06.14 - RGPD

• Attention, Kezia II n'est pas un logiciel "certifié RGPD", il intègre seulement quelques exigences concernant la gestion des clients. C'est à vous de mettre en place toutes les procédures RGPD dans votre commerce.

Kezia II vous permet d'appliquer :

• Le droit d'opposition du client (contrôle du consentement) :

À la création de sa fiche, vous devez demander au client s’il accepte :

- d'être démarché par courrier.
- d'être démarché par e-mails.
- d'être démarché par SMS.
- de bénéficier de la fidélité.

Dans Kezia II, cliquez sur  puis 

Une fois dans sa fiche, cochez les cases correspondant à ce que le client accepte :

Une case non cochée entraîne le blocage du client dans les fenêtres concernées (courrier, e-mailing, SMS...). L'édition de la fiche  s'en trouvera également modifiée (si Recevoir Courrier non cochée, l'adresse n'apparaîtra pas à l'impression de la fiche client).

• Le droit à l'oubli du client :

  • Fonction manuelle : Kezia II intègre une fonction permettant d’appliquer ce droit en anonymisant le client. Le bouton  peut être utilisé immédiatement, à la demande du client.

    • Concrètement, les données de la fiche client sont effacées, y compris les rubriques Site et Contact.
    • Le nom est anonymisé (par exemple Durant Pierre deviendra DXXX PXXX) mais l'IDCli et le code postal sont conservés.
    • L'enregistrement est verrouillé et marqué bloqué. Le client ne pourra plus être utilisé.
    • Le solde du client est contrôlé à l'anonymisation : le logiciel proposera la régularisation des commandes avec acompte et des factures non réglées.

  • Fonction automatique : Kezia II prend en compte la durée maximale de conservation des données. Cette période (en années) est modifiable dans le menu Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Clients / Options Métiers / Fournisseurs rubrique Clients Options  Par défaut, la durée est réglée sur trois ans.

    Cette fonction permet d'automatiser le droit à l'oubli pour tout client n'ayant eu aucune activité depuis trois ans. Un message apparaîtra en bas de la page d'accueil du logiciel pour vous le rappeler :

	Vous pouvez cliquer directement sur le message pour ouvrir la fenêtre vous permettant de traiter ces clients. Vous pouvez également passer par le menu Client -> Outil -> Traitement RGPD. Le contrôle est flottant sur 30 jours : si la date de traitement (RGPD_Date_Traitement) est au 16/02/2020, le message apparaîtra le 17/03/2020.

Cette fenêtre s'ouvre : 



![][image228]


* Commencez par faire une sauvegarde avec ![][image229] car **toute anonymisation est irréversible**.



* Cliquez sur ![][image230]



* Choisissez le filtre qui vous convient : 



  * ![][image231] permet de n'afficher que les clients ayant un **solde à zéro** (l'information du solde client est dans sa fiche). Rappel : le solde est la différence entre les factures du client et ses règlements. Si le client a bien réglé toutes ses factures, son solde sera à zéro. S'il est négatif, le client vous doit de l'argent ; s'il est positif, c'est vous qui lui en devez.  
    * Une fois la liste affichée, vous pouvez lancer l'anonymisation avec ![][image232]



  * ![][image233] permet de n'afficher que les clients ayant un **solde différent de zéro**. Vous obtiendrez la liste des clients à régulariser manuellement, au cas par cas.  
    * Une fois la liste affichée, vous pouvez lancer l'anonymisation avec ![][image232]





* **Conformément à ce qu'exige la loi, les anciennes factures du client comporteront les mentions obligatoires (dont le nom et le prénom) qui doivent demeurer inchangées.**

• Le droit à la portabilité des données clients :

  Un client peut vous demander un fichier contenant ses données. Il est possible d'exporter une fiche client au format .csv

  Dans la fiche du client, cliquez sur  :

Le fichier ainsi produit sera stocké dans \\KeziaDocuments\ et aura comme nom Fiche_client_000000003 (pour la fiche client 3 par exemple). Vous pourrez l'ouvrir et l'imprimer avec un tableur, le bloc-notes de Windows ou encore WordPad...

Dans le listing clients, vous avez la possibilité de trier les clients en fonction de leurs choix RGPD.

(v10C.0004)