Cliquez sur Une écriture en négatif de la facture s'ajoutera à la date du jour.

Exemple de contre-passation : La facture est une vente de 5 produits pour un total de 250€, si vous l'annulez, vous aurez une facture de -5 articles (qui reviennent en stock) et -250€.

Autre exemple : vous faites une facture de 250€ le 5 janvier. Vous vous apercevez d'une erreur le 10 janvier. Si vous annulez, l'annulation sera en date du 10 janvier. En effet, comptablement, fiscalement et légalement parlant, la numérotation des factures et les dates doivent être cohérentes : si vous en êtes à la facture 500, la facture 501 ne peut pas avoir une date antérieure à la facture 500.

Vous remarquerez que dans l'historique, l'annulation apparaît clairement ; vous avez le numéro de la facture qui annule et le numéro de la facture annulée :

Ici, par exemple, la facture 000 017 000 001 756 du 10/06 a été annulée le 11/06 par la 000 017 000 001 760.

3.2.4.11 Abandon de Créance

Abandon de créance :

Un client pourrait être dans l'incapacité de vous régler une facture et vous pourriez être amené à abandonner cette créance.

Recherchez la facture non réglée avec

Cochez la ligne concernant la facture, appuyez sur

Confirmez par Oui :

Notez que la facture demeurera impayée.

3.2.5 Facture Pro Forma

Facture Pro Forma :

La pro forma est l'équivalent du devis à ceci près que le devis ne peut être modifié si le client confirme en passant commande [le fournisseur ou prestataire est tenu de ne pas modifier les prix indiqués dans le devis jusqu'à ce que le demandeur se porte acquéreur. Un devis peut néanmoins comporter une date de fin de validité].

Ce type de document représente une proposition d'offre avec des quantités et prix prédéfinis et des conditions de vente qui, au cas où le destinataire ne serait pas d'accord, pourront être modifiées ou tout simplement refusées.

Une pro forma ne génère pas de chiffre d'affaires, ne réserve et ne déstocke aucun article.

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Commencez par choisir le nom du vendeur
Vous devez mettre le nom du client avec le menu déroulant, le bouton Rech. ou créer un nouveau client avec le bouton Nouv.
Si cette facture fait suite à un devis, une commande (CDE) ou un bon de livraison (BL) vous devez le/la rappeler dans la zone Rappel Pièces :

Vous pouvez taper directement le numéro du devis/commande/BL et appuyer sur Remplir. Les lignes du devis/commande/BL s'afficheront automatiquement.
Sinon, vous pouvez rechercher le devis/commande/BL à l'aide du bouton Rech.

si vous rappelez un BL pour le passer en pro forma, la date de celui-ci sera reprise ici. Le champ restera vide si vous créez une pro forma de toutes pièces.

vous permet d'ajouter un nom de contact (voir Gestion de Clients).
vous pouvez choisir le conditions de paiement si préalablement créées (voir Autres Fonctions - Fichier -> Paramètres -> Modes Règlement Paiement).
Vous pouvez choisir ici le mode de règlement (espèces, chèques, cartes...).
Vous pouvez ajouter un taux d’escompte ici.
Vous pouvez éventuellement ajouter des frais de port.
vous permet d'insérer un sous-total.
vous permet d'effacer une ligne sélectionnée.
vous permet d'insérer une ligne.
vous permet de déplacer des lignes d'articles pour les reclasser..
vous permet de saisir une remise pour tout le BL.
vous donne des informations.
vous permet d'ajouter des annotations qui seront imprimées.
Validez avec
S'il y a une date de livraison reprise d'un BL (voir plus haut) elle apparaîtra sur le document.

3.2.5.1 Réimpression Pro Forma

Réimpression d'une pro forma :

Pour réimprimer une pro forma, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet Pro Forma.
Sélectionnez la période où a été faite la pro forma (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre pro forma dans la liste en cliquant une fois dessus.
Appuyez sur le bouton pour la ressortir en A4.

3.2.5.2 Annulation Pro Forma

Annulation ou réimpression d'une pro forma :

Une facture pro forma ne peut être supprimée ou annulée, vous devez en faire une nouvelle (vous pouvez sélectionner celle à reprendre et appuyer sur pour ne pas avoir à tout retaper.

3.2.6 Avoir

Avoirs :

Attention de ne pas confondre avec le bon d'achat (cf. le chapitre Bons d'Achats) !

Rappel : Un avoir est un document émis par le vendeur afin d'annuler une facture incorrecte ou rembourser un achat. Il peut provenir ou non d'une facture existante.

Lorsque vous devez annuler tout ou partie d'une facture, certains clients peuvent vous demander un avoir. Cette opération est purement Back Office, elle ne se retrouve pas en caisse.

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Vous devez désigner le client.

(Appuyez sur pour ouvrir la fenêtre de sélection clients ou cliquez sur pour en créer un).

Vous devez choisir le vendeur.
Choisissez le mode de calcul HT ou TTC. Pour le Hors Taxes, la case Facturation Hors Taxes doit être cochée dans la fiche client.
Vous pouvez ajouter des frais de port en HT ou TTC. S'il y en avait dans la facture d'origine, ils seront automatiquement repris ici.
Ensuite, que la facture soit réglée ou non, entrez son numéro dans le cadre Rappel Facture :

Ce peut être le numéro de pièce ou l'IDFac : Vous pouvez également rechercher la facture avec

* Si la facture n'a pas encore été payée, l'avoir sert à remettre à zéro le solde du client qui, sinon, resterait négatif.

Appuyez ensuite sur
permet de remettre les articles de la facture en stock (par défaut sur le site 0) éventuellement sur un autre site que le votre (à ce moment-là, renseignez le numéro du site concerné).
Vous pouvez éventuellement préciser le nom du représentant (cf. La Vente - Gestion des Représentants).
Vous pouvez ajouter un taux d'escompte s'il y a lieu.
Et enfin, vous pouvez noter des observations qui seront inscrites sur l'avoir.
permet de faire une remise globale (tous les articles)
permet d'effacer une ligne.
vous permet de vider directement le contenu du terminal inventaire (voir Installation et configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaire), ce qui vous évite de taper les lignes une par une.

3.2.6.1 Liste des Fonctions

Liste des Fonctions :

Vous pouvez faire un avoir sur une facture déjà réglée. Cela revient à faire un retour et rembourser le client d'une partie ou de la totalité de la facture. A ce moment là, vous allez rembourser le client ou lui faire un bon d'achat.

Choisissez le mode de remboursement dans le menu déroulant.
Vous pouvez rappeler la facture en question en tapant son numéro ou puis (le tableau va se remplir avec les lignes de facture).
Vous devez choisir un vendeur.
Vous pouvez choisir un représentant (préalablement créé, voir La Vente - Gestion des Représentants).
Vous devez mettre le nom du client avec le menu déroulant, le bouton Rech. ou créer un nouveau client avec le bouton du même nom.
Vous pouvez régler le mode de calcul ; Hors Taxes ou TTC.
Vous pouvez éventuellement ajouter des frais de port (HT, TTC ou à TVA zéro).
Vous pouvez ajouter un taux d'escompte s'il y a lieu
Vous pouvez ajouter des observations dans le champ Elles seront inscrites sur l'avoir.
Vous permet de faire une remise sur tous les articles.
Efface une ligne.
Validez avec un aperçu avant impression vous sera proposé.

* Si la facture n'a pas encore été payée, l'avoir sert à remettre à zéro le solde du client qui, sinon, resterait négatif.

3.2.6.2 Réimpression Avoir

Réimpression d'un avoir :

Pour réimprimer un avoir, allez dans le menu Client -> Historique F8 onglet Factures / Avoirs.
Sélectionnez la période dans laquelle a été fait l'avoir (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre avoir dans la liste en cliquant une fois dessus (il est marqué d'un A dans la colonne Pièce).
Appuyez sur pour ressortir l'avoir au format ticket OU pour le ressortir en A4.

3.2.6.3 Annulation Avoir

Modification et annulation d'un avoir :

Toute suppression est DEFINITIVE ! Faites préalablement une sauvegarde si vous avez un doute.
Sélectionnez la période dans laquelle a été fait l'avoir (dates ou Période Prédéfinie) puis
Sélectionnez votre avoir dans la liste en cliquant une fois dessus (il est marqué d'un A dans la colonne Pièce).
Cliquez sur dans le coin supérieur droit de l'écran.
Cliquez sur Oui pour confirmer.

Vous remarquerez que dans l'historique, l'annulation apparaît clairement (les lignes sont notées en rouge pour plus de lisibilité) ; vous avez le numéro de l'avoir qui annule et le numéro de la facture annulée :

Ici, par exemple, l'avoir 000 017 000 001 765 est annulé par 000 017 000 001 766.

3.2.7 Règlements (Factures / Commandes)

Règlements :

Cette rubrique concerne en premier lieu le règlement des factures. Néanmoins la touche Règlements peut avoir d'autres fonctions.

Appuyez sur OU

Vous arrivez sur cette fenêtre :

Règlement d'une facture :

Par défaut, le curseur est positionné sur

Pour régler, vous pouvez rechercher un client ou une facture précise :

Toutes les factures impayées du client sélectionné apparaîtront dans le tableau. Vous pourrez alors cocher celles que vous voulez facturer. Il est possible d'en créer un à partir d'ici : appuyez sur pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur .
ouvre une fenêtre de sélection des factures non réglées (tous clients confondus) :

Choisissez la facture à régler (en cliquant dessus) et faites Vous pouvez aussi l'imprimer.

Pour payer, vous pouvez cliquer sur et vous retrouverez le module Encaissement.

Règlement d'une commande :

Cliquez sur et ce sont les commandes que vous réglerez, de la même façon que les factures :

Pour voir les chapitres Avance sur Compte, Remboursement et Chèques Cadeaux.

3.2.8 Annulation ou Modification de Règlement(s)

Annulation d'un Règlement (quand le règlement n'est pas correct, mode ou montant) :

Pour modifier un mode de règlement, cliquez dans le menu déroulant de la colonne Mode de Règlement et changez-le :

Pour corriger le montant d'un règlement, cliquez directement dans la colonne Montant et entrez la valeur adéquate. Vous pourrez ensuite ajouter directement la différence avec (le logiciel fera le calcul et une ligne s'ajoutera) et entrer ensuite le mode de règlement.

Par exemple, un client a réglé 50€ en Cartes. Mais en réalité, c'était 30 en Carte et 20 en Espèces. Corrigez le montant à 30 (et éventuellement le mode de règlement mais en l'occurrence dans notre exemple, il est bon) sur la première ligne puis, sur la deuxième, entrez 20 (ou directement) et mettez le mode de règlement sur Espèces.

efface le règlement sélectionné (engendre une contre-écriture du règlement). La ou les facture(s) concernée(s) par le règlement seront de nouveau à payer.

restaure la ligne effacée.

Dans le cas d'annulations de plusieurs règlements ou d'un règlement de plusieurs factures, les opérations seront marquées selon leur type et leur statut dans l'historique des règlements (F8) :
- Type PAI : c'est le paiement original (qui passera en ANNUL s'il est modifié).
- Type MAJ : règlement modifié (mode ou montant).
- Type FID : règlement en Crédit issu d'une récompense de fidélité (voir Gestion des Clients - Fidélité).
- Type ANL : règlement annulé à la suite d'une annulation de facture (l'annulation d'une facture entraîne automatiquement l'annulation de son règlement).
- Type COR : correction d'un solde client (menu Compta -> Correction Solde Client).
- Type ABD : abandon de créance (voir La Vente - Gestion Commerciale (Back Office) - Facture - Abandon de Créance).
- Statut ANNUL : le règlement original a été modifié et n'est plus modifiable (loi + NF525).
- L'annulation d'un règlement de plusieurs factures libérera toutes les factures concernées. Vous recommencerez comme si elles n'avaient pas été réglées. Les acomptes éventuels venant de commandes seront aussi réaffectés à la commande d'origine.
L'annulation d'une facture sur plusieurs, réglées par un règlement (ou plusieurs) génère un crédit du montant de la facture annulée :

⮡ Dans cet exemple, on annule une facture sur trois (total des trois : 160€ avec un règlement de 160€). La facture annulée était d'un montant de 80€, d'où le crédit négatif en compensation.

Ce sera toujours Crédit qui sera choisi comme mode de compensation car si le règlement a plusieurs modes (imaginons 50 en espèces, 50 en chèque et 60 en carte) il est impossible de choisir lequel annuler...

3.2.9 Avance sur Compte

Avance sur compte :

C'est la fonction qui permet à un client de mettre de l'argent sur un compte que vous "détenez" et de le dépenser par la suite dans votre boutique.

Appuyez sur OU

Cliquez sur

Choisissez un vendeur
Choisissez un client

(Il est possible d'en créer un à partir d'ici : appuyez sur pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur ).

Par défaut, le curseur est positionné sur Avance sur compte.
Indiquez le montant de l'avance (par exemple, 100€).
Ensuite, cliquez sur le bouton Paiement et vous arrivez sur le module d'encaissement. Notez bien que dans Kezia II, la traduction de ce mouvement se fera d'un côté par une entrée d'argent (mouvement positif, +100 par exemple) et de l'autre par une sortie équivalente (-100). En gros, il faut imaginer que l'argent entre dans votre tiroir (+) et en sort aussitôt pour être mis de côté sur le compte client (-).

N.B. : Pour payer ultérieurement avec cet argent mis de côté, vous devrez appeler le client dans le module encaissement et au moment de régler, appuyer sur
Si le client vous doit encore de l'argent, choisissez un autre mode de règlement à la suite.
S'il reste de l'argent au client, la différence restera en crédit disponible (en compte) pour un autre achat.

3.2.10 Remboursement

Remboursement :

Appuyez sur OU

Cliquez sur

Choisissez un vendeur
Choisissez un client

(Il est possible d'en créer un à partir d'ici : appuyez sur pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur ).

Entrez le montant en négatif correspondant au remboursement dans le champ Saisie du Montant :

Sélectionnez enfin le mode d'impression :

Cliquez sur et choisissez dans quel mode de règlement vous remboursez le client (Espèces, Chèque, Carte...).

3.2.11 Abandon de Créance

Abandon de créance :

Un client pourrait être dans l'incapacité de vous régler une facture et vous pourriez être amené à abandonner cette créance.

Dans la fenêtre règlement, cochez la ligne concernant la facture, appuyez sur et validez.

Notez que la facture demeurera impayée. Le chiffre d'affaires engendré par cette facture demeure.

3.2.12 Chèques Cadeaux

Chèque cadeau :

Un client veut offrir un chèque cadeau valable dans votre boutique.

Appuyez sur OU

Cliquez sur
Choisissez un client

(Il est possible d'en créer un à partir d'ici : appuyez sur pour ouvrir la fenêtre de sélection clients puis cliquez sur ).

Cochez Chèque Cadeau.
Entrez le montant du règlement.
Vous pouvez générer un seul chèque (en cochant 1 seul cadeau) ou plusieurs d'un montant défini (en cochant plusieurs cadeaux et en précisant la valeur unitaire).

Exemple : vous pouvez faire un seul chèque cadeau de 100€ ou bien 10 chèques de 10€ chacun.

Si vous cochez Chèque cadeau non valorisé, la somme n'apparaîtra pas sur le chèque cadeau.
Si vos chèques/cartes cadeaux sont pré-imprimés, vous pouvez scanner ou écrire le code-barres dans le champ Code Bis.
Vous pouvez appuyer sur et payer dans la fenêtre Règlements.

3.2.13 Bons d'Achats

Bons d'achats :

Cette fonction vous permet de voir l'historique des bons d'achats de vos clients et d'en créer :

Vous pouvez voir les bons d'achats d'autres sites (si vous êtes en configuration multisite) en cliquant sur Site et choisissant le numéro
Vous pouvez n'afficher que ceux qui proviennent de bonus fidélité en cochant
Vous pouvez aussi n'afficher que ceux qui ont pas été exercés (par défaut Tous).
Vous pouvez enfin délimiter une période de recherche avec les dates ou
Vous pouvez créer un bon d'achat avec Cette fenêtre s'ouvre :

Choisissez le nom du client (anonyme par défaut).
- Choisissez un nom de vendeur (optionnel).
- Entrez le montant du bon d'achat.
- Ajoutez éventuellement un nota (qui sera imprimé).
- Validez, le bon d'achat est créé à la date du jour.

Dans la fenêtre principale Bons d'Achat :

Vous pouvez réimprimer un bon d'achat sous forme de ticket avec ou en A4 avec
Vous pouvez imprimer la listes des bons d'achats avec
Vous pouvez supprimer un bon d'achat sélectionné dans la liste avec
Pour faire un geste commercial, vous pouvez prolonger la durée d'un bon d'achat (cas du client qui se présente avec un bon périmé). Changez la date dans la colonne Validité ; vous pourrez à nouveau utiliser le bon d'achat en caisse.

Options Bons d'Achats :

Vous pouvez ajouter des contraintes automatiques sur les bons d'achats :

Vous pouvez indiquer la durée de validité du bon d'achat : indiquez la durée en jours dans le champ Durée de validité des bons d'achats en jours (Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Saisie en Caisse rubrique Options d'Encaissement).
Vous pouvez faire de même pour les bons d'achats générés par un retour article (voir La Vente - Retour/Reprise Article).
Vous pouvez les rendre inutilisables le jour de l'émission (ce qui obligera le client à revenir s'il veut utiliser son bon d'achat) : allez sur le menu Fichier -> Paramètres -> Configuration -> Saisie en Caisse et cochez Bon Achat et Chèque Cadeau invalides le jour de l'émission.
Vous pouvez interdire les bons d'achats si le client n'est pas désigné [LVC 10C.012A] : Fichier -> Paramètres -> Saisie en Caisse rubrique Options d'Encaissement et cocher . Cela exclura aussi les bons d'achats consécutifs à un retour article.

3.2.14 Listes Cadeaux

Liste de Cadeaux :

Cette fonction vous permet de gérer des listes de cadeaux (naissance, mariage, anniversaire, etc.).

Apparaissent ici les listes déjà créées.

Création d'une liste :

Appuyez sur

Commencez par choisir le bénéficiaire (parmi vos clients) dans la liste déroulante Bénéficiaire.
- Donnez un titre à la liste en écrivant directement dans le champ Titre de la liste.
- Vous pouvez ajouter un annotation dans le champ Nota.
- Mettez la date de l'événement. Attention : cette date clôturera automatiquement la liste.
- Ajoutez les articles de la liste dans le tableau (en mettant leurs codes dans la colonne Code ou en les recherchant avec la touche F2).
- Vous pouvez aussi remplir le tableau avec des articles scannés à l'aide d'un terminal inventaire. Scannez vos articles avec l'appareil, mettez-le en position de communiquer avec un PC puis videz-le avec le bouton L'appareil doit avoir été paramétré dans Kezia II pour que la touche soit active (cf. Installation et Configuration - Configuration des Périphériques - Terminaux d'Inventaire).
- Vous pouvez effacer une ligne avec
- Enregistrez la liste avec

Vous pourrez la modifier ou la consulter ultérieurement en retournant dans le menu Client -> Liste Cadeaux -> Gestion Liste, en cliquant sur la liste dans le tableau principal puis sur

Gestion de la liste :

Les gens viennent mettre de l'argent au fur et à mesure.

Retournez dans le menu Client -> Liste Cadeaux -> Gestion Liste
- Choisissez la liste concernée en cliquant une fois dessus.
- Cliquez sur
- Choisissez le ou les cadeaux que le donateur veut offrir (vous pouvez sélectionner plusieurs lignes avec Ctrl-clic). Cliquez à nouveau sur
- Entrez le donateur en le choisissant dans la liste s'il a été préalablement créé, ou en écrivant directement son nom dans le deuxième champ.
- Ajoutez éventuellement une annotation.
- Le donateur va verser de l'argent pour alimenter la cagnotte mais il peut aussi acheter directement un des articles de la liste. A ce moment là, précisez si le cadeau est emporté par le donateur en cochant la case
- Une nouvelle fenêtre s'ouvre :
```
* Le **bénéficiaire** apparaît dans le champ *Client*.   
* Indiquez le montant du règlement. Le client va en fait déposer son don qui servira plus tard à régler les articles. L'ensemble des sommes permettra au bénéficiaire de choisir une partie ou éventuellement la totalité de la liste.  
* Appuyez sur le bouton de paiement ![][image793]



* Vous vous retrouvez dans le module *Encaissement*, vous pouvez saisir le mode de règlement et valider.
```
A tout moment, vous pouvez consulter les dons en allant dans le menu Client -> Liste Cadeaux -> Gestion Liste en cliquant sur la liste puis le bouton

Dans le tableau, à la colonne Montant Dispo, vous voyez le total des dons pour chaque liste.

Récupération des cadeaux :

Le terme arrive, la liste est clôturée, le bénéficiaire va choisir ses cadeaux :

Sélectionnez la liste en cliquant une fois dessus.
Cliquez sur
Une fenêtre Facture s'ouvre.
Ajoutez les articles.
Vous pouvez enlever des cadeaux en effaçant des lignes (cliquer une fois dessus pour la sélectionner et ).
Quand tout est bon, cliquez sur
Vous vous retrouvez dans le module Encaissement.
Le client a du crédit disponible (en fait, l'argent qu'ont versé les donateurs) pour régler sa facture :

Vous pouvez régler la facture en appuyant sur
- Soit la somme correspond parfaitement et vous pouvez valider.
- Soit le crédit disponible est plus élevé : vous pouvez éditer un bon d'achat ou remettre en crédit (compte client). Le bénéficiaire pourra s'en servir pour acheter autre chose.
- Soit le crédit disponible est moins élevé : le client devra régler la différence lui-même. Appuyez sur le bouton correspondant au mode de règlement.
Vous pouvez ensuite cocher la case Clôturé sur la ligne de la liste pour terminer. Sinon, la case se cochera automatiquement au terme défini dans le paragraphe Création d'une Liste.

3.2.15 Gestion des Chèques Resto

Gestion des Chèques Restaurant (Remise des Chèques):

Ajoutez les tickets restaurant dans la liste :

Cliquez dans le champ Numéro de Chèque Restaurant.
- Scannez le code-barres du ticket (ou recopiez les chiffres).
- Cliquez sur le ticket s'ajoute dans le tableau.
- ou sur pour enlever un ticket sélectionné de la liste.
Remettez vos tickets :

Vous pouvez choisir de tous les remettre d'un coup.
- Vous pouvez aussi délimiter une période en cochant Période et en remplissant les champs date début / date fin ou
- Appuyez sur en choisissant l'option qui vous convient (V1, V2 ou Listing). Vos tickets sont remis et une impression sort.
Options supplémentaires :
- Vous pouvez choisir le site (à condition d'être en configuration multisite). Cochez Site et entrez le numéro.
- Vous pouvez voir les détails des tickets dans l'onglet Détails.
- Vous avez accès à un historique des remises dans l'onglet Histo Remis.
- Vous pouvez voir un historique de toutes les opérations dans Histo Global.

3.2.16 Historiques

Historiques :

Vous pouvez consulter l'historique des documents clients (devis, commandes, factures...) dans le menu Client -> Historique F8.

Pour plus de détails, voir le chapitre Historique des Documents Clients.

01.1 - Généralités

01.2 - Usages de base

02.17 - Configuration des Périphériques

Généralités

03.1 - Caisse (Front Office)

03.2 - Gestion Commerciale (Back Office)

Présentation

06.1 - Création de Client

06.2 - Catégories

06.3 - Abonnement

06.4 - Anniversaires

06.5 - Fonctions Supplémentaires

06.6 - Listing Clients (F11)

06.7 - Listing Contacts

06.8 - Parrainages

06.9 - Suppression d'un Client

06.11 - Suivi Client / Historique

06.12 - Champs Complémentaires

06.13 - Planning / Rendez-vous

06.14 - RGPD

06.15 - Mailing / SMS

Fidélité Clients

08.0 - (Présentation de la Fonction)

08.1 - Recherches

08.2 - Devis

08.3 - Commandes

08.4 - Bons de Livraison

08.5 - Ventes/Avoirs

08.6 - Avoirs

08.7 - Pro Forma

08.8 - Notes

08.9 - Règlements

09.0 - (Présentation de la Fonction)

09.1 - TVA

09.2 - Définition & Propriétés de Base

09.3 - Création simplifiée d'un Article

09.4 - Duplication d'un Article

09.5 - Création Flash Articles

09.6 - Recherche Articles

09.7 - Options Avancées des Articles

09.8 - Tarifs

09.9 - Fabricants

09.10 - Rayons

09.11 - Soldes

09.12 - Étiquettes

09.13 - Multicode

09.14 - Manquants

09.15 - Valorisation PPV

10.0 - (Présentation de la Fonction)

10.1 - Entrées

10.2 - Sorties

10.3 - Historique des mouvements de Stock

10.4 - Ajustement de Stock

10.5 - Inventaire

10.6 - État du Stock

10.7 - Gestion centralisée des Stocks

10.8 - Consolidation de Stock

11.1 - Fournisseurs (Fiche)

11.2 - Commandes Fournisseurs

11.3 - Réceptions Fournisseurs

11.4 - Factures Fournisseurs / Correction / Annulation

11.5 - Règlements Fournisseurs

11.6 - Avoirs Fournisseurs

11.7 - Historiques

11.8 - Catalogue Fournisseur

11.9 - Ruptures

11.10 - Changements de Tarifs

12.1 - Prêt-à-porter

12.2 - Coiffure

12.3 - Restauration

12.5 - Location

12.6 - Billetterie

12.7 - Liaison Kezia II - Site WEB

13.1 - Export comptable

13.2 - Export comptable (ancien)

13.3 - Export Client EBP

13.4 - Ventilation par Code Comptable

13.6 - Liste des Règlements

13.9 - Historique des Clôtures

13.10 - Gestion du Coffre