23.10 - Archives Fiscales

• L'archivage fiscal est obligatoire. En cas de contrôle de l'Administration, les archives vous seront demandées.

  • Vous devez sauvegarder ces archives sur un support physique externe sécurisé pendant toute la durée légale de conservation (6 ans + année en cours à l'heure actuelle).

    • Dans le cas d'une installation multisite, l'archivage fiscal est généré sur chaque site, pour chaque site. Par exemple, au site 0 vous n'aurez pas les archives de tous les sites.

Référentiel NF525 / Archivage : traitement qui consiste à sauvegarder les écritures comptables selon une période choisie et éventuellement à les purger de manière à les rendre indisponibles dans le cadre du traitement normal.

Les archives fiscales sont composées :

- de tables de la base de données (essentiellement celles qui contiennent toutes les informations concernant les ventes). Elles sont générées par le logiciel selon les paramètres que vous aurez entré.

- d'un fichier texte (.txt) contenant les descriptions des tables archivées, du fichier JournalAuditx (x indiquant le numéro de poste) et décrivant la construction des signatures pour chaque fichier.

- d'un dossier CSV contenant ces mêmes archives au format .csv

Dans Kezia II, il est possible de paramétrer la fréquence de l'archivage à votre convenance dans le menu :

Fréquence : vous permet de décider si l'archivage se lancera quotidiennement ou tous les premiers du mois :

• Journalière : dans le dossier partagé C:\KeziaDocuments\ArchivesFiscales\NomdeVotreBasedeDonnées, vous trouverez autant de fichiers compressés qu'il y a de jours. Chaque fichier contenant les tables sauvegardées et la clôture (grand total) du jour.

  • Mensuelle : dans le dossier partagé C:\KeziaDocuments\ArchivesFiscales\NomdeVotreBasedeDonnée, vous trouverez un seul fichier compressé pour le mois, contenant les clôtures (grands totaux) de chaque jour (autant de fichiers que de jours).

Déclenchement : vous pouvez décider du moment où l'archive va se faire.

• Automatique au Démarrage : à chaque lancement de Kezia II l'archivage se fait.

  • Automatique à la Fermeture : à chaque fermeture de Kezia II l'archivage se fait.

  • Automatique à Heure Fixe : vous pouvez choisir l'heure à laquelle se déclenchera l'archive fiscale (il faudra bien sûr laisser Kezia II allumé). La session Windows ne doit être ni verrouillée, ni fermée.

 vous permet de cantonner l'exécution de l'archivage au seul poste serveur (dans le cas où votre boutique contient plusieurs caisses reliées à un serveur - un poste dans un bureau par exemple). Le poste serveur est celui qui contient la base de données et sur lequel se connectent les autres caisses.

• Notez que lorsque l'archivage est en cours, vous ne pouvez pas quitter Kezia II :

  

  • Tous les ans, les archives journalières/mensuelles sont concaténées dans une archive globale.

L'archivage peut aussi se déclencher lors d'une mise à jour de Kezia II ou si la date a été changée avant le démarrage.

Ces archives sont visibles dans le menu ? -> Intégrité -> Visu Archives Fiscales (voir le chapitre suivant).

En cas de panne, il est possible de contrôler le fichier trace dans C:\KeziaII\Trace_20190226archivefiscale.txt (par exemple) :

NOTA : Le Mode École (voir le chapitre Mode École) génère également des archives fiscales (dans le dossier \\KeziaDocuments). L’opération s’effectue automatiquement à la sortie du mode. Le J.E.T. (Journal des Événements Techniques) est inclus dans les archives et contient les enregistrements de toutes les opérations effectuées en Mode École [Remarque NCm n°14 – audit du 30-11-2020].

La fenêtre Opérations de maintenance n'est accessible qu'avec des droits spéciaux. Pour vérifier si les Grands Totaux ont besoin d'une maintenance, le bouton Rechercher les erreurs des grands totaux (site en cours) est aussi accessible dans la fenêtre Visu Grands Totaux sans droits spéciaux.