11.3 - Réceptions Fournisseurs

Dans ce chapitre, vous verrez comment réceptionner les commandes passées précédemment :

- Réception Fournisseur : permet de réceptionner une commande fournisseur.
- Réception Directe : permet de réceptionner sans passer par une commande.
- Annulation Réception / Liste : permet d'annuler une réception (la commande peut à nouveau être réceptionnée).
- Modifications Réceptions / Facturations : permet de modifier une réception ou une facturation.

Réception Fournisseur :

Le module Réception Fournisseur permet de valider vos commandes, contrôler les quantités reçues, de gérer les reliquats, solder des unités non livrées, de modifier les prix d'achats et d'en répercuter les variations sur les prix de vente.

Appuyez sur  OU 

Vous arrivez dans cette fenêtre :

Rappel :  permet de réduire la fenêtre pour effectuer d'autres opérations dans Kezia II (encaisser par exemple).

La fenêtre réduite peut être rappelée dans le coin inférieur gauche de l'écran :

• Description des colonnes :

  • Numéro Ligne : c'est le numéro de la ligne qui s'incrémente à chaque nouvelle ligne. La première ligne est numérotée 1 sur la première ligne de la première commande, 2 sur la deuxième ligne et ainsi de suite.
  • IdArt : c'est le numéro de la fiche article. Vous pouvez entrer ce numéro pour remplir la ligne.
  • Code : c'est un code interne ou l'IDArt.
  • Référence Fournisseur : c'est la référence de votre fournisseur pour l'article.
  • Code Interne : c'est votre code, celui que vous aurez choisi, celui qui correspond à votre façon de classer.
  • Désignation : c'est le nom de l'article, celui qui est dans le champ Définition de la fiche.
  • Cdtv : c'est le conditionnement de vente. Par exemple, des œufs que vous vendez par 6 auront un cdtv de 6.
  • Q Cde : indique la quantité commandée lors de la commande fournisseur.
  • Unité : si vous avez renseigné le champ Unité dans la fiche article (Menu -> Stocks), il est reporté ici.
  • Unit. commandées : correspond à la quantité commandée (celle de la commande fournisseur).
  • Unit. annul. : affiche le nombre d'unités annulées qui sont en fait les reliquats soldés (voir plus bas dans la rubrique Réception Fournisseur basique).
  • Unit. déjà livrées : affiche le nombre d'unités déjà livrées (lorsque que vous réceptionnez la suite d'une commande/une commande ayant des reliquats).
  • Unit. Reçues : affiche le nombre d'unités reçues.
  • Reliquat : indique la quantité de produit non reçue (différence entre quantité commandée et quantité saisie dans la colonne Qté à la réception). Par exemple, vous attendiez 100 quantités et n'en recevez que 75 ; vous saisissez 75 lors de la réception et la colonne reliquat (en consultation) sera à 25.
  • Montant Reliquat : indique la valeur en € des quantités restées en reliquat (voir plus bas).
  • Unit. déjà facturées*.* : affiche les quantités qui ont déjà été facturées, s'il y en a.
  • PU Cde HT : affiche le prix d'achat renseigné dans la fiche article.
  • PU Fact. Brut : par défaut, affiche le prix d'achat renseigné dans la fiche article. Vous pouvez le modifier pour le mettre en accord avec le prix effectif pratiqué par votre fournisseur. Si vous avez coché l'option MAJ auto dans fiches articles - PA Fournisseur, le prix d'achat de l'article sera mis à jour automatiquement.
  • Remise : si vous avez une remise chez un fournisseur, entrez-là ici (elle apparaîtra automatiquement si elle a été saisie dans la rubrique Fournisseur de la fiche article)
  • Écotaxe : si une écotaxe est renseignée dans la fiche article, elle s'affichera ici.
  • Nota : vous pouvez ajouter une note libre qui sera imprimée sur le récapitulatif, à la validation.
  • TxTVA (Achat) / PSTVA2 (Vente) / TxTVA2 (Vente) : TxTVA affiche le taux de TVA Achat. Les autres colonnes affrichent les taux de TVA de vente.

Réception fournisseur basique :

• Commencez par choisir le fournisseur dans la liste déroulante.

  • Cochez la case  (100 limite l'affichage à 100 lignes - évite un chargement trop long de la fenêtre).

  • Sélectionnez le fournisseur 

  • Vous allez retrouver votre commande dans la liste.

  • Cliquez une fois dessus, le détail apparaît dans le tableau du dessous.

  • Le logiciel part du principe que vous avez reçu la totalité de la commande. Les colonnes Unités commandées et Unités reçues ont la même valeur. A partir de là, plusieurs cas :

  • Soit vous avez effectivement tout reçu : appuyez sur 

  • Soit vous n'avez reçu qu'une partie de la commande. Il y a deux possibilités, soit une partie de la commande arrivera plus tard, soit elle n’arrivera jamais :

    • Le reste est livré plus tard, vous pouvez gérer le reliquat. Corrigez la quantité dans la colonne Unités reçues et entrez ce que vous avez effectivement reçu (par exemple, vous aviez commandé 10 et vous ne recevez que 7 : dans la colonne Unités reçues, mettez 7 à la place de 10). Validez, vous pourrez revenir sur cette commande pour valider le reste quand il arrivera. Vous reprendrez alors la commande comme si vous la réceptionniez pour la première fois, le logiciel vous mettra la quantité restante dans la colonne Unités reçues. Vous n'aurez qu'à valider pour clôturer définitivement cette commande.

    • Le reste n'est jamais livré, corrigez la colonne Unités reçues en mettant la quantité réellement reçue et cochez la case Solder  juste à côté.

    • Solder indique au logiciel que la commande n'a été que partiellement livrée et que vous n'aurez jamais le reste. La réception est alors validée (et close) comme incomplète.

    • Vous pouvez bloquer le dernier prix d'achat dans les fiches articles (c'est à dire qu'aucune nouvelle réception ne viendra le modifier) dans le menu Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Client / Options Métiers / Fournisseur : 

• Fonctions avancées :

  •  À cocher si vous voulez qu'à la validation de la réception, le prix d'achat entré en colonne PU HT Net de la commande mette à jour celui de la fiche article (champ Dernier Prix d'Achat). La remise fournisseur peut aussi être mise à jour dans la fiche article si la colonne Remise a été modifiée à la commande.

    • N.B. : Si vous quittez la fenêtre, la case Pas de Mise à Jour sera cochée par défaut à votre retour. Si vous faites une autre réception dans la foulée, la dernière case cochée le restera. Attention aussi aux options que vous avec cochées dans Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Client / Options Métiers / Fournisseur ! Elles pourraient entrer en contradiction avec votre choix...

  •  le calcul du PMPA (Prix Moyen Pondéré d'Achat) sera désactivé si vous cochez la case. Sinon, il sera calculé à la validation de la réception ou à la facturation de celle-ci (en effet, il est possible de cocher ces cases au moment de la facturation).

  •  vous permet de préciser pour quel site est la réception (si vous êtes en multisite). Autrement dit, vous pouvez faire une réception pour un autre site que le votre en indiquant préalablement son numéro. Cette opération n'est possible qu'au site zéro et en gestion centralisée des stocks.

  •  vous permet de préciser quel site sera facturé (si vous êtes en multisite et possible seulement au site zéro ).

  •  case reprenant les informations saisies dans la fiche du fournisseur. On ne peut pas écrire dans cette case.

  •  permet d'ajouter une colonne qui vous indique la date limite de vente pour le produit en fonction de la durée que vous avez renseignée dans la fiche article.

  •  affiche une infobulle indiquant les bons de livraison en cours sur les lignes de la réception.

  •  [calcule les reliquats différemment]

  •  vous permet de voir un classement par TVA des montants de la réception.

  •  vous permet de générer les étiquettes des produits que vous réceptionnez en fonction des option suivantes :

  •  générera un nombre d'étiquettes qui correspondra aux quantités d'articles pour chaque ligne (autant d'étiquettes que de quantités d'articles).

  •  générera une étiquette pour chaque ligne sélectionnée (avec Ctrl-clic ou Ctrl-A pour tout sélectionner).

  •  générera un nombre d'étiquettes qui correspondra aux quantités d'articles pour chaque ligne sélectionnée (Ctrl-clic).

  •  coche automatiquement les cases Solder de chaque ligne. Utile si vous soldez systématiquement vos réceptions. Vous permet aussi d'aller plus vite si vous devez solder l'intégralité d'une grosse commande. Attention car la case reste cochée : à la prochaine réception, pensez à la vérifier.

  •  si vous activez cette case, toutes les commandes client non livrées dont les articles sont présents dans la réception en cours sont affichées à la validation. Cela permet par exemple de prévenir le client que sa marchandise est reçue :

  

  •  si vous cochez cette case, vous pourrez cumuler plusieurs commandes pour les réceptionner.

  •  mettra à zéro toute les quantités livrées. Le logiciel vous demandera une confirmation.

  •  ouvre une fenêtre de commande fournisseur pour ajouter des articles à la réception en cours (si vous vous aperceviez que vous avez oublié quelque chose). La ligne ajoutée apparaîtra dans la réception dès que vous aurez validé.

  •  permet de voir la fiche article de la ligne sélectionnée.

  •  si vous avez coché les cases solder, ce bouton les décoche toutes.

  •  permet de corriger une autre commande fournisseur livrée. Cette fenêtre s'ouvre :

  

  Vous pouvez corriger une réception en effaçant des lignes ou en corrigeant la quantité livrée. Vous pouvez également corriger la facturation.

  •  vous permet de voir les détails de la réception. Cette fenêtre s'ouvre :

  

Réception Directe :

La procédure de Réception Directe de commandes est utilisée lorsque vous ne faites pas appel au module Commandes Fournisseur de Kezia II. Si vous passez vos commandes fournisseur par mail ou tout autre moyen, la réception directe vous sera utile.

Appuyez sur  OU 

Vous arrivez dans cette fenêtre :

Rappel :  permet de réduire la fenêtre pour effectuer d'autres opérations dans Kezia II (encaisser par exemple).

La fenêtre réduite peut être rappelée en cliquant dans le coin inférieur gauche de l'écran :

• Description des colonnes :

  • Code : vous pouvez entrer le code d'un article si vous le connaissez et la ligne se remplira automatiquement en appuyant sur Entrée.
  • MultiCode : scannez le code-barres de votre article pour remplir automatiquement la ligne (à condition que ce code-barres ait été rattaché au produit dans la fiche article).
  • Ref. Fou : entrez la référence fournisseur de l'article pour remplir la ligne.
  • Code Interne : si vous avez vos propres codes (entrés préalablement dans les fiches articles (onglet vertical Codes) saisissez-le ici et la ligne se remplira automatiquement.
  • Désignation [F2 = Rech. Article] : c'est le nom de l'article.
  • Stock Local : c'est votre stock actuel.
  • Colis : c'est le colisage de votre article : Il dépendra de ce que vous avez renseigné dans conditionnement vente (CDTV) de la fiche article (onglet Fournisseur) : imaginez qu'un fournisseur vous vende ses produits par cartons de 6. Dans votre fiche article, vous mettre 6 dans CDTV. Si vous voulez 30 articles, vous commanderez 5 cartons ; colonne Colis = 5, Qté = 30 et CDTV = 6. Sinon, par défaut, Qté et Colis auront la même valeur.
  • CDTV : cette colonne apparaît si vous l'avez renseigné dans la fiche article.
  • PU HT : c'est le Prix Unitaire Hors Taxes, le prix auquel vous achetez votre marchandise auprès du fournisseur.
  • Remise : si vous avez une remise chez le fournisseur, vous pouvez l'entrer ici (elle apparaîtra automatiquement si elle a été saisie dans la rubrique Fournisseur de la fiche article)
  • Remise Sup : si vous bénéficiez d'une remise supplémentaire, entrez-là ici.
  • Taux TVA : affiche le taux de TVA de l'article que vous réceptionnez. Vous pouvez le modifier éventuellement.
  • DLV : si vous gérez les Dates Limites de Vente, entrez la date ici pour votre article.
  • Nota : vous permet d'écrire une note libre.

Création d'une Réception basique :

Informations minimales requises pour faire une réception directe.

 Choisissez un fournisseur (préalablement crée dans Fournisseur -> Fiche Fournisseur) dans le menu déroulant ou avec 
Vous pouvez en créer un avec 

 Entrez vos articles :

• N'ENTREZ JAMAIS DES ARTICLES N'AYANT PAS DEJÀ ÉTÉ CRÉÉS (écrire directement sur une ligne par exemple) ! VOUS VOUS RETROUVERIEZ AVEC DES ARTICLES AYANT UN IDART 0.

  - en double-cliquant dans la première ligne de la colonne désignation puis F2 (en affichant uniquement les articles de ce fournisseur en cochant ),

  - depuis un fichier Excel  au format deux colonnes : Code (qui peut être un EAN ou une référence Fournisseur) et Quantité.

  Attention ! On ne peut importer qu'un seul fichier contenant toutes les données et pas plusieurs fichiers contenant chacun des morceaux du tout. Si vous avez plusieurs fichiers Excel à importer, regroupez-les tous en un seul sinon ils s’écraseront au fur et à mesure que vous les importerez.

  - ou avec votre terminal inventaire  correctement configuré (voir Installation et Configuration - Configuration de Périphériques - Terminaux d'Inventaires).

  • Mettez la quantité reçue (qui s'additionnera au stock existant) dans la colonne Qté et le Prix Unitaire Hors Taxes (colonne PU HT).
    La colonne Stock Local vous indique la quantité actuelle en stock dans Kezia II.

   Reportez le numéro du bon de livraison (BL) du fournisseur.

  

   Cliquez sur 

  Après l'aperçu avant impression, cette fenêtre apparaîtra :

  

  Après vérification et éventuellement correction (sachant que les modifications faites dans ce tableau seront reportées dans les fiches articles concernées) vous pourrez  la réception.

  Les colonnes grisées dépendent de l'option Verrou Coefficient de la fiche article.

• Fonctions avancées :

  •  permet d'imprimer autant d'étiquettes que de quantités reçues.

  •  permet d'imprimer seulement une étiquette par article reçu.

  •  aussitôt l'article saisi (la ligne se remplit), le logiciel passera automatiquement à la ligne suivante.

  •  met 0 par défaut dans les colonnes Colis et Qté.

  •  bloque les messages d'erreur qui pourraient apparaître lors du remplissage du tableau via un terminal inventaire (code-barres scanné mais non reconnu dans Kezia...).

  •  n'affichera que les articles du fournisseur sélectionné.

  •  entrez ici le numéro d'un BL client déjà enregistré ou recherchez-le. Vous avez la possibilité de recopier les lignes de ce BL (bouton ).

  •  vous permet de dire à partir de quelle ligne du fichier Excel le logiciel doit commencer l'importation.

  •  À cocher si vous voulez qu'à la validation de la réception, le prix d'achat entré en colonne PU HT Net de la commande mette à jour celui de la fiche article (champ Dernier Prix d'Achat). La remise fournisseur peut aussi être mise à jour dans la fiche article si la colonne Remise a été modifiée à la commande.

    • N.B. : Si vous quittez la fenêtre, la case Pas de Mise à Jour sera cochée par défaut à votre retour. Si vous faites une autre réception dans la foulée, la dernière case cochée le restera. Attention aussi aux options que vous avec cochées dans Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Client / Options Métiers / Fournisseur ! Elles pourraient entrer en contradiction avec votre choix...

  •  le calcul du PMPA (Prix Moyen Pondéré d'Achat) sera désactivé si vous cochez la case. Sinon, il sera calculé à la validation de la réception ou à la facturation de celle-ci.

  •  (fonctionne avec la touche) Si vous avez scanné (avec le terminal inventaire) plusieurs fois le même article avec plusieurs quantités, le logiciel les regroupera en une ligne avec le total des quantités scannées.

  •  Si vous activez cette case, toutes les commandes client non livrées dont les articles sont présents dans la réception en cours sont affichées. Cela permet par exemple de prévenir le client que sa marchandise en commande est reçue.

  •  ans la colonne PV (Prix de Vente), permet de modifier manuellement les prix. Il ne faut pas utiliser un coefficient verrouillé dans les fiches articles.

  •  vous permet d'inverser le signe des quantités (de + à -) pour faire un retour :

  

  •  efface la ligne sélectionnée dans le tableau.

  •  vous permet d'insérer une ligne dans le tableau.

  •  vous permet de déplacer des lignes.

  •  permet d'ouvrir une fiche article vierge pour créer un nouvel article.

  •  permet d'appliquer une remise (ou une remise supplémentaire) sur les lignes sélectionnées (Ctrl-Clic).

    • Veuillez noter que toute réception directe génère automatiquement une commande correspondant à cette réception.

    • Vous pouvez bloquer le denier prix d'achat des fiches articles (c'est à dire qu'aucune nouvelle réception ne viendra le modifier) dans le menu Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Client / Options Métiers / Fournisseur : 

Annulation d'une Réception [Fenêtre Liste Réceptions Fournisseurs] :

• Sélectionnez la réception que vous voulez annuler.

• Vous pouvez l'annuler si vous avez fait une erreur avec le bouton  La réception sera annulée mais la ligne d'historique ne disparaîtra pas :

• Vous pouvez néanmoins ne supprimer que certaines lignes de la réception pour les refaire : sélectionnez la réception puis la/les ligne(s) dans le tableau du dessous et cliquez sur 

 et vous pourrez refaire la réception de la ligne supprimée (comme décrit dans le chapitre Les Achats - Réceptions Fournisseurs - Réception Fournisseur).

•  vous permet de voir la fiche de l'article sélectionné dans le tableau du bas (détails de la réception).

• 

 Menu Fournisseur -> Commande -> Liste-Modification-Suppression. Cocher Modifier.

 Décocher les cases Liv et Fac puis valider :

3. Menu Fournisseur -> Réception - Facturation -> Liste Suppression (Réceptions).
4. Sélectionnez la réception de la commande (pour avoir le numéro de commande dans cette fenêtre, cliquer sur une réception et regardez le petit tableau à droite :

5. Cliquez sur 
6. Dans la nouvelle fenêtre, entrez les articles qui vous manquent et 

7. Vous pouvez à nouveau valider votre commande via le menu Fournisseur -> Réception - Facturation -> Nouvelle (voir le chapitre Les Achats - Réceptions Fournisseurs - Réception Fournisseur).

Modification Réceptions / Facturations [Fenêtre Détails des réceptions des Commandes] :

La fenêtre Détails des Réceptions vous facilite la gestion des factures de vos commandes fournisseurs. Elle présente de manière séquentielle le statut de l'opération : Commande - Livraison - Facturation. Vous pourrez, entre autres, y corriger des informations concernant la facturation des commandes.

• Sélectionnez votre fournisseur.

• Cliquez sur la commande souhaitée pour la mettre en surbrillance. La fenêtre vous présente en bas les détails de livraison et de facturation de la commande en cours. Vous pourrez ensuite :

   Modifier les informations de facturation sur le tableau de droite, y compris date, numéro de facture et montants de TVA. Pour ce faire, cliquez tout simplement sur le champ souhaité et entrez les données à corriger.

   Modifier les lignes de la facture en cours, supprimer la facture avec  et/ou supprimer TOUTES les factures avec 

    modifie la facture à liée à la commande ou supprime la liaison existante.

   supprime la facture liée à la commande (supprime la liaison facture - commande).

  

Attention : les commandes concernées sont toujours considérées comme Livrées/Facturées. Vouus pouvez décocher ces cases dans le menu Fournisseur -> Commande -> Liste - Modification - Suppression (voir chapitre Liste des Commandes).